अंतर्राष्ट्रीय मानकों में ज्ञान प्रबंधन: आईएसओ, पीएमआई

सभी को नमस्कार। नॉलेजकोनफ 2019 को छह महीने पहले ही हो चुके हैं, इस दौरान मैं दो और सम्मेलनों में बोलने और दो बड़ी आईटी कंपनियों में ज्ञान प्रबंधन के विषय पर व्याख्यान देने में कामयाब रहा। सहकर्मियों के साथ संवाद करते हुए, मुझे एहसास हुआ कि आईटी में आप अभी भी "शुरुआती" स्तर पर ज्ञान प्रबंधन के बारे में बात कर सकते हैं, या यूँ कहें कि किसी भी कंपनी के किसी भी विभाग के लिए ज्ञान प्रबंधन आवश्यक है। आज मेरा अपना अनुभव कम से कम होगा - मैं ज्ञान प्रबंधन के क्षेत्र में मौजूदा अंतरराष्ट्रीय मानकों पर विचार करना चाहूंगा।

आइए मानकीकरण के क्षेत्र में सबसे लोकप्रिय ब्रांड के साथ शुरू करें - आईएसओ । कल्पना कीजिए, ज्ञान प्रबंधन प्रणालियों के लिए समर्पित एक अलग मानक है (आईएसओ 30401: 2018)। लेकिन आज मैं उस पर ध्यान नहीं देता। "कैसे" को समझने से पहले ज्ञान प्रबंधन प्रणाली को देखना चाहिए और काम करना चाहिए, यह सहमत होना आवश्यक है कि यह सिद्धांत रूप में आवश्यक है।

उदाहरण के लिए, आईएसओ 9001: 2015 (गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली) को लें। जैसा कि नाम से पता चलता है, यह एक गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली के लिए समर्पित एक मानक है। इस मानक के अनुसार प्रमाणित होने के लिए, संगठन को कार्य प्रक्रियाओं और निर्मित उत्पादों और / या सेवाओं की पारदर्शिता और निरंतरता सुनिश्चित करनी चाहिए। दूसरे शब्दों में, एक प्रमाण पत्र का मतलब है कि आपकी कंपनी में सब कुछ स्पष्ट रूप से, सामंजस्यपूर्ण रूप से काम करता है, आप समझते हैं कि प्रक्रियाओं के मौजूदा संगठन को क्या जोखिम है, आप जानते हैं कि इन जोखिमों को कैसे नियंत्रित किया जाए, और उन्हें कम से कम करने का प्रयास करें।

ज्ञान प्रबंधन का इससे क्या लेना-देना है? लेकिन इसके साथ:

7.1.6 संगठन ज्ञान

संगठन अपनी प्रक्रियाओं के कामकाज और उत्पादों और सेवाओं के अनुरूप हासिल करने के लिए आवश्यक ज्ञान का निर्धारण करेगा।

ज्ञान को बनाए रखा जाना चाहिए और आवश्यक सीमा तक सुलभ होना चाहिए।

बदलती जरूरतों और रुझानों पर विचार करते समय, संगठन को अपने मौजूदा ज्ञान को ध्यान में रखना चाहिए और यह निर्धारित करना चाहिए कि अतिरिक्त ज्ञान और इसकी प्राप्ति के लिए कैसे प्राप्त करें या पहुंच प्रदान करें।

नोट 1. संगठन ज्ञान संगठन-विशिष्ट ज्ञान है; मुख्य रूप से अनुभव से प्राप्त।

ज्ञान वह जानकारी है जो संगठन के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए उपयोग और आदान-प्रदान की जाती है।

नोट 2. संगठन के ज्ञान का आधार हो सकता है:

a) आंतरिक स्रोत (जैसे, बौद्धिक संपदा; अनुभव से प्राप्त ज्ञान; असफल या सफल परियोजनाओं से निकाले गए निष्कर्ष; अविवादित ज्ञान और अनुभव का संग्रह और विनिमय; प्रक्रियाओं, उत्पादों और सेवाओं में सुधार के परिणाम)।

