एएमओ, बिट्रिक्स, 1 सी और अन्य: कैसे चुनें कि कहां से शुरू करें?

लेखा स्वचालन के लिए तैयारी के प्रबंधक / प्रबंधक के लिए तीन सुझाव

"लेखा प्रणाली - एक संगठन की संपत्ति और व्यवसाय संचालन पर डेटा एकत्र करने, प्रसंस्करण और रिपोर्टिंग के लिए एक सूचना प्रणाली"
मिखाइल ड्रॉबिटको, टेकमैन

आप कंपनी के मालिक हैं। आपने महसूस किया कि यह आपके व्यवसाय को संख्याओं में देखने का समय है। अड़चनें, पैसे और जानकारी के लीक, सब कुछ स्ट्रीम और गणना।

या आप, कंपनी के मध्य प्रबंधक, और अंत में बिग बॉस को सूचित किया कि लेखांकन और व्यापार स्वचालन न केवल शांत है, बल्कि महत्वपूर्ण है।

और अब आप आईटी कंपनी में जाते हैं, ताकि विशेषज्ञ आपको लेखा प्रणाली को लागू करने में मदद करें। आप जाते हैं और डरते हैं: "क्या होगा अगर वे मुझसे अब 100500 मिलियन डॉलर वसूलते हैं, लेकिन मुझे समझ में भी नहीं आता - किस लिए? क्या होगा अगर मैं एक नियोजित तेल और ब्रेक द्रव प्रतिस्थापन के बजाय एक तकनीकी निरीक्षण में, तलाकशुदा हो जाऊंगा, नए ब्लॉक और इंजन थकावट उबला हुआ होगा? "

विशेष रूप से मालिकों और मध्य प्रबंधकों को यह समझने के लिए कि हमें क्या उम्मीद है, हम मूल बातें से शुरू करेंगे - हम आपको बताएंगे कि आईटी कंपनियां क्या करती हैं जब वे अलग-अलग लेखांकन समाधान पेश करते हैं।

लेखांकन प्रणालियों के लिए तीन कार्य स्तर

व्यापार समाधान के लिए लेखांकन प्रणाली को मुख्य कार्यों को तीन स्तरों में विभाजित किया गया है। प्रत्येक बाद का स्तर पिछले एक के संबंध में अधिक उन्नत है।

स्तर 1. एक बड़ा ढेर में सभी डेटा इकट्ठा, एक भी जानकारी स्थान बनाने। उपयोगकर्ता की सुविधा के संबंध में अक्सर यह समस्या हल हो जाती है। कंपनियों के कर्मचारी थूकते हैं, शपथ लेते हैं, और किसी तरह नए कार्यों में महारत हासिल करते हैं - हालांकि वे उन्हें अनावश्यक और निरर्थक मानते हैं। लेकिन फिर भी मास्टर, और एक ही सूचना स्थान अर्थ और संख्याओं से भरा होने लगता है।

स्तर 2. दूसरे स्तर का कार्य लेखांकन प्रणाली को "एक मानव चेहरे के साथ", एक अनुकूल इंटरफेस और स्पष्ट कार्यक्षमता बनाना है। ऐसी प्रणाली के साथ प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए काम करना आसान होना चाहिए। दूसरे स्तर के कार्यों को हल करने का प्रभाव अलग हो सकता है - श्रम लागत को कम करने और कर्मचारियों की संख्या से, ऐसे कार्यों के साथ काम शुरू करना, जो सिद्धांत रूप में, स्वचालन से पहले तक नहीं पहुंच सके।

स्तर 3. इस स्तर पर, व्यवसाय के स्वामी के कार्य हल होने लगते हैं - जिससे व्यवसाय की पारदर्शिता और प्रबंधन क्षमता बढ़ जाती है। लेखा प्रणाली डेटा स्लाइस बनाने में मदद करती है, जिसके आधार पर मालिक या प्रबंधक विशिष्ट प्रबंधन निर्णय ले सकते हैं। इसके लिए, कई विशिष्ट कार्यों की लागतों और लाभों को संख्यात्मक शब्दों में प्रस्तुत किया जाना चाहिए। यह लीक, अक्षम खर्च या चोरी, या इसके विपरीत को देखने में मदद करेगा - सबसे प्रभावी क्षेत्रों की पहचान करने और उन्हें मजबूत करने के लिए।

लेखांकन प्रणालियों के साथ काम करने वाले विशेषज्ञ आपके कार्यों द्वारा निर्देशित होते हैं। यदि आपको बस एक एकीकृत सूचना स्थान की आवश्यकता है, तो जिम्मेदार समर्थक के पास प्रबंधकीय निर्णय लेने के लिए कोई ठंडा उपकरण नहीं होगा। क्योंकि यह अधिक लंबा, अधिक महंगा, अधिक जटिल है, और सबसे अधिक संभावना है कि आप इसका उपयोग नहीं कर पाएंगे - इसके लिए योग्यता की आवश्यकता है। यदि आप एक सुविधाजनक उपकरण प्राप्त करना चाहते हैं, उदाहरण के लिए, "त्वरित बिक्री करना" और प्रबंधन के फैसले आपके सूबा नहीं हैं, तो विशेषज्ञ भी इसे ध्यान में रखेंगे।

नीचे पंक्ति: व्यापार लेखा प्रणाली तीन मुख्य कार्यों को हल करती है।

1. एक ही सूचना स्थान का निर्माण।
2. अड़चनें, विकास बिंदुओं की पहचान।
3. प्रबंधन के निर्णय लेने में सहायता।

युक्ति एक: चारों ओर देखें, थरथराते हुए (चिल्लाते हुए) और उन कार्यों को पहचानें जिन्हें लेखा प्रणाली को हल करना चाहिए। सिस्टम की शुरूआत के परिणामस्वरूप आपकी कंपनी कैसे बदल जाएगी? और यदि आप लेखा प्रणालियों के एक अनुभवी उपयोगकर्ता नहीं हैं, तो शायद आपको यह पता चले और पूछना चाहिए - “प्रणाली सामान्य रूप से क्या दे सकती है? मुझे दिखाओ तुम्हारा? ”

तीन कामरेड

कल्पना कीजिए कि तीन कॉमरेड एक ही शहर में रहते हैं - मित्ता, गेन्नेडी और ओलेग।

मिताली ने गुब्बारे बेचने और छुट्टियों और आयोजनों को सजाने के व्यवसाय का संचालन किया। गेनेडी ने एक टैक्सी सेवा खोली, और ओलेग ने पीड़ितों को माइक्रोलोन जारी करना शुरू कर दिया।

Mitya Google डॉक्स में और एक्सेल में आंशिक रूप से, एक सरल तरीके से रिकॉर्ड रखता है, और वह अपनी उंगलियों पर कुछ भी गिनता है (पेशेवरों को कभी-कभी इसे गंदगी और लाठी की लेखांकन प्रणाली भी कहते हैं)। कब और क्यों) इसकी बिक्री की मात्रा बढ़ जाती है, इस तरह के लेखांकन समस्याग्रस्त हो सकते हैं।

गेनेडी ने व्यवसाय के उन क्षेत्रों की पहचान की जहां स्वचालन सबसे महत्वपूर्ण है, और विशेष रूप से टैक्सी उद्योग के लिए डिज़ाइन किया गया एक बॉक्सिंग समाधान खरीदा। इसमें मॉड्यूल का एक सीमित सेट है - एक ड्राइवर का कार्य केंद्र, एक डिस्पैचर का कार्य केंद्र और उपयोगकर्ताओं के लिए एक मोबाइल एप्लिकेशन। कर और कर्मियों के लेखांकन के लिए, Gennady पारंपरिक 1C उत्पादों का उपयोग करता है। ऐसा सेट विशेष रूप से टैक्सियों के लिए अच्छी तरह से अनुकूल है, लेकिन अगर गेनेडी कार्गो परिवहन में लगे हुए हैं, तो वह इस उल्लू को दुनिया पर खींचने में सक्षम नहीं होंगे - उन्हें अन्य साधनों की तलाश करनी होगी।

ओलेग की समझ का काम सबसे गंभीर लेखांकन और नियंत्रण की आवश्यकता है। यदि वह अच्छी तरह से वित्तीय प्रवाह का प्रबंधन नहीं करता है, तो उसका व्यवसाय Drevprom, Elephant Finance और Home Money के रूप में जोर से और तेजी से समाप्त होगा। ओलेग ने अपने व्यापार में कई तैयार लेखा प्रणालियों में निर्माण किया, लेकिन जल्दी से बॉक्स समाधानों को उखाड़ फेंका, और कुछ और बारीकियों के बारे में सोचा, कम विशिष्ट - एक ऐसी प्रणाली के बारे में जो इसकी बारीकियों से बिल्कुल 100% प्रासंगिक था।

प्रश्न का उत्तर "यहां इन तीन व्यवसायों में - कौन सा समाधान सही है, आदर्श है?" मेरे पास नहीं है। सभी विकल्पों को अस्तित्व का अधिकार है, वे सभी काम करते हैं और अपने मालिकों की व्यावसायिक समस्याओं को हल करने में मदद करते हैं। उनके बीच का अंतर केवल उपयोगकर्ताओं के लिए लागत और आराम की मात्रा में है। इसलिए, जब तीन व्यापारी पड़ोसी आईटी डेवलपर्स के पास लेखांकन उपकरण के लिए आते हैं, तो उन्हें विभिन्न समाधान पेश किए जाएंगे - और यह सही होगा।

टिप दो: कंपनी के दायरे में आईटी विशेषज्ञों के लिए जानकारी तैयार करें; सिस्टम का उपयोग कौन करेगा और कैसे करेगा; अब आप कैसे रिकॉर्ड रखेंगे; इस बारे में कि आप अभी क्या पसंद करते हैं और भविष्य में सिस्टम से क्या चाहते हैं।

यहां संक्षेप में मैं ग्राहकों को भेज रहा हूं। एक ओर, यह आईटी विशेषज्ञों के साथ एक सामान्य भाषा की खोज की सुविधा प्रदान करेगा जो उत्पाद विकसित करेगा, दूसरी ओर, यह आपको भविष्य की प्रणाली के उद्देश्य को बेहतर ढंग से समझने में मदद करेगा।

धन और प्रतिबंध "ऊपर से" और "नीचे से"

दो प्रमुख पैरामीटर जो कंपनी के लिए लेखांकन प्रणालियों की पसंद को प्रभावित करेंगे, वे हैं बजट और निर्णय निर्माता की क्षमता।

आज बाजार पर उपकरण का एक गुच्छा है जो एक महीने में कई मिलियन रूबल की कीमत के शेयरवेयर से लेखांकन स्थापित करने में मदद करेगा। व्यवसाय के लिए लेखांकन प्रणाली के विकास / कार्यान्वयन के लिए आपका बजट जितना बड़ा होगा, आपके लिए उतने ही अधिक समाधान उपलब्ध होंगे। लेकिन बजट और उपयुक्त विकल्पों दोनों की संख्या न केवल आपकी कंपनी के लिए धन की उपलब्धता पर निर्भर करती है - बल्कि उन कार्यों की आपकी समझ पर भी निर्भर करती है जिन्हें आपके सिस्टम को हल करना चाहिए।

यदि व्यापार में आंशिक रूप से भोले हैं, तो सामान्य रूप से सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए एक परिष्कृत, शांत, सुपर-सुविधाजनक और लेखा प्रणाली विकसित करने की पेशकश की जाती है, वह सहमत नहीं होंगे। सबसे पहले, उसके पास इसके लिए पैसे नहीं हैं। और दूसरी बात, अगर उसके पास पैसा है, तो उसे वैसे भी ज़रूरत नहीं है - अपने स्तर पर "बकवास और लाठी" की प्रणाली काफी अच्छी तरह से काम करती है! और उसे पेश किया जाएगा - क्या? - हां, इस कार्य प्रणाली का सिर्फ शोधन और सुधार। इसे "ऊपर से प्रतिबंध" कहा जा सकता है: ऐसे समाधान हैं जो मीता के लिए बहुत अच्छे हैं, जाहिर है बहुत ज्यादा।

यदि गेन्नेडी लॉन्च नहीं करने जा रहा है, तो टैक्सी, कार साझा करने या कार्गो परिवहन के अलावा, उसे व्यक्तिगत लेखा प्रणाली विकसित करने की आवश्यकता नहीं है। उसे अपने व्यापार क्षेत्र के लिए विशेष रूप से बनाए गए अधिक सुविधाजनक, आधुनिक और सूचनात्मक बॉक्सिंग समाधानों का चयन करने में सहायता की आवश्यकता है। और, ज़ाहिर है, उनके कार्यान्वयन और आपस में एकीकरण में। यही अच्छा विशेषज्ञ उसे पेश करेंगे।

लेकिन जब ओलेग आईटी डेवलपर्स के लिए आता है, तो स्थिति मौलिक रूप से अलग होगी। ओलेग एक समृद्ध व्यवसायी है, वह पूरी तरह से समझता है कि लेखांकन और नियंत्रण उसके माइक्रोलोन व्यवसाय की सफलता का आधा हिस्सा हैं। सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं की प्रभावशीलता पर नज़र रखने और मूल्यांकन किए बिना, वह अपनी कंपनी के काम का प्रतिनिधित्व नहीं करता है। उसे खरोंच से और विशेष रूप से अपनी आवश्यकताओं के लिए एक लेखा प्रणाली विकसित करने की आवश्यकता है। इसलिए, ओलेग नोटों के उस हिस्से को ध्यान में रखेगा, जिसे वह बर्दाश्त कर सकता है, इसे लचीला और सूचनात्मक नहीं माना जा सकता है - और यह "नीचे से उपलब्ध" लेखांकन समाधानों की संख्या पर एक सीमा है।

युक्ति तीन: यह तय करें कि वित्तीय स्थिति और व्यावसायिक कार्यों की आपकी समझ के आधार पर, क्या आप लेखांकन साधनों पर खर्च करने को तैयार हैं। अक्सर, यह बजट की चर्चा से होता है कि अनुभवी आईटी विशेषज्ञ आपके साथ संवाद करना शुरू करते हैं (वे आपकी समस्या के दर्जनों समाधान जानते हैं, और उन लोगों में से चुनें जिन्हें आप खरीद सकते हैं)।

इतना परेशान क्यों? एक्सेल सबसे अच्छा समाधान है!

मेरी एक राय है: व्यापार में स्वचालन और लेखा प्रणाली केवल एक फैशन नहीं है। यह एक व्यवसाय के लिए एक नए स्तर तक पहुंचने के लिए एक आवश्यकता और एक अवसर है।

मैं आपको एक उदाहरण देता हूं: मैं कंपनी एक्स के मालिक से परिचित हूं, जो बच्चों के सामान की ऑनलाइन बिक्री में लगी हुई थी। ऑपरेशन के केवल 4 वर्षों में, यह कंपनी एक मार्केट लीडर बन गई है। उन्होंने यह कैसे किया? उन्होंने शुरू में एक बहुत ही महत्वाकांक्षी बयान दिया: "हम 24 घंटे में रूस में कहीं भी आपका आदेश देंगे।" एक दिन के लिए एक विशाल देश में कहीं भी - यह बहुत अच्छा है! और इसके लिए प्रत्येक व्यावसायिक प्रक्रिया की बहुत सटीकता और दक्षता की आवश्यकता होती है। डिबग किए गए, मानकीकृत, और स्वचालित रूप से अपने काम में वे सब कुछ कर सकते थे, वे कामयाब रहे - और, परिणामस्वरूप, अपने उद्योग के शीर्ष 3 में प्रवेश किया।

बच्चों के उत्पादों के लिए सैकड़ों अन्य ऑनलाइन स्टोर हैं - जो अपने बाजार हिस्सेदारी और उनके मुनाफे से काफी संतुष्ट हैं: वे एक ही न्यूनतम जैविक विकास प्राप्त करते हुए, व्यापार प्रक्रियाओं के लेखांकन और नियंत्रण में न्यूनतम निवेश करते हैं।

कंपनी एक्स द्वारा विकसित परिष्कृत प्रणाली के बिना "अन्य" फ़ंक्शन और लाभ प्राप्त कर सकते हैं? हाँ हाँ! लेकिन क्या वे एक्सेल का उपयोग करके टॉप-एंड बन सकते हैं? मुझे लगता है कि आप स्वयं इसका उत्तर जानते हैं।

संक्षेप में देना

यह समझने के लिए कि आईटी पेशेवर आपको क्या और क्यों प्रदान करते हैं , हमारे तीन सुझावों का उपयोग करें। अपने कार्यों पर निर्णय लें, सोचें कि आप कहाँ और कैसे विकसित होंगे, और यह तय करें कि आप अपने व्यक्तिगत लेखा प्रणालियों के विकास में कितना निवेश करने को तैयार हैं।

कहाँ से शुरू करें?

अनुभवी व्यापार विश्लेषकों की एक कहावत है: अराजकता स्वचालन स्वचालित अराजकता को जन्म देती है। अगर आप सोच रहे हैं कि "कहाँ शुरू करें" - शायद यह कहावत आपके बारे में है। ऐसे मामलों में, पहला कदम अक्सर प्रबंधकीय लेखांकन की सेटिंग बन जाता है। यह प्रोग्रामिंग के बारे में प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं के बारे में अधिक है। व्यापार विश्लेषक या वित्तीय निदेशक यह काम करता है, यह मालिक को यह समझने में मदद करता है कि कौन से कार्य, सिद्धांत रूप में, लेखा प्रणाली द्वारा हल किए जा सकते हैं। और यहां तक ​​कि प्रोग्रामिंग शुरू करने और सिस्टम प्राप्त करने में निवेश करने से पहले उसके काम के अवसर देखें। इसे आज़माएं - और शायद अगले 3 में हम आपको देखेंगे। सौभाग्य है