करो-खुद डिजिटल डिजिटल व्यापार परिवर्तन

नौसिखिए व्यवसायियों की एक आम गलती यह है कि वे डेटा एकत्र करने और विश्लेषण करने, कार्य प्रक्रियाओं का अनुकूलन करने और अन्य संकेतकों की निगरानी करने के लिए पर्याप्त ध्यान नहीं देते हैं। इससे प्रदर्शन कम होता है और समय और संसाधनों की बर्बादी होती है। खराब प्रक्रियाओं के साथ, आपको कई बार समान त्रुटियों को ठीक करना होगा। जैसे-जैसे ग्राहकों की संख्या बढ़ती है, सेवा बिगड़ती है, और डेटा विश्लेषण के बिना इस बात की कोई स्पष्ट समझ नहीं होती है कि क्या सुधार करने की आवश्यकता है। नतीजतन, निर्णय एक ज़ोर से किया जाता है।

गुणवत्ता वाले उत्पादों और सेवाओं के अलावा, प्रतिस्पर्धी, आधुनिक व्यवसाय होने के लिए, पारदर्शी प्रक्रियाएं होना और विश्लेषणात्मक डेटा एकत्र करना आवश्यक है। इसके बिना, व्यापार में मामलों की वास्तविक स्थिति को समझना और सही निर्णय लेना मुश्किल है। इसलिए, आपके शस्त्रागार में आवश्यक उपकरण होना महत्वपूर्ण है, जो न केवल उपयोग करने के लिए सुविधाजनक हैं, बल्कि यह भी काम को सरल करता है और सबसे पारदर्शी प्रक्रियाएं बनाता है।

आज भारी संख्या में उपकरण और समाधान हैं। लेकिन अधिकांश उद्यमी उनका उपयोग नहीं करते हैं, क्योंकि वे या तो उनमें मूल्यों को नहीं देखते हैं, या वे यह नहीं समझते हैं कि उनका उपयोग कैसे किया जाए, या तो महंगा है या मुश्किल है, और दूसरा 100,500 भी है। लेकिन जिन लोगों ने अपने लिए ऐसे उपकरण ढूंढे या बनाए हैं, उनके लिए पहले से ही मध्यम अवधि में एक फायदा है।

10 से अधिक वर्षों से मैं आईटी उत्पादों और समाधानों का निर्माण कर रहा हूं जो व्यवसायों को स्वचालन और प्रक्रियाओं के डिजिटल परिवर्तन के माध्यम से लाभ बढ़ाने में मदद करते हैं। मैंने एक दर्जन स्टार्टअप के निर्माण में भाग लिया और दर्जनों ऑनलाइन टूल बनाए जो दुनिया भर में सैकड़ों हजारों लोगों द्वारा उपयोग किए जाते हैं।

यहां मेरे अभ्यास में एक अच्छा उदाहरण है जो डिजिटल परिवर्तन के लाभों को दर्शाता है। एक छोटे अमेरिकी लॉ फर्म के लिए, मेरी टीम और मैंने कानूनी दस्तावेज बनाने के लिए एक उपकरण बनाया, जिससे वकीलों को तेज़ी से दस्तावेज़ बनाने की अनुमति मिली। और बाद में, इस उपकरण की कार्यक्षमता का विस्तार करते हुए, हमने एक ऑनलाइन सेवा बनाई और कंपनी को पूरी तरह से बदल दिया। अब वे न केवल अपने शहर में, बल्कि पूरे देश में ग्राहकों की सेवा करते हैं। तीन वर्षों में, कंपनी का पूंजीकरण कई गुना बढ़ गया है।

लेख में, मैं आपके साथ बुनियादी व्यापार संकेतकों की निगरानी के लिए एक पारदर्शी प्रणाली बनाने में वास्तविक अनुभव साझा करूंगा। मैं डिजिटल समाधानों का उपयोग करने के मूल्य को बढ़ाने की कोशिश करूंगा, मैं दिखाऊंगा कि यह मुश्किल नहीं है और हमेशा महंगा नहीं है। तो चलिए!

