परियोजना प्रबंधन विधि उपकरण (भाग 2)

मैं एक परियोजना संगठन के प्रबंधन पर उन स्थितियों में प्रकाशनों की एक श्रृंखला जारी रखता हूं जब समय पर और पूर्ण रूप से सभी दायित्वों को पूरा करने की बहुत आवश्यकता होती है और एक संसाधन सीमा होती है। पिछली बार मैंने पल्स मैनेजमेंट (पल्स मेथड) की अवधारणा के बारे में बात की थी, बाद में इसे "विधि" के रूप में संदर्भित किया गया था, और अब हम टूल के विषय पर स्पर्श करेंगे।

प्रशिक्षण में स्क्रम या एक्सट्रीम प्रोग्रामिंग जैसे फुर्तीले दृष्टिकोणों के बारे में बात करते हुए, आप अनिवार्य रूप से मूल्यों और सिद्धांतों के विषय पर स्पर्श करते हैं। लेकिन जब आप संगठन में समान विधियों को लागू करना शुरू करते हैं, तो यह पता चलता है कि मूल्य अच्छे हैं, लेकिन वे कंपनी के लक्ष्यों को पूरा नहीं करते हैं। क्योंकि ये स्वयं प्रक्रिया के अस्तित्व के मूल्य हैं, ये मान काम की प्रक्रिया के सिद्धांतों में सुधार के लिए महत्वपूर्ण हैं, ताकि सिद्धांतों के आधार पर प्रक्रिया के तरीकों में सुधार हो सके। एक कंपनी के अपने मूल्य हो सकते हैं, जो वास्तव में "जीवित जीव" के रूप में इसके लिए महत्वपूर्ण है। अक्सर इसे कंपनी के मिशन में ले जाया जाता है।

संगठन प्रबंधन विधि उपकरण

पद्धति की अवधारणा के आधार पर, संगठन तीन दिशाओं में विकसित होता है: उद्देश्य, प्रक्रियाएं, प्रौद्योगिकियां और तीन सोचा प्रवाह हैं जिनके बीच हम स्विच करते हैं। यह पद्धति दायित्वों को पूरा करने के लिए पूरे संगठन के प्रयासों को अधिकतम करने के लिए मुख्य उपकरण निर्धारित करती है:

1. सिद्धांतों, मूल्यों और लक्ष्यों पर समझौता
2. नियम
3. गुणवत्ता समझौता
4. ताल

अलग से इस्तेमाल किया जाने वाला प्रत्येक मेथड टूल एकसाथ ऐसा प्रभाव नहीं देगा।

सिद्धांतों, मूल्यों और लक्ष्यों पर समझौता

पल्स विधि प्रक्रिया के आयोजन के लिए तैयार सिद्धांतों और मूल्यों को प्रदान नहीं करती है, यह केवल आपके मान और सिद्धांत हो सकते हैं जिसके अनुसार आप निर्णय लेते हैं। विधि मान्यताओं पर आधारित है और यदि आप उनसे सहमत हैं, तो आप विधि उपकरण का पूर्ण रूप से उपयोग कर सकते हैं या अपनी वास्तविकता के अनुसार एक एनालॉग ढूंढ सकते हैं।

संगठन के नियम और विधि आवश्यकताएँ

पल्स विधि निम्नलिखित परिसर (नियमों) पर आधारित है:

1. एक कंपनी आज और भविष्य में पैसा बनाने के लिए मौजूद है।
2. समय पर और पूर्ण रूप से ग्राहक को दायित्वों की उच्च गुणवत्ता की पूर्ति
3. एक संगठन द्वारा दायित्वों की पूर्ति की भविष्यवाणी प्रत्येक ग्राहक के लिए महत्वपूर्ण है।

संगठन के लक्ष्य

इन परिसरों के आधार पर, आपको अपने संगठन के लिए निर्धारित करना चाहिए

1. मिशन और संगठन के लक्ष्य।
2. मान - आपके संगठन के लिए क्या महत्वपूर्ण है और क्या महत्वपूर्ण नहीं है। कर्मचारी व्यवहार में आप सबसे अधिक क्या महत्व रखते हैं।
3. कार्य के सिद्धांत - वे नियम जिनके द्वारा आप संगठन के लक्ष्यों को प्राप्त करने के तरीकों की तलाश करेंगे और उनमें सुधार करेंगे

नियम

नियमों पर सहमत हैं

संगठन के नियम होने चाहिए। यदि नियम हैं, तो आप उनके कार्यान्वयन को नियंत्रित कर सकते हैं। नियम इरादे और उद्देश्य की स्पष्टता निर्धारित करते हैं। लेकिन यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि लोग केवल नियमों के अनुसार काम नहीं करते हैं, अनुदेश जितना अधिक विस्तृत होगा, उतनी ही कम वे निष्पादित होंगे। इसलिए, नियम बनाएं ताकि उन्हें लागू किया जा सके।

