प्रभावशाली कानबन स्टैंडअप मीटिंग कैसे चलाएं?

स्टैंड-अप या सिर्फ एक छोटी टीम की सभा के प्रारूप में दैनिक आंतरिक बैठकों का उद्देश्य कार्य प्रक्रियाओं को अनुकूलित करना और काम को सिंक्रनाइज़ करना है। इस तरह की 15-20 मिनट की बैठकों की व्यवस्था करने की परंपरा को अधिकांश आधुनिक व्यवसायों की गतिविधियों में मजबूती से स्थापित किया गया है। चंचल विकास दल भी इन रोजमर्रा की बैठकों का अभ्यास करते हैं। हालाँकि, कानबन, स्क्रम, या XP की बैठकें भिन्न होती हैं और इसमें उनके अपने नियम और सिद्धांत शामिल होते हैं।

यहां आपको दैनिक कानबन बैठकों के महत्व का समर्थन करने के लिए कुछ आवश्यक तर्क मिलेंगे। हम कानबन बैठकों की मुख्य अवधारणा के बारे में अपने विचार साझा करना चाहते हैं, वर्कफ़्लो के लिए उनका मूल्य और उन्हें ठीक से कैसे पकड़ें इसके बारे में सुझाव।



ऐसा लग सकता है कि एक दैनिक कानबन बैठक चलाना एक महान प्रतिभा नहीं है। यह किसी भी अन्य बैठक की तरह सरल दिखता है। हालांकि, परियोजना प्रबंधक शायद इस बात पर जोर देंगे कि यह रोजमर्रा की घटना है और इसे चलाने के लायक है क्योंकि इसे महत्वपूर्ण उत्पाद प्रबंधन "लीवर" में से एक माना जा सकता है।

सबसे पहले, यह स्वीकार करना महत्वपूर्ण है कि कोई भी आंतरिक बैठक कंपनी संस्कृति के मूल तत्वों में से एक है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि बैठक का एजेंडा क्या है: नए स्वागत ईमेल डिजाइन पर चर्चा करने या एक नई उत्पाद सुविधा की योजना बनाने के लिए, - इसका उद्देश्य पारदर्शिता प्रदान करना है।

दक्षता का अनुकरण न करें और बैठक को औपचारिकता के रूप में न चलाएं। आपको हर दिन 15 मिनट से अधिक की आवश्यकता नहीं होगी, इसलिए उत्पादक रूप से समय व्यतीत करना सुनिश्चित करें क्योंकि टीम के प्रत्येक सदस्य के लिए यह व्यर्थ कार्य समय आपकी कंपनी के लिए बहुत अधिक हो सकता है।

अभ्यास से पता चलता है कि अधिकांश दैनिक स्टैंड अप मीटिंग 11-12 बजे के लिए निर्धारित की जाती हैं। बल्कि आश्चर्यजनक है - उनमें से 60% से अधिक एक तैयार एजेंडे के बिना शुरू करते हैं।

अगर एजाइल-टीमों की वास्तविकता पर लौटते हैं, तो दैनिक बैठकों की मुख्य भावना जल्दी से, मज़बूती से और गुणात्मक रूप से सभी कार्यों को उनके पूरा होने तक ले जाती है।

प्रोजेक्ट मैनेजर (कभी-कभी उत्पाद प्रबंधक या व्यवसाय के मालिक) जो अक्सर इस तरह की बैठकों का आयोजन करते हैं कि कार्यों में दिनचर्या कैसे बचें और प्रतिभागियों के व्यवहार और वर्तमान सामान के बारे में जागरूक होने के लिए तैयार रहें।

बैठक में भाग लेने वालों का खुलासा किया

बल्कि हानिकारक और किसी भी तरह की खतरनाक भूमिकाएं हैं जिन्हें समाप्त किया जाना चाहिए:

• " एक छद्म कार्य-व्यसनी टीम सदस्य " जो हमेशा बेहद व्यस्त लगता है। वे आमतौर पर एक लैपटॉप के साथ आते हैं क्योंकि बैठक के दौरान हल करने के लिए दर्जनों महत्वपूर्ण चुनौतियां हैं।
• " एक व्यक्ति को दिखाने के लिए उपयोग किया जाता है " - शायद अब तक का सबसे सक्रिय कर्मचारी, जो गैर-रचनात्मक रूप से आलोचना और टिप्पणी करना पसंद करता है। उनका मुख्य लक्ष्य सभी को उनकी सक्रिय स्थिति की सराहना करना है।
• " खुली आंखों के साथ एक नींद " जो सिर्फ इसलिए भाग लेती है क्योंकि बैठक औपचारिकता है। वे ध्यान से सुनते हैं लेकिन वास्तव में कुछ भी नहीं समझते हैं।
• " एक विचलित करनेवाला " - एक टीम का सदस्य जो आसानी से बैठक के एजेंडे को छोड़ देता है और अचानक किसी अन्य विषय पर स्विच कर सकता है।
• " एक स्वयं-पीआर निर्माता " जो ज्यादातर किए गए कार्य और उत्पाद या संपूर्ण कंपनी के लिए वैश्विक महत्व पर केंद्रित है।

अक्सर, लोग कानबन और स्क्रम में दैनिक बैठकों में अंतर नहीं करते हैं। यहाँ मुख्य अंतर हैं:

कानबन और घोटाले की बैठकें

मुख्य बात यह है: स्क्रैम मीटिंग लोगों पर केंद्रित है, कानबन स्टैंड अप कार्यों पर केंद्रित है।

लोकप्रिय चुस्त तरीके उनकी टीमों द्वारा आयोजित दैनिक व्यवस्थित बैठकों में भिन्न होते हैं।

• एक स्क्रैम बैठक का उद्देश्य यह पता लगाना है कि क्या टीम सभी पुनरावृत्तियों को निष्पादित करने में सक्षम है। यह उन कारणों की पहचान करने में भी मदद करता है कि उन्हें क्यों नहीं निष्पादित किया जा सकता है (यदि ऐसा है) जितनी जल्दी हो सके। छोटी बैठक के दौरान, प्रतिभागियों ने पिछले दिन के अपने परिणामों और उनके वर्तमान कार्यों की स्थिति साझा की। वे इस दिन विशिष्ट कार्य करने के लिए एक-दूसरे को वचन देते हैं। संभावित चुनौतियों को भी साझा किया जाता है।
• एक कानबन दैनिक बैठक बैठक अपने सभी चरणों में कार्यों पर खर्च किए गए समय को कम करने पर केंद्रित है। अक्सर, ऐसी बैठक की आवश्यकता नहीं होती है लेकिन यह कार्य प्रक्रियाओं को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित कर सकती है। चर्चा आम तौर पर एक विशिष्ट बोर्ड के आसपास चलती है और वर्तमान बाधाओं की पहचान करती है।

दैनिक कानबन बैठक: यह आमतौर पर कैसे होता है?

• एक मॉडरेटर है जो सभी प्रतिभागियों को एक साथ इकट्ठा करता है। यह भूमिका आम तौर पर एक उत्पाद प्रबंधक करता है।
• टीम एक कानबन बोर्ड पर ध्यान केंद्रित करती है जिसे एक भौतिक व्हाइटबोर्ड के रूप में देखा जा सकता है या कानबन जैसे परियोजना प्रबंधन उपकरण की मदद से प्रस्तुत किया जा सकता है। यदि टीम के सदस्यों को विभिन्न स्थानों या देशों में वितरित किया जाता है, तो प्रबंधक कॉल की व्यवस्था कर सकते हैं।
• टीम के सदस्य ऊपर से नीचे तक दाएं से बाएं तक के कार्यों का पता लगाते हैं। वे जल्द से जल्द अगले चरण में स्थानांतरित होने के विकल्पों पर चर्चा करते हैं।
• जरूरत पड़ने पर सभी के पास भाषण है।
• जितनी तेजी से हर एक कार्य सबसे दाहिने कॉलम में जाता है, उतना ही कम समय लगेगा। सुदूर दाहिने स्तंभ का काम पूरा होना है; जो कार्य पूर्ण होने के निकटतम हैं वे उच्च प्राथमिकता वाले हैं।
• किसी विशिष्ट कार्य को किए गए कॉलम में जाने से रोकने वाले कारणों को परिभाषित किया गया है। यदि कार्य अवरुद्ध है, तो इसे चिह्नित किया गया है और टिप्पणी के साथ इसे क्यों अवरुद्ध किया गया है।
• प्रत्येक टीम का सदस्य अगले स्टैंड अप द्वारा उन्हें अगले कॉलम पर ले जाने के लिए कार्य करता है।

कंबन के दौरान कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के साथ प्रासंगिक स्क्रम मीटिंग प्रश्न भी पूछे जा सकते हैं:

• मैंने कल क्या काम किया?
• आज मैं क्या काम कर रहा हूँ?
• कौन से मुद्दे मुझे रोक रहे हैं?