बी) बाहरी स्रोत (जैसे मानक, वैज्ञानिक समुदाय, सम्मेलन, उपभोक्ताओं और बाहरी आपूर्तिकर्ताओं से प्राप्त ज्ञान)।

और नीचे, अनुप्रयोगों में:

संगठन के ज्ञान से संबंधित आवश्यकताओं को निम्नलिखित के उद्देश्य से प्रस्तुत किया गया था:

क) संगठन को ज्ञान के नुकसान से बचाना, उदाहरण के लिए, निम्न के कारण:

• कर्मचारियों का कारोबार;
• जानकारी प्राप्त करने और विनिमय करने में असमर्थता;

ख) ज्ञान प्राप्त करने के लिए संगठन को उत्तेजित करना, उदाहरण के लिए, इसके आधार पर:

• पहले हाथ से सीखने;
• सलाह;
• बेंचमार्किंग।

इसलिए, गुणवत्ता प्रबंधन के क्षेत्र में आईएसओ मानक कहता है कि अपनी गतिविधियों की गुणवत्ता सुनिश्चित करने के लिए, उद्यम को ज्ञान प्रबंधन में संलग्न होना चाहिए। बिल्कुल ऐसा, कोई विकल्प नहीं - "चाहिए । " अन्यथा गैर-बराबरी, और अलविदा। यह तथ्य अकेले इस तथ्य पर संकेत देता है कि यह संगठन में एक वैकल्पिक पहलू नहीं है, आईटी में ज्ञान प्रबंधन को अक्सर कैसे संदर्भित किया जाता है, लेकिन व्यावसायिक प्रक्रियाओं का एक अनिवार्य घटक।

इसके अलावा, मानक यह बताता है कि ज्ञान प्रबंधन किन जोखिमों को खत्म करने के लिए बनाया गया है। वास्तव में, वे काफी स्पष्ट हैं।

आइए कल्पना करें ... नहीं, यह गलत है - कृपया अपने करियर की उस स्थिति को याद करें जब आपको वास्तव में काम पर कुछ जानकारी की आवश्यकता थी, और इसका एकमात्र माध्यम उस समय छुट्टी / व्यवसाय यात्रा पर था, आमतौर पर कंपनी छोड़ दी थी या सिर्फ बीमार था। आप याद है? मुझे लगता है कि हम में से लगभग कोई भी इस पार आया है। उस पल आपको क्या महसूस हुआ?

अगर, कुछ समय बाद, यूनिट का प्रबंधन परियोजना की समय सीमा को पूरा करने में विफलता का विश्लेषण करता है, तो यह निश्चित रूप से, दोषी पार्टी को ढूंढ लेगा और इस पर शांत हो जाएगा। लेकिन आप व्यक्तिगत रूप से, उस समय जब ज्ञान की आवश्यकता थी, किसी भी तरह से यह समझने में मदद नहीं की कि "यह आरएम की गलती है जो बाली गए और प्रश्नों के मामले में कोई निर्देश नहीं छोड़ा।" निश्चित ही, उसे दोष देना है। लेकिन आपका काम मदद नहीं करेगा।

यदि ज्ञान को उन लोगों के लिए सुलभ प्रणाली में प्रलेखित किया जाता है, जिन्हें इसकी आवश्यकता हो सकती है, तो वर्णित "रिसॉर्ट" कहानी लगभग असंभव हो जाती है। इस प्रकार, व्यावसायिक प्रक्रियाओं की निरंतरता सुनिश्चित की जाती है, जिसका अर्थ है कि छुट्टियों, कर्मचारियों के प्रस्थान और कुख्यात बस कारक कंपनी के लिए डरावना नहीं हैं - उत्पाद / सेवा की गुणवत्ता अपने सामान्य स्तर पर बनी रहेगी।

यदि कंपनी के पास सूचना और अनुभव के आदान-प्रदान और भंडारण के लिए एक मंच है, और इस प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करने की एक संस्कृति (आदत) बनती है, तो कर्मचारियों को किसी सहकर्मी से प्रतिक्रिया के लिए कुछ दिन इंतजार नहीं करना पड़ता है (या कई दिनों के लिए एक सहयोगी की तलाश करें और इसे इस कारण सेट करें) अपने कार्यों को पकड़ें।

मैं आदत की बात क्यों कर रहा हूँ? क्योंकि इसका उपयोग करने के लिए ज्ञान का आधार बनाना पर्याप्त नहीं है। हम सभी का उपयोग Google पर हमारे सवालों के जवाब खोजने के लिए किया जाता है, और इंट्रानेट अक्सर छुट्टी अनुप्रयोगों और एक बुलेटिन बोर्ड से जुड़ा होता है। हमारे पास इंट्रानेट पर (उदाहरण के लिए एजाइल फ्रेमवर्क के बारे में जानकारी की तलाश) की आदत नहीं है। इसलिए, भले ही हमारे पास एक सेकंड में सबसे अच्छा ज्ञान का आधार हो, कोई भी इसे अगले सेकंड (और अगले महीने के लिए भी) के लिए उपयोग करना शुरू नहीं करेगा - कोई आदत नहीं है। अपनी आदतों को बदलना दर्दनाक और लंबा है। हर कोई इसके लिए तैयार नहीं है। खासकर अगर 15 साल "और उसी तरह काम किया।" लेकिन इसके बिना, कंपनी में ज्ञान के साथ काम करने की पहल विफल हो जाएगी। यही कारण है कि केएम के क्षेत्र में परास्नातक परिवर्तन प्रबंधन के साथ ज्ञान प्रबंधन को अटूट रूप से जोड़ते हैं।

यह इस तथ्य पर ध्यान देने योग्य है कि "बदलती जरूरतों और रुझानों पर विचार करते समय, एक संगठन को अपने ज्ञान को ध्यान में रखना चाहिए ...", अर्थात् एक बदलती दुनिया में निर्णय लेते समय पिछले अनुभव का जिक्र करने की संस्कृति विकसित करना। और तुम, फिर से, एक "चाहिए" मन।

वैसे, मानक के इस छोटे पैराग्राफ में अनुभव के बारे में बहुत कुछ कहा जाता है। आमतौर पर, जब ज्ञान प्रबंधन की बात आती है, तो फाइलें (विनियमों, आवश्यकताओं) के रूप में रखे गए सैकड़ों दस्तावेजों के साथ ज्ञान के आधार की एक तस्वीर के साथ रूढ़िवाद शुरू हो जाता है। लेकिन आईएसओ अनुभव की बात करता है। कंपनी और उसके प्रत्येक कर्मचारी के पिछले अनुभव के आधार पर प्राप्त किया गया ज्ञान ही वह चीज़ है जो बार-बार होने वाली गलतियों के जोखिम से बचाती है, तुरंत अधिक लाभदायक निर्णय लेती है और एक नया उत्पाद भी बनाती है। ज्ञान प्रबंधन के क्षेत्र में सबसे परिपक्व कंपनियों में (रूसी लोगों सहित, वैसे), ज्ञान प्रबंधन को कंपनी के पूंजीकरण को बढ़ाने, नए उत्पाद बनाने, नए विचारों को विकसित करने और प्रक्रियाओं को व्यवस्थित बनाने के साधन के रूप में देखा जाता है। यह ज्ञान का आधार नहीं है, यह नवाचार के लिए एक तंत्र है। PMBOK PMI गाइड हमें इसे और अधिक विस्तार से समझने में मदद करता है।

PMBOK ज्ञान के परियोजना प्रबंधन निकाय, पीएमए हैंडबुक के लिए एक गाइड है। इस मैनुअल के छठे संस्करण (2016) में, परियोजना एकीकरण प्रबंधन पर एक खंड दिखाई दिया, जिसने बदले में, परियोजना ज्ञान प्रबंधन पर एक उपधारा शामिल की। यह आइटम "मैनुअल के उपयोगकर्ताओं की टिप्पणियों के आधार पर" बनाया गया था, अर्थात वास्तविक परिस्थितियों में गाइड के पिछले संस्करणों का उपयोग करने में अनुभव का एक उत्पाद बन गया। और वास्तविकता आवश्यक ज्ञान प्रबंधन!

नए पैराग्राफ का मुख्य आउटपुट "सीखे गए पाठों का रजिस्टर" है (ऊपर वर्णित आईएसओ मानक में, वैसे, इसका भी उल्लेख है)। इसके अलावा, मैनुअल के अनुसार, इस रजिस्टर का संकलन परियोजना के कार्यान्वयन के दौरान किया जाना चाहिए, न कि इसके पूरा होने पर, जब परिणाम का विश्लेषण करने का समय आता है। मेरी राय में, यह चपलता में पूर्वव्यापी के साथ बहुत कुछ है, लेकिन इसके बारे में मैं एक अलग पोस्ट लिखूंगा। वास्तव में, PMBOK में पाठ इस तरह से लगता है:

प्रोजेक्ट ज्ञान प्रबंधन मौजूदा ज्ञान का उपयोग करने और परियोजना लक्ष्यों को प्राप्त करने और संगठन में सीखने की सुविधा के लिए नया ज्ञान बनाने की प्रक्रिया है

ज्ञान के क्षेत्र "परियोजना एकीकरण प्रबंधन" को ज्ञान के अन्य सभी क्षेत्रों में प्राप्त परिणामों के संयोजन की आवश्यकता होती है।

एकीकरण प्रक्रियाओं में रुझान का विकास करना शामिल है, लेकिन इन तक सीमित नहीं है:

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• परियोजना ज्ञान प्रबंधन

कार्यबल के बढ़ते मोबाइल और बदलते स्वरूप के लिए परियोजना के पूरे जीवन चक्र में ज्ञान का निर्धारण करने और दर्शकों को लक्षित करने के लिए इसे स्थानांतरित करने की अधिक कठोर प्रक्रिया की आवश्यकता होती है ताकि ज्ञान के नुकसान को खत्म किया जा सके।

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इस प्रक्रिया के प्रमुख लाभ यह हैं कि संगठन के पहले प्राप्त ज्ञान का उपयोग परियोजना के परिणामों को प्राप्त करने या सुधारने के लिए किया जाता है, और वर्तमान परियोजना के कार्यान्वयन के दौरान प्राप्त ज्ञान संगठन और भविष्य की परियोजनाओं या उनके चरणों की परिचालन गतिविधियों को सुनिश्चित करने के लिए उपलब्ध रहता है। यह प्रक्रिया पूरे प्रोजेक्ट में की जाती है।

मैं यहाँ मैनुअल के पूरे बड़े हिस्से की नकल नहीं करूँगा। आप इसे खुद से परिचित कर सकते हैं और उचित निष्कर्ष निकाल सकते हैं। उपरोक्त उद्धरण, मेरी राय में, काफी पर्याप्त हैं। मुझे ऐसा लगता है कि परियोजना ज्ञान को प्रबंधित करने में आरएम के कार्य का इतना विस्तृत वर्णन पहले से ही परियोजनाओं पर काम करते समय इस पहलू के महत्व को इंगित करता है। वैसे, मैं अक्सर थीसिस सुनता हूं: "अन्य विभागों में हमारे ज्ञान की आवश्यकता कौन है?" तो इन पाठों को किसने सीखा है?

वास्तव में, व्यक्ति अक्सर यह देख सकता है कि इकाई खुद को "निर्वात में इकाई" के रूप में देखती है। यहाँ हम अपनी लाइब्रेरी के साथ हैं, और यहाँ कंपनी के बाकी काम हैं, और हमारी लाइब्रेरी का ज्ञान किसी भी तरह से उसके लिए उपयोगी नहीं होगा। पुस्तकालय के बारे में - शायद। और संबंधित प्रक्रियाओं के बारे में क्या?

एक सामान्य उदाहरण: एक परियोजना पर काम के दौरान, एक ठेकेदार के साथ बातचीत हुई। उदाहरण के लिए, एक डिजाइनर के साथ। ठेकेदार ऐसा करने के लिए निकला, तो समय सीमा को बाधित कर दिया, अतिरिक्त भुगतान के बिना संशोधित करने से इनकार कर दिया। आरएम ने सबक के रजिस्टर में दर्ज किया कि यह अविश्वसनीय ठेकेदार के साथ काम करने के लायक नहीं है। उसी समय, विपणन में कहीं वे एक डिजाइनर की तलाश में थे और उसी ठेकेदार के पास आए। और इस समय दो विकल्प हैं:

a) यदि कंपनी के पास अनुभव को पुन: उपयोग करने की अच्छी संस्कृति है, तो एक विपणन सहयोगी सीखे गए पाठों के रजिस्टर में दिखेगा यदि किसी ने पहले से ही इस ठेकेदार से संपर्क किया है, तो हमारे आरएम से एक नकारात्मक प्रतिक्रिया देखें और इस अविश्वसनीय निर्माता के साथ संवाद करने में समय और धन नहीं खोएगा।

ख) यदि कंपनी के पास ऐसी कोई संस्कृति नहीं है, तो बाजार उसी अविश्वसनीय ठेकेदार की ओर मुड़ जाएगा, कंपनी के पैसे खो देगा, समय और उदाहरण के लिए एक महत्वपूर्ण और जरूरी प्रचार अभियान को बाधित कर सकता है।

कौन सा विकल्प अधिक सफल लगता है? और ध्यान दें कि यह विकसित किए जा रहे उत्पाद के बारे में जानकारी नहीं थी जो उपयोगी थी, लेकिन विकास में शामिल प्रक्रियाओं के बारे में। और यह एक अन्य आरएम के लिए नहीं बल्कि पूरी तरह से अलग दिशा के एक कर्मचारी के लिए उपयोगी निकला। इसलिए निष्कर्ष: आप बिक्री से अलग से विकास पर विचार नहीं कर सकते, व्यावसायिक बुद्धि से तकनीकी सहायता और AKU से आईटी। कंपनी में हर किसी के पास काम का अनुभव है जो कंपनी में किसी और के लिए उपयोगी साबित होगा। और यह आवश्यक नहीं है कि वे संबंधित क्षेत्रों के प्रतिनिधि होंगे।

हालाँकि, प्रोजेक्ट का तकनीकी पक्ष काम आ सकता है। पिछले कुछ वर्षों में अपनी कंपनी में परियोजनाओं के ऑडिट का प्रयास करें। आपको आश्चर्य होगा कि इसी तरह की समस्याओं को हल करते समय कितनी साइकिल का आविष्कार किया गया था। क्यों? क्योंकि ज्ञान बांटने की प्रक्रियाएं स्थापित नहीं हैं।

इसलिए, पीएमआई मैनुअल के अनुसार, ज्ञान प्रबंधन, आरएमए के कार्यों में से एक है। जैसा कि आप देख सकते हैं, दो प्रसिद्ध संगठन जो अपने मानकों के अनुसार भुगतान किए गए प्रमाणीकरण का संचालन करते हैं, गुणवत्ता नियंत्रण और परियोजनाओं पर काम करने के लिए मास्टहेड टूल की सूचियों में ज्ञान प्रबंधन शामिल हैं। आईटी कंपनियों के प्रबंधक अभी भी क्यों मानते हैं कि ज्ञान प्रबंधन प्रलेखन है? कूलर और धूम्रपान कक्ष ज्ञान विनिमय के केंद्र क्यों बने हुए हैं? यह सब समझ और आदतों के बारे में है। मुझे उम्मीद है कि धीरे-धीरे ज्ञान प्रबंधन और आईटी प्रबंधकों के क्षेत्र की समझ अधिक से अधिक हो जाएगी, और कंपनी में ज्ञान बनाए रखने के लिए मौखिक परंपरा एक उपकरण के रूप में काम करना बंद कर देगी। अपने काम के मानकों को जानें - उनके पास बहुत सारी दिलचस्प चीजें हैं!