नियम कार्यक्रम संगठन

जब नियम बनाए जाते हैं और काम करते हैं, तो संगठन की संस्कृति "यहाँ यह स्वीकार किया जाता है" प्रकट होता है। नए नियमों पर आकार देने और सहमति देने से आप संगठन के व्यवहार को बदलते हैं। स्वीकृत और लागू किए गए नियम संगठन को कार्यक्रम देते हैं।

संघर्ष - विकास का अवसर

संघर्ष की उपस्थिति न तो अच्छी है और न ही बुरी। संघर्ष संगठन का विकास बिंदु है। यदि कोई संघर्ष है, तो समझौता समाधान न चुनें और संघर्ष के समाधान में देरी न करें। संघर्ष के समाधान में देरी करने से संगठन का विनाश होता है, और ठहराव का समझौता समाधान होता है। अक्सर, संघर्ष का कारण नियमों या कार्य को लागू करने के तरीके से असहमत होता है। स्थिति तय करो, व्यक्ति नहीं। एक ऐसे बिंदु की तलाश करें जहां आपके लक्ष्य और रुचियां अभिसिंचित हों।

गुणवत्ता समझौता

काम की गुणवत्ता

परिणाम की गुणवत्ता "उत्कृष्ट" या "यथासंभव उत्कृष्ट" होनी चाहिए। कार्य की खराब गुणवत्ता संगठन के प्रयासों को "मर्ज" करती है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कितनी अच्छी योजना बनाते हैं, खराब गुणवत्ता में परिवर्तन के कारण आपकी योजनाओं को मार दिया जाएगा। बड़ी संख्या में परिवर्तन विशेषज्ञों के काम की लय का उल्लंघन करते हैं और प्रेरणा को कम करते हैं।

कर्मचारियों की गुणवत्ता योग्यता

कर्मचारियों की गुणवत्ता यथासंभव उच्च होनी चाहिए। जो भी आपके महत्वाकांक्षी लक्ष्य हैं, और उत्पादों की उच्च गुणवत्ता सुनिश्चित करने की कोशिश नहीं की, आप इसे हासिल नहीं कर पाएंगे यदि आपके विशेषज्ञों में योग्यता की कमी है। योग्यता का स्तर भी गुणवत्ता का एक संकेतक है।

निर्णयों की गुणवत्ता

प्रबंधकीय निर्णयों की गुणवत्ता अन्य घटकों की गुणवत्ता की परवाह किए बिना सफलता या विफलता की ओर ले जाती है। केवल हर स्तर पर गुणवत्ता सुनिश्चित करना और समझौता समाधान से बचना ही एक संगठन को प्रभावी और सफल बना सकता है।

ताल

लय पूरे संगठन और सभी कार्यों को सिंक्रनाइज़ करता है। लय प्रबंधन के रणनीतिक स्तर से परिचालन तक समाधान को पारित करने के लिए एक गारंटीकृत समय प्रदान करता है। यदि कंपनी सिंक से बाहर है तो सभी बेहतरीन गुणवत्ता वाले निर्णय दफन किए जा सकते हैं और जब कोई निर्णय सामान्य ठेकेदार तक पहुंच जाएगा और उसके कार्यान्वयन की निगरानी की जाएगी तो कोई समझ नहीं है।

लय हो सकती है:

• दिन
• सप्ताह (या दो, तीन)
• माह
• तिमाही
• साल

ताल प्रतिक्रिया लूप और प्रतिक्रिया दर को स्थितियों और पर्यावरण में परिवर्तन के लिए निर्धारित करता है। बेशक, यदि कैटासीलम्स होते हैं या किसी की मृत्यु हो जाती है, तो आपको इसे रिपोर्ट करने के लिए अगली ताल घटना की प्रतीक्षा करने की आवश्यकता नहीं है। अन्य सभी मामलों में, ताल का पालन करना आवश्यक है।

एक जीवित जीव की लय पल्स है। यदि कोई संगठन बदलता है, तो इसमें सुधार होता है - यह जीवित है। पल्स एक जीवित संगठन की लय है।

सिंक्रनाइज़ेशन की लय

सिंक्रनाइज़ेशन की लय मध्यवर्ती नियंत्रण के बिंदु प्रदान करती है और प्रक्रिया में उभरती कठिनाइयों पर केंद्रित है। लोग, एक नियम के रूप में, यह कहना पसंद नहीं करते कि उन्हें कोई समस्या है। यदि आप पूछते हैं कि "क्या आपको कार्य में कोई समस्या है?", तो हमें उत्तर मिलेगा "नहीं, मुझे कोई समस्या नहीं है"। और जब "कोई समस्या नहीं" तो सुधार करने के लिए कुछ भी नहीं है