यह सब कैसे शुरू हुआ

यदि आप ऐसा कुछ करना चाहते हैं जो आपके पास कभी नहीं था, तो आपको वही करना होगा जो आपने कभी नहीं किया।
कोको चैनल

मेरी पत्नी मातृत्व अवकाश पर बैठकर थक गई थी, और हमने एक छोटा व्यवसाय खोलने का फैसला किया - एक बच्चों का खेल का कमरा। चूंकि मेरा अपना व्यवसाय है, पति-पत्नी पूरी तरह से खेल के कमरे में लगे हुए हैं, और मैं रणनीतिक मामलों और विकास में मदद करता हूं।

व्यवसाय शुरू करने का विवरण एक पूरी तरह से अलग कहानी है, लेकिन डेटा एकत्र करने और प्रतियोगियों का विश्लेषण करने के चरण में, इस व्यवसाय की विशिष्ट समस्याओं को उजागर करने के अलावा, हमने आंतरिक प्रक्रियाओं की समस्याओं पर ध्यान दिया, जिनके साथ अधिकांश प्रतियोगियों ने संघर्ष नहीं किया।

मेरे आश्चर्य करने के लिए, 21 वीं सदी में, व्यावहारिक रूप से किसी ने कम से कम किसी न किसी रूप में सीआरएम नहीं किया, कई ने लिखित रूप में, नोटबुक में रिकॉर्ड रखा। उसी समय, मालिकों ने खुद शिकायत की कि मजदूर चोरी कर रहे थे, गणना करते समय गलतियाँ कर रहे थे, और उन्हें खाते की पुस्तक में प्रविष्टियों की गणना और तुलना करने के लिए बहुत समय बिताना पड़ा, कवच और जमा के बारे में डेटा खो गए, ग्राहकों ने उनके लिए समझ से बाहर कर दिया।

एकत्रित आंकड़ों का विश्लेषण करते हुए, हमने महसूस किया कि हम उनकी गलतियों को दोहराना नहीं चाहते हैं और हमें एक पारदर्शी प्रणाली की आवश्यकता है जो इन जोखिमों को कम कर दे। पहली बात हमने तैयार समाधानों की तलाश शुरू की, लेकिन हम अपनी आवश्यकताओं को पूरी तरह से संतुष्ट नहीं कर पाए। और फिर मैंने अपने सिस्टम को बनाने का फैसला किया, भले ही वह सही नहीं था, लेकिन काम करना और सस्ती (लगभग मुफ्त)।

उपकरण चुनते समय, मैंने निम्नलिखित मानदंडों को ध्यान में रखा: यह सस्ता होना चाहिए, लचीलापन और सामर्थ्य होना चाहिए, और उपयोग में आसान होना चाहिए। मैं इस व्यवसाय के लिए एक पूर्ण, शक्तिशाली और महंगी प्रणाली लिख सकता था, लेकिन हमारे पास बहुत कम समय और एक छोटा बजट था, साथ ही हम अंत तक यह नहीं समझ पाए कि क्या हमारी परियोजना में आग लग जाएगी, और इस प्रणाली पर बहुत सारे संसाधन खर्च करना अनुचित होगा। इसलिए, परिकल्पना के परीक्षण के समय, मैंने एमवीपी (न्यूनतम व्यवहार्य उत्पाद - न्यूनतम व्यवहार्य उत्पाद) के साथ शुरुआत करने का फैसला किया और कम से कम संभव समय में न्यूनतम निवेश के साथ एक कार्यशील संस्करण बना, और अंततः इसे संशोधित या फिर से करना।

