यदि आप सहस्त्राब्दी के हैं तो सर्वश्रेष्ठ परियोजना प्रबंधन उपकरण कैसे चुनें?

परियोजना प्रबंधन की भूमिका अधिक से अधिक प्रासंगिक हो रही है, चाहे वह किस क्षेत्र या उद्योग में लागू हो। वास्तव में, यह सभी परियोजना प्रक्रियाओं और चरणों को संतुलित करता है और परियोजना टीमों को उनके लक्ष्यों और उद्देश्यों को पूरा करने में मदद करता है।

परियोजना प्रबंधन तेजी से, सस्ते लक्ष्यों तक पहुंचने और जोखिमों से बचने में मदद करता है जिससे व्यापार रणनीति निष्पादन में बहुत योगदान होता है। अधिक कंपनियां परियोजना प्रबंधन के बिना अपने प्रदर्शन की सफलता की कल्पना नहीं कर सकतीं क्योंकि प्रमुख व्यावसायिक दक्षताओं में से एक है। चूंकि यह क्षमता सक्रिय रूप से विकसित हो रही है, पेशेवर परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर भी उसी तरह से इसके साथ विकसित हो रहा है।



पेशेवर पीएम टूल्स का मुख्य गंतव्य किसी भी परियोजना की सफलता सुनिश्चित करना और यहां तक ​​कि सबसे चुनौतीपूर्ण प्रबंध प्रक्रिया को आसान और कुशल बनाना है।

इस पोस्ट में, आपको शक्तिशाली विशेषताओं की एक संक्षिप्त लेकिन मान्य समीक्षा मिलेगी जो आधुनिक परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर को परियोजना प्रबंधकों के शस्त्रागार में बेजोड़ और अजेय शक्ति बनाती है।

परियोजना प्रबंधन की एक नई पीढ़ी

परियोजना प्रबंधन किसी भी व्यावसायिक अनुशासन की तरह बदल रहा है और विकसित हो रहा है। एक नई सहस्राब्दी-पीढ़ी को नवाचारों के अनुकूलन और अच्छी तरह से स्थापित सिद्धांतों और अवधारणाओं के संशोधन की आवश्यकता होती है। देखो, कम से कम, दूरस्थ काम पर। क्या यह एक दशक पहले इतना लोकप्रिय था?

पीढ़ी वाई के साथ रखने के लिए, सॉफ्टवेयर डेवलपर्स भी ट्रेंडी और प्रासंगिक होने की पूरी कोशिश कर रहे हैं।

पेशेवर पीएम सॉफ्टवेयर की शक्ति

व्यावसायिक वास्तविकता हमें स्वीकार करती है कि पेशेवर परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर को अपनाना धीरे-धीरे बदल रहा है।

2017-2018 की अवधि में, फुर्तीली परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए स्प्रेडशीट का उपयोग करने वाली कंपनियों का प्रतिशत 74% से 67% तक गिर गया। इसके बजाय, वे सफलतापूर्वक परियोजना प्रबंधन उपकरण में चले गए।

महान अनुसंधान है , जिसमें दर्शाया गया है कि परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर में शीर्ष 7 सबसे अधिक उपयोग और अनुरोधित विशेषताएं फ़ाइल साझाकरण, समय ट्रैकिंग, ईमेल एकीकरण, गैंट चार्ट, बजट प्रबंधन, कस्टम रिपोर्ट और क्लाउड स्टोरेज एकीकरण हैं।

एक पेशेवर के रूप में एक परियोजना प्रबंधक की भूमिका भी आधुनिक संगठनों के लिए महत्वपूर्ण होती जा रही है। नवीनतम आंकड़ों के अनुसार, 80% उच्च प्रदर्शन वाली परियोजनाओं का नेतृत्व एक प्रमाणित परियोजना प्रबंधक द्वारा किया जाता है। यही कारण है कि एक पेशेवर पीएम प्रमाणपत्र प्राप्त करने के लिए अधिक से अधिक नए अवसर मौजूद हैं।

क्या परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का चयन करने के लिए?

अपनी आवश्यकताओं के लिए सर्वश्रेष्ठ परियोजना प्रबंधन उपकरण को परिभाषित करना, यह नवीनतम परियोजना प्रबंधन रुझानों पर ध्यान देने योग्य है जो वास्तविक व्यावसायिक वास्तविकता को दर्शाते हैं। इन सबके बीच, आइए जानें 5 सबसे महत्वपूर्ण बातें:

1. परियोजनाओं की बढ़ती जटिलता । परियोजना प्रबंधक जो सरल तरीके से अपने ग्राहकों के लिए जटिल प्रक्रियाओं को प्रस्तुत कर सकते हैं, परियोजना के प्रचार के लिए शानदार रणनीति बनाने में सक्षम होंगे।
2. चंचल तरीकों की निरंतर लोकप्रियता । शक्तिशाली फुर्तीली तकनीक विभिन्न क्षेत्रों में कई कंपनियों के लिए स्ट्रीम और मानक बन रही हैं।
3. परियोजनाओं को देखने और ट्रैक करने के लिए सबसे प्रभावी तरीके के रूप में सुविधाजनक कानबन बोर्ड । वे तेजी से अधिक संरचित परियोजना प्रबंधन में एकीकृत हो रहे हैं। कानबन को लागू करने से परियोजना प्रबंधकों को अपनी परियोजनाओं का प्रबंधन करने के लिए नवाचारों को गले लगाने की अनुमति मिलती है और कार्यों, टू-डू सूचियों और फ़ाइलों का प्रबंधन करने के लिए जगह मिलती है।
4. परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के एकीकरण का कारक। पीएम टूल्स अन्य सेवाओं के साथ उपयोग करने और अधिक एकीकृत करने के लिए सरल बनना जारी रखते हैं और यह प्रवृत्ति पीएम प्लेटफार्मों के डेवलपर्स द्वारा सक्रिय रूप से समर्थित है।
5. दूरस्थ टीमों और दूरस्थ परियोजना प्रबंधन की वृद्धि। कई नियोक्ताओं ने पहले से ही टीम की संतुष्टि, कम तार्किक और प्रशासनिक ओवरहेड्स, बीमार समय में कमी, और कई और अधिक लाभों को मान्यता दी है।

क्या एक आदर्श पीएम सॉफ्टवेयर मौजूद है? यह आपकी आवश्यकताओं पर निर्भर करता है। आप अपनी आवश्यकताओं के लिए सबसे अच्छे उपकरण की पहचान कर सकते हैं केवल उनमें से बहुत से तुलना करें। यहां मैं उन विशेषताओं का सबसे उपयोगी और शक्तिशाली सेट इकट्ठा करता हूं जो आधुनिक परियोजना प्रबंधन में उपयोगी होने चाहिए। आपको लोकप्रिय प्लेटफार्मों के कुछ प्रासंगिक उदाहरण भी मिलेंगे। तो, ये शक्तिशाली कार्य कानबन बोर्ड, टू-डू लिस्ट, मील के पत्थर, प्राथमिकता, सहयोग और समय ट्रैकिंग सुविधा हैं।

कानबन बोर्ड

प्रोजेक्ट वर्कफ़्लो उन सभी प्रक्रियाओं का वर्णन करता है जो कार्यों को पूरा करने में शामिल हैं। यह परिणामों के उत्पादन के लिए आवश्यक परियोजना चरणों के परिभाषित अनुक्रम के बारे में है।

परिभाषित वर्कफ़्लो को लागू करते हुए, हम परियोजनाओं को संरचना कर सकते हैं और एक अच्छी तरह से कल्पना प्रणाली प्राप्त कर सकते हैं। वर्कफ़्लो में अभिनेता, गतिविधियाँ, परिणाम और राज्य शामिल हैं। इन सभी को स्मार्ट प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर की मदद से पूरी तरह से प्रबंधित किया जाता है।

वर्कफ़्लो टूल कार्य और परियोजनाओं को ट्रैक करने में सहायक होते हैं क्योंकि वे सभी प्रक्रियाओं के चरणों से गुजरते हैं। कानबन बोर्ड और कार्ड अक्सर इन उद्देश्यों के लिए उपयोग किए जाते हैं और परियोजना प्रबंधकों के लिए हाइगर सर्वश्रेष्ठ कानबन बोर्ड टूल में से एक है।

Hygger में, उपयोगकर्ता किसी भी प्रकार की प्रक्रिया के लिए सुविधाजनक बोर्ड आसानी से बना और प्रबंधित कर सकते हैं। प्लेटफ़ॉर्म कार्ड स्तर पर कार्यक्षमता का एक बड़ा सेट प्रस्तावित करता है (टिप्पणी, फ़ाइल संलग्नक, सहयोगी असाइन करना, आदि)। उपयोगकर्ता जो सबसे विशिष्ट कॉलम लागू करते हैं, वे हैं, इन प्रोग्रेस एंड डन। हालाँकि, आप अपनी इच्छानुसार उनका नाम रखने के लिए स्वतंत्र हैं।



यदि आपको वर्तमान कार्यों की संख्या सीमित करने की आवश्यकता है, तो आप Hygger में उपलब्ध प्रगति सीमा विकल्प में कार्य का उपयोग कर सकते हैं और क्षैतिज कॉलम, स्विमलैन्स भी लागू कर सकते हैं। यह मिलेनियल्स के लिए उपयुक्त लगता है, हमेशा मल्टीटास्क वास्तविकता में होने के नाते, वे स्पष्ट रूप से एक उत्पाद बैकलॉग को बनाए रख सकते हैं और अंतर्निहित प्राथमिकता वाले ढाँचों में से एक का उपयोग कर सकते हैं जो विचारों और कार्यों को आसानी से प्राथमिकता देने और व्यवस्थित करने में मदद करते हैं।

