किसी भी आईटी टीम में समस्या को हल करने के लिए 5 गतिविधियाँ

प्रत्येक प्रबंधक जानता है कि किसी समस्या को हल करने के लिए क्या है। यह कई लोगों के लिए एक दैनिक गतिविधि है और यह आमतौर पर सर्वोत्तम परिणामों की ओर जाता है। यदि आप अपने व्यवसाय में समस्याओं को अनदेखा करते हैं या स्वीकार करते हैं, तो प्रतियोगी जल्दी से आपको पास कर सकते हैं और आपकी कंपनी पीछे रह जाएगी।

किसी भी समस्या को हल करने के उद्देश्य से की जाने वाली कार्रवाई को इस विशेष समस्या और इसके कारणों की पहचान करनी चाहिए। कारणों को समझते हुए, आप प्राथमिकताओं को सेट करने और सर्वोत्तम समाधान के लिए विकल्प चुनने में सक्षम होंगे, साथ ही सीधे इस समाधान को लागू करेंगे। आंतरिक और बाहरी समस्याओं को समय पर हल करने और जिम्मेदार निर्णय लेने की क्षमता है जो प्रबंधकों को अपने कैरियर की शुरुआत से ही सीखना चाहिए। इस लेख में, हम शक्तिशाली समस्या-समाधान गतिविधियों की पहचान करेंगे और टीम वर्क के लिए कुछ प्रभावी तकनीकों और अभ्यासों का विश्लेषण करेंगे।

समस्या-समाधान का विचार

सुव्यवस्थित समस्या-समाधान रणनीतियों ने कई कंपनियों को लाभान्वित किया है और स्पष्ट और छिपी बाधाओं को खत्म करने में उनकी मदद की है।

समस्या-समाधान के लिए एक व्यवस्थित दृष्टिकोण है जिसमें 5 चरण शामिल हैं:

1. समस्या की पहचान करना । समस्या की सही परिभाषा इसके समाधान की दिशा में पहला कदम है। यह महत्वपूर्ण चरण सीधे प्रभावित करता है कि आप इसे कैसे हल करने का प्रयास करते हैं।
2. कारणों को परिभाषित करना । जब समस्या का निर्धारण किया जाता है, तो यह पता लगाने का समय है कि क्या कारण हैं। लोकप्रिय इशीकावा आरेख (या फिशबोन आरेख) का उपयोग अक्सर कारण-प्रभाव संबंधों को निर्धारित करने के लिए किया जाता है। यह प्रभावी विश्लेषण प्रबंधकों को यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि उनके निर्णय समस्या के लक्षणों के बजाय वास्तविक कारणों को खत्म करने के उद्देश्य से हैं।
3. विचार उत्पन्न करना । यह एक टीम की रचनात्मकता और सर्वश्रेष्ठ विचारों का प्रस्ताव देने के बारे में है। किसी भी टीम निर्माण गतिविधि के भीतर विचार-मंथन सत्र या चर्चा एक महान समाधान होगा।
4. सबसे अच्छा समाधान चुनना । यह चरण समाधान की एक एकल विधि का चयन करने के लिए है और शक्तिशाली प्राथमिकता तकनीक और रूपरेखा आपको सभी चीजों को प्राप्त करने में सहायता करेगी। लीन प्रायोरिटी में प्रयुक्त एक सरल मैट्रिक्स भी आपको स्पष्ट रूप से परिभाषित करने में मदद करेगा कि क्या जरूरी है और क्या नहीं। आप इसे कागज के एक टुकड़े पर देख सकते हैं या संबंधित सुविधा के साथ किसी भी आधुनिक ऑनलाइन उत्पाद प्रबंधन उपकरण का उपयोग कर सकते हैं।
5. कार्रवाई। प्रासंगिक समाधान होने के बाद, आप कार्य कर सकते हैं। एक स्पष्ट कार्य योजना रखना बेहतर है और इसे एक मिनी-प्रोजेक्ट के रूप में व्यवहार करें।

यह सरल पांच-चरण रूपरेखा निश्चित रूप से आपकी समस्या को सुलझाने के कौशल की प्रभावशीलता में सुधार कर सकती है। वैकल्पिक परिवर्तनों के साथ इस दृष्टिकोण का उपयोग कई लोकप्रिय तरीकों के आधार के रूप में किया गया था।

लोकप्रिय समस्या-समाधान के तरीके

रूट केस विश्लेषण

रूट कारण विश्लेषण (आरसीए) दृष्टिकोण एक समस्या के मुख्य कारणों की पहचान करता है। आमतौर पर इस विधि का उपयोग तब किया जाता है जब कुछ गलत हो जाता है।

विधि के अनुसार, समस्या-समाधान और मूल कारण विश्लेषण मौलिक रूप से 3 प्रश्नों पर आधारित हैं:

• क्या समस्या है?
• ऐसा क्यों हुआ?
• इसे बार-बार होने से रोकने के लिए क्या किया जाना चाहिए?