नतीजतन, मेरी पसंद Google सेवाओं (ड्राइव, शीट्स, कैलेंडर) पर गिर गई। जानकारी के इनपुट / आउटपुट का मुख्य स्रोत Google शीट्स है, क्योंकि मेरी पत्नी को स्प्रेडशीट के साथ काम करने का अनुभव है, इसलिए, यदि आवश्यक हो, तो वह अपने आप में बदलाव कर सकती है। मैंने इस तथ्य को भी ध्यान में रखा कि उपकरण का उपयोग उन कर्मचारियों द्वारा किया जाएगा जो कंप्यूटर का उपयोग करने में बहुत अच्छे नहीं हो सकते हैं, और उन्हें यह सिखाना बहुत आसान होगा कि किसी तालिका में डेटा दर्ज करने की तुलना में उन्हें यह सिखाने के लिए कि 1 सी जैसे कुछ विशेष कार्यक्रम के साथ कैसे काम करना है।

तालिकाओं में दर्ज किए गए डेटा को वास्तविक समय में बदल दिया जाता है, अर्थात, किसी भी समय आप कंपनी की स्थिति देख सकते हैं, अंतर्निहित सुरक्षा, आप कुछ लोगों तक पहुंच को प्रतिबंधित कर सकते हैं।

आर्किटेक्चर और डेटा संरचना को डिज़ाइन करना

एक बच्चों का खेल का कमरा कई बुनियादी सेवाएं प्रदान करता है।

• एक मानक यात्रा तब होती है जब कोई ग्राहक अपने बच्चों के खेल के मैदान में बिताए समय को खरीदता है।
• पर्यवेक्षित यात्रा - जब कोई ग्राहक अपने बच्चों के खेल के मैदान में बिताए समय और पर्यवेक्षण के लिए अतिरिक्त भुगतान करता है। यही है, ग्राहक बच्चे को छोड़ सकता है और अपने व्यवसाय के बारे में जा सकता है, और कमरे का कार्यकर्ता माता-पिता की अनुपस्थिति के दौरान बच्चे के साथ खेलता और देखेगा।
• खुला जन्मदिन - ग्राहक मेहमानों को खाने और समायोजित करने के लिए एक अलग टेबल किराए पर लेता है और खेल के कमरे में एक मानक यात्रा के लिए भुगतान करता है, जबकि कमरा सामान्य रूप से काम कर रहा है।
• बंद जन्मदिन - क्लाइंट पूरे कमरे को किराए पर देता है, कमरा किराये की अवधि के दौरान अन्य ग्राहकों को स्वीकार नहीं करता है।

मालिक के लिए यह जानना महत्वपूर्ण है कि कितने लोगों ने कमरे का दौरा किया, कितना पुराना, कितना समय बिताया, कितना पैसा कमाया, कितना खर्च किया (यह अक्सर ऐसा होता है कि व्यवस्थापक को कुछ खरीदने या भुगतान करने की आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए, डिलीवरी या पानी के लिए,) कितने जन्म दिन थे

किसी भी आईटी परियोजना की तरह, मैंने भविष्य की प्रणाली की वास्तुकला के माध्यम से सोचकर और डेटा संरचना विकसित करके शुरू किया। चूंकि पति-पत्नी व्यवसाय में लगे हुए हैं, उन्हें वह सब कुछ पता है जिसे उन्हें देखने, नियंत्रण करने और शासन करने की आवश्यकता है, इसलिए उन्होंने ग्राहक के रूप में काम किया। साथ में, हमने एक मंथन किया और सिस्टम की आवश्यकताओं को पूरा किया, जिसके आधार पर मैंने सिस्टम की कार्यक्षमता पर विचार किया और Google डिस्क में निम्न फ़ाइल और फ़ोल्डर संरचना का गठन किया:



समेकित दस्तावेज़ में कंपनी की सामान्य जानकारी होती है: आय, व्यय, विश्लेषण



दस्तावेज़ "व्यय" में कंपनी के मासिक खर्चों की जानकारी होती है। अधिक पारदर्शिता के लिए, श्रेणियों में टूट गया: कार्यालय व्यय, कर, कर्मचारियों की लागत, विज्ञापन लागत, अन्य खर्च।


