काम की बैठक को यथासंभव उपयोगी कैसे बनाया जाए

बैठकों के बिना हमारे कार्य दिवसों की कल्पना करना मुश्किल है। हम समस्याओं या समस्याओं को हल करने, कार्यों को असाइन करने, योजनाओं पर चर्चा करने और पूर्वव्यापी आचरण करने जा रहे हैं। लेकिन हर बैठक को उपयोगी और प्रभावी नहीं कहा जा सकता है। कामकाजी बैठकें समय की बर्बादी कैसे करें? मैं किन बैठकों से इनकार कर सकता हूं? एक बैठक की लागत क्या है? इन सवालों का जवाब EPAT बिजनेस कोच दिमित्री टट्टी ने दिया।

किस तरह की बैठकें होती हैं

कई प्रकार की कामकाजी बैठकें होती हैं: दैनिक रैलियां, स्टैंड-अप, विचार मंथन सत्र, पूर्वव्यापी, SCRUM समारोह। उन सभी को तीन बड़े समूहों में जोड़ा जा सकता है - उद्देश्य के आधार पर।

जानकारीपूर्ण बैठकें

जिन पर आयोजक प्रतिभागियों को कुछ जानकारी देते हैं। आमतौर पर, कई लोगों को किसी भी समाचार या नवाचारों के बारे में बात करने के लिए ऐसी बैठकों में आमंत्रित किया जाता है। उदाहरण के लिए, यह सूचित करने के लिए कि कंपनी में एक प्रतिक्रिया प्रक्रिया दिखाई दी है।

चर्चा बैठक

जिन पर प्रतिभागियों को लगता है कि किसी समस्या या प्रश्न को कैसे हल किया जाए और अपने विचारों को साझा करें। उदाहरण के लिए, वे चर्चा करते हैं कि एप्लिकेशन में कौन सी नई सुविधा जोड़ी जाए।

निर्णय लेना बैठकें

जिन पर प्रतिभागियों को एक आम निर्णय पर आने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, एक कार्य ट्रैकर का चयन करें जिसे पूरी टीम उपयोग करेगी।

अक्सर एक ही बैठक सूचना, चर्चा और निर्णय लेने के तत्वों को जोड़ती है। एक रैली में, टीम नेता ग्राहक की नई आवश्यकताओं के बारे में टीम को बता सकता है, डेवलपर्स के साथ उनके कार्यान्वयन पर चर्चा कर सकता है और साथ में यह तय कर सकता है कि कौन क्या करेगा।

मैं किन बैठकों से इनकार कर सकता हूं

बैठक के दौरान, कर्मचारी अपनी कार्य जिम्मेदारियों को पूरा नहीं करते हैं और इसलिए, कंपनी के लिए लाभ नहीं लाते हैं। यहां एक ऑनलाइन काउंटर है, जिसके साथ आप गणना कर सकते हैं कि प्रत्येक रैली में कंपनी कितने पैसे "खो" देती है। यह तथाकथित "मीटिंग कॉस्ट" है। आपको प्रतिभागियों की संख्या, काम के प्रति घंटे के उनके औसत वेतन और बैठक शुरू होने पर काउंटर शुरू करने की आवश्यकता है।

नियुक्ति करने से पहले, आयोजक को यह समझने की आवश्यकता है कि क्या वास्तव में इसकी आवश्यकता है। कई प्रकार की बैठकें होती हैं जिनसे आप बाहर निकल सकते हैं।

व्यापक एजेंडा बैठकें

ये विभिन्न क्षेत्रों के मुद्दों की एक विस्तृत श्रृंखला के लिए समर्पित बैठकें हैं। वे अप्रभावी हैं क्योंकि एक अलग समय पर एक निश्चित संख्या में लोग चर्चा में भाग लेते हैं, और बाकी लोग लाइन में इंतजार कर रहे हैं, काम का समय बिता रहे हैं।

क्या करें? पहले समझें कि रैली में आप कितने सवाल उठाना चाहते हैं। फिर - एक लंबी बैठक के बजाय, कुछ छोटी योजनाओं की योजना बनाएं और प्रत्येक में केवल इच्छुक प्रतिभागियों को आमंत्रित करें।

प्रबंधन के लिए कई विभागों द्वारा भाषण

आमतौर पर ये बैठकें होती हैं, जिन पर विभाग महीने के लिए काम के परिणामों के बारे में महाप्रबंधक को सूचित करता है। यह सामान्य के सामने रिपोर्टों की एक श्रृंखला की तरह दिखता है - एक कहता है, और बाकी सभी लोग ध्यान में खड़े हैं और सुन रहे हैं।

क्या करें? प्रत्येक टीम के साथ लघु बैठकों की एक श्रृंखला के साथ ऐसी बैठकों को बदलें, और फिर प्रत्येक विभाग के परिणामों पर सबसे महत्वपूर्ण जानकारी के साथ एक सामान्य पत्र भेजें।