RCA विधि को लागू करने के लिए, आपको इन चरणों का पालन करना होगा:

• समग्र लक्ष्यों पर इसके प्रभाव से समस्या को परिभाषित करें।
• कारणों को प्रकट करने के लिए समस्या का कल्पना और विश्लेषण करें।
• सबसे अच्छा समाधान चुनकर इसे हल करें। प्रभावी समाधान को उन तरीकों को बदलना चाहिए जो लोग प्रक्रियाओं को निष्पादित करते हैं।

आमतौर पर हम निम्नलिखित कारणों का सामना करते हैं:

• भौतिक कारण (सामग्री और मूर्त)।
• मानवीय कारण, जब लोगों ने कुछ गलत किया या कुछ ऐसा नहीं किया जिसकी आवश्यकता थी।
• सिस्टम, प्रक्रियाओं या नीति से जुड़े संगठनात्मक कारण जो लोग निर्णय लेने के लिए उपयोग करते हैं।

रूट ause विश्लेषण सभी तीन प्रकार के कारणों को देखता है और इसमें छिपे हुए दोषों को ढूंढना और विशिष्ट कार्यों को परिभाषित करना शामिल है जो समस्या में योगदान करते हैं।

5 कंद की विधि

5 वीं तकनीक का वर्णन 1930 के दशक में एक जापानी उद्योगपति (और टोयोटा उद्योग के संस्थापक) साची टोयोदा ने किया था।

विधि बल्कि सरल है: जब कोई समस्या होती है, तो आप "क्यों?" पूछकर इसके कारण को कम कर देते हैं। पाँच बार। फिर, जब समाधान स्पष्ट हो जाता है, तो आप मुद्दे को पुनरावृत्ति से बचाने के लिए इसका पालन करते हैं।

6-चरणीय प्रवाह है:

• समूह चर्चा के साथ टीम एकत्रित।
• समस्या का निर्धारण और सभी टीम के सदस्यों के साथ सहमत होना।
• मुख्य "क्यों?" - पूछें कि समस्या क्यों हुई।
• बाकी "Whys" - इस सवाल को 5 बार फिर से पूछें। मुख्य समस्या पाए जाने तक जारी रखें। दरअसल, कम या ज्यादा सवाल हो सकते हैं।
• कार्य योजना। भविष्य में समस्या की पुनरावृत्ति से बचने के लिए उपायों और कार्यों की सूची पर चर्चा करें।
• विश्लेषण। चर्चा करें कि उपाय कितने प्रभावी थे, क्या उन्होंने समस्या को हल करने में मदद की या इसे कम किया।

अगले प्रश्न के उत्तर से जल्दी हटो। यह आपको समस्या को समझने से पहले समग्र तस्वीर को परिभाषित करने की अनुमति देगा।

CATWOE

CATWOE विश्लेषण जैसी शक्तिशाली समस्या को सुलझाने की रणनीतियों का उपयोग करने से आप भविष्य में आने वाली चुनौतियों से निपटने में सुधार कर सकते हैं।

संक्षिप्त नाम के लिए खड़ा है:

• ग्राहकों
• अभिनेता
• परिवर्तन की प्रक्रिया
• संसार का दृश्य
• मालिकों
• पर्यावरण संबंधी बाधाएँ

आप सोच सकते हैं कि समस्याओं का समाधान खोजने के लिए यह एक साधारण चेकलिस्ट है। हालांकि, यह पद्धति समस्या क्षेत्रों की पहचान करने में वास्तव में सहायक होगी, जो यह निर्धारित करती है कि कंपनियां क्या चाहती हैं, और कौन से समाधान हितधारकों को प्रभावित कर सकते हैं।

प्रत्येक खंड में निम्नलिखित प्रश्नों के साथ भाग लिया जाता है:

1. ग्राहक कौन हैं और समस्या उन्हें कैसे प्रभावित करेगी?
2. समस्या में कौन से अभिनेता शामिल हैं? इस समस्या को हल करने के लिए कौन शामिल होना चाहिए?
3. इस समस्या से कौन सी प्रक्रियाएं प्रभावित होती हैं?
4. क्या हो रहा है इसका सामान्य चित्र क्या है?
5. प्रक्रिया का मालिक कौन है और निर्णय में उनकी क्या भूमिका होगी?
6. क्या कोई प्रतिबंध हैं जो अंतिम परिणाम को प्रभावित कर सकते हैं?