मासिक खर्च


वर्ष के लिए खर्चों की सारांश तालिका

"राजस्व" फ़ोल्डर में 12 Google शीट फाइलें हैं, प्रत्येक महीने के लिए एक। ये मुख्य कामकाजी दस्तावेज हैं जो कर्मचारी रोज भरते हैं। उनमें प्रत्येक कार्य दिवस के लिए एक अनिवार्य डैशबोर्ड टैब और टैब होते हैं। डैशबोर्ड टैब चीजों की त्वरित समझ के लिए चालू माह के लिए सभी आवश्यक जानकारी प्रदर्शित करता है, और कीमतें निर्धारित करना और सेवाएं जोड़ना भी संभव है।


डैशबोर्ड टैब


दैनिक टैब

व्यवसाय विकास की प्रक्रिया में, अतिरिक्त आवश्यकताएं छूट, सदस्यता, अतिरिक्त सेवाओं, घटनाओं के रूप में प्रकट होने लगीं। हमने यह सब समय के साथ लागू किया, लेकिन यह उदाहरण सिस्टम के मूल संस्करण को दर्शाता है।

कार्यक्षमता निर्माण

जब मुझे मुख्य संकेतक का पता चला, तो संस्थाओं के बीच वास्तुकला और डेटा विनिमय के माध्यम से काम किया, मैंने कार्यान्वयन शुरू किया। सबसे पहले, "आय" फ़ोल्डर में, मैंने एक Google शीट दस्तावेज़ बनाया। उन्होंने इसमें दो टैब बनाए: डैशबोर्ड और महीने का पहला दिन, जिसमें उन्होंने निम्नलिखित तालिका जोड़ी।


मुख्य वर्कशीट

यह मुख्य कार्यपत्रक है जो प्रशासक के साथ काम करेगा। उसे बस आवश्यक फ़ील्ड (लाल रंग में चिह्नित) भरने की आवश्यकता है, और सिस्टम स्वतंत्र रूप से सभी आवश्यक संकेतकों पर विचार करेगा।

इनपुट त्रुटियों और सुविधा को कम करने के लिए, "विज़िट का प्रकार" फ़ील्ड को उन सेवाओं की ड्रॉप-डाउन सूची के साथ लागू किया गया है जिन्हें हम डैशबोर्ड पृष्ठ पर संपादित कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, इन कक्षों में डेटा सत्यापन जोड़ें और डेटा प्राप्त करने की सीमा को इंगित करें।



गणना में मानवीय त्रुटि को कम करने के लिए, मैंने ग्राहक द्वारा कमरे में बिताए गए घंटों की एक स्वचालित गणना और देय राशि की गणना की।

ऐसा करने के लिए, प्रशासक को ग्राहक के आगमन का समय (कॉलम E) और प्रस्थान का समय (स्तंभ F) प्रारूप HH: MM में अंकित करना चाहिए। गेम रूम में क्लाइंट द्वारा बिताए गए कुल समय की गणना करने के लिए, मैं इस सूत्र का उपयोग करता हूं:

=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8) 

सेवाओं का उपयोग करने के लिए धन की स्वचालित गणना के लिए, मुझे अधिक जटिल सूत्र का उपयोग करना पड़ा, क्योंकि सेवा के प्रकार के आधार पर एक घंटे की कीमत भिन्न हो सकती है। इसलिए, मुझे QUERY फ़ंक्शन का उपयोग करके डैशबोर्ड पृष्ठ पर सेवा तालिका में डेटा को बांधना पड़ा:

 =ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0) 

मुख्य क्रियाओं के अलावा, मैंने अवांछित IFERROR या ISBLANK त्रुटियों के साथ-साथ ROUNDDOWN फ़ंक्शन को समाप्त करने के लिए अतिरिक्त फ़ंक्शंस जोड़े - ताकि छोटी चीज़ों के साथ गड़बड़ न हो, मैंने अंतिम राशि को ग्राहक की ओर गोल किया।