जानकारीपूर्ण बैठकें

ये वे बैठकें हैं जिन पर कंपनी प्रबंधन कर्मचारियों के साथ संवाद करता है। सामान्य तौर पर, अगर समाचार वास्तव में महत्वपूर्ण हैं और सभी को चिंता है तो उनके साथ कुछ भी गलत नहीं है। हालांकि, एक समय में बड़ी संख्या में लोगों को इकट्ठा करना लगभग असंभव है। और इसका मतलब यह है कि जानकारी किसी भी कर्मचारी तक नहीं पहुंचेगी।

क्या करें? सबसे पहले, मेल द्वारा कर्मचारियों को समाचार भेजें, और फिर प्रश्नोत्तर सत्र के लिए एक नियुक्ति करें। इसलिए लोगों को उनके लिए सुविधाजनक समय पर सूचना का अध्ययन करने और प्रश्नों के बारे में सोचने का अवसर मिलेगा, बजाय बैठक के दौरान जल्दी में तैयार करने के लिए।

बड़ी संख्या में प्रतिभागियों के साथ रणनीतिक निर्णय लेने के लिए बैठकें

यहां हम उन बैठकों के बारे में बात कर रहे हैं, जिन पर आपको किसी तरह का शीर्ष-स्तरीय निर्णय लेने की आवश्यकता है। ऐसी बैठकों के साथ समस्या यह है कि वे ऐसे लोगों को आमंत्रित करते हैं जो निर्णय लेने की प्रक्रिया में सीधे भाग नहीं ले सकते। उदाहरण के लिए, एक बैठक जिस पर परियोजना प्रबंधक और वास्तुकार गणना करते हैं कि सिस्टम में एक नया मॉड्यूल पेश करने के लिए ग्राहक को कितना खर्च करना होगा, और डेवलपर्स बस बैठते हैं और चुप हैं।

क्या करें? रैली में केवल उन प्रतिभागियों को आमंत्रित करने के लिए जो वास्तव में निर्णय लेने को प्रभावित कर सकते हैं।

नियमित टीम मीटिंग

बैठकें जिस पर प्रत्येक टीम का सदस्य इस बारे में बात करता है कि वह क्या काम कर रहा है और निकट भविष्य में उससे निपटने के लिए कौन से कार्य करने की योजना है। काम करने वाली टीम के सामने रखना बुरा नहीं है। समस्या यह है कि कभी-कभी हम इस तरह की बैठकें आयोजित करते हैं, क्योंकि यह कंपनी में प्रथागत है, जिस पद्धति को इसलिए निर्धारित किया गया है, यह एक स्मार्ट पुस्तक में लिखा गया है, और इसलिए नहीं कि उनके लिए एक वास्तविक आवश्यकता है।

क्या करें? प्रत्येक बैठक को आवश्यक रूप से शेड्यूल करें - यदि ऐसे विषय हैं जिन पर पूरी टीम द्वारा चर्चा की जानी चाहिए।

एक प्रभावी बैठक का आयोजन और संचालन कैसे करें

एक प्रभावी बैठक वह है जो अपने सभी प्रतिभागियों को लाभान्वित करती है, साथ ही - आदर्श रूप से - एक परियोजना या कंपनी। रैली में शामिल प्रत्येक प्रतिभागी को समझना चाहिए कि उसे क्यों आमंत्रित किया गया था, वह कैसे उपयोगी हो सकता है और बाहर निकलने पर उसे क्या मिलेगा।

किसी भी बैठक को यथासंभव प्रभावी बनाने के लिए, आपको निम्न करने की आवश्यकता है:

• बैठक का विषय, योजना और उद्देश्य तैयार करें

आयोजक को प्रतिभागियों को शुरुआत में बैठक के बारे में अधिक से अधिक जानकारी देने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, आपको बैठक के विषय को यथासंभव स्पष्ट रूप से तैयार करने की आवश्यकता है, उन विषयों और प्रश्नों की एक सूची लिखिए जिन्हें आप उठाने जा रहे हैं और आप क्या परिणाम प्राप्त करने की योजना बना रहे हैं।

• प्रतिभागियों को बैठक की योजना को प्रभावित करने का अवसर दें

एक बैठक के निमंत्रण में, आयोजक प्रतिभागियों से पूछना चाहेंगे: "क्या आप बैठक की योजना से सहमत हैं, क्या आपको किसी भी तरह बदलने की आवश्यकता है? क्या कोई अन्य प्रश्न हैं जिन पर आप चर्चा करना चाहते हैं? " यह बैठक के आरंभकर्ता को बैठक से पहले प्रतिक्रिया एकत्र करने में मदद करता है, साथ ही साथ प्रतिभागियों की इच्छाओं और जरूरतों को ध्यान में रखते हुए योजना को समायोजित करता है।

