कई, विशेष रूप से बड़ी कंपनियों में, खुद से पूछते हैं: "इस या उस आईटी प्रणाली पर कितना खर्च होता है?"। सवाल काफी दिलचस्प है, और इसका जवाब हमेशा सरल नहीं होता है। जटिलता जटिल लागत संरचना और जटिल परिवर्तनों के प्रबंधन के कारण होती है जो कई आईटी प्रणालियों को प्रभावित करती है।

हमने यह भी गणना करने के लिए निर्धारित किया है कि किस आईटी सिस्टम पर कितना पैसा खर्च किया जाता है।

समस्या का बयान

हमारा मुख्य कार्य यह निर्धारित करना था कि एक कंपनी प्रत्येक आईटी प्रणाली पर कितना पैसा खर्च करती है। दूसरे शब्दों में, हमने आईटी प्रणालियों के साथ कंपनी की सभी आईटी लागतों का सहसंबंधी करके ( इस लेख में पाया जा सकता है, इसका मतलब है) TCO (स्वामित्व की कुल लागत) की गणना करने की कोशिश की। केवल सूचना प्रौद्योगिकी विभाग के खर्चों ने गणनाओं में भाग लिया, और एएचडी, किराए, और पेरोल की लागतों को गणनाओं में ध्यान में नहीं रखा गया (उन्हें शामिल करने की इच्छा है, लेकिन अगली बार)।

वर्तमान स्थिति का विश्लेषण

पहला चरण वर्तमान स्थिति का विश्लेषण है: आईटी लागत का भुगतान कैसे किया जाता है, हम इस से क्या निष्कर्ष निकाल सकते हैं और भविष्य में उनका उपयोग कैसे कर सकते हैं।

विश्लेषण से पता चला कि भुगतान दस्तावेजों में सटीक डेटा शामिल नहीं है कि किस सिस्टम पर भुगतान संसाधित किया जा रहा है। कुछ अप्रत्यक्ष संकेतों के अनुसार, व्यक्तिगत भुगतानों को एक निश्चित प्रणाली के साथ बराबर किया जा सकता है, लेकिन एक भी दृष्टिकोण का निर्माण नहीं किया जा सकता है। व्यावसायिक कार्यों के साथ भुगतान को सहसंबंधित करना संभव नहीं था। ज्यादातर मामलों में, समय की अवधि में टीम के काम के लिए भुगतान किया गया था। एक उदाहरण के रूप में, कई सिस्टम जो रिलीज़ डिलीवरी का उपयोग करते हैं, अंतिम भुगतान दस्तावेज़ पूरे रिलीज़ के लिए जारी किए जाते हैं, और प्रत्येक रिलीज़ कार्य के लिए नहीं।

दूसरा, कोई कम महत्वपूर्ण सवाल नहीं: क्या किसी कार्य या परियोजना के जीवन चक्र पर आंकड़े बनाना संभव है? दुर्भाग्य से, अपनाई गई बजट प्रणाली ने जीवन चक्र की लागत का सटीक प्रबंधन नहीं किया। यानी पहले चरण में, इस विचार को भी छोड़ दिया गया था।

परामर्श लागत से संबंधित उपरोक्त सभी। लेकिन बुनियादी ढांचे से जुड़ी लागतों का बड़ा हिस्सा, आईटी सिस्टम पर फैलाना बिल्कुल भी संभव नहीं था। बात यह है कि डेटा सेंटर में उपकरणों की खरीद और काम से संबंधित अधिकांश गतिविधियाँ एक ही राशि में की गईं। यानी बुनियादी ढांचा संचालन विभाग के सहयोगियों ने सभी जरूरतों को एक बड़ी गतिविधि में इकट्ठा किया और अपने खर्चों को बुनियादी ढांचे की गतिविधियों के ढांचे के भीतर खर्च किया।

कंपनी बजट प्रणाली

अब हमें कंपनी के बजट ढांचे के बारे में थोड़ी बात करने की जरूरत है।

कंपनी का बजट निम्नलिखित श्रेणियों में विभाजित है:

1. निदेशालय जिसके पास बजट है।
2. गतिविधि का क्षेत्र जिससे संबंधित लागत वित्तीय स्थिति है (उदाहरण के लिए, परियोजना परामर्श, टेलीफोन सदस्यता शुल्क, मुख्य संचार चैनलों के किराये आदि)।
3. एक परियोजना किसी प्रकार की बड़ी गतिविधि में लागत का एक संयोजन है।

बजट में कटौती

ऊपर वर्णित वर्गों में, प्रारंभिक बजट आवंटित किया जाता है, जो निदेशालय को जारी किया जाता है। फिर, ठेकेदारों को भुगतान के साथ दस्तावेज़ जारी किए जाने लगते हैं - वे आपूर्ति की गई सामग्रियों और प्रदान की गई सेवाओं, अनुबंधों की संख्या और ठेकेदारों की संख्या को सूचीबद्ध करते हैं।

सामान्य तौर पर, हमारे पास एक सुनियोजित बजट है: प्रबंधन, वित्तीय स्थिति और परियोजना। संदर्भ में वास्तविक बजट: दिशा, वित्तीय स्थिति, परियोजना, आपूर्तिकर्ता, अनुबंध और सामग्री।

आईटी प्रणालियों की लागत के लिए एक दृष्टिकोण का गठन

ऊपर वर्णित सभी समस्याओं को हल करने के लिए, हमने आईटी सिस्टम को भुगतान करने के लिए एक प्रणाली विकसित की है। यह नीचे वर्णित कार्यप्रणाली पर आधारित है।

पहले चरण में, हमने गतिविधि की दिशा के अनुसार आईटी प्रणालियों को लागत के आवंटन को विभाजित करने का निर्णय लिया। ऐसा करने के लिए, सभी क्षेत्रों को समूहों में विभाजित किया गया था:

1. आईटी सिस्टम परामर्श लागत: आईटी सिस्टम में परिवर्तन को बनाए रखने या बनाने से जुड़ी लागत।
2. अवसंरचना लागत।
3. अन्य खर्च।

आईटी सिस्टम परामर्श लागत

यहाँ हमने यह तरीका अपनाया:

1. पुराने खर्च पर, यानी। पिछले साल के खर्च में, हमने प्रत्येक भुगतान का अलग-अलग विश्लेषण किया और यह निर्धारित किया कि यह कंपनी के किसी विशेष आईटी सिस्टम से कितना संबंधित है। काम इतना बड़ा नहीं था, केवल कुछ सौ भुगतानों को देखना आवश्यक था, इसमें कई सप्ताह लग गए।
2. नए खर्चों के लिए, हमने प्रत्येक प्रबंधक को आईटी प्रणाली को इंगित करने के लिए बाध्य किया जिसमें भुगतान करते समय भुगतान संबंधित है। यदि भुगतान कई प्रणालियों को संदर्भित करता है, तो आपको या तो इन प्रणालियों द्वारा राशि को विभाजित करना होगा, या कुल भुगतान राशि में प्रत्येक आईटी प्रणाली के शेयर अनुपात को इंगित करना होगा।

इन्फ्रास्ट्रक्चर की लागत

चूंकि, ज्यादातर मामलों में, बड़ी गतिविधियों के ढांचे के भीतर बुनियादी ढांचे की लागत को ध्यान में रखा जाता है, हमने आईटी प्रणाली के साथ प्रत्येक भुगतान को सहसंबंधित करने की कोशिश नहीं की। इसके बजाय, सभी अवसंरचना लागतों को अवसंरचना सेवाओं के लिए जिम्मेदार ठहराया गया (हमारे पास 26 है)। इसके बाद, हम कुछ मैट्रिक्स के अनुसार आईटी सिस्टम में एकत्रित लागतों को आवंटित करने के लिए एक पद्धति के साथ आए। उदाहरण के लिए, हम आईटी सिस्टम द्वारा उपयोग की जाने वाली गुठली के अनुसार सर्वर लागत प्रदान करते हैं। यानी हम विचार करते हैं कि वर्तमान में सभी आईटी सिस्टम कितने कुल कोर का उपयोग करते हैं, फिर हम गणना करते हैं कि हमने सभी सर्वरों की खरीद पर प्रति वर्ष कितना खर्च किया, और एक कोर की लागत की गणना करें। अगला, हम आईटी प्रणालियों में इन सभी लागतों को वितरित करते हैं।

अन्य सभी अवसंरचना सेवाओं के लिए लगभग एक ही विधि पेश की गई थी।
मैं मानता हूं कि मॉडल बहुत मोटा है, लेकिन वर्चुअलाइजेशन के उपयोग और बुनियादी ढांचे में लगातार बदलावों को ध्यान में रखते हुए, कुछ और सटीक के साथ आना बहुत मुश्किल है और खाते के लिए बहुत प्रयास की आवश्यकता नहीं है।

