प्रौद्योगिकी, आउटसोर्सिंग और मानसिकता: लामोदा के जर्मन कार्यालय में हमने Microsoft Dynamics 365 को कैसे लागू किया

एक दूरस्थ शाखा के लेखांकन प्रणालियों को संयोजित करना और मूल संरचना के साथ उनका एकीकरण रूस के भीतर भी एक कठिन कार्य है। और जब ग्राहक विदेश में होता है, तो पूरी परियोजना स्थानीय कर कानूनों में विशेषज्ञता की कमी और मानसिकता के संघर्ष को जटिल बना सकती है। मेरा नाम स्टेनिस्लाव गोट्ज़ है, मैं लामोदा ईआरपी सिस्टम डेवलपमेंट डिपार्टमेंट का प्रमुख हूं और इस पोस्ट में मैं आपको इस अनुभव के बारे में बताऊंगा - हमारी जर्मन शाखा में ईआरपी सिस्टम लागू करने के बारे में।



हमारा जर्मन सहायक सामान खरीदता है और उन्हें एक रूसी कानूनी इकाई को बेचता है। इसमें इस्तेमाल की गई टेन्सिट प्रणाली ने केवल वित्तीय आंकड़ों के स्तर पर रिकॉर्ड रखने की अनुमति दी: खरीद, बिक्री, किसने, किससे और कितना पैसा लिया, आदि। टेन्सिट टूल्स का उपयोग करके माल और लॉजिस्टिक कार्यों का लेखा-जोखा रखना असंभव था, इन समस्याओं को हल करने के लिए, अतिरिक्त उपकरणों का उपयोग करना पड़ता था, जो पूरे सिस्टम की गति और विश्वसनीयता को नकारात्मक रूप से प्रभावित करता था। परिणामस्वरूप डेटा कई डेटाबेस में बिखरे हुए थे।

इसके अलावा, जर्मन कानूनी इकाई को रिपोर्ट प्रस्तुत करना होगा, करों का भुगतान करना होगा और ऑडिट पास करना होगा - और मौजूदा लेखा प्रणालियों के साथ ऐसी समस्याओं को हल करना आसान नहीं था।



यह समझने के लिए कि यह या उस वित्तीय लेन-देन को टेन्सिट में क्यों बनाया गया था और कर अधिकारियों या लेखा परीक्षकों के सरल सवालों के जवाब देने के लिए, मुझे एक्सेल में बड़ी मात्रा में डेटा मैन्युअल रूप से फावड़ा करना था और रसद विभाग से संपर्क करना था।



कुछ बिंदु पर, एकल शाखा ईआरपी प्रणाली के ढांचे के भीतर एक एकल सर्किट में रसद के साथ लेखांकन और वित्त को संयोजित करने का निर्णय लिया गया। जैसा कि मुख्य सॉफ़्टवेयर को Microsoft Dynamics 365 - पूर्व Dynamics AX या इससे भी आसान - Axapta चुना गया था। इस प्रणाली के क्लाउड समाधान का उपयोग करने वाले लगभग कोई रूसी ग्राहक नहीं हैं (अधिक सटीक होने के लिए, हम दूसरे बन गए), लेकिन यह हमारे उद्देश्यों के लिए सबसे उपयुक्त था।

उज्ज्वल भविष्य में समय, बजट और विश्वास

हमारे पास सख्त समय सीमाएं थीं: एक वित्तीय वर्ष के मध्य में इस तरह की प्रणाली के लॉन्च के लिए ऐतिहासिक डेटा के पूरे सेट के हस्तांतरण की आवश्यकता होती है, जो कि एक असंभव कार्य होगा, क्योंकि पुरानी प्रणाली में, माल लेखांकन वास्तव में अनुपस्थित था और स्प्रैडशीट्स में रखा गया था। लेकिन रिपोर्टिंग अवधि की शुरुआत में, यह केवल शेष राशि को स्थानांतरित करने के लिए पर्याप्त है। इस प्रकार, 1 जनवरी, 2019 को लॉन्च करना आवश्यक था, या इसे एक और वर्ष के लिए स्थगित करना चाहिए। व्यापार और वेयरहाउस लॉजिस्टिक्स से जुड़ी प्रक्रियाएं विशेष रूप से जटिल नहीं हैं, और यह हमें प्रतीत होता है कि समयसीमा के साथ कोई समस्या नहीं होगी।