विलंबित कार्यों से बचें

विशिष्ट कार्यों में देरी के कारणों को समझने से आपको उन्हें प्रभावी ढंग से तेज करने के लिए सही कदम उठाने में मदद मिलेगी।

विलंबित कार्यों के सामान्य कारण निम्नलिखित हैं:

• एक कार्य जब यह पहले से ही अंत तक पहुंच गया है तो अक्सर अपनी प्राथमिकता खो सकता है। कलाकार स्वचालित रूप से नए कार्यों में बदल जाता है। इसलिए, यह कार्य जो पूरी तरह से पूरा नहीं हुआ है, लंबे समय तक देरी हो सकती है।
• अनुमोदन चरण के दौरान कुछ कार्य "अटके" हो सकते हैं। यह उत्पाद प्रबंधक या परियोजना प्रबंधक के व्यवसाय के कारण हो सकता है।
• जब काम इसके लिए चुने गए समय को भरता है। सभी कार्य बोर्ड के किसी भी भाग में स्थित होंगे जब तक कि पुनरावृत्ति पूर्ण नहीं होती। यदि कोई कार्य पहले किया गया है, तो यह अंतिम चरण तक नहीं पहुंच सकता है। इसलिए आपको कार्यों को जारी करने के लिए "धकेलना" पड़ता है क्योंकि कानबन बैठक का लक्ष्य कार्य पर काम करने में लगने वाले समय को कम करना है।

कानबन बैठक का अनुकूलन करने के लिए आसान कदम

एक सरल निर्देश के रूप में, हर एजाइल टीम के सदस्य को कानबन बैठक के दौरान कुछ नियमों को ध्यान में रखना चाहिए जो कार्यों की दिनचर्या से बचने में मदद करेंगे:

• समय की पाबंदी सफलता की कुंजी है। देर न करें और उपयोग करें कि आंतरिक बैठक के लिए निश्चित समय कुछ है-टीम के सदस्यों के शेड्यूल में होना चाहिए। कई आईटी कंपनियों में एक सजा है जिसका उद्देश्य प्रतिभागियों को देर होने के बारे में भूलना है। उदाहरण के लिए, वे अगले स्टैंड अप मीटिंग के लिए दिल से एक कविता सीख सकते हैं।
• कंबन स्टैंड अप के दौरान उपकरण हानिकारक होते हैं। बैठक से पहले, अपने स्मार्टफ़ोन और लैपटॉप को अपने कार्य कक्ष में छोड़ दें। इसके अलावा, आपकी आंखों को आराम देने के लिए 15 मिनट तक मुफ्त डिवाइस उपयोगी होंगे।
• कानबन बैठक को एक लंबे सत्र या कार्यवाही में नहीं बदलना चाहिए। एक छोटी बैठक के प्रारूप का अर्थ है आवश्यक व्यावसायिक मुद्दों की त्वरित चर्चा। रचनात्मक और समय को नियंत्रित करने में सक्षम होने के लिए, अगले व्यक्ति को "शब्द पास" करने के लिए एक गेम बॉल का उपयोग करें।
• एक छोटी कानबन बैठक बड़े मुद्दों पर चर्चा के लिए नहीं है, इसलिए वैश्विक समस्याओं को हल करने की कोशिश न करें। उनके लिए एक विशेष बैठक नियुक्त करना बेहतर है।
• जानकारी साझा करें, लेकिन इसकी रिपोर्ट न करें। आपकी कंबन मीटिंग कोई आम टीम मीटिंग नहीं है, इसलिए आपको सभी के साथ डेटा साझा करना होगा।
• हर बार अपने वक्तृत्व कौशल के बारे में परवाह है। अस्पष्ट योगों से बचने की कोशिश करें और अपने विचारों को स्पष्ट रूप से व्यक्त करें। तकनीकी विवरण छोड़कर सबसे महत्वपूर्ण चीजें साझा करें।
• एजेंडा पता है। दैनिक कानबन से पहले, अपने कार्यों की सभी स्थितियों पर शोध और विश्लेषण करें।
• अंत में, अपने दर्शकों का सम्मान करें और उन्हें बाधित न करें।

अंतिम विचार

सभी बुनियादी नियमों को ध्यान में रखते हुए और व्यवस्था को पूरा करने के लिए विभिन्न रचनात्मक दृष्टिकोणों की कोशिश करते हुए, आप अपनी टीम के लिए एक प्रभावी और उत्पादक दैनिक कानबन बैठक का संचालन करने में सक्षम होंगे।

किसी भी सफल कानबन को नए विचारों, शानदार फैसलों और अल्पकालिक कार्य योजना के साथ समाप्त होना चाहिए। उत्पाद प्रबंधकों और सभी टीम के सदस्यों को एक पूरे प्रोजेक्ट की स्थिति के रूप में अपनी स्थिति की पूरी समझ के साथ कार्यस्थलों पर वापस जाना चाहिए।

सभी को अपने कंबन बोर्डों में कुछ आवश्यक नोट रखने चाहिए और अगले दिन की स्थिति की बैठक के बारे में सोचना शुरू करना चाहिए।

आपकी ठेठ दैनिक कानबन बैठक कैसी दिखती है? क्या आप कानबन अवधारणा के इस हिस्से पर पर्याप्त ध्यान देते हैं? अपने अनुभव और विचार साझा करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।