सेवा डेस्क क्यों लागू करें और अपनी कंपनी के लिए समाधान कैसे चुनें

हम आपको बताएंगे कि आपको एक सॉफ्टवेयर डेस्क और विक्रेता की आवश्यकता क्यों है।

सर्विस डेस्क एक सॉफ्टवेयर टूल है जो विशेषज्ञों को घटनाओं और उपयोगकर्ता के अनुरोधों का त्वरित जवाब देने की अनुमति देता है। सेवा डेस्क समाधान कार्यक्षमता, लाइसेंसिंग मॉडल, अनुकूलन और विकास की जटिलता में भिन्न होते हैं, और ये सभी कॉल प्राप्त करने और संसाधित करने की प्रक्रिया को सरल बनाते हैं।

सभी कंपनियों को सर्विस डेस्क लागू करने की आवश्यकता नहीं है। इसका कोई मतलब नहीं है अगर संगठन 100 लोगों को रोजगार देता है और रखरखाव के लिए पर्याप्त 2-3 शिफ्ट आईटी विशेषज्ञ हैं जो उपयोगकर्ताओं के साथ एक ही कमरे में काम करते हैं और दुर्घटनाओं को शारीरिक रूप से समाप्त कर सकते हैं। उन कंपनियों के लिए जहां कर्मचारियों की संख्या 150 लोगों से अधिक है, सर्विस डेस्क को लागू करना अत्यधिक वांछनीय है।

क्या सेवा डेस्क आपकी कंपनी देती है

सेवा डेस्क सेवा अनुरोधों के साथ काम का आयोजन करेगा और कर्मियों के व्यवहार और प्रदर्शन मैट्रिक्स का विश्लेषण करने के लिए एक उपकरण बन जाएगा।

सेवा डेस्क, अधिकारियों का धन्यवाद:

कर्मियों पर आंकड़े जमा करें: कितनी बार, किस कारण से वे आईटी विभाग में जाते हैं। यदि सर्विस डेस्क में एप्लिकेशन अक्सर एक पीसी पर काम करने के सिद्धांतों की अज्ञानता से संबंधित हैं, तो बॉस को प्रशिक्षण कर्मचारियों के बारे में सोचना चाहिए।

उपकरण विफलताओं के आंकड़े इकट्ठा करें और इसे अद्यतन करने के मुद्दे को हल करें।
आईटी पेशेवरों के काम की गुणवत्ता का मूल्यांकन करें: वे अनुप्रयोगों पर कैसे प्रतिक्रिया देते हैं, क्या उनके पास घटनाओं को रोकने और समाप्त करने के लिए उनके शस्त्रागार में उपकरण हैं, आदि।

वे डेटा के बढ़ते संस्करणों के साथ काम का समर्थन करने के लिए अपने आईटी विभागों के बुनियादी ढांचे को विकसित करने की योजना बना रहे हैं।

तकनीकी सेवा डेस्क:

आईटी पेशेवरों पर बोझ कम कर देता है - एक प्रणाली दिखाई देती है जिसमें वे प्रत्येक अनुरोध के जीवन चक्र का प्रबंधन करते हैं और बाद में कॉल करने के लिए समस्या को हल करने के लिए विकल्पों को बचाते हैं।

बड़े पैमाने पर सेवा की विफलता या रोकथाम की स्थिति में आईटी अनुरोधों की संख्या कम कर देता है। यह तकनीकी समस्याओं की सॉफ्टवेयर सूचनाओं और उनके उन्मूलन के समय के लिए संभव है।
यह आपको त्वरित रूप से रिकॉर्ड करने, अनुप्रयोगों को अर्हता प्राप्त करने और उन्हें खो देने की अनुमति नहीं देता है, क्योंकि आवेदन सुविधाजनक चैनलों से आते हैं: तत्काल संदेशवाहक, मेल द्वारा, फोन द्वारा।

यदि अराजकता आपकी संगठनात्मक प्रक्रियाओं में शासन करती है, तो सॉफ़्टवेयर मदद नहीं करेगा: डीबग की गई प्रक्रियाओं के स्वचालन से उनकी दक्षता बढ़ जाती है - और इसके विपरीत - अराजकता के स्वचालन से भ्रम बढ़ता है। कंपनी में चीजों को रखने के बाद आपको एक समाधान चुनने की आवश्यकता है।

किसी कंपनी के लिए सर्विस डेस्क समाधान कैसे चुनें

सेवा डेस्क के लिए एक सॉफ्टवेयर विकल्प चुनने के लिए, आपको व्यवसाय के लक्ष्यों और उद्देश्यों का विश्लेषण करने की आवश्यकता है, मौजूदा प्रक्रियाओं की स्वचालन योजना को समझें। सबसे अधिक संभावना है, आपकी आवश्यकताओं के लिए तैयार समाधान "खींचने" से काम नहीं चलेगा, क्योंकि सर्विस डेस्क में केवल सॉफ्टवेयर नहीं है। बहुत महत्व का है आईटी कर्मियों की योग्यता, संगठनात्मक प्रक्रियाओं में कार्य और व्यवस्था के लिए दृष्टिकोण। यदि सब कुछ सामान्य है, तो आप सर्विस डेस्क को लागू करने के लिए तैयार हैं।

सॉफ्टवेयर चुनने के लिए 5 चरणों पर विचार करें।

चरण 1. कुल डेस्क सेवा स्वामित्व का मूल्यांकन करें

सेवा डेस्क को लागू करने और बनाए रखने की लागत को समझें। एक पूरे के रूप में कंपनी के वित्तीय प्रदर्शन का पूर्वानुमान एक सही बजट अनुमान पर निर्भर करता है। लागत में शामिल हैं:

• हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर;
• लाइसेंस;
• कार्यक्षमता के अतिरिक्त मॉड्यूल (यदि उनके लिए कोई आवश्यकