कैसे टेलीग्राम बॉट ने डिजाइनर शिथिलता पर काबू पा लिया और डिजिटल एजेंसी राजस्व बढ़ाने में मदद की

डिजिटल एजेंसी के संस्थापक रोमन क्वार्टलनोव ने एक सरल समाधान साझा किया है जो उत्पादन प्रक्रियाओं को पारदर्शी बनाने में मदद करता है, जिससे किसी भी समय परियोजना और कंपनी की लागत का मूल्यांकन करना संभव हो जाता है और कर्मचारियों से रिपोर्ट एकत्र करने में लगभग 1,000,000 रूबल की बचत होती है।

क्या आप अपनी कंपनी की लागत जानते हैं? क्या आप कल में 3 मिनट में किए गए काम के बारे में जानकारी प्राप्त कर सकते हैं? और एक हफ्ते में?

चार साल पहले, मैंने अपनी कंपनी खोली। शुरुआत में, हमारे पास एक छोटी सी टीम थी। जाहिर है, कम लोग, बेहतर है कि वे एक ही जीव होने के लिए सामंजस्यपूर्ण ढंग से काम करें। पहले वर्ष के अंत तक, हमने सक्रिय रूप से बड़े पैमाने पर काम करना शुरू कर दिया और विकास की समस्याओं का सामना करना पड़ा। कुछ बिंदु पर, हमने कंपनी के भीतर प्रक्रियाओं पर नियंत्रण खो दिया और बेतरतीब ढंग से निर्णय लेने लगे। इस तरह के एक शब्द है - "अराजक प्रबंधन", इसकी व्याख्या निम्नानुसार की जा सकती है: प्रबंधक जोखिमों की भविष्यवाणी करने में सक्षम नहीं है, लगातार आग लगाता है और समझ में नहीं आता है कि वे क्यों होते हैं। इस दृष्टिकोण में 2 विकास पथ हैं:

1. मान्यता है कि यह जीवन है और फायर फाइटर की भूमिका व्यवसाय के संस्थापक को सौंपी जाती है। इस मामले में, आपकी छत एक शांत फायरमैन, सुपरमैन फायरमैन है।

2. यह महसूस करने के लिए कि आग बुझाने का कार्य एक सर्पिल फैशन में विकसित होता है, अर्थात समय आगे बढ़ता है, कार्य बढ़ते हैं, संसाधन घटते हैं। इस मामले में, आपका लक्ष्य खुद को आगे बढ़ाना और समस्याओं से पार पाना है, और सिस्टम समाधान खोजने का प्रयास करना है।

मैं उनका परिकल्पना और परीक्षण करता हूं। यह दृष्टिकोण शिक्षकों द्वारा विश्वविद्यालय में रखा गया था, जहां मैंने परमाणु भौतिकी का अध्ययन किया था। दरअसल, मैं व्यापार के लिए एक ही दृष्टिकोण लागू करता हूं। मैं इस समस्या को ढूँढता हूँ, प्रबंधन के निर्णयों की परिकल्पना करता हूँ जो प्रक्रियाओं को व्यवस्थित कर सकते हैं, और मेरी मान्यताओं का परीक्षण कर सकते हैं। "स्थायी अग्निशमन" की समस्या का एक काल्पनिक समाधान वास्तविक समय में कंपनी की लागत का परिचालन नियंत्रण था। इस और अन्य महत्वपूर्ण जानकारी तक पहुँचने के लिए, मुझे वास्तव में नियमित कर्मचारी रिपोर्ट की आवश्यकता थी।

जिस अराजकता से जूझना पड़ा

सिस्टम इंटरफेस, पोर्टल, मोबाइल एप्लिकेशन और अन्य डिजिटल समाधानों के डिजाइन में लगे होने के नाते, हम रचनात्मक, थोड़ा पागल लोगों की टीम में काम करते हैं। हमारे बीच सबसे अधिक संगठित और अनुशासित लोग डेवलपर्स हैं, और बाकी सभी: डिजाइनर, पटकथा लेखक, कॉपीराइटर, डिजाइनर, प्रबंधक, विश्लेषक, विपणक, बिक्री प्रबंधक, खाते - दुर्भावनापूर्ण रूप से दैनिक रिपोर्ट भरने के लिए तोड़फोड़ करते हैं। यह परियोजना के प्रबंधक को वास्तविक समय पर परियोजना की लागत का त्वरित आकलन करने और प्रबंधन के महत्वपूर्ण निर्णय लेने से वंचित करता है, जिससे अंततः लाभ की हानि होती है।

ऐसा ऐतिहासिक रूप से हुआ कि हमारे लिए कार्य के परिणाम की गुणवत्ता और ग्राहक के व्यावसायिक लक्ष्यों में शामिल होना आवश्यक है। लेकिन एक ही समय में, एक ही गुणवत्ता की खोज में, हम अनियंत्रित प्रसंस्करण में जा सकते हैं, जिससे परियोजना के बजट में उदासी आती है।

निर्णय

हमने एक आदिम समाधान के साथ शुरुआत की - हमने Google रूप में दैनिक रिपोर्ट भरने के लिए एक नियम पेश किया। समाधान बहुत सरल है, समझ में आता है और विशेष रूप से प्रभावी नहीं है। अधिक सटीक होने के लिए, दैनिक रिपोर्ट की औसत मासिक अधिभोग दर 15% से कम थी।

हमने पुरस्कारों की कोशिश की, पता चला कि हम क्या पसंद नहीं करते, Google रूपों में शब्दांकन को बदल दिया, इस बात की व्याख्या के साथ व्यक्तिगत बातचीत की कि यह कितना महत्वपूर्ण है, लेकिन, दुर्भाग्य से, इस प्रक्रिया में मानव कारक का उन्मूलन नहीं हुआ है।

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रिपोर्ट भरने की प्रक्रिया को आसान बनाने के लिए, साथ ही कर्मचारियों की ध्यान केंद्रित करने की क्षमता को पंप करने के लिए, हमने एक टाइमर के साथ कार्यों को पूरा करने का अभ्यास शुरू किया है। सब कुछ सरल है - ठेकेदार कार्य पर काम की शुरुआत के दौरान टाइमर शुरू करता है और इसके निष्पादन पर खर्च किए गए समय की मात्रा को ठीक करता है। यह दिन के अंत में याद करने के लिए अनावश्यक बनाता है और प्रदर्शन किए गए कार्यों की संख्या और सार। मेरे अफसोस के लिए, केवल सुपर-सिस्टमिक और अनुशासित लोग इस तरह से काम कर सकते हैं, जिनमें से कुछ ही हैं।

तो क्या किया जाना चाहिए ताकि लोग दैनिक रिपोर्ट भरें
नियमित रूप से, स्वतंत्र रूप से, जल्दी, बस, प्रबंधन से अनावश्यक दलील के बिना?

मैं हमेशा सोच रहा था कि लोग किन परिस्थितियों में और क्यों एक निश्चित विकल्प बनाते हैं: खरीदने या न खरीदने, बटन दबाने या न लिखने, लिखने या कॉल करने, आदि के लिए। इसके संदर्भ में मनोविज्ञान, न्यूरोमैट्रिक्स, न्यूरोलोनॉमिक्स और शारीरिक विशेषताओं में कई वैज्ञानिक दृष्टिकोण हैं। मानव शरीर।

रुझानों में से एक ने मेरा ध्यान आकर्षित किया - यह "कृत्रिम बुद्धिमत्ता" की अवधारणा है। मेरी राय में, यह प्रणाली के विकास की उच्चतम डिग्री है। एक प्रणाली और एक व्यक्ति के बीच बातचीत के कई संचार स्तर हैं:

1. मनुष्य प्रणाली है। ये इनपुट टूल हैं जहां कोई व्यक्ति कार्रवाई शुरू करता है (वर्ड, एक्सेल, पेंट, खरीद के भुगतान के लिए टर्मिनल, पार्किंग, सार्वजनिक परिवहन, आदि)

2. मैन - सिस्टम - मैन। यह सिस्टम (मैसेंजर, टास्क मैनेजर, यांडेक्स टैक्सी, उबेर, आदि) का उपयोग करके लोगों के इंटरैक्शन का निर्माण कर रहा है ।

3. सिस्टम - मैन। यह एक ऐसी सहभागिता का निर्माण है, जहां सिस्टम संवाद शुरू करता है (Google अवसंरचना एक उत्कृष्ट उदाहरण है। आप हवाई जहाज का टिकट खरीदते हैं और प्रस्थान के दिन आपको निम्नलिखित सामग्री की याद दिलाते हैं: "आज आपके पास ऐसे और ऐसे समय में एक उड़ान है। आपके जियोलोकेशन से हवाई अड्डे तक सड़क इतनी अधिक ले जाएगी। इसके बाद आगे बढ़ने का समय ”)

मानवीय कारक को बाहर करने के लिए, हमारी समस्या का समाधान उन परिस्थितियों का निर्माण करना था, जहां सिस्टम स्वयं संवाद सक्रियता का सर्जक बन जाता है।

टेलीग्राम में एक उत्कृष्ट समाधान बॉट था - शून्य

किसी व्यक्ति को यह याद नहीं रखना चाहिए कि किसी रिपोर्ट को भरना आवश्यक है, लेकिन सिस्टम (ZERO) स्वतंत्र रूप से एक संवाद शुरू करता है। यह एक संवाद है।

यह कैसा चल रहा है?

कार्य दिवस के अंत में, टेलीग्राम में एक नए संदेश के बारे में एक सूचना कर्मचारी के फोन पर आती है: "नीरो से नया संदेश"। एक व्यक्ति एक परिचित वार्तालाप विंडो खोलता है और बस उन सवालों के जवाब देता है जो वह किसी मित्र से सुन सकता है, बताता है कि उसका दिन कैसा गुजरा। यांत्रिकी एक विशुद्ध मनोवैज्ञानिक प्रभाव द्वारा उचित है। आधुनिक व्यक्ति दूत को अधिक व्यक्तिगत रूप से मानता है। लिंक का पालन करना और कुछ फ़ॉर्म भरना एक बात है, और सरल प्रश्नों के साथ पत्राचार में एक मित्र को जवाब देना काफी आसान है, उदाहरण के लिए: "आप कैसे हैं?", "आप कैसे हैं?", "आप आज क्या कर रहे हैं?", "आप ऐसा कब से कर रहे हैं?" किया है? ”।

पूर्ण विकसित MVP को लॉन्च करने में हमें लगभग 1.5 महीने का समय लगा। जब हमने ज़ीरो का अल्फा संस्करण जारी किया, तो परिकल्पना की पुष्टि की गई थी। पहले महीने में औसत मासिक अधिभोग दर बढ़कर 95% हो गई। और यह कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के साथ बहुत ही ठोस रूप से प्रतिध्वनित है।





शून्य के कार्यान्वयन पर अवलोकन:

एक उच्च रिपोर्ट पूर्णता दर किसी कंपनी में अनुशासन का प्रदर्शन नहीं है। शून्य ने एक प्रभावशाली राशि को बचाने के लिए संभव बना दिया। गणित बहुत सरल है:

उन्होंने रिपोर्ट भरने का समय कम कर दिया - उन्होंने एक महीने में लगभग 100 हजार रूबल की बचत की।

औसत तस्वीर:
दिन के अंत में, प्रत्येक कर्मचारी किए गए कार्य पर एक रिपोर्ट भरता है, याद करने के लिए औसतन 15 मिनट खर्च करता है, एक नियम या तालिका को भरने के लिए खुद को बैठने के लिए मजबूर करता है, एक नियम के रूप में, वह इसे जाने पर नहीं कर सकता है। वह प्रबंधक को एक रिपोर्ट भेजता है, वह साप्ताहिक रिपोर्ट करता है और सारांश जानकारी एकत्र करने और संकलन करने में लगभग 2 घंटे खर्च करता है।

समय की गणना करें:

टीम का समय: 15 मिनट x 21 कार्य दिवस = 315 मिनट / 60 = 5.25 घंटे x 15 लोग = 78.75 घंटे / माह
समय प्रबंधक: 2 घंटे x 4 सप्ताह x 2 प्रबंधक = 16 घंटे / माह

पैसे की गिनती:

पैसा: 78.75 घंटे / महीने x 1,500 रूबल (चालान सहित ठेकेदार की औसत दर) + 16 घंटे / महीने x 2,200 रूबल (चालान सहित प्रबंधक की औसत दर) = 118,125 रूबल + 35,200 रूबल = 153,325 रूबल प्रत्येक कंपनी खो देती है रिपोर्ट भरने का महीना।

153 325 रूबल - कंपनी (17 कर्मचारियों) के खोए हुए मुनाफे की मासिक राशि।

इसे 12 महीने से गुणा करें।

815 100 रूबल
एक वर्ष के लिए 17 लोगों की एक कंपनी रिपोर्ट भरने के कारण एक वर्ष के लिए खो देती है।

और अगर स्टाफ एक सौ लोग हैं? और अगर एक हजार? रोस्टेलकॉम जैसी कंपनी के लिए एक गणना करने की कोशिश करें? या ROPs की रिपोर्टिंग करने वाले सौ से अधिक दैनिक सेल्सपर्सन के साथ बिक्री कंपनियों की गणना? यह बहुत बड़ा पैसा है।

हम इस व्यवसाय प्रक्रिया को जितना संभव हो उतना स्वचालित और मानवीय बनाने में कामयाब रहे, जो महत्वपूर्ण है।

फिलहाल, हमारी एजेंसी का प्रत्येक कर्मचारी ZERO के साथ रोज़ाना 2-3 मिनट बात कर रहा है। यह आमतौर पर घर के रास्ते पर या सोते समय के बीच होता है। नतीजतन, सिस्टम स्वचालित रूप से कंपनी के लिए सारांश तालिका बनाता है।

मेरे लिए, समय और धन की बचत करना, हालांकि महत्वपूर्ण है, शून्य का सबसे महत्वपूर्ण मूल्य नहीं है। अब मैं किसी भी समय अपने प्रबंधकों से परियोजनाओं की स्थिति के बारे में पूछ सकता हूं और एक मिनट में उत्तर प्राप्त कर सकता हूं, क्योंकि उनके पास हमेशा हाथ पर शून्य का प्रबंधकीय संस्करण होता है।

ईमानदार होने के लिए, अब मैं और प्रबंधकों की भागीदारी के बिना पूरे रिपोर्टिंग अवधि के लिए परियोजना की लागत के बारे में जानकारी प्राप्त कर सकता हूं, पिछले सप्ताह के लिए, किसी भी चुने हुए दिन के लिए, प्रत्येक कर्मचारी की लोड दक्षता और सिस्टम को तोड़फोड़ करने वालों पर एक रिपोर्ट या वास्तव में Pechalka।

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हमारे लिए, पहले से कहीं अधिक, एक टीम में प्रत्येक व्यक्ति की भावनात्मक स्थिति और सीधे टीम की भावनात्मक बुद्धि महत्वपूर्ण हो गई है। विकास के इस चरण में हमारा ZERO पहले से ही, मुझे मालिक के रूप में, और कंपनी के सभी नेताओं को कर्मचारियों के साथ जोड़ने की अनुमति देता है।

शून्य एक प्रभावी उपकरण साबित हुआ क्योंकि यह विशिष्ट समस्याओं को हल करने के लिए बनाया गया था, विशेष रूप से हमारी कंपनी। यह एक बार फिर प्रयोग का महत्व साबित करता है। अब हम बॉट नहीं बेचते हैं, लेकिन हम इसे सक्रिय रूप से विकसित कर रहे हैं। समुद्र का विचार - संवाद के सामान्य मानवीकरण से शुरू होता है, उदाहरण के लिए, बेतरतीब ढंग से एक वार्तालाप का निर्माण, विश्लेषण और कर्मचारियों और टीमों के विभिन्न प्रदर्शन संकेतक का पूर्वानुमान, काम में उपयोग की जाने वाली विभिन्न सेवाओं के साथ एकीकरण, कर्मचारियों (इंट्रानेट) के लिए सबसे सरल कॉर्पोरेट सेवाएं बनाना और एक आंतरिक कॉर्पोरेट वफादारी प्रणाली के साथ समाप्त होना। भविष्य में हम उसे कंपनी के प्रत्येक सदस्य के लिए एक निजी सहायक जार्विस में बदलने की योजना बनाते हैं।