मुख्य आय (किराये के समय) के अलावा, बच्चों के खेल में सेवाओं या खिलौने बेचने के रूप में अतिरिक्त आय होती है, और कर्मचारी कुछ छोटे खर्च करते हैं, उदाहरण के लिए, पीने के पानी का भुगतान या तारीफ के लिए मिठाई खरीदना, यह सब भी ध्यान में रखना चाहिए।

इसलिए, मैंने दो और टैबलेट जोड़े जिसमें हम इस डेटा को ठीक करेंगे:



गोलियों के साथ काम करना आसान बनाने के लिए, मैंने उन्हें रंग दिया और कोशिकाओं के सशर्त स्वरूपण को जोड़ा।

मुख्य टेबल तैयार हैं, अब आपको मुख्य संकेतक को एक अलग तालिका में सारांशित करने की आवश्यकता है ताकि आप यह स्पष्ट रूप से देख सकें कि प्रति दिन कितना कमाया गया है और यह कितना पैसा हाथ में है और जो कार्ड पर है।



भुगतान के प्रकार द्वारा पैसे की कुल गणना के लिए, मैंने फिर से QUERY फ़ंक्शन का उपयोग किया:

 =QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I=''"»  «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I=''") 

कार्य दिवस के अंत में, व्यवस्थापक को केवल राजस्व को दोबारा जांचना होगा और मैन्युअल रूप से पुनर्गणना नहीं करनी होगी। हम व्यक्ति को अतिरिक्त काम करने के लिए मजबूर नहीं करते हैं, और मालिक किसी भी समय स्थिति को देख और नियंत्रित कर सकता है।

सभी आवश्यक टेबल तैयार हैं, अब बस प्रत्येक दिन के लिए टैब की नकल करें, उन्हें नंबर दें और निम्नलिखित प्राप्त करें।



बहुत बढ़िया! लगभग सब कुछ तैयार है, यह डैशबोर्ड टैब पर महीने के सभी मुख्य संकेतक प्रदर्शित करने के लिए रहता है।

प्रति माह आय की कुल राशि प्राप्त करने के लिए, आप निम्न सूत्र लिख सकते हैं

 ='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+ '12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+ '22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1 

जहाँ D1 दैनिक राजस्व के साथ सेल है, और '1', '2' और इसी तरह टैब का नाम है। ठीक उसी तरह, मुझे अतिरिक्त आय और खर्चों का डेटा मिलता है।

स्पष्टता के लिए, मैंने श्रेणी के अनुसार कुल उपज प्रदर्शित करने का निर्णय लिया। ऐसा करने के लिए, मुझे सभी टैब से एक जटिल चयन और समूहीकरण करना था, और फिर खाली और अनावश्यक लाइनों को फ़िल्टर और निकालना होगा।


श्रेणी के अनुसार लाभप्रदता

मूल आय लेखांकन उपकरण तैयार है, अब वर्ष के प्रत्येक महीने के लिए फ़ाइल को डुप्लिकेट करें।

जब मैंने लेखांकन और आय के नियंत्रण के लिए उपकरण बनाया, मैंने खर्चों की एक तालिका बनाने के बारे में निर्धारित किया, जिसमें हम सभी मासिक खर्चों को ध्यान में रखेंगे: किराया, पेरोल, करों, सामानों की खरीद और अन्य खर्च।

वर्तमान वर्ष के फ़ोल्डर में, उसने एक Google शीट दस्तावेज़ बनाया और उसमें 13 टैब, एक डैशबोर्ड और बारह महीने जोड़े।


डैशबोर्ड टैब

स्पष्टता के लिए, डैशबोर्ड टैब ने वर्ष के लिए वित्तीय व्यय पर सभी आवश्यक जानकारी को संक्षेप में प्रस्तुत किया।