यदि सिंक्रनाइज़ेशन लय को परिभाषित नहीं किया जाता है, तो कर्मचारी को "किसी समस्या के बारे में सोचने" की स्थिति से बाहर निकालने की क्षमता बढ़ जाती है, परिणामस्वरूप, कर्मचारी की काम की लय फाड़ और अनुत्पादक हो जाती है। नतीजतन, एक ऐसी स्थिति पैदा हो जाती है, जहां "ऐसे वातावरण में काम करना असंभव है" और इंजीनियर बस समस्या को हल करने की कोशिश करना बंद कर देता है और गैर-कामकाजी मुद्दों से विचलित हो जाता है।

परिचालन योजना की लय

परिचालन योजना की लय परिणामों और योजनाओं के समायोजन के साथ योजनाओं का निरंतर सामंजस्य प्रदान करती है। कुछ नई योजना बनाना असंभव है यदि आपने अपनी पिछली योजनाओं के अनुसार पहले से ही जांच नहीं की है। परिचालन योजना की लय हो सकती है: एक सप्ताह, 2-3 सप्ताह या एक महीना। मुख्य बात यह है कि वह स्थायी हो। नियोजन घटनाओं के बीच की अवधि को स्प्रिंट कहा जाता है।

नियोजन की लय संगठन के नेतृत्व से लेकर निष्पादन के निचले स्तर तक शीर्ष-स्तरीय निर्णयों के हस्तांतरण को सुनिश्चित करती है। नियोजन गतिविधियाँ तात्कालिक लक्ष्यों पर ध्यान केंद्रित करती हैं, लेकिन रणनीतिक लक्ष्यों को निष्पादन के स्तर पर स्थानांतरित करना नहीं भूलती हैं जो स्प्रिंट में सभी गतिविधियों को जोड़ती हैं।

रणनीतिक और सामरिक योजना की लय

रणनीतिक और सामरिक योजना की लय अग्रिम में कई महीनों के लिए कार्य योजना प्रदान करती है। आगे की योजना विकसित की है, कर्मचारियों के भविष्य में उच्च विश्वास और चिंता और तनाव के स्तर को कम। हालांकि, याद रखें कि यह योजना ही नहीं है जो योजना के परिणामस्वरूप महत्वपूर्ण है, कोई भी योजना लगातार बदल रही है, एक योजना बनाने के कदम महत्वपूर्ण हैं।

बाहरी वातावरण लगातार बदल रहा है, इसलिए किसी भी दीर्घकालिक और मध्यम अवधि की योजना की समीक्षा की जानी चाहिए। समीक्षा की आवधिकता - तिमाही, वर्ष।

सुधार लाने की लय

सुधार लय घटनाओं एक संगठन में निरंतर सुधार के लिए अनुशासन निर्धारित किया है। इस लय में गतिविधियों को रणनीति और नियोजन की लय के साथ सिंक्रनाइज़ किया जाना चाहिए, क्योंकि वे विश्लेषण के लिए विभिन्न अवधियों को कवर करते हैं।

पिछले अनुभव का विश्लेषण करने और एक सुधार योजना विकसित करने की घटना को रेट्रोस्पेक्टिव कहा जाता है।

भाग निष्कर्ष

हमने 4 बुनियादी पल्स मैनेजमेंट टूल्स को देखा। सबसे अधिक संभावना है कि आपको अन्य प्रबंधकीय दृष्टिकोणों के साथ समानताएं मिलेंगी, जैसा कि मैंने कहा, विधि मौजूदा समाधानों पर आधारित है, जो एक बहु-परियोजना संगठन में खेल के नियमों का निर्धारण करता है। और संक्षेप में, चार योगों में पूरी विधि:

1. अपने संगठन के मिशन, मूल्यों और सिद्धांतों को परिभाषित करें
2. नियमों पर सहमत हों, नियम संगठन का कार्यक्रम करते हैं
3. निरंतर लय में काम करें। यदि कोई लय है, तो संगठन जीवित है।
4. गुणवत्ता का स्तर निर्धारित करें। खराब गुणवत्ता सभी प्रयासों को मिला देती है।

विधि के अन्य सभी भाग परिसर के आधार पर नियमों का एक समूह हैं।

जारी रखा जाए ।

पुनश्च: लेकिन, यदि आप एक ही बार में सब कुछ चाहते हैं, तो एक मैनुअल "पल्स मैनेजमेंट: एक परियोजना संगठन का प्रबंधन" है।