जैसा कि हम एमएस वर्ड के प्रतिस्थापन के लिए देख रहे थे, और इसके बजाय एक नई दस्तावेज़ प्रबंधन प्रक्रिया शुरू की

एमएस वर्ड नियमित रूप से हमें "आश्चर्य" फेंकता है: मुद्रण के समय "चले गए" स्क्रीनशॉट, "फ्लोटिंग" टेबल, खाली पृष्ठ। यह लेख इस बात के बारे में है कि हम एमएस वर्ड के प्रतिस्थापन की तलाश में कैसे थे (हमने कोई बिगाड़ने वाला नहीं पाया), लेकिन विश्व स्तर पर प्रलेखन के साथ काम करने की हमारी प्रक्रिया को बेहतर बनाने का अवसर मिला।



Uniscan Research में, हम उच्च तकनीक वाले उत्पादों को एक सीरियल उत्पाद बनाते हैं। कंपनी बी 2 जी (बिजनेस-टू-गवर्नमेंट) और बी 2 सी (बिजनेस-टू-क्लाइंट) क्षेत्रों में काम करती है।

हमारा विभाग विकसित किए जा रहे उत्पादों, प्रमाणन दस्तावेजों, विपणन सामग्री, कार्यालय डिजाइन और सजावट (नेविगेशन, दरवाजा संकेत) के लिए डिजाइन और उपयोगकर्ता प्रलेखन विकसित करता है।

बी 2 सी क्षेत्र में दस्तावेजों के साथ, प्रलेखन के प्रारूप, नाम और सामग्री का चयन करने की स्वतंत्रता है। बी 2 जी सेक्टर में, हमारे द्वारा विकसित किए जाने वाले लगभग 70% प्रलेखन को ESKD की आवश्यकताओं के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए और ग्राहक को DOCX प्रारूप में अनुमोदन के लिए प्रस्तुत किया जाना चाहिए।

हम उपयोगकर्ता को सभी प्रचालनात्मक दस्तावेज़ों को मुद्रित रूप में प्रेषित करते हैं, इसलिए सभी दस्तावेज़ पूर्व-प्रेस तैयारी से गुजरते हैं। हमारे दस्तावेजों में दो लक्ष्य प्रारूप हैं: DOCX और PDF।

हमारे कार्यों के कार्यान्वयन के लिए, विभाग ने कई वर्षों से पारंपरिक रूप से एमएस वर्ड का उपयोग किया है।

MS Word में संकलित दस्तावेज़ के प्रत्येक नए संपादन के साथ, लगभग आधे मामलों में स्क्रीनशॉट "स्लाइड आउट", आइकन "फ्लोट" के साथ तालिकाओं, और जब एक दस्तावेज़ मुद्रित होता है, तो अदृश्य रिक्त पृष्ठ अचानक दिखाई देते हैं। ये दस्तावेज़ लेआउट संचालन दस्तावेज़ के लेखक से न केवल समय लेते हैं, बल्कि रचनात्मकता में संलग्न होने की इच्छा भी रखते हैं - नए दस्तावेजों का विकास।

हमारे विभाग में एक DOCX दस्तावेज़ में अदृश्य रिक्त पृष्ठों की अगली खोज के दौरान, एक नया दस्तावेज़ीकरण विकास उपकरण आज़माने के लिए विचार आया। हम दस्तावेज़ के लेआउट और प्रीपर तैयारी के लिए समय कम करना चाहते थे।

परिणामस्वरूप, हम एमएस वर्ड का उपयोग करने से पूरी तरह से दूर नहीं हो पाए, लेकिन खोज प्रक्रिया में हमने प्रलेखन के साथ काम करने के लिए एक नई योजना बनाई।

आगे, मैं आपको यह बताने की कोशिश करूंगा कि हमने जिन दस्तावेजों पर विचार किया है, उनके साथ काम करने के लिए कौन से उपकरण हैं, इसलिए हम परिणाम के रूप में कॉन्फ्लुएंस पर बसे, हमें किन समस्याओं का सामना करना पड़ा और हम उन्हें कैसे हल कर पाए।

उपकरण चयन

हम मौजूदा प्रलेखन विकास उपकरण के विषय पर लेख पढ़ते हैं, अन्य कंपनियों के सहयोगियों के साथ बात करते हैं। निम्नलिखित उपकरण हमें सबसे उपयुक्त लगे:

• डीटा
• डॉकबुक एक्सएमएल
• संगम

पहले दो उपकरण एक ही कारण से फिट नहीं थे: हमें प्रोग्रामिंग कौशल की आवश्यकता थी जो हमारे पास नहीं था, और एक नया दस्तावेज़ टेम्पलेट बनाने के लिए हमें एक प्रोग्रामर से मदद के लिए कॉल करना होगा। हमारे विचारों के अनुसार, उनके साथ काम करने के लिए संक्रमण, लगभग छह महीने लगेंगे, संभवतः अधिक। उपरोक्त नुकसानों के कारण, हमने इन उपकरणों के पूर्ण परीक्षण को छोड़ने का फैसला किया।

बहुत खुश WYSIWYG- संपादक से संघर्ष । औसतन, तकनीकी लेखकों को उपकरण को तैयार करने में लगभग एक सप्ताह का समय लगा, दस्तावेजों का लेआउट "GOST के अनुसार नहीं" आसान था।

बी 2 जी परियोजनाओं में, पीडीएफ हमारे लिए उपयोगकर्ता प्रलेखन के लिए एक प्रारूप के रूप में महत्वपूर्ण है। इसलिए, हमने तुरंत कॉन्फ्लुएंस के लिए उपयुक्त प्लग-इन स्थापित किया - स्क्रॉल पीडीएफ एक्सपोर्टर। इसके साथ, हमने आवश्यक मापदंडों के साथ कस्टम टेम्पलेट बनाने की कोशिश की। हम परीक्षण के परिणामों से संतुष्ट थे: हमने लगभग एक सप्ताह तक एमएस वर्ड में बड़ी संख्या में स्क्रीनशॉट और ग्राफिक तत्वों के साथ दस्तावेजों में से एक बनाया; कॉन्फ्लुएंस में, हम 2 दिनों में एक ही दस्तावेज़ को ले जाने और एक बेहतर दृश्य प्रस्तुति प्राप्त करने में कामयाब रहे।

हमने स्क्रॉल वर्ड एक्सपोर्टर के टेम्प्लेट को इस तरह से कॉन्फ़िगर करने का प्रयास किया, जैसे कि सभी ईएसकेडी नियमों के अनुसार जारी किए गए दस्तावेज़ को प्राप्त करने के लिए। कॉन्फ्लुएंस और स्क्रॉल पीडीएफ एक्सपोर्टर गाइड को पढ़ने और वर्तमान तकनीकी विनिर्देश टेम्पलेट को अनुकूलित करने की कोशिश करने के दो दिनों के बाद, हमने महसूस किया कि यह उपकरण ESKD की आवश्यकताओं के अनुसार निष्पादित दस्तावेजों के विकास के लिए उपयुक्त नहीं है।

इसलिए, उदाहरण के लिए, हम दूसरे स्तर के गिने-चुने गैर-शीर्षकों को बनाने में असमर्थ थे, ताकि पाठ शीर्षक नहीं, बल्कि एक पैराग्राफ हो। मुझे मैन्युअल रूप से पैराग्राफ नंबर लिखना था और पैराग्राफ शैली का उपयोग करना था। एक डैश (केवल सर्कल, वर्ग) के साथ बुलेटेड सूचियों को व्यवस्थित करना असंभव था, गिने हुए सूचियों को एक बिंदु के बिना खींचा गया था, और पत्र सूची केवल लैटिन अक्षरों के साथ थी। इंडेंटेशन को मैन्युअल रूप से समायोजित किया गया था।

कॉन्फ्लुएंस में महारत हासिल करने के कुछ महीने बाद, टूल के डेवलपर्स ने अपने मूल प्रारूप में दस्तावेजों के संपादन के कार्य को लागू किया। इससे हमें अपने "अतिथि" दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने और नए दस्तावेज़ बनाने की अनुमति मिलती है, जिन्हें एक ही स्थान पर सख्त निष्पादन की आवश्यकता नहीं होती है। MS Word फ़ाइलों को संलग्नक के रूप में Confluence में संग्रहीत किया जाता है, जब संपादित किया जाता है, तो उन्हें उपयोगकर्ता के PC पर MS Word में खोला और सहेजा जाता है, और सहेजते समय, नया संस्करण स्वचालित रूप से Confluence पर अपलोड हो जाता है।

इसलिए हमें कॉन्फ्लुएंस को एक उपकरण के रूप में उपयोग करने का विचार मिला जो एक साथ तीन समस्याओं को हल करेगा:

1. ज्ञान का आधार बनाना।
2. विकास, भंडारण और प्रलेखन का अद्यतन GOST के अनुसार विकसित नहीं हुआ।
3. GOST के अनुसार विकसित प्रलेखन का संग्रहण और अद्यतन।

संभावित संगम

कॉन्फ्लुएंस फंक्शनलिटी से हमारी उम्मीदें पूरी तरह से पूरी नहीं हुईं, लेकिन टेस्टिंग पूरी होने के बाद, इस टूल के प्रति आम तौर पर सकारात्मक रुख बना। नीचे हमने अपने विभाग के लिए इसके मुख्य फायदे बताए:

1. अनुकूलित करें और अपने दम पर उपकरण का समर्थन करें।
2. सीखना आसान है।
3. कंपनी के उत्पादों के बारे में ज्ञान आधार को व्यवस्थित करने और एक स्थान पर DOCX और पीडीएफ में सभी संकलित प्रलेखन को संग्रहीत करने की क्षमता।
4. संस्करण दस्तावेजों के लिए समर्थन।
5. एकल स्रोत प्रौद्योगिकी का उपयोग करने की क्षमता।
6. दस्तावेजों पर डेवलपर्स और तकनीकी लेखकों के संयुक्त काम की संभावना।
7. एक ही स्थान पर कामकाजी दस्तावेजों और सूचनाओं का भंडारण।
8. दुनिया में कहीं से भी किसी भी समय दस्तावेजों को विकसित करने की क्षमता।

की शुरूआत

कॉन्फ्लुएंस को लागू करने के लिए, हमने तकनीकी लेखकों विभाग के दो विशेषज्ञों का चयन किया, जिन्होंने उपकरण की क्षमताओं का अध्ययन और परीक्षण किया।
निरंतर तकनीकी सहायता के लिए, सिस्टम प्रशासक विभाग ने हमें एक विशेषज्ञ को सौंपा। उन्होंने जल्दी से तकनीकी समस्याओं का जवाब दिया और नए टूल की बुनियादी सेटिंग्स को समझने में मदद की।

उसी समय, हमने तकनीकी लेखकों के विभाग में एक कार्यदल बनाया, जिसका कार्य डेटा संग्रहण संरचना की योजना बनाना था। हमारे सर्वर की पूरी संरचना को कंपनी की परियोजनाओं के प्रकारों के अनुसार श्रेणियों में विभाजित किया गया था। बदले में, श्रेणियों को कंपनी के उत्पादों द्वारा रिक्त स्थान में विभाजित किया गया था। हमने आंतरिक ज्ञान आधार के लिए एक अलग श्रेणी की भी पहचान की।

जब सिस्टम के परीक्षण के लिए जिम्मेदार लोगों ने कॉन्फ्लुएंस में काम का गहराई से अध्ययन किया, तो सहकर्मी से सहकर्मी प्रशिक्षण का दौर शुरू हुआ। पूरे विभाग को ज्ञान हस्तांतरित करने में लगभग एक महीने का समय लगा।

तकनीकी मुद्दे

एक पूरे के रूप में कंफ्लुएंस का कार्यान्वयन काफी सुचारू रूप से चला, लेकिन समस्याएं थीं।

दस्तावेजों का लेआउट और प्रेपर तैयारी

“मैं कुछ सेकंड में एमएस वर्ड में करता था। कंफ्यूजन में भी ऐसा ही कैसे करें? ” - हमने पूरे परीक्षण अवधि के दौरान हर दिन खुद से ऐसा सवाल पूछा।

तो, यह बिल्कुल स्पष्ट नहीं था कि तालिका की सामग्री को लंबवत रूप से कैसे संरेखित करें या 16 पीएक्स से कम एक आइकन आकार असाइन करें।

दरअसल, Confluence WYSIWYG संपादक में पृष्ठ स्वरूपण फ़ंक्शन का मूल सेट MS Word की तुलना में बहुत खराब है, लेकिन यदि आप स्रोत कोड संपादन मोड में जाते हैं और HTML कोड के साथ सीधे काम करते हैं, तो कार्यक्षमता में काफी विस्तार किया जा सकता है।

हम लेख पढ़ते हैं, एचटीएमएल-लेआउट पर प्रशिक्षण वीडियो देखते हैं और हमारे द्वारा पाए गए समाधान साझा करते हैं। हमने कंफ्लुएंस में एक अलग पेज बनाया, जहां हमने इस टूल के साथ काम करने पर उपयोगी जानकारी दी।

संगम और प्लगइन अद्यतन

मुख्य स्क्रॉल पीडीएफ एक्सपोर्टर प्लगइन के पहले अपडेट के बाद, मैक्रोज़ का 80% भाग उड़ गया और पृष्ठ संरचना अनुरूप हो गई। बाद में यह पता चला कि प्लगइन की नई कार्यक्षमता के कारण क्या हुआ। पूरे विभाग में, हमने कई दिनों तक दस्तावेजों की संरचना को बहाल किया। उसके बाद, हमने भविष्य के लिए अपडेट करने की योजना बनाई, जिसका हम अभी भी पालन करते हैं:

1. शुक्रवार को अपडेट करें, जब सप्ताह के लिए काम की मुख्य परत पूरी हो गई है ताकि सप्ताहांत पर संभावित समस्याओं को समाप्त करने में सक्षम हो सके।
2. सिस्टम के सभी उपयोगकर्ताओं को नियोजित अद्यतन के समय के बारे में सूचित करने के लिए उन्हें वितरित करें।
3. अपग्रेड करने से पहले, सर्वर का बैकअप लें।
4. Confluence के संस्करण को अपडेट करें।
5. सर्वर का परीक्षण करें, सुनिश्चित करें कि सभी जानकारी जगह में है, बाहरी और आंतरिक संसाधनों के लिंक काम करते हैं।
6. यदि आपको प्लगइन्स को अपडेट करने की आवश्यकता है, तो सर्वर को फिर से बैकअप लें।
7. एक समय में अपने प्लगइन्स को एक प्लगइन अपडेट करें।
8. अपग्रेड के तुरंत बाद प्लगइन का परीक्षण करें।

थोक अधिसूचनाएँ

जब तकनीकी लेखकों और डेवलपर्स की अशांत गतिविधि अंत में कॉनफ्लुएंस में उबलने लगी, तो व्यवस्थापक को सेवा के उपयोगकर्ताओं से कॉल प्राप्त हुए। उन्होंने अन्य उपयोगकर्ताओं के कार्यों के बारे में मेल सूचनाओं द्वारा उन्हें एक बड़े हमले से बचाने के लिए कहा।

डिफ़ॉल्ट रूप से, उपयोगकर्ता को केवल एक बार किसी पृष्ठ पर जाना पड़ता था, जिसके बाद उसे सिस्टम द्वारा पर्यवेक्षकों की सूची में स्वचालित रूप से जोड़ दिया जाता था और हर बार इस पृष्ठ को बदल दिए जाने पर सूचनाएं प्राप्त होती थीं।

इसके अलावा, Confluence ने सबसे लोकप्रिय Confluence पृष्ठों को सूचीबद्ध करने वाले उपयोगकर्ताओं के लिए साप्ताहिक न्यूज़लेटर्स किया। सौभाग्य से, यह समस्या पहले से ही इंटरनेट पर व्यापक रूप से शामिल है। समाधान सिस्टम सेटिंग्स में संबंधित सूचनाओं को अक्षम करना है:


अब उपयोगकर्ताओं को केवल तभी सूचनाएं प्राप्त होती हैं, जब उनका नाम लेख में टिप्पणियों में उल्लिखित होता है।

सर्वर स्थिरता

Confluence का परीक्षण करने के लिए, हमने एक विंडोज सर्वर तैनात किया। प्रारंभिक चरणों में, सर्वर अक्सर "दुर्घटनाग्रस्त" हो जाता है। सर्वर पर अपर्याप्त रैम होने की समस्या का एक हिस्सा (अनुशंसित आकार 11-12 जीबी है)। इस तरह के मामलों में अनुशंसित सिस्टम सेटिंग्स को चालू करने पर शेष समस्याएं दूर हो गईं।

अब सर्वर काफी तेजी से काम कर रहा है - 2 महीने में लगभग 1 बार व्यवधान उत्पन्न होता है। विफलता की स्थिति में, एक रिबूट इसे ठीक करने के लिए पर्याप्त है।

दस्तावेज़ प्रबंधन संगम में

आज कंफ्लुएंस में तकनीकी लेखक, प्रोग्रामर, इलेक्ट्रॉनिक इंजीनियर, क्यूए एक साथ काम करते हैं।

हमने एमएस वर्ड को पूरी तरह से छोड़ने, विशेष रूप से कॉन्फ्लुएंस में दस्तावेज़ विकसित करने और उन्हें DOCX और PDF में बदलने की योजना बनाई है। वास्तव में, यह पता चला कि आप सभी मौजूदा दस्तावेज़ों को एक नए प्रारूप में स्थानांतरित करने की लंबी प्रक्रिया के बिना कर सकते हैं और फिर स्क्रॉल पीडीएफ / वर्ड एक्सपोर्टर में टेम्प्लेट स्थापित कर सकते हैं। हमारे अनुमानों के अनुसार, ऐसा करने में हमें लगभग छह महीने लगेंगे। यह एमएस वर्ड प्रारूप में सभी विकसित दस्तावेजों को कॉन्फ्लुएंस में स्थानांतरित करने और उन्हें वहां बनाए रखने के लिए बहुत आसान हो गया।

हमने ESKD की सभी आवश्यकताओं के अनुसार Confluence से अद्भुत स्वरूपण की उम्मीद नहीं करने का फैसला किया और बस सभी उपयोगकर्ता दस्तावेजों को "राज्य ग्राहक" और "नहीं राज्य ग्राहक" के लिए दस्तावेजों में सशर्त रूप से विभाजित किया।

पहला हम DOCX फॉर्मेट में बनाते हैं, कंफ्लुएंस में स्टोर और अपडेट करते हैं। हम बाद में सीधे कंफ्लुएंस में विकसित करते हैं, यदि आवश्यक हो तो पीडीएफ को निर्यात करें।

अंतर्निहित मैक्रोज़ के लिए धन्यवाद, हम उपयोगकर्ता प्रलेखन में एकल स्रोत तकनीक का उपयोग करते हैं - अब हमें दस्तावेजों के कई संस्करणों में मैन्युअल रूप से एक पैरामीटर को बदलना नहीं है।

सुविधाजनक WYSIWYG- संपादक तैयार दस्तावेज़ में परिवर्तन करना आसान बनाता है - स्क्रीनशॉट, आइकन और ग्राफिक तत्व जगह में बने रहते हैं।


सहयोगी संपादन सुविधा आपको एक दस्तावेज़ पर सहयोग करने की अनुमति देती है। आप किसी तकनीकी विशेषज्ञ के साथ दस्तावेज़ को सीधे कंफ्लुएंस में साझा कर सकते हैं और डाक के माध्यम से दस्तावेज़ को अंतहीन रूप से फैलाने के बजाय वास्तविक समय में उनकी टिप्पणियों पर चर्चा कर सकते हैं।

कार्यालय के बाहर काम करने के लिए, आपको दूरस्थ पहुंच को कॉन्फ़िगर करने की आवश्यकता नहीं है। घर से काम करने में सक्षम होने के लिए, आपको केवल इंटरनेट की आवश्यकता है।

Confluence उपयोगकर्ता को क्रॉस-लिंक को कॉन्फ़िगर करने और एक बार में काम करने के लिए ब्राउज़र में कई टैब खोलने की क्षमता के साथ परिचित वेब पेज इंटरफ़ेस प्रदान करता है।

अब हम सभी दस्तावेजों, ग्राफिक तत्वों, उपकरणों की तस्वीरों को संग्रहीत करते हैं, और हम एक स्थान पर कंपनी के उत्पादों पर एक ज्ञान आधार भी बनाए रखते हैं। तस्वीरों के स्रोत या दस्तावेजों के नवीनतम संस्करण कहां हो सकते हैं, इसके बारे में सोचने की कोई जरूरत नहीं है।

आप और क्या करना चाहते हैं

वर्तमान में हम Comala वर्कफ़्लो प्लगइन का उपयोग करके Confluence पृष्ठ संरेखण प्रक्रिया सेट कर रहे हैं। हालाँकि, यह प्लगइन MS Word अटैचमेंट के साथ काम नहीं करता है। हम संस्करण टिप्पणियों की मदद से ऐसे दस्तावेजों का समन्वय करते हैं। अब हम DOCX अनुलग्नकों की स्वचालित स्वीकृति के लिए विकल्पों पर विचार कर रहे हैं। मैं चाहूंगा कि अनुमोदन और अनुमोदन की प्रक्रिया का उपयोग एक साथ Confluence पृष्ठों और DOCX प्रारूप अनुलग्नकों के साथ किया जाए।

जब हम अनुलग्नकों की स्वचालित स्वीकृति स्थापित करते हैं, तो हम एमएस वर्ड से पीडीएफ में एक त्वरित रूपांतरण बनाने की कोशिश करेंगे। और फिर - हमारे मुद्रित उत्पाद सर्वर को दस्तावेज भेजना, जहां से मुद्रण कंपनी दस्तावेजों को प्रिंट करने के लिए ले जाती है।

अचानक निर्देश प्राप्त करें

हम कभी भी MS Word को छोड़ने में कामयाब नहीं हुए, लेकिन एक प्रतिस्थापन खोजने की प्रक्रिया में, हमें अचानक कुछ और मिला। विभिन्न विभागों से डेवलपर्स को एक साथ लाया, कंपनी के ज्ञान के आधार का गठन किया और उनके प्रारूप की परवाह किए बिना सभी कंपनी के दस्तावेजों का भंडार बन गया।

हमारी कंपनी का एक सिद्धांत है: किसी भी समझ से बाहर की स्थिति में, निर्णय व्यवस्थित रूप से करें। हम मानते हैं कि एक समाधान जो किसी मॉडल पर निर्भर करता है, वह विशेषज्ञ राय या अंतर्ज्ञान पर आधारित एक से बेहतर है।

कॉन्फ्लुएंस के मामले में द लीन स्टार्टअप से एरिक राइस का मॉडल काम आया। उत्पाद विकास में, यह धुरी में मदद करता है, उत्पाद विकास की दिशा बदलता है। और एमएस वर्ड के लिए एक प्रतिस्थापन खोजने के कार्य में, एक नए उपकरण पर अधिक मोटे तौर पर प्रयास करें और संबंधित लाभ पाएं।

हम साथी तकनीकी लेखकों के उपयोगी मॉडल की कामना करते हैं!