सूचना उपकरण या हम अपनी सेवाओं और प्रक्रियाओं के बारे में कैसे बात करते हैं

हेब्र, नमस्कार!

हर किसी ने देश भर में शाखाओं के नेटवर्क के साथ कम से कम एक बड़ी भौगोलिक रूप से वितरित कंपनी में काम किया, जो इस समस्या का सामना कर रहा था: “आप अपनी इकाई के भीतर प्रदान की जाने वाली सेवाओं और सेवाओं के बारे में इच्छुक पार्टियों को कैसे सूचित करें? एक विशाल देश के विभिन्न क्षेत्रों से आईटी टीमों के विखंडन के कारण रिपोर्ट / कार्यात्मक विकास के दोहराव से कैसे बचें, डेटा और रिपोर्टिंग को केंद्रीकृत कैसे करें, विकासशील रिपोर्ट के लिए कंपनी की लागत को कम कैसे करें? "

इस मुद्दे ने हमारी टीम, डेटा प्रबंधन के लिए व्यापार खुफिया टीम को पारित नहीं किया है। लेकिन इस बात की जानकारी कैसे दी जाए कि हमारे पास वर्तमान में क्या-क्या परियोजनाएँ हैं, जिन पर हम काम कर रहे हैं और हमारे साथ कैसे बातचीत की जाए? हम अपने संचार उपकरणों के बारे में बात करेंगे और मुझे उम्मीद है कि आप अपनी सिफारिशें साझा करेंगे।

हमने जो शुरुआत की वह एक पोर्टल का निर्माण कर रहा है। एक त्वरित शुरुआत के लिए, एक विकी उठाया गया था जिसमें उन्होंने अपनी सेवाओं और प्रक्रियाओं के मुख्य पहलुओं को प्रतिबिंबित किया। फिर उन्होंने अपनी गतिविधियों को समानांतर किया। एक ओर, वे एक सुविधाजनक और कार्यात्मक इंटरफ़ेस के साथ एक पूर्ण पोर्टल पर काम करना शुरू कर दिया। दूसरी ओर, वे विकी पर सामग्री को आगे पुन: उपयोग करने के लक्ष्य से भर रहे थे।



तो, चलिए उस सामग्री के बारे में बात करते हैं जिसे हम प्रसारित करना चाहते हैं। हमारा मुख्य लक्ष्य कंपनी में लागू रिपोर्टों का डेटाबेस बनाना था - "रिपोर्ट का रजिस्टर"। यह विचार बहुत अच्छा है, लेकिन ... सवाल तुरंत उठता है: "रजिस्ट्री में क्या डेटा इंगित किया जाना चाहिए ताकि उपयोगकर्ता समझे कि यह किस तरह की रिपोर्ट है और क्या यह उसके अनुरूप है?"

वास्तव में, यदि हम नाम का संकेत देते हैं, तो यह स्पष्ट रूप से पर्याप्त नहीं होगा, और यदि हम तकनीकी स्टैक सहित रिपोर्ट से हमें पता है कि यह सब कुछ इंगित करता है, तो यह एक स्पष्ट अतिरिक्त जानकारी होगी, जो भयभीत कर सकती है।

फिर यह मध्य मैदान कहां है जो उपयोगकर्ता को रिपोर्ट पर मुख्य महत्वपूर्ण जानकारी को समझने की अनुमति देगा, लेकिन उसके लिए निरर्थक नहीं होगा? हर कोई शायद इस सवाल का अपने तरीके से जवाब देगा, लेकिन हम आपके साथ सूची में हमारे दृष्टिकोण को साझा करते हैं:

• रिपोर्ट का नाम - ठीक है, सब कुछ स्पष्ट है, नाम जानने के बिना, रिपोर्ट का उपयोग करना असंभव है।
• रिपोर्ट का संक्षिप्त विवरण - यहां भी सब कुछ स्पष्ट है, नाम हमेशा रिपोर्ट के सार को पूरी तरह से प्रतिबिंबित नहीं करता है, इसलिए, संक्षिप्त विवरण में हमने मुख्य संकेतकों और अनुभागों को इंगित किया, जिसके लिए इसे बनाया गया था।
• रिपोर्टिंग प्रणाली - यदि आपके पास एक से अधिक रिपोर्टिंग प्रणाली है तो यह आइटम प्रासंगिक है। आपको यह समझने की जरूरत है कि रिपोर्ट को किस सिस्टम में लागू किया गया है।
• डेटा उपलब्धता की आवृत्ति - यह उपयोगकर्ताओं के लिए वास्तव में महत्वपूर्ण हो सकता है। उदाहरण के लिए, एक रिपोर्ट मासिक रूप से अपडेट की जाती है, और विशिष्ट उद्देश्यों के लिए एक दैनिक अपडेट की आवश्यकता होती है।
• डेटा उपलब्धता की गहराई - यह समझना महत्वपूर्ण है कि रिपोर्ट में कितना डेटा है।
• दस्तावेज़ीकरण से लिंक - यदि, हमने जो कुछ भी पहले संकेत दिया है, उस पर ध्यान दिया है, तो उपयोगकर्ता को रिपोर्ट में दिलचस्पी है, फिर आप एक विस्तृत विवरण के साथ दस्तावेज़ में जा सकते हैं, जहां सभी विस्तृत आवश्यकताओं का वर्णन किया गया है।
• संपर्क व्यक्ति - एक कर्मचारी जो रिपोर्ट पर प्रश्नों के मामले में सहयोगियों को सलाह दे सकता है।
• रिपोर्ट से लिंक करें - अगर कोई समझ है कि रिपोर्ट उपयुक्त है, तो आप तुरंत लिंक पर क्लिक कर सकते हैं और रिपोर्ट फॉर्म में आ सकते हैं।

और अब क्रम में।

1. शब्दावली

बड़ी कंपनियों में, हर कोई अलग भाषा बोलता है। एक विभाग के लिए, पता पंजीकरण के लिए पता है, और दूसरे के लिए, वास्तविक निवास का पता है।

इस समस्या को कैसे हल करें? अत्यधिक विशिष्ट शब्दों, संक्षिप्तताओं और अवधारणाओं की एक एकल शब्दावली सहायता के लिए आती है - एक शब्दकोष। जिसके विकास के लिए हमने शुरुआत की।

2. रजिस्ट्री

रजिस्ट्री में, हमने सभी रिपोर्टों को प्रतिबिंबित किया, लेकिन उनमें से बहुत सारे थे। यह गिनना आवश्यक नहीं है कि उपयोगकर्ता वह सब कुछ देखेगा जो उसमें सूचीबद्ध है। कीवर्ड खोज हमेशा सही ढंग से काम नहीं कर सकती हैं। खोज में सहायता के लिए, हमने सभी रिपोर्ट को विषय क्षेत्रों से विभाजित किया और इस क्षेत्र को फ़िल्टर में प्रदर्शित किया।

और सूचित करने के उद्देश्य से रजिस्टर में और क्या शामिल किया जा सकता है? आपके विवेक पर पहले से ही है, लेकिन अभी भी कई विकल्प हैं: रिपोर्टिंग ग्राहक (यानी, जो आम तौर पर इन रिपोर्टों की आवश्यकताओं को निर्धारित करते हैं), सूचना के प्रारंभिक स्रोत (यानी जहां डेटा भंडारण से प्राप्त होता है), एक विज़ुअलाइज़ेशन उपकरण, और बहुत कुछ।

क्या विशेषता संरचना के विस्तृत विवरण के बिना उपयोगकर्ता की जरूरतों को हल करने के लिए रजिस्ट्री पर्याप्त है? बिल्कुल नहीं। और प्रत्येक रिपोर्ट के लिए, हमने इस विवरण को तैयार करना शुरू किया।

बेशक, यह इंगित करने के लिए कि विशेषता का नाम छोटा होगा। इसलिए, हमने निम्नलिखित बिंदुओं को इंगित करने का निर्णय लिया:

• विशेषता का नाम - सब कुछ स्पष्ट है
• विवरण का वर्णन करें - यहाँ शब्द के व्यावसायिक अर्थ को इंगित किया गया है और, यदि इसकी गणना की जाती है, तो गणना का व्यावसायिक तर्क
• विशेषता प्रकार - आयाम या मीट्रिक
• विशेषता श्रेणी - एक विशेषता केवल एक फ़िल्टर है, या केवल रिपोर्ट में परिलक्षित होती है, या आम तौर पर फ़िल्टर के रूप में और रिपोर्ट की विशेषता के रूप में दोनों मौजूद होती है

शब्दावली और रजिस्ट्री बातचीत

और अब हमारे पास कंपनी में लागू रिपोर्टों को देखने के लिए एक सुविधाजनक उपकरण है, और यह पहले से ही एक बड़ी जीत है। और फिर से दिखाई देता है ...

लेकिन रिपोर्ट रजिस्ट्री और सामान्य रिपोर्ट विवरण, विस्तृत रिपोर्ट विवरण और शब्दावली के साथ रिपोर्ट रजिस्ट्री के बीच क्या संबंध है?

इस प्रश्न का उत्तर देने के लिए, आइए चित्र देखें:



इसलिए, उपयोगकर्ता रिपोर्ट रजिस्ट्री से सामान्य विवरण के साथ या शब्दावली से खोज शुरू कर सकता है।

और फिर संक्रमण कॉन्फ़िगर किए गए हैं:

• शब्दावली - रिपोर्टों का विस्तृत विवरण - इस परिवर्तन के साथ, जब आप शब्द के नाम पर क्लिक करते हैं, तो आपको शब्द के विस्तृत विवरण के लिए पृष्ठ पर ले जाया जाएगा, जो इस शब्द का उपयोग करने वाली रिपोर्ट प्रदर्शित करता है। रिपोर्ट के नाम के माध्यम से, आप रिपोर्ट के रजिस्टर पर जा सकते हैं।
• रिपोर्ट रजिस्ट्री - रिपोर्ट का विस्तृत विवरण - इस परिवर्तन में, जब आप रिपोर्ट के नाम पर क्लिक करते हैं, तो आपको रिपोर्ट के विस्तृत विवरण के साथ एक शीट पर ले जाया जाएगा, जहाँ पर उत्तरदायी संरचना इंगित की गई है। प्रत्येक विशेषता के माध्यम से, आप शब्दावली में जा सकते हैं।

इसलिए हम कार्यान्वित रिपोर्टिंग के लिए दो मुख्य रिपोर्टिंग उपकरण कनेक्ट करने में सक्षम थे और एक पूर्ण डेटा वंश प्रक्रिया के लिए आधारशिला रखते थे।

लेकिन ये सभी सूचना सेवाएं नहीं हैं जिन्हें हमने लागू किया है। विकसित रिपोर्टिंग के अलावा, हम यह दिखाना चाहते थे कि हमारे पास रिपॉजिटरी में कौन सा डेटा है और कितनी बार डाउनलोड किया गया है। इन उद्देश्यों के लिए, हमने पोर्टल पर एक डेटा मैप प्रकाशित किया।

3. डाटा कार्ड

चूंकि हमें एक सरल, समझने योग्य उपकरण की आवश्यकता थी, जिसे कोई भी इच्छुक उपयोगकर्ता उपयोग कर सकता था, हमने एक डैशबोर्ड बनाया जिसमें दो टैब थे:

• मुख्य टैब पर, हमने अपने भंडार से जुड़े सभी स्रोतों को दिखाया। और हमारे पास उनमें से बहुत से हैं - 150 से अधिक टुकड़े। लेकिन स्रोतों के नाम के बारे में जानकारी उपयोगी नहीं होगी यदि हम नियमों और लोडिंग की नियोजित तारीखों को प्रतिबिंबित नहीं करते हैं। इसलिए हमने यह जानकारी जोड़ी।
• दूसरे टैब पर, हमारे पास पहले से ही भंडारण परतों द्वारा तालिकाओं और विशेषताओं की विस्तृत जानकारी है। ऑपरेटिंग परत की तालिकाओं की संरचना और विवरण, स्रोत से स्रोत प्रारूप में लोड किए गए। और विश्लेषणात्मक परत की संरचना - रिपोर्टिंग मामलों की परत।