मॉडल को एक्सेल फ़ाइल के रूप में कार्यान्वित किया जाता है, सभी मापदंडों को इसमें लिखा जाता है, और आईटी प्रणालियों के बीच बुनियादी ढांचे की सेवाओं से संबंधित लागतें वितरित की जाती हैं। हेब्रा के खुले स्थानों में, मुझे एक ठेकेदार से एक लेख मिला , जो हमें इस पद्धति के साथ मदद करता है, जो हमारे कार्य पर उनके विचार का वर्णन करता है।

अन्य खर्च

आईटी विभाग की लागत संरचना में, व्यय पाए गए जो सीधे आईटी प्रणालियों से संबंधित नहीं हैं, उदाहरण के लिए, टीम-निर्माण की घटनाएँ। कुछ विचार-विमर्श के बाद, इन लागतों को विश्लेषण से बाहर रखा गया था। और राशियाँ छोटी हैं।

स्वचालन

लागत और सुधार रिपोर्ट को मैन्युअल रूप से सहसंबंधित करने में बहुत समय और प्रयास लगता है। चूंकि हमारी कंपनी के पास बजट रिपोर्टिंग प्रणाली है, इसलिए हमने इसमें वितरण नियम लागू किए। और जैसे ही भुगतान डेटा रिपोर्टिंग प्रणाली में ईआरपी से आता है, इसका डेटा निर्धारित नियमों के अनुसार स्वचालित रूप से आईटी सिस्टम में वितरित किया जाता है।

कुछ परिणाम। उपरोक्त सभी को लागू करने के बाद, हम २०१ above के लिए आईटी सिस्टम और इन्फ्रास्ट्रक्चर सेवाओं द्वारा ९ ४% भुगतान और २०१ above के लिए लगभग ९ ०% भुगतान वितरित करने में सक्षम थे।

चूंकि लागत संरचना अधिक या कम स्थिर है, इसलिए अक्सर नए नियमों को स्थापित करना आवश्यक नहीं होता है, और यह सिस्टम को बनाए रखने के लिए थोड़ा प्रयास करता है। लेकिन हमें न केवल अपेक्षित आंकड़े मिले हैं, किन प्रणालियों पर हम कितना पैसा खर्च करते हैं, कौन से ठेकेदार किन प्रणालियों के लिए काम करते हैं और कौन से सिस्टम विभिन्न परियोजनाओं में प्रभावित हुए हैं। दिलचस्प "खोज" थे।

परिणाम

वर्णित कार्यप्रणाली की शुरुआत करने के बाद, हम 2018 के लिए 94% भुगतान और 2017 के लिए लगभग 90% भुगतान आईटी सिस्टम और अवसंरचना सेवाओं के बीच वितरित करने में सक्षम थे।

चूंकि लागत संरचना अधिक या कम स्थिर है, इसलिए अक्सर नए नियमों को स्थापित करना आवश्यक नहीं होता है, और यह सिस्टम को बनाए रखने के लिए थोड़ा प्रयास करता है।

एक वाजिब सवाल यह उठता है कि हमें इस डेटा की आवश्यकता क्यों है? उनके लिए धन्यवाद, हमने निम्नलिखित गतिविधियां शुरू की:

1. हमने प्रत्येक आईटी प्रणाली और प्रदाता के लिए श्रेणी रणनीतियों पर काम शुरू किया। यही है, लागत संरचना का पता लगाने के बाद, हम प्रत्येक आपूर्तिकर्ता के लिए लागत के वितरण को अधिक सटीक रूप से समझ सकते हैं। इसके परिणामस्वरूप, प्रत्येक सिस्टम में प्रत्येक आपूर्तिकर्ता के काम की कुल मात्रा को एकल करना और अधिक अनुकूल परिस्थितियों को प्राप्त करने के लिए एक वर्ष के लिए नियोजित संस्करणों पर आपूर्तिकर्ताओं के साथ बातचीत शुरू करना संभव हो गया। चूंकि पहले कुल ऐतिहासिक मात्रा हमेशा स्पष्ट नहीं थी, इसलिए हमने प्रत्येक प्रणाली पर अलग-अलग बातचीत की, और प्रत्येक परियोजना की अपनी शर्तें हो सकती हैं।
2. सिस्टम की लागत पर डेटा होने के बाद, हमने सिस्टम के जीवन चक्रों को पेश करना शुरू किया और इन चक्रों को बनाए रखने के लिए रणनीति विकसित की। उदाहरण के लिए, हमारे आईटी परिदृश्य में कुछ प्रणालियां पहले से ही अप्रचलित मानी जाती हैं और इन्हें डीकोमुलेशन करने की योजना बनाई जाती है। लेकिन मॉडल से पता चलता है कि हम अभी भी उन पर काफी पैसा खर्च कर रहे हैं। कुछ प्रणालियों के लिए, इसे अन्य परियोजनाओं के लिए अनुचित और पुनर्वितरित कार्य माना जाता था, और कुछ मामलों में हमने प्रवासन परियोजनाओं में तेजी लाने का फैसला किया।
   