समय सीमा के अलावा, एक बजट मुद्दा भी था: जर्मनी में अपने स्वयं के आईटी बुनियादी ढांचे को तैनात करना और बनाए रखना और कॉर्पोरेट सॉफ्टवेयर लाइसेंस खरीदना प्रति उपयोगकर्ता बहुत महंगा है।

चूंकि जर्मन व्यवसाय प्रक्रियाओं में 20 से अधिक लोग भाग नहीं लेते हैं, इसलिए हम Dynamics 365 क्लाउड समाधान पर बस गए हैं। छोटी दूरस्थ शाखाओं के लिए, सास स्कीम इष्टतम है, यह आपको प्रदाता के साथ अनुबंध पर हस्ताक्षर करने के तुरंत बाद कार्यान्वयन शुरू करने के लिए सभी आवश्यक सॉफ़्टवेयर और विकास वातावरण प्राप्त करने की अनुमति देता है।

Microsoft Dynamics 365 लाइसेंस नीति बेहद सरल है और प्रति माह एक उपयोगकर्ता लाइसेंस के लिए एक निश्चित मूल्य मानती है, जबकि उपयोगकर्ताओं की संख्या को बढ़ाया या घटाया जा सकता है। इस विशेष सॉफ़्टवेयर उत्पाद को चुनने के लिए यह एक और तर्क था।

नुकसान

तकनीकी विमान के बाहर मुख्य समस्या है: हम इस तरह के सिस्टम में रिकॉर्ड रखने के लिए यूरोपीय कानून की सभी आवश्यकताओं को नहीं जानते थे। Microsoft Dynamics 365 व्यवसाय प्रक्रियाओं की एक बड़ी संख्या को कवर करता है; तथाकथित स्थानीयकरण पैकेज जारी किए गए हैं जो आपको किसी विशेष देश के कानून की बारीकियों के समाधान के लिए लचीले ढंग से अनुकूलित करने की अनुमति देते हैं। यदि विकास टीम ने लंबे समय तक रूसी संस्करण का अध्ययन किया, तो हम कभी भी जर्मनी के लिए एक संस्करण में नहीं आए। अपनी टीम द्वारा इस तरह के समाधान को स्थापित करना एक मुश्किल काम होगा।





जर्मन प्रबंधन को चिंता थी कि स्थानीय कर और लेखांकन में अनुभव और ज्ञान की कमी के कारण रूसी पक्ष कार्य का सामना नहीं कर सकता है। नतीजतन, हमने मध्य मैदान को चुना और बाहरी परामर्श को आकर्षित किया। यह यूरोपीय कानूनी आवश्यकताओं से जुड़े अंतराल को बंद करने, पिछली वित्तीय प्रणाली से माइग्रेशन प्रदान करने, व्यावसायिक प्रक्रियाओं के विवरण का विश्लेषण करने, उन्हें अनुकूलित करने और मानक कार्यक्षमता के अधिकतम उपयोग के साथ भविष्य के समाधान को फिट करने के लिए माना जाता था। यदि आवश्यक हो, तो उन्हें पूरा करने की योजना बनाई गई थी, धीरे-धीरे रूसी टीम को विकास में डुबो दिया।

कार्यान्वयन और डेटा ट्रांसफर की शुरुआत

डिफ़ॉल्ट रूप से, हमें तीन वातावरणों के अधिकार मिले: BUILD - विभिन्न डेवलपर्स द्वारा एक कोड में बनाए गए कोडांतरण के लिए, SAT (मानक स्वीकृति परीक्षण) -प्रयोग के लिए उपयोगकर्ता स्वीकृति परीक्षण, और PROD - संचालन के लिए। इसके अलावा, Azure में हर डेवलपर के लिए देव-बॉक्स वर्चुअल मशीनें तैनात हैं। संपूर्ण अवसंरचना का प्रबंधन और निगरानी एक ही पोर्टल - लाइफ़साइकल सेवाओं के माध्यम से की जाती है, और अनुकूलन प्रक्रिया की एक विशेषता यह है कि कोई भी सुधार केवल SAT के माध्यम से PROD वातावरण में प्रवेश करता है।