ये और अन्य बेहतरीन फीचर प्लेटफॉर्म को वास्तव में प्रतिस्पर्धी और सहायक बनाते हैं।

टू-डू लिस्ट

सूचियों को करने का मूल्य कम नहीं होना चाहिए, भले ही आज हमारे पास कई विकल्प और नवीन वैकल्पिक विकल्प हों। सूचियाँ करना एक अत्यंत शक्तिशाली विशेषता है जो कई परियोजना प्रबंधन उपकरण प्रदान करते हैं।

वे दिन या परियोजना को आगे बढ़ाने के सबसे पुराने और सबसे आसान तरीकों में से एक हैं। परियोजना प्रबंधकों को पता है कि सूचियों को कैसे करना है और उत्पादकता पर प्रभाव डाल सकते हैं। वे लक्ष्य निर्धारित करने, प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स, प्रोजेक्ट स्टेप शेड्यूलिंग आदि में सहायक होते हैं।

जानकारी को सूचीबद्ध करने और व्यवस्थित करने का कार्य आसन में अच्छी तरह से प्रस्तुत किया गया है। मंच आपकी टीम के सदस्यों के साथ टू-डू सूचियों को साझा करने के साथ-साथ कार्यों को बनाने और प्रबंधित करने की अनुमति देता है।

प्रोजेक्ट-पदानुक्रम के नीचे सूचीबद्ध कार्यों के साथ हर-टू-डू सूची एक अलग परियोजना की तरह लगती है। यहां उप-कार्य बनाना और आसान खोज के लिए श्रेणी टैग के साथ प्रत्येक कार्य को परिभाषित करना संभव है। फ़ाइलें संलग्न करना भी उपलब्ध है। इसके अलावा, उपकरण समान परियोजनाओं के लिए सूचियों, कानबन बोर्डों और कैलेंडर के बीच त्वरित स्विचिंग की अनुमति देता है।

रोडमैप और मील के पत्थर

प्रोजेक्ट शेड्यूल का उपयोग प्रोजेक्ट शेड्यूल में महत्वपूर्ण बिंदुओं को चित्रित करने के लिए किया जाता है। ये बिंदु परियोजनाओं की शुरुआत और समाप्ति की कल्पना करते हैं और काम के एक प्रमुख चरण के पूरा होने को चिह्नित करते हैं।

वास्तव में, मील के पत्थर का उपयोग किसी भी चीज को नोट करने के लिए किया जा सकता है जो शुरू या समाप्त हो गया है। वे मुख्य रूप से शेड्यूलिंग टूल के रूप में उपयोग किए जाते हैं।

प्रोजेक्ट मील के पत्थर के प्रबंधन के लिए, आपको एक शक्तिशाली रोडमैप की आवश्यकता होती है जिसे अक्सर सुविधाजनक गैंट आरेखों की मदद से कल्पना की जाती है।

ये क्षैतिज पट्टियाँ परियोजना की पूर्णता तिथि, प्रगति, मील के पत्थर और निर्भरता को दर्शाती हैं। जबकि कानबन बोर्ड का उपयोग कार्य स्तर पर सबसे अच्छा किया जाता है, गैंट डायग्राम ज़ूम-आउट स्तर पर प्रबंधन के लिए बेहतर अनुकूल हैं।

व्रीके में शक्तिशाली गैंट कार्यक्षमता है और एक आसान उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस के साथ उन्नत परियोजना प्रबंधन सुविधाओं को संतुलित करता है। उपकरण परियोजना टीमों को काम सौंपने और उनकी परियोजनाओं पर नज़र रखने, समय और परियोजना की संपत्ति पर नज़र रखने की अनुमति देता है।

यह प्लेटफ़ॉर्म सॉफ्टवेयर डेवलपमेंट टीमों के साथ बनाया गया है और उन्हें कस्टम तरीकों से टूल की क्षमताओं का विस्तार करने देता है।

प्राथमिकता

परियोजना कार्य को प्राथमिकता देना विभिन्न उद्योगों की परियोजना टीमों के लिए एक वास्तविक चुनौती हो सकती है। जब आप काम को प्राथमिकता नहीं देते हैं, तो आप अपनी टीम के सभी प्रयासों और पहलों को नुकसान पहुंचा सकते हैं, और यहां तक ​​कि टीम को प्रेरित भी कर सकते हैं।

प्रभावी प्राथमिकताकरण एक कला की तरह है, इसलिए अधिक पीएम सॉफ्टवेयर इस महत्वपूर्ण कार्य पर ध्यान देता है।