3. एक अलग मुद्दा समर्थन की लागत है। मॉडल डेटा के आधार पर, हमें सहायक प्रणालियों की कुल लागत: लाइसेंस फीस और गैर-विक्रेता समर्थन की लागत का पता चला। अब हम सिस्टम के समर्थन वाले हिस्से की लागत के अनुकूलन के लिए रणनीति विकसित कर रहे हैं।
   

एक अन्य, यद्यपि अप्रत्यक्ष, लेकिन फिर भी बहुत दिलचस्प परिणाम एक योजना-तथ्य विश्लेषण के साथ एक बजट रिपोर्ट का निर्माण था। मॉडल के निर्माण से पहले, ऐसी रिपोर्टें मौजूद थीं, लेकिन वे खंडित थीं, और उनमें विश्लेषकों का सेट बहुत छोटा था। रिपोर्टिंग प्रणाली में मॉडल को स्वचालित करते समय, हमने योजना-तथ्य विश्लेषण के लिए एक रिपोर्ट बनाई, जिसमें विश्लेषकों का अधिकतम सेट शामिल था। अब प्रबंधक उन रिपोर्टों का निर्माण कर सकते हैं जिनकी उन्हें अधिक सुविधाजनक उपकरण में आवश्यकता होती है (यह पहले भी किया जा सकता था, लेकिन हर बार कार्य प्राथमिकता के रूप में स्थगित कर दिया गया था)।

विकास

फिलहाल, हमने विकास के दो क्षेत्रों की पहचान की है:

1. आईटी के लिए ड्राइवर बजट मॉडल बनाना ।
   
   इस क्षेत्र के ढांचे में, हम डीआईटी का एक बजट मॉडल बना रहे हैं, जो आपको आईटी ड्राइवरों के इनपुट के आधार पर एक नियोजित वार्षिक बजट प्राप्त करने की अनुमति देगा। हम परिवर्तन और देखने वाले ड्राइवरों के आधार पर बजट की सुरक्षा और समायोजन भी कर सकते हैं, न कि केवल खर्चों के आधार पर। परियोजना अब एक सक्रिय चरण में है, और मैं इसके परिणामों के आधार पर एक लेख लिखने की योजना बना रहा हूं।
2. आईटी संपत्ति को बनाए रखने के लिए एक एकीकृत पद्धति का निर्माण ।
   
   हमारी कंपनी में आईटी सिस्टम के साथ आईटी इन्फ्रास्ट्रक्चर की लागत को सहसंबंधित करने में मुख्य समस्याओं में से एक आईटी परिसंपत्तियों के एक डेटाबेस की कमी और आईटी परिसंपत्तियों और आईटी प्रणालियों के बीच संबंधों का एक पूरा नक्शा है (इसके अलावा, कार्यप्रणाली विसंगतियां हैं, जिसे आईटी संपत्ति के रूप में समझा जाता है) । अब हम एक बड़ी परियोजना शुरू करने की योजना बना रहे हैं, जिसके ढांचे के भीतर हम बुनियादी ढांचे की एक पूरी सूची के साथ-साथ आईटी परिसंपत्तियों के रखरखाव और लेखांकन के कार्यप्रणाली मुद्दों पर काम करेंगे। मैं इस परियोजना के बारे में बात करना चाहूंगा, लेकिन इसमें संदेह है कि यह कई लोगों के लिए ब्याज की होगी, क्योंकि विषय बहुत ही विशिष्ट है।