🎹 👍 👽 संगठन परियोजना योजना (भाग 4) 🛏️ 📐 📱

मैं पल्स मैनेजमेंट - प्रोजेक्ट ऑर्गेनाइजेशन मैनेजमेंट (पल्स मेथड) पर प्रकाशनों की श्रृंखला जारी रखता हूं। इस लेख में मैं सबसे "स्वादिष्ट" भाग के बारे में बात करूंगा: परियोजना योजना। योजना किसी भी परियोजना का सबसे सरल और सबसे कठिन हिस्सा है, जिसके लक्ष्य के आधार पर बौद्धिक संपदा का निर्माण होता है। सरल - क्योंकि "आप कार्यों के एल्गोरिथ्म को लेते हैं और योजना के लिए गए थे", और मुश्किल - क्योंकि शैतान उन विवरणों में है, जिन्हें हम लगातार भूल जाते हैं।

मुझे आपको पिछली श्रृंखला की सामग्री याद दिलाना चाहिए, जिस पर इस लेख की गणना आधारित है:
संगठन का मॉडल , विधि के सिद्धांत । और लक्ष्य प्रबंधन नियम । और इसलिए, जब हमने लक्ष्य निर्धारित करने का फैसला किया, और लक्ष्य को चुना, तो यह परियोजना की योजना से निपटने का समय है।

आयोजन

एक योजना कभी वास्तविकता से मेल नहीं खाती है, लेकिन किसी भी तरह अनिश्चितता को कम करने और खतरों को कम करने के लिए यह महत्वपूर्ण है। और आपको निम्नलिखित सिद्धांतों के आधार पर योजना बनाने की आवश्यकता है:

नियोजन सिद्धांत

किसी भी काम में उतना ही समय लगेगा जितना कि उसे आवंटित या अधिक। (पार्किंसंस लॉ) ।
लोगों ने सभी काम समय के अंतिम क्षण तक बंद कर दिए। (छात्र सिंड्रोम)।
लोग छोटी नौकरियों की जटिलता के बारे में आशावादी पूर्वानुमान देते हैं। ऐसे मामलों को छोड़कर जब वे ग्रेड के उल्लंघन के लिए बोनस से वंचित थे, इन मामलों में ग्रेड निराशावादी और अतिरंजित हैं।
लोग बड़ी नौकरियों की श्रमशीलता के बारे में निराशावादी पूर्वानुमान देते हैं। क्योंकि वे समय के लिए "सुनिश्चित" होना चाहते हैं और एक "विजयी युद्ध" का संचालन करते हैं।
लोग कभी भी उस समय काम शुरू नहीं करते हैं जब काम की योजना बनाई जाती है और समय पर काम पूरा नहीं होता है ।
सभी परियोजनाएं अनिश्चितता से जुड़ी हैं। (मर्फी का नियम - अगर कुछ गलत हो सकता है, तो वास्तव में यही होगा। हम कभी नहीं जानते कि मर्फी का कानून कब प्रकट होगा)।
वास्तविकता कभी भी योजना के अनुकूल नहीं होगी । हम चाहे कितनी भी अच्छी योजना बना लें, लेकिन हमारी योजना में सब कुछ शामिल नहीं होगा।
परियोजना का दायरा स्थिर नहीं है । प्रोजेक्ट का सार कुछ अनोखा बनाना है, और जब तक हम इसे करना शुरू नहीं करते हैं, तब तक हम कभी नहीं जानते हैं कि "वास्तव में क्या किया जाना चाहिए"।
लोग कभी भी वैसा नहीं करते हैं जैसा संदर्भ के संदर्भ में लिखा गया है । वे कम या ज्यादा, या दूसरे तरीके से करते हैं।
लोग एक समय में केवल एक कार्य को प्रभावी ढंग से कर सकते हैं ।

योजना के दो स्तर

संगठन के नियोजन और बाह्य दायित्वों के सिद्धांतों के आधार पर, नियोजन के दो स्तरों को लागू करना आवश्यक है:

पहला स्तर रणनीतिक योजना, परियोजना योजना नियमों के आधार पर बड़ी-ब्लॉक परियोजना योजना है।
दूसरा स्तर सामरिक स्प्रिंट योजना और छोटे लक्ष्यों को परिभाषित करना है।

ऐसा टूटना "आवश्यकता और पर्याप्तता", परियोजना की सामग्री की अनिश्चितता और मानव व्यवहार की अप्रत्याशितता के सिद्धांत से जुड़ा हुआ है।

प्रोजेक्ट प्लानिंग का स्तर संगठन द्वारा कार्य के अनुक्रम की योजना प्रदान करता है, स्पष्ट ध्यान केंद्रित लक्ष्य निर्धारित करता है और दायित्वों की पूर्ति पर नियंत्रण प्रदान करता है।

स्प्रिंट सामरिक योजना का स्तर परियोजना को लागू करने वाले कर्मचारियों के लिए छोटे और समझने योग्य लक्ष्य प्रदान करता है और कार्यान्वयन पद्धति की उच्च अनिश्चितता को ध्यान में रखता है।

योजना एक प्रक्रिया है

योजना, एक प्रक्रिया के रूप में, "किए गए और भूल गए" सत्रों तक सीमित नहीं होनी चाहिए। यह एक प्रक्रिया है जिसे उत्पाद डिजाइन के रूप में अधिक प्रयास की आवश्यकता होती है। भविष्य के काम के लिए प्राथमिकताओं की योजना और चयन करना चाहिए, जबकि वर्तमान कार्य अभी तक नहीं है
पूरा किया। नियोजन की धारा में कार्यान्वयन की धारा - "धारा बनाने" को छोड़कर केवल नियोजन किया जा सकता है।

विनियम:

भविष्य की परियोजनाओं और उत्पाद विकास के लिए नियोजन नियमित रूप से किया जाता है।
योजना सत्र को वर्कफ़्लो में सिल दिया जाता है।
कोई भी कर्मचारी नियोजन में भाग ले सकता है यदि वह इसमें अपना लाभ देखता है।
सभी योजनाओं और दृष्टि निर्णयों को सिंक्रनाइज़ करने के लिए नियोजन बैठकें नियमित रूप से बुलाई जाती हैं।

परियोजना की योजना

जब आप किसी प्रोजेक्ट शेड्यूल का निर्माण करते हैं, तो आप संगठन में निर्णय लेने का कार्यक्रम लंबी अवधि के लिए बनाते हैं। प्रोजेक्ट शेड्यूल और कार्यों का क्रम, नहीं
हर बार सबसे महत्वपूर्ण और प्राथमिकता वाले काम को चुनने की कोशिश करता है। यह निर्णय लेने के प्रयासों को बचाता है।

एक प्रोजेक्ट शेड्यूल एक नियम है जो उन कार्यों की प्राथमिकता निर्धारित करता है जिनका पालन किया जाना चाहिए। यदि बाहरी या आंतरिक वातावरण में कुछ बदल गया है, तो सभी इच्छुक पार्टियों और संगठन के दायित्वों को ध्यान में रखते हुए पुन: योजना बनाई जानी चाहिए। पुरानी योजना पर लगातार काम करना संगठन के लिए खतरनाक है। एक कैलेंडर शेड्यूल की उपस्थिति आपको लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए अनुमानित तारीखों को बेहतर ढंग से समझने की अनुमति देती है, इसके आधार पर और अन्य कार्यों को सिंक्रनाइज़ करती है।

प्रोजेक्ट प्लानिंग की रणनीति

परियोजनाओं के कार्यान्वयन की योजना बनाते समय, कई कारकों पर विचार किया जाना चाहिए:

प्रोजेक्ट की अवधि
पूर्ण परियोजना से प्रत्यक्ष लाभ।
कार्यान्वित परियोजना से अप्रत्यक्ष लाभ, या परियोजना के हिस्से के रूप में बनाए गए उत्पाद को पेश करते समय 12 महीनों के लिए कंपनी की आय में परिवर्तन की राशि। कार्य करने पर संसाधनों की बचत करना भी संगठन का लाभ है।
प्रस्तावित समय में परिणाम की डिलीवरी में देरी की लागत।
उत्पाद के निर्माण के लिए पूरी परियोजना के पूरा होने तक विकसित उत्पाद से लाभ का अवसर।

इन कारकों के आधार पर, परियोजनाओं के पूरे पोर्टफोलियो को लागू करने के लिए एक रणनीति चुनना आवश्यक है।

रणनीति विकल्प:

सभी संगठन संसाधन अपने निष्पादन समय को कम करने के लिए एक लाभदायक परियोजना पर केंद्रित हैं।
संसाधन सीमा द्वारा परियोजनाओं को कैस्केड (संरेखित) किया जाता है।

एक परियोजना पर ध्यान केंद्रित रणनीति

एक परियोजना पर ध्यान केंद्रित सभी परियोजना प्रतिभागियों और आपसी सहायता के बीच एक उच्च स्तर की बातचीत प्रदान करता है। यहां तक कि जब कोई कर्मचारी किसी काम में व्यस्त नहीं होता है, तब भी वह दूसरों की मदद कर सकता है। इसके कारण, परियोजना निष्पादन समय कम हो जाता है।

इस दृष्टिकोण का नुकसान यह है कि यह "संसाधन डाउनटाइम" का भ्रम पैदा करता है। विशेष रूप से जब कुछ संसाधनों की आवश्यकता केवल परियोजना की शुरुआत में होती है, और तब आवश्यकता नहीं होती है। लेकिन यह भी एक भ्रम है। उदाहरण के लिए:

एक आईटी परियोजना में चरण हैं: विश्लेषण, विकास, परीक्षण। विश्लेषण विश्लेषकों द्वारा किया जाता है, डेवलपर्स द्वारा विकास, परीक्षणकर्ताओं द्वारा परीक्षण। यदि परियोजना की शुरुआत में सभी विश्लेषण कार्य किए जाते हैं, तो एक भ्रम है कि एनालिटिक्स बेकार हो जाएगा। लेकिन वास्तव में, उन्हें उत्पाद के लिए आवश्यकताओं को स्पष्ट करने या उन्हें स्पष्ट करने के लिए लगातार आवश्यकता होती है। बेशक पूर्ण नहीं, लेकिन आवश्यक है।
"कार्यान्वयन" के चरण में निर्माण परियोजना में संरचना के डिजाइनरों से "क्षेत्र पर्यवेक्षण" है। यही है, तकनीकी विनिर्देशों और डिजाइन प्रलेखन के साथ परिणाम के अनुपालन का नियमित सत्यापन।

याद रखें: सहकर्मियों से समय पर सहायता की कमी, क्रमशः ठेकेदार की प्रेरणा को कम करती है, और उत्पाद के कार्यान्वयन की गति।

आकृति में: ए, बी, सी, डी परियोजनाओं को क्रमिक रूप से पूरा किया जाता है। ग्रीन संसाधन - बाधा लाल और नीले संसाधनों के काम करने तक इंतजार करने के लिए मजबूर है।

संसाधन बाधा संरेखण रणनीति

संसाधन की कमी - संगठन का एक संसाधन, एक विशिष्ट कर्मचारी या टीम, या धन बनाने के लिए संगठन की क्षमता को सीमित करने वाला एक भौतिक संसाधन।

संसाधन-बाधा संरेखण रणनीति सभी परियोजनाओं के निष्पादन समय को कम करती है। इस तरह की योजना के कारण, संगठन का सबसे महंगा संसाधन 100% रोजगार के साथ काम करेगा।

तस्वीर में: ए, बी, सी, डी परियोजनाएं हरे रंग के संसाधन पर प्रतिबंधित हैं - प्रतिबंध। यह संसाधन एक सीमा है क्योंकि यह परियोजनाओं के इस सेट में सबसे अधिक काम करता है। इस तरह की योजना के साथ, यह महत्वपूर्ण है कि हरित संसाधन के काम की शुरुआत से जो काम पूरा करने के लिए आवश्यक हो, उसे उच्चतम संभव गुणवत्ता के साथ तैयार किया जाए।

याद रखें: संसाधन-बाधा समय की लागत इस अवधि के लिए संगठन की आय है।

इस दृष्टिकोण का नुकसान यह है कि प्रोजेक्ट बी, सी, डी में परियोजना की शुरुआत की तारीख के बारे में उच्च अनिश्चितता है। यह इस तथ्य के कारण है कि हम ठीक से नहीं जानते हैं "जब संसाधन-बाधा समाप्त हो जाती है।"

भाग निष्कर्ष

हमने कैस्केडिंग परियोजनाओं के लिए नियोजन के मूल सिद्धांतों और विकल्पों की जांच की। प्रत्येक रणनीति में पेशेवरों और विपक्ष हैं, अगर कोई रणनीति नहीं है तो बदतर है। नियोजन के दो स्तर कार्यान्वयन के स्तर पर बाहरी दायित्वों और उच्च अनिश्चितता के संरेखण को सुनिश्चित करते हैं।

यदि आप टिप्पणियों में लिखते हैं कि आप अपनी परियोजनाओं की योजना बनाते समय किन नियोजन सिद्धांतों का उपयोग करते हैं, तो यह सुपर होगा!

जारी रखा जाए।

पुनश्च: लेकिन, यदि आप एक ही बार में सब कुछ चाहते हैं, तो एक मैनुअल है "पल्स प्रबंधन: परियोजना संगठन प्रबंधन"

संगठन परियोजना योजना (भाग 4)