CATWOE विश्लेषण समस्या के बारे में व्यापक डेटा प्रदान करता है और इसके तत्व समस्या के अध्ययन में देरी करने में मदद करते हैं। विधि निर्णय में अन्य टीम के सदस्यों को शामिल करने से पहले आपकी चुनौतियों की गंभीरता को निर्धारित करने में मदद करती है।

बताई गई सभी विधियों और तकनीकों में विवरण में अध्ययन और गहनता की आवश्यकता होती है। यदि आप उनसे निपटना नहीं चाहते हैं, तो टीम की समस्या को हल करने के लिए अधिक सरल अभ्यास और मजेदार गेम हैं जिन्हें विशेष तैयारी के बिना लागू किया जा सकता है।

समस्या को सुलझाने के खेल और मजेदार गतिविधियों

कभी-कभी एक सरल और मजेदार निर्णय सबसे कठोर वैज्ञानिक दृष्टिकोण से अधिक प्रभावी हो सकता है। नॉनफ़ॉर्मल बिजनेस गेम्स समस्या-समाधान में भी आपकी सहायता कर सकते हैं।

इन मजेदार गतिविधियों का उद्देश्य टीम संचार, प्रतिनिधिमंडल, अनुकूलन, पारस्परिक सहायता और अन्य उपयोगी गुणों और कौशल को विकसित करना है।

वे प्रत्येक टीम के लिए उपयुक्त नहीं हैं क्योंकि उनमें से अधिकांश को टीम के सदस्यों, रचनात्मकता और लचीली सोच से ग्रहणशीलता के पर्याप्त स्तर की आवश्यकता होती है।

ऐसी गतिविधियों का आयोजन करते हुए, प्रबंधकों को यह समझना चाहिए कि कोई विजेता या हारने वाला नहीं होगा। यहाँ कुछ महान उदाहरण हैं:

अंडे गिरते हैं

एग्स ड्रॉप एक सरल गेम है जो निर्णय लेने के कौशल को विशेष रूप से कर्मचारियों और टीम के सहयोग में सुधार कर सकता है।

गतिविधि को चलाने के लिए, आपको अंडे, टेप, पुराने समाचार पत्र, पुआल, प्लास्टिक की चादर, गुब्बारे, रबर बैंड और अन्य कार्यालय सामान की आवश्यकता होती है जिसका उपयोग मैनुअल निर्माण के लिए किया जा सकता है।

एक मुक्त क्षेत्र पर कब्जा करें जिसे आप गन्दा कर सकते हैं। फिर सभी प्रतिभागियों को दो समूहों में विभाजित करें और सभी को एक अंडा और कुछ निर्माण सामग्री दें।

प्रत्येक टीम के सदस्य के पास निर्माण सामग्री की मदद से अंडे के लिए एक वाहक बनाने के लिए 20 मिनट से ऊपर का समय होगा जो इसे तोड़ने से बचाएगा।

आप का लक्ष्य हर वाहक को एक मेज या सीढ़ी से गिराना है (आश्चर्यजनक रूप से सभी के लिए) और देखें कि कौन वाहक वाहक अंडे की बेहतर रक्षा कर सकता है। यदि कई अंडे बच जाते हैं, तो ऊंचाई को तब तक बढ़ाते रहें, जब तक कि केवल एक अंडा न बचा हो।

ऊन नेटवर्क

एकाग्रता और स्पष्ट निर्देशों की आवश्यकता वाले इस सरल गेम से निर्णय लेने के कौशल को विकसित करने और समूह के अंदर सहयोग बढ़ाने में मदद मिलेगी।

आपको बस अपनी टीम को समान संख्याओं के समूहों में विभाजित करना है। प्रत्येक टीम को यार्न की एक गेंद दें और उनके यार्न का उपयोग करके एक वेब बनाने के लिए कहें।

इस उद्देश्य के लिए 10 मिनट पर्याप्त होंगे। फिर समूहों को मिलाएं ताकि हर टीम के पास अपने अलावा एक वेब हो।

प्रत्येक समूह को एक व्यक्ति का चयन करना चाहिए और उसे उसकी आंखों पर पट्टी बांधनी चाहिए। इस प्रतिभागी को टीम के साथियों के मौखिक निर्देशों का उपयोग करके वेब को खोलना चाहिए। पहली टीम जिसने वेब जीत हासिल की है।

इसे योग करने के लिए

समस्याओं का सामना करना किसी भी कंपनी के लिए एक नियम है। कोई भी टीम अपने काम के दौरान चुनौतियों से बच नहीं पाई है।
मुख्य विचार समस्याओं की देखभाल करना और सही निर्णय लेना है। विभिन्न वैज्ञानिक तरीके, गेमिंग तकनीक, और प्रबंधन उपकरण टीमों को बचा सकते हैं और सफल समाधान खोजने में मदद कर सकते हैं। उन सभी की कोशिश करो और अपने पसंदीदा चुनें!