इस तथ्य के कारण कि Microsoft Dynamics 365 को नई प्रणाली के रूप में चुना गया था, बॉक्स से उपलब्ध डेटा पैकेजों का उपयोग करके डेटा ट्रांसफर को लागू करना अपेक्षाकृत आसान था। Dynamics 365 का Microsoft उत्पादों के साथ घनिष्ठ संबंध है, एक्सेल सहित: उपयोगकर्ता के लिए, यह ODATA के माध्यम से Dynamics 365 सेवाओं से जुड़ी स्प्रेडशीट जैसा दिखता था। एक्सेल एक्सटेंशन का उपयोग करते हुए, उपयोगकर्ताओं ने डेटा को सीधे सिस्टम में प्रकाशित किया। जर्मन पक्ष ने टेम्पलेट तैयार किए, उनमें आवश्यक कॉलमों को नोट किया। उपयोगकर्ताओं ने इन टेम्पलेट्स को भर दिया, और सलाहकारों ने आयात प्रक्रिया को नियंत्रित किया।

पुरानी लेखा प्रणाली से अन्य बातों के अलावा, सलाहकारों ने आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों के साथ-साथ सामान्य खाता बही पर संतुलन के बारे में जानकारी हस्तांतरित की। माल पर सभी डेटा के प्रत्यक्ष हस्तांतरण में काफी समय और प्रयास की आवश्यकता होगी, और हमने इस समस्या को अधिक कुशल तरीके से हल करने का प्रयास किया। मुख्य रूसी प्रणाली के साथ जर्मन शाखा की नई लेखा प्रणाली का एकीकरण, जिसमें माल पर मास्टर डेटा स्थित है, को लागू किया गया था। वर्ष के अंत में, हमारे पास जर्मनी में भौतिक संतुलन नहीं था, और नतीजतन, पुराने सिस्टम से केवल सामानों के आगे वितरण के लिए आवश्यक पृष्ठभूमि जानकारी को स्थानांतरित करना आवश्यक था। इस प्रकार, माल पर सभी ऐतिहासिक डेटा के हस्तांतरण के साथ फैलाना संभव था, जिससे समय की बचत हुई।

अर्ध-आउटसोर्सिंग: रूसी टीम को जोड़ना

जून 2018 में कार्यान्वयन शुरू करने के बाद, हमें नए साल की छुट्टियों से पहले सभी समस्याओं को हल करने की उम्मीद थी, लेकिन इस तरह की परियोजनाओं में प्राकृतिक भाषा की समस्याओं के अलावा, संचार कठिनाइयां दिखाई दीं। जर्मन सलाहकारों ने लंबे समय तक पूछताछ का जवाब दिया है। एक कर्मचारी लगातार 6 घंटे से अधिक समय तक ब्रेक के बिना काम नहीं कर सकता है। काम खत्म करने के बाद, उसके पास काम से कम से कम 11 घंटे का खाली समय होना चाहिए। और जब कोई विशेषज्ञ किसी अन्य ग्राहक के साथ व्यवहार करता है, तो उससे कुछ भी नहीं पूछा जा सकता है। इस तरह के एक औपचारिक दृष्टिकोण ने समय को प्रभावित किया है। कुछ बिंदु पर, ठेकेदार ने केवल वित्तीय लेखांकन शुरू करने के लिए नए साल का प्रस्ताव दिया, जो पहले से ही पुरानी प्रणाली में काम करता था। यह हमें शोभा नहीं देता। 2013 के बाद से, हम स्वतंत्र रूप से लमोडा में एक्सपट्टा को लागू कर रहे हैं, और 2016 में हमने पूरी तरह से 1C से सभी लेखांकन को स्थानांतरित कर दिया। रूस में प्रक्रियाएं अधिक जटिल हैं, इसलिए हम जानते थे कि परियोजना समय पर पूरी हो सकती है।



हमने रूसी टीम को आकर्षित करने का फैसला किया, जर्मनी के हमारे सहयोगियों से सिस्टम की कार्यक्षमता का सभी अनुकूलन और विकास किया। वास्तव में, हमने बाहरी ठेकेदार को केवल परामर्श, कार्य सेटिंग और कार्यात्मक डिजाइन के लिए छोड़ दिया। उन्होंने हमें बताया कि क्या किया जाना चाहिए, हमने यह किया और फिर उन्होंने परीक्षण किया और परिणामों को स्वीकार किया। कार्यान्वयन की गति में वृद्धि हुई है, लेकिन जल्द ही वर्कफ़्लो के ऐसे संगठन में संशोधन की आवश्यकता है: जर्मन वित्त सलाहकार तीन सप्ताह के लिए छुट्टी पर चले गए। परियोजना के लिए, यह समय सीमा महत्वपूर्ण हो गई, हमारे लिए मुख्य कार्य वित्त, करों और इसी तरह से जुड़े हुए थे। मुझे इस हिस्से को भी लेना था, नतीजतन, हमारे विशेषज्ञों ने यूरोपीय कर कानून का पता लगाया बाहरी लोगों की तुलना में बहुत बुरा नहीं है।

इसके अलावा लगातार कुछ गैर-मानक कार्य थे। विकास में मुख्य रूसी टीम के गहरे विसर्जन के लिए धन्यवाद, वे उन्हें अपेक्षाकृत जल्दी से हल करने में सक्षम थे। इसके अलावा, समाधान शुरू में हमारी कंपनी में इस्तेमाल किए गए सभी प्रणालियों और प्रक्रियाओं के ज्ञान को ध्यान में रखते हुए विकसित किए गए थे।

इन कार्यों में से एक मौजूदा रूसी ईआरपी प्रणाली के साथ एक नए क्लाउड पर्यावरण का एकीकरण है। इसने पहले ही खरीददारों के काम से संबंधित कार्यक्षमता को लागू कर दिया था, और हम कोड को डुप्लिकेट नहीं करना चाहते थे ताकि इसके समर्थन को जटिल न करें। नतीजतन, विदेशी आपूर्तिकर्ताओं से माल की खरीद के आदेश रूसी ईआरपी में बनाए जाते हैं और फिर जर्मन क्लाउड में स्थानांतरित कर दिए जाते हैं।

कार्यान्वयन की प्रक्रिया में, रूसी टीम ने हमारे और नए उपकरणों के विकास के लिए एक पूरी तरह से नए दृष्टिकोण में महारत हासिल की है। हम Axapta के लिए अपनी खुद की IDE का उपयोग करते थे, लेकिन यहां हमने Visual Studio और Azure DevOps को स्विच किया। परियोजना के कार्यान्वयन के दौरान, सॉफ्टवेयर संस्करण बदल गए, और हमारे विशेषज्ञ बादल के वातावरण के लिए समानांतर विकास के सभी आयामों को जानते थे - तकनीकी दृष्टि से, यह बहुत दिलचस्प था।

SureStep vs Agile: लॉन्च समस्याएं

जर्मनी के सहकर्मियों ने Microsoft SureStep पद्धति के अनुसार काम किया। यह एक अनम्य दृष्टिकोण है जो क्लासिक "झरना" के करीब है। इसमें हर चरण में हर चीज का प्रलेखन, कार्यात्मक और तकनीकी डिजाइन तैयार करना, प्रोटोकॉल जारी करने के साथ कठोर परीक्षण, कुछ मॉडलिंग प्रणाली में प्रक्रियाओं की रिकॉर्डिंग आदि शामिल हैं। इस तरह के प्रलेखन के लिए अनुरोध के साथ, सहकर्मियों ने लॉन्च से एक महीने पहले हमसे संपर्क किया। उस समय तक नया ईआरपी सिस्टम पहले से कम या ज्यादा कार्यशील था। इसे छह महीने में लॉन्च करने के लिए मानते हुए, हमने अधिक लचीले विकास के तरीकों को चुना है: दैनिक स्टैंड-अप, कार्यों की चर्चा और साप्ताहिक रिलीज़। प्रलेखन के लिए, हमने Azure DevOps में कार्य आइटम का उपयोग किया, उन्होंने परियोजना की प्रगति को भी दर्शाया और परीक्षण के परिणामों की पुष्टि की।

चूंकि सिस्टम में बादल छाए हुए हैं, इसलिए उत्पादन में इसकी रिलीज़ पर अंतिम निर्णय Microsoft द्वारा किया गया था, जो सभी संपर्क हमारे ठेकेदारों द्वारा किए गए थे। वे, बदले में, SureStep कार्यप्रणाली के दृष्टिकोण से सभी आवश्यक दस्तावेज के बिना एक आवेदन भेजने के लिए तैयार नहीं थे। नतीजतन, परियोजना का समय पर लॉन्च संकट में था।

हमने अपने दम पर विक्रेता से संपर्क करने का फैसला किया और उत्पादन में प्रवेश करने की मंजूरी प्राप्त की, जिसके बाद हमने शांति से और व्यवस्थित रूप से अपने आप ही सिस्टम की कार्यक्षमता में सुधार किया। जर्मन विशेषज्ञों ने हमें परीक्षण वातावरण से किराने के लिए सेटिंग्स को स्थानांतरित करने में मदद की। उसके बाद, उन्होंने लेखांकन स्थापित किया और कमियों को ठीक किया यदि हमारे पास कोई टिप्पणी थी।

लड़ाई की परीक्षा

हमारी अपनी टीम की समयबद्ध भागीदारी के लिए धन्यवाद, हम समय सीमा को पूरा करने और 1 जनवरी, 2019 को सिस्टम लॉन्च करने में कामयाब रहे, क्योंकि यह मूल रूप से योजनाबद्ध था।

नई लेखा प्रणाली ने वित्तीय भाग और रसद को जोड़ दिया है, हम पहले ही जर्मनी में त्रैमासिक रिपोर्टों से गुजर चुके हैं। इससे पहले, हम तथाकथित को अंजाम देने में कामयाब रहे महीने के समापन के संदर्भ में महत्वपूर्ण नुकसान के बिना। सिस्टम के इस वर्ग को लॉन्च करते समय, देरी अपरिहार्य है, लेकिन जनवरी में हम तीन दिन देरी से, और फरवरी में - केवल एक। जबकि हम मैन्युअल रूप से सिस्टम से डेटा एकत्र कर रहे हैं, अब रूसी विकास टीम रिपोर्टिंग के स्वचालन में लगी हुई है। समस्याएं मुख्य रूप से मानव कारक से संबंधित हैं: कर्मचारियों के लिए उनके लिए नई प्रक्रियाएं करना मुश्किल है, और कुछ खुरदरापन बाहर आना निश्चित है।

अब हमारे पास व्यक्तिगत गोदाम संख्या स्तर (SKU) पर सामानों की पारदर्शी तस्वीर है और मध्यवर्ती यूरोपीय गोदामों में शेष राशि पर डेटा है। अंत तक कई कार्यों को बंद करना संभव नहीं था: एक जर्मन बैंक के साथ एकीकरण में कठिनाई और समय पर समाधान के लिए कई छोटी समस्याएं हैं, जिनमें से आंतरिक टीम के संसाधन पर्याप्त नहीं थे - शुरू में यह माना गया था कि ठेकेदार इस मोर्चे को बंद कर देगा। मूल रूप से, यह ऑटोमेशन के उचित स्तर की कमी और अंतिम उपयोगकर्ताओं के लिए मैनुअल काम की मात्रा में कुछ वृद्धि करने के लिए उबलता है। अब हम धीरे-धीरे अपनी टीम की सेना के साथ और रूस में एक शाखा के साथ एक नए साथी की मदद से अंतराल को बंद कर रहे हैं।