और महीने के प्रत्येक टैब में मैंने एक तालिका बनाई जिसमें हम कंपनी के पैसे का सभी खर्च श्रेणी के अनुसार रखेंगे।


महीना टैब

यह बहुत सुविधाजनक निकला, अब आप कंपनी के सभी खर्चों को देख और नियंत्रित कर सकते हैं, और यदि आवश्यक हो, तो इतिहास देखें और यहां तक ​​कि एनालिटिक्स भी करें।

चूंकि आय और खर्चों की जानकारी अलग-अलग फाइलों में है और निगरानी करना बहुत सुविधाजनक नहीं है, इसलिए मैंने एक फाइल बनाने का फैसला किया, जिसमें मैं मालिक को नियंत्रित करने और प्रबंधित करने के लिए आवश्यक सभी प्रासंगिक जानकारी एक साथ लाया। मैंने इस फाइल को "समेकित" कहा।


सारांश तालिका

इस फ़ाइल में, मैंने एक तालिका बनाई है जो तालिकाओं से मासिक डेटा प्राप्त करती है, इसके लिए मैंने एक मानक फ़ंक्शन का उपयोग किया है:

 =IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1") 

जहां पहला तर्क दस्तावेज़ की आईडी है, और दूसरा पैरामीटर आयातित सीमा है।

फिर वह वार्षिक शेष राशि को साथ लाया: कितना कमाया, कितना खर्च किया, क्या लाभ, लाभ। आवश्यक डेटा की कल्पना की।

और सुविधा के लिए, ताकि व्यवसाय के मालिक एक ही स्थान पर सभी डेटा देख सकें और फाइलों के माध्यम से न चल सकें, मैंने वर्ष के किसी भी महीने का चयन करने और वास्तविक समय में मुख्य संकेतक प्रदर्शित करने की क्षमता को एकीकृत किया।

ऐसा करने के लिए, मैंने महीनों का एक समूह और एक दस्तावेज आईडी बनाया



फिर मैंने "डेटा -> डेटा सत्यापन" का उपयोग करके एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाई, लिंक की सीमा निर्दिष्ट की और दस्तावेज़ के लिए डायनेमिक लिंक के साथ आयात को कॉन्फ़िगर किया

 =IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8") 

निष्कर्ष

जैसा कि आप देख सकते हैं, आपके व्यवसाय में प्रक्रियाओं में सुधार करना उतना मुश्किल नहीं है जितना कि यह प्रतीत हो सकता है, और इसके लिए आपको किसी भी सुपर-कौशल की आवश्यकता नहीं है। बेशक, इस प्रणाली में बड़ी संख्या में नुकसान हैं, और व्यवसाय की वृद्धि के साथ इसका उपयोग करना असंभव होगा, लेकिन एक छोटे व्यवसाय के लिए या एक परिकल्पना का परीक्षण करते समय शुरुआत में, यह एक उत्कृष्ट समाधान है।

यह गेम रूम तीसरे वर्ष के लिए इस निर्णय पर काम कर रहा है, और केवल इस वर्ष, जब हम पहले से ही सभी प्रक्रियाओं को स्पष्ट रूप से समझते हैं, तो हम अपने ग्राहक और बाजार को जानते हैं। हमने एक पूर्ण ऑनलाइन व्यवसाय प्रबंधन उपकरण बनाने का निर्णय लिया। Google ड्राइव पर डेमो ऐप

पुनश्च

Google स्प्रेडशीट का उपयोग व्यवसाय की निगरानी के लिए बहुत सुविधाजनक नहीं है, खासकर फोन से। इसलिए मैंने एक पीडब्ल्यूए एप्लिकेशन बनाया जो वास्तविक समय में सभी मुख्य व्यावसायिक संकेतकों को एक सुविधाजनक प्रारूप में प्रदर्शित करता है