प्राप्त प्रतिक्रिया से देखते हुए, यह उपकरण हमारे उपयोगकर्ताओं और व्यापार ग्राहकों के लिए बहुत उपयोगी था। हमारे विभाग के विशेषज्ञों से संपर्क किए बिना, वे उस डेटा का एक सामान्य विचार प्राप्त करने में सक्षम थे जिसे हम भंडार में संचालित करते हैं।

आप पोर्टल के बारे में और क्या बताना चाहेंगे? जानकारी सेवाओं के अलावा जो हमें बताती है कि क्या लागू किया गया है, हमने पोर्टल पर वर्तमान गतिविधियों पर अनुभाग पोस्ट किए हैं। हमारी गतिविधियों को दो बड़ी धाराओं में विभाजित किया गया है - ये रैखिक विकास और परियोजनाएं हैं। रैखिक विकास के एक हिस्से के रूप में, हम व्यावसायिक ग्राहकों की वर्तमान आवश्यकताओं पर रिपोर्टिंग विकसित कर रहे हैं, और परियोजनाओं के ढांचे में, गोदाम के विकास से संबंधित प्रमुख अवसंरचना गतिविधियाँ। इसलिए पोर्टल पर हम इन गतिविधियों के बारे में सारी जानकारी प्रकाशित करते हैं - लक्ष्य, उद्देश्य, परियोजना प्रतिभागी, कार्य योजना, मील के पत्थर।

एक भी पोर्टल नहीं

अगर आपको लगता है कि पोर्टल पर हमें ठीक किया गया है, तो ऐसा नहीं है। प्रक्रियाओं की पारदर्शिता सुनिश्चित करने और ग्राहकों को कार्यों के चरणों के बारे में सूचित करने के लिए, हमने जीरा को लिया। इसके मूल में, जीरा एक ऐसी प्रणाली है जो समर्थन और विकास के आयोजन के लिए अधिक उपयुक्त है। लेकिन जीरा का नकारात्मक पक्ष यह है कि इसमें समय प्रबंधन क्षमता नहीं है। अनुसूची तिथियों को एमएस परियोजना में, उदाहरण के लिए, बाहर करना पड़ता है।

हमारी इकाई के काम के आयोजन के लिए आधुनिक टूल में ग्राहक को एक परिचित समय-योजना प्रारूप कैसे दें? खुद के लिए, हमने बिगगैंट प्लगइन स्थापित करने में एक समाधान पाया।



इस प्लगइन JIRA कार्यक्षमता के लिए क्या नई सुविधाएँ लाया:

• सभी महाकाव्यों के कार्य / उप-प्रकारों के लिए एक पदानुक्रम सुविधा है
• अब आप गैन्ट चार्ट के आधार पर कार्यों के बीच निर्भरता का निर्माण कर सकते हैं
• अब आप आने वाले स्प्रिंट को सीधे प्लगइन इंटरफेस में योजना बना सकते हैं
• अब आप एक गैंट चार्ट के प्रारूप में वर्तमान गतिविधियों को नेत्रहीन रूप से प्रदर्शित कर सकते हैं।

नतीजतन, ग्राहक को किसी भी समय रिपोर्ट और गैन्ट चार्ट के रूप में कार्यों के कार्यान्वयन पर वास्तविक आंकड़े देखने का मौका दिया गया था।