उदाहरण के लिए, एक परियोजना प्रबंधक एक परियोजना टीम के साथ नई कार्यक्षमता को लागू करने के बारे में बात करना चाहता है। और डेवलपर्स, अपने हिस्से के लिए, मौजूदा एप्लिकेशन आर्किटेक्चर की कमियों पर चर्चा करने की पेशकश कर सकते हैं, जो इस कार्यक्षमता के संचालन को प्रभावित कर सकता है।

• प्रतिभागियों को तैयार होने का समय दें

रैली की तैयारी एक बहुत ही महत्वपूर्ण बात है। अक्सर, बैठकें अप्रभावी होती हैं क्योंकि प्रतिभागियों के पास उन सूचनाओं को समझने, प्रक्रिया और संरचना करने का समय नहीं होता है, जो उन्हें प्राप्त होने की उम्मीद होती है।

निर्णय लेने के लिए बैठकों-चर्चाओं और बैठकों को एक से दो सप्ताह में नियुक्त किया जाना चाहिए। जानकारी के लिए बैठकें - एक या दो व्यावसायिक दिनों में, ताकि प्रतिभागी निकट भविष्य में अपने भार की योजना बना सकें और वितरित कर सकें। हालांकि, यह एक स्वयंसिद्ध नहीं है - प्रत्येक रैली को व्यक्तिगत रूप से संपर्क किया जाना चाहिए।

• एक स्पष्ट समय सीमा निर्धारित करें

यह सुनिश्चित करने के लिए प्रयास करने योग्य है कि बैठक अपने लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए आवश्यक न्यूनतम समय लेती है। आदर्श रूप से, यह 45 मिनट से अधिक नहीं रहना चाहिए। यह कि हम कितना समय अनुभव कर सकते हैं और जानकारी को गुणात्मक रूप से आत्मसात कर सकते हैं। 90 वें मिनट में, हमारा ध्यान केंद्रित करना बहुत कमज़ोर हो जाता है, और बैठक के दो घंटे बाद हम इतने थक जाते हैं कि हम किसी भी निर्णय के लिए सहमत होने के लिए तैयार हैं यदि केवल बैठक को जल्द से जल्द पूरा करने के लिए।

• एक मध्यस्थ नियुक्त करें

बैठक के लिए एजेंडा तय करना आधी लड़ाई है। वास्तव में प्रभावी होने के लिए मीटिंग के लिए, आपको इसका पालन करना चाहिए। ऐसा करने के लिए, आपको एक व्यक्ति की आवश्यकता है जो बैठक की प्रगति को नियंत्रित करेगा। मॉडरेटर रैली का आयोजक और प्रतिभागियों में से एक हो सकता है।

मॉडरेटर के बिना, कोई भी रैली बाज़ार बनने का जोखिम उठाती है। प्रतिभागी बहस शुरू कर सकते हैं, अन्य विषयों पर स्विच कर सकते हैं और दूसरों को बोलने से रोक सकते हैं। मॉडरेटर को यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि बैठक के दौरान प्रतिभागियों के पास योजना में निर्धारित सभी विषयों पर चर्चा करने का समय है। कोई उनसे ऐसे वाक्यांश सुन सकता है: "हम विषय से भटक गए", "यह एक बहुत ही व्यापक प्रश्न है, आइए एक अलग बैठक में चर्चा करें", "हम शब्द पास करते हैं ..."।

• एक सचिव चुनें

सचिव को निर्णय, समझौतों, विचारों और बैठक के अन्य महत्वपूर्ण बिंदुओं को दर्ज करने की आवश्यकता होती है। यदि यह जानकारी कहीं दर्ज नहीं की गई है, तो हम यह मान सकते हैं कि निर्णय नहीं लिए गए हैं, समझौते तय नहीं हैं, और बैठक समय की बर्बादी थी।

बैठक के बाद, सचिव सभी प्रतिभागियों को रैली के परिणामों के साथ एक तथाकथित अनुवर्ती पत्र भेजता है। सचिव की भूमिका कोई भी सदस्य ले सकता है।

• प्रतिक्रिया एकत्र करें

प्रतिभागियों से प्रतिक्रिया के लिए पूछना एक बहुत अच्छा विचार है। यह बैठक के अंतिम पाँच मिनट में किया जा सकता है। यदि आप एक आयोजक हैं, तो प्रतिभागियों से पूछें: “क्या यह बैठक आपके लिए प्रभावी थी? इसे कैसे सुधारा जा सकता है? ”

मीटिंग को कार्य सहभागिता के लिए उपकरण के रूप में माना जाना चाहिए। और हमारे द्वारा उपयोग किए जाने वाले उपकरणों में सुधार करना महत्वपूर्ण और आवश्यक है।