हमारे डेवलपर्स ने परियोजना पर जो बोनस काम किया, वह भी तथ्य यह था कि कार्यान्वयन चरण में तुरंत, सिस्टम की कार्यक्षमता में सुधार के लिए सुधार किए गए थे।

रूसी टीम ने खरीद और बिक्री के आदेशों पर एक स्वचालित कर निर्धारण विकसित किया है। डिफ़ॉल्ट रूप से, सिस्टम को चालान को संसाधित करने और लेनदेन को पोस्ट करने के लिए एकाउंटेंट को मैन्युअल रूप से कर योजना निर्धारित करने की आवश्यकता होती है। इस मामले में, शिपमेंट के देश को ध्यान में रखना आवश्यक है, आपूर्तिकर्ता के पंजीकरण का देश, जो सामान (प्राप्तकर्ता या आपूर्तिकर्ता) को उठाता है, जो रूसी संघ (जर्मन या रूसी कानूनी इकाई) को माल भेजता है, चाहे माल सीधे आपूर्तिकर्ता से रूस में ले जाया जाता है या यूरोप में कार्गो को समेकित किया जाता है। एकाउंटेंट के पास प्रत्येक डिलीवरी के लिए ये सभी सूक्ष्मताएं नहीं हैं। हमने सिस्टम में प्रक्रिया को पूरी तरह से स्वचालित कर दिया है ताकि जिम्मेदार लॉजिस्टिक प्रदाता आवश्यक प्रारंभिक मापदंडों का परिचय दे। इसके अलावा, बनाई गई सेटिंग्स के आधार पर प्रणाली ही कर योजना और आवश्यक लेखा प्रविष्टियों को निर्धारित करती है। सभी डेटा स्वचालित रूप से जर्मनी और टैक्स रिटर्न के लिए आवश्यक सांख्यिकीय रिपोर्टों में समेकित किए जाते हैं। इस प्रकार, जिम्मेदारियों को विशेषज्ञों के बीच बेहतर तरीके से वितरित किया जाता है, काम की गति और विश्वसनीयता बढ़ती है।

परिणाम

प्रारंभ में, हमें उम्मीद थी कि अधिकांश काम ठेकेदार पर पड़ेगा, और परिणामस्वरूप, सभी प्रमुख ब्लॉक अपने स्वयं के विकास द्वारा बनाए गए थे। आमतौर पर, ईआरपी का प्रक्षेपण 1 वर्ष से होता है, लेकिन हम परियोजना शुरू करने के 6 महीने बाद शुरू करने में कामयाब रहे, जिनमें से सक्रिय विकास केवल 3 महीने तक चला।

परिणामस्वरूप, हमें एक अनूठा अनुभव मिला, जिसे हमने साझा करने का निर्णय लिया। विदेशी ठेकेदारों के साथ सहयोग, जो स्थानीय परिस्थितियों को जानते हैं, व्यावहारिक समझ रखते हैं, लेकिन आपको उनसे चमत्कार की उम्मीद नहीं करनी चाहिए। यदि आपकी अपनी मजबूत टीम है , तो आपको केवल परामर्श और कार्य सेटिंग को आउटसोर्स करना चाहिए, साथ ही परीक्षण भी करना चाहिए।



यह हमारी कहानी का अंत नहीं है। सामानों को चिह्नित करने के लिए एकीकृत राष्ट्रीय प्रणाली की रूस में शुरूआत के साथ एक नई चुनौती जुड़ी हुई है। विधायकों ने इसकी लॉन्चिंग की तारीख 2020 तक के लिए स्थगित कर दी, लेकिन जुलाई से हम रीति-रिवाजों से गुजरने से पहले प्रत्येक जोड़ी को एक अद्वितीय बार कोड के साथ चिह्नित करना चाहते हैं। इसके अतिरिक्त, प्रदर्शन के अनुकूलन से संबंधित कार्य हमेशा होते हैं। खैर, बहुत सारे अन्य विचार और योजनाएं हैं। उनके कार्यान्वयन में, अब हम अपनी स्वयं की ताकत पर अधिक भरोसा करेंगे, जिसके लिए हमें पहले "थोड़ा मोटा" होना होगा।