हम अराजकता को व्यवस्थित करते हैं या एक संगठन में एक प्रक्रिया दृष्टिकोण को कैसे लागू करें

एक बार जब मैंने अपनी नौकरी बदली और एक बड़े, अच्छी तरह से संरचित संगठन से एक तेजी से बढ़ते स्टार्टअप के लिए मिला। मुझे वास्तव में एक ही बार में सब कुछ पसंद आया: वह ऊर्जा जिसके साथ लोगों ने काम किया, व्यावसायिकता, और आंतरिक संचार की आत्माभिव्यक्ति। लेकिन उस समय जब वे मेरे लिए पीएम-अफेयर्स से गुजरने लगे, एक आश्चर्य मुझे इंतजार कर रहा था:

- कोई विवरण के अर्थ में? यही है, आपने कहीं भी नहीं लिखा है कि आपकी टीम किन नियमों से काम करती है? बिल्कुल, सच में! यहां तक ​​कि एक एसएलए? और तुम मुझे कैसे दोगे? स्मृति के संदर्भ में, क्या होगा अगर किसी तरह की व्यवस्था को भुला दिया जाए और प्रेषित न किया जाए? मैं इस तरह से कैसे समझूँ? ओह माँ…

क्या आपने कभी महसूस किया है कि आपका सिर गोल है, और जिस विचार को आप सोचने की कोशिश कर रहे हैं वह वर्ग है? यह कि मैंने अपने बारे में कैसा महसूस किया, यह समझने की कोशिश की कि मैं कैसे काम करूँगा। स्टार्टअप अब छोटा नहीं था - 200 से अधिक लोग, कई देशों के कार्यालय, दुनिया भर के ग्राहक। और, जहां तक ​​मैंने समझा, विकास टीम कैसे काम करती है, टिकट कितनी बार तय करते हैं, कैसे तय करते हैं, कैसे रिपोर्ट करते हैं, दस्तावेज कहां हैं और वे कैसे अपडेट होते हैं - सब कुछ किसी न किसी तरह से तय किया गया था। और यह अद्भुत है - जब आप कम हैं और आप सभी एक ही स्थान पर हैं। लेकिन जब आपकी नई टीम एक नए स्थान पर बैठती है, तो बाकी शहरों और यहां तक ​​कि सभी देशों में, और हर दिन नए लोग अधिक से अधिक ... मैं आराम से नहीं था।

परिणामस्वरूप, मुझे एक सरल विचार याद आया, क्योंकि मेरे पास एक तकनीकी शिक्षा है:

सिस्टम में कहीं से भी सिस्टम बदलता है

और उसने फैसला किया कि मैं शायद वह बिंदु बनूंगा जो अराजकता की स्थिति से स्पष्ट संरचना की स्थिति में लाएगा।

प्रोग्रामर के लिए और न केवल उन लोगों के लिए जो मानते हैं कि प्रबंधन प्रक्रियाओं का वर्णन करना समय की बर्बादी है: जैसे कोड को तकनीकी और उपयोगकर्ता प्रलेखन के साथ कवर किया जाना चाहिए, कंपनी के काम को निर्देशों और प्रक्रियाओं द्वारा वर्णित किया जाना चाहिए। समान कारणों के लिए: जितने अधिक नियम और जितने अधिक भ्रामक हैं, उनका उल्लेख करना उतना ही कठिन है।

विशेष रूप से उनका वर्णन किया जाना चाहिए, यदि नवागंतुकों की संख्या लगातार बढ़ रही है और प्रक्रियाएं लगातार बदलती रहती हैं। यह बाद के लिए क्या उपयोगी है:

• लोगों को याद दिलाएं कि प्रक्रिया कैसे काम करती है (उदाहरण के लिए, जब निष्पादित नहीं होती है)
• प्रक्रिया में एक नया डालें
• बिना कुछ खोए प्रक्रिया में बदलाव करें
• इस बारे में सोचें कि हम क्या गलत कर रहे हैं और प्रक्रिया को अनुकूलित करें।

मैंने कभी नहीं सोचा था कि मैं इसे लिखूंगा, ऐसा लगता है कि यह स्पष्ट और सच है। लेकिन नहीं, यह पता चला है कि तकनीकी स्टार्टअप आमतौर पर प्रबंधकीय प्रक्रियाओं की जटिलता को याद करते हैं और यह सोचना पसंद करते हैं कि सब कुछ अपने आप चालू हो जाए।

क्या लिखना है?