पोर्टल टूल के साथ सब कुछ स्पष्ट प्रतीत होता है। लेकिन यह कैसे सुनिश्चित करें कि उपयोगकर्ता हमारे उत्पादों के बारे में पता लगाते हैं जैसे वे बाजार पर दिखाई देते हैं और लॉन्च करते हैं? इस समस्या को हल करने के लिए, हमने नियमित डिजीज भेजने की प्रथा शुरू की है। समाचार पत्र के लिए जाने से पहले डाइजेस्ट के प्रारूप और सामग्री को कई बार संसाधित किया गया था। लेकिन अंत में, हम सबसे सुविधाजनक दृष्टिकोण पर आए:

• उन्होंने कार्य के बारे में न्यूनतम उपयोगी जानकारी, व्यावसायिक कार्यात्मक आवश्यकताओं की एक कड़ी और परियोजना के लिए एक संपर्क व्यक्ति को प्रतिबिंबित किया।
• हमने खुदाई को 2 प्रकारों में विभाजित किया है: रैखिक विकास पर मासिक और परियोजना गतिविधियों पर त्रैमासिक।
• प्रशिक्षण विनियमों की तैयारी, सत्यापन और सहमति के लिए जिम्मेदार।

जब पाचन तैयार हो जाता है, तो प्राप्तकर्ता के साथ सवाल उठता है: इसे किसको भेजा जाए और मेलिंग सूची कैसे बनाई जाए? प्रारंभ में, हमने क्षेत्रों के व्यापारिक भागीदारों से प्रतिक्रिया के आधार पर मेलिंग सूची तैयार की। फिर उन्होंने स्वयं प्राप्तकर्ताओं से संपर्कों पर सिफारिशें मांगीं। इसलिए हमें मुख्य लक्षित दर्शकों को कवर करने वाली एक सूची मिली। बाकी के लिए, न्यूज़लेटर में दिलचस्पी रखने वालों ने डेटाऑफ़िस पोर्टल पर अपनी सदस्यता लेने या एकल मेलबॉक्स के लिए अनुरोध प्रस्तुत करने का अवसर काम किया है।



सूचित करने का अगला तरीका, जिसे हमने घर पर उपयोग करना शुरू किया, वेबिनार के माध्यम से है। वेबिनार में, हम अपनी प्रक्रियाओं के बारे में बात करते हैं, कार्यों के कार्यान्वयन के लिए दृष्टिकोण, रिपोर्टिंग के रैखिक विकास के लिए गतिविधि के मुख्य क्षेत्र, रिपोर्टिंग कार्यों के कार्यान्वयन पर एक योजना / तथ्य। यह प्रारूप बहुत सुविधाजनक निकला, क्योंकि आप तुरंत प्रतिक्रिया प्राप्त कर सकते थे और खुले मुद्दों पर चर्चा कर सकते थे।

ताकि उपयोगी जानकारी कहीं खो न जाए और जल्दी से प्राप्त की जा सके, हम पोर्टल पर सभी वेबिनार बचाते हैं।



लेकिन हम सूचित करने के इन तरीकों पर नहीं रुके, हमने गिल्ड्स के ढांचे में सहकर्मियों के साथ विभिन्न दिशाओं और परियोजनाओं के विशेषज्ञों के स्व-संगठित समुदायों के साथ सक्रिय रूप से बातचीत करना शुरू कर दिया। हमारी कंपनी ने पहले ही वास्तुकारों, परियोजना प्रबंधकों और विश्लेषकों को दोषी ठहराया है। गिल्ड के अंदर, हम सामान्य प्रथाओं पर चर्चा करते हैं, एक संयुक्त टूलकिट और दृष्टिकोण विकसित करते हैं। अब हम सक्रिय रूप से "आंतरिक मित्पनाया" परियोजना का विकास कर रहे हैं, जिसे माइटैप्स की प्रभावीता बढ़ाने और अन्य सहयोगियों को उनसे जोड़ने में रुचि के लिए बनाया गया है।

अब तक, यह सब हम आपको हमारे उपकरणों के बारे में बताना चाहते थे। लेकिन हम वहां नहीं रुकते हैं और अपने संचार के विकास पर काम करना जारी रखते हैं। हमें खुशी होगी अगर हमारा अनुभव आपके लिए उपयोगी है!

डेटाऑफ़िस टीम