यदि आपके उत्पाद के बैकलॉग को वैश्विक "सफाई" और अनुकूलन की आवश्यकता है, तो आपको निश्चित रूप से चीजों को जल्दी से पूरा करने के लिए शक्तिशाली प्राथमिकता पद्धति और रूपरेखाओं की आवश्यकता होगी।

एक उपकरण जो एक कार्यात्मक प्राथमिकता मैट्रिक्स का प्रस्ताव करता है, वह है ProductBoard ।
यह मैट्रिक्स उपयोगकर्ताओं को सभी सुविधाओं में मूल्य / प्रयास (मूल्य / जटिलता) के व्यापार की कल्पना करने देता है।



आप Hygger.io (Eisenhower मैट्रिक्स, वैल्यू वर्सेस रिस्क, वैल्यू बनाम एफर्ट, ICE और RICE फ्रेमवर्क और वेटेड स्कोरिंग मॉडल) में प्राथमिकता तकनीक का एक बड़ा सेट पा सकते हैं।

सहयोग

टीम सहयोग हमेशा किसी भी व्यवसाय का एक महत्वपूर्ण हिस्सा रहा है और अब यह अधिक महत्वपूर्ण होता जा रहा है क्योंकि हम ऑनलाइन प्रौद्योगिकियों के माध्यम से अधिक परस्पर जुड़े रहे हैं। टीम सहयोग में सुधार करना सभी प्रकार की कंपनियों के लिए एक स्थायी लक्ष्य है।

परियोजना प्रबंधन उपकरण दुनिया भर में एक आसान प्रक्रिया के माध्यम से अपनी सहयोगात्मक कार्यक्षमता बनाने के बारे में परवाह करते हैं। कुछ प्रसिद्ध परियोजना प्रबंधन उपकरण शुरू में टीम सहयोग पर ध्यान केंद्रित करते हैं।

बेसकैंप इसका ज्वलंत उदाहरण है। बेसकैंप संदेश बोर्ड, देशी चैट और फ़ाइल साझाकरण मंच को टीम के सदस्यों और ग्राहकों के साथ सहयोग के लिए एक उत्कृष्ट समाधान बनाते हैं।

यह प्रणाली संचार, परियोजना प्रबंधन, डिजिटल परिसंपत्ति प्रबंधन और मूल भुगतान विकल्पों को एक ही स्थान पर जोड़ती है।

समय ट्रैकिंग

प्रोजेक्ट कोर्स के दौरान, गतिविधियों और संसाधनों में विभिन्न संशोधन हो सकते हैं। विभिन्न गतिविधियों पर खर्च किए गए समय की ट्रैकिंग कई मायनों में महत्वपूर्ण है।

परियोजना प्रबंधकों के लिए, संसाधन को अलग-अलग गतिविधियों में लगाने के घंटे को समझना और ट्रैक करना महत्वपूर्ण है। उचित समय प्रविष्टि परियोजना प्रबंधकों को यह देखने की अनुमति देती है कि समय अनुमानित समय से अधिक नहीं है, और अग्रिम में संभावित जोखिमों को कम करें। इसीलिए उपयुक्त पीएम सॉफ्टवेयर का चयन करते समय यह सुविधा स्पष्ट दिखती है।

Mavenlink को एक अच्छा उदाहरण माना जा सकता है। यह परियोजना प्रबंधकों को अपनी टीम से सर्वश्रेष्ठ प्राप्त करने में मदद करता है। सिस्टम टीमों के कामकाज और उनकी परियोजनाओं की प्रगति में गहराई से अंतर्दृष्टि प्राप्त करने की अनुमति देता है। यहां आपको जटिल, लेकिन सूचनात्मक रिपोर्ट और डेटा आउटपुट मिलेंगे।

समय ट्रैकिंग सुविधा टीम की उत्पादकता को ट्रैक करने, दक्षता बढ़ाने और समय की बर्बादी को कम करने में मदद करती है। प्लेटफ़ॉर्म में लेखांकन विशेषताएं भी शामिल हैं जो कर्मचारी खर्चों पर नज़र रखने, बजट सेट करने और भुगतान प्राप्त करने की अनुमति देती हैं।

टेकअवे

ठीक है, हम सभी देखते हैं कि परियोजना प्रबंधन दुनिया अधिक से अधिक जटिल होती जा रही है। अच्छी खबर यह है कि लोकप्रिय पीएम टूल्स का विकास अधिक दिलचस्प और रोमांचक होने लगा है।

सबसे अच्छा सॉफ्टवेयर चुनना, आपको बहुत सारे विवरण और कार्यात्मक क्षमताओं को ध्यान में रखना होगा। बस उनमें से कई का प्रयास करें, तुलना करें और सुनिश्चित करें कि आप सही उपकरण का उपयोग करते हैं।