संक्षिप्त और सरल रूप में, तब हमारे संगठन में घटनाओं, समस्याओं, रिलीज, ज्ञान, क्षमताओं, सुरक्षा, आदि के साथ काम करने के तरीके के बारे में सभी पक्षों के साथ निर्देश और समझौते।

अधिक होने पर, ITSM तलमुद खोलें और पढ़ें :)
यह लेख पूरी तरह से वर्णन करने के लिए नहीं है, बल्कि इसका वर्णन और कार्यान्वयन कैसे किया जाए ताकि प्रक्रियाएं जीवित रहें।

कैसे लिखें?

यह वर्णन करने का कार्य कि लोग इसका उपयोग करते हैं, बहुत तुच्छ नहीं है, विशेषकर ऐसी परिस्थितियों में जब परिवर्तन ऊपर से नहीं आते हैं, नेतृत्व से। यह सरासर प्रतिरोध के साथ और भी जटिल हो जाता है।

मुझे प्रतिरोध का एक स्रोत मिला, 10-30 पृष्ठों के बारे में लंबे निर्देश, लगभग 5 साल पहले लिखे गए, जिसके बारे में हर कोई एक साल बाद भूल गया। यही है, संरचना में प्रयास किए गए थे, काम नहीं किया था, और विश्वास था कि यह काम नहीं करेगा।

इन दस्तावेज़ों को पढ़कर (काफी, वैसे, समझदार, लेकिन लंबे, बहुत परिष्कृत), मैंने खुद को बना लिया

पाठ 1: छोटी और जीवंत व्यवस्थाओं का वर्णन करें।

जो आप सरल शब्दों में नहीं समझा सकते हैं वह एक जटिल प्रक्रिया है आपकी समस्या, इसे पढ़ने वाले की नहीं। शायद आप एक में कई प्रक्रियाओं को छड़ी करने की कोशिश कर रहे हैं।

पाठ 2 यदि आप चार्ट का उपयोग नहीं कर सकते हैं - उपयोग न करें। कभी भी एक जटिल आरेख का उपयोग न करें।

बाहर से ऐसा लगता है कि विपरीत यह है कि एक चार्ट को देखने की तुलना में एक घाट पढ़ना अधिक कठिन है। मैंने भी ऐसा सोचा। हालाँकि, अब मैं दो दस्तावेज़ों का वर्णन कर रहा हूँ कि कैसे हम सुविधाओं, पाठ और आरेख को जारी करेंगे। चार्ट अपडेट नहीं किया गया है (या तो मुश्किल है या एक बार), पाठ लगातार है (यह सिर्फ मेरे लिए नहीं है जो लंबे समय से ऐसा कर रहा है)।

पाठ 3: दो छोटे दस्तावेज़ एक लंबे समय से बेहतर हैं।

कोई भी लंबे ग्रंथों को नहीं पढ़ता है, आपको बस इस पर ध्यान देना है।

पाठ 4: यदि आप स्वयं नहीं लिख सकते हैं, तो न लिखें।

लोगों के लिए यह उपयोग करना आसान है कि वे क्या लेकर आएं और खुद को संरचना दें। किसी समझौते को बनाने के महत्व को समझाने के लिए खुद को लिखने से ज्यादा सही है। हालांकि, ज़ाहिर है, आसान नहीं है।

पाठ 5: यदि आप अभी भी खुद को लिखते हैं, तो जांचने के लिए कहें

बहुत बार, एक प्रश्न के बाद उठता है "यह हमारे साथ कैसे किया जाता है?" ठीक है, यदि आपने किसी व्यक्ति को सूचना प्राप्त करने के लिए सत्यापन के लिए एक दस्तावेज भेजा है, तो "कृपया जाँच करें, क्या यह सही है?"

पाठ 6: प्रवेश, निकास और प्रदर्शन करने वालों और जिम्मेदार लोगों के अलावा, प्रत्येक दस्तावेज़ में एक लक्षित दर्शक होना चाहिए

मार्केटिंग में जैसा: एक लेख को पढ़ने के लिए, यह आपके लिए व्यक्तिगत रूप से दिलचस्पी का होना चाहिए। यदि आप सभी को एक दस्तावेज़ में जानकारी देते हैं, तो यह लंबा होगा, और हमें याद है कि लंबे ग्रंथ आधुनिक लोगों को डराते हैं। उदाहरण के लिए, सभी के लिए एक सामान्य नियम है कि हम GDPR के अनुसार कैसे काम करते हैं। व्यवहार में, ये तीन दस्तावेज हैं:

• सभी कर्मचारियों के लिए - खुद नियम का विवरण, क्या किया जा सकता है और जानकारी के साथ क्या नहीं किया जा सकता है।
• एक असाधारण स्थिति में कहां और कैसे संपर्क करें - डेवलपर्स और समर्थन सेवाओं के लिए
• डेवलपर्स के लिए बताई गई तकनीकी कैसे और कहाँ निष्पादित की जाती है

ऐसा क्या करें कि यह न केवल वर्णित है, बल्कि काम भी करता है?

घोषणा करें कि आप और आपकी टीम लिखित रूप में प्रबंधित है।

अगर कुछ गलत होता है, तो मैं दस्तावेजों को खोलता हूं, उन पर उंगली उठाता हूं और कहता हूं, हम ऐसा करने के लिए सहमत हुए। क्या तय करना होगा? यदि कोई मैनुअल से कहता है, टिकट पर काम करने की समय सीमा से संतुष्ट नहीं है, तो मैं इस प्रक्रिया को खोलता हूं जहां यह कहता है

• हम काम करने के लिए टिकट कैसे लेते हैं,
• वे किन चरणों से गुजर सकते हैं
• टिकट पर काम रोकने का कारण क्या है और
• प्रत्येक चरण में औसत समय क्या है।

और एक प्रश्न पूछें, क्या हम प्रक्रिया, टिकट की प्राथमिकताओं को बदलने जा रहे हैं, या कुछ और?
यह बहुत अधिक असंतोष को कम करता है, संचार की सुविधा देता है और, सबसे महत्वपूर्ण बात, आपके काम की भविष्यवाणी और पारदर्शिता को बढ़ाता है। और जहां पारदर्शिता है, वहां भरोसा है। और विश्वास पर, आप बहुत अधिक निर्माण कर सकते हैं।

इसके अलावा, यह आपको अपनी टीम की रक्षा करने की क्षमता देता है यदि गलती सार्वजनिक नहीं है लेकिन प्रबंधन में भ्रम की स्थिति है (वास्तव में मामलों का 80%)।

लोगों को दिखाएं कि यह कैसे काम करता है

रिलीज प्रबंधन प्रक्रिया का एक हिस्सा रिलीज प्रबंधकों के साथ तीन वार्तालापों से पैदा हुआ था ... इसके आधार पर, मैंने प्रबंधन को समझाया कि रिलीज इतनी लंबी क्यों हो रही थी, और रिलीज मैनेजर ने इस चर्चा के लिए बुलाया। अब इस जगह पर यहाँ कैसे, क्यों और क्या जारी होना चाहिए, इसके बारे में कई दस्तावेज हैं। लिखित, निश्चित रूप से, मेरे द्वारा नहीं, बल्कि रिलीज़ प्रबंधकों द्वारा। लोगों को इस तथ्य के लिए अनुकूलित करें कि यह सुविधाजनक है, जो आपको अनावश्यक स्पष्टीकरण से मुक्त करता है और एक बार और सभी के लिए पारदर्शी होना संभव बनाता है। उदाहरण के द्वारा।

ज्ञान का स्रोत बनें

मैं एक छोटा सा व्याख्यान देने के लिए समय-समय पर यह नहीं भूलता कि काम के प्रारूप पर लिखित समझौते उन लोगों की तुलना में बहुत बेहतर हैं जो लिखित नहीं हैं। मुझे इस बारे में बात करने में दिलचस्पी है, इसलिए हर किसी को कई बार सुनना पड़ता है। पहली बार नहीं, धीरे-धीरे, अधिकांश समझौते जो हम संगम में रेंगते हैं। पानी एक पत्थर को तेज करता है।

आपको इसकी आवश्यकता क्यों है

कम से कम, सिर में और कार्यस्थल में अराजकता कम हो जाएगी।

अधिकतम के रूप में, आप भाग्यशाली हैं और आपको इस संगठन में एक बुद्धिमान प्रबंधक के रूप में देखा जाएगा जो जानता है कि प्रक्रियाओं के साथ कैसे काम किया जाए। :)

विचार, काफी विवादास्पद, बस अटकलें।

मेरा काफी गंभीर मानना ​​है कि कोई व्यक्ति बाहर से प्रक्रियाओं को लिख और लागू नहीं कर सकता है। वह वर्तमान स्थिति का वर्णन कर सकता है, लेकिन कोई भी प्रक्रिया का समर्थन नहीं करेगा। और अगर आपको त्वरित परिवर्तनों की आवश्यकता है, तो वे होंगे, और प्रक्रिया तब तक इंतजार करेगी जब तक इसका निर्माता परिवर्तन नहीं करता।

प्रबंधन प्रक्रिया उन लोगों का व्यवसाय है जो उनका उपयोग करते हैं।

और फिर भी, ऐसा होना चाहिए कि प्रक्रिया दृष्टिकोण एक बाहरी रूप से लगाया गया नियम नहीं है, लेकिन मेरे साथ काम करने के लिए नियमों पर बाहरी दुनिया के साथ मेरा समझौता है। तब प्रक्रिया दृष्टिकोण संगठन के विकास पर ब्रेक नहीं होगा (मैंने पहले एक बार यह देखा है), लेकिन एक विकास उत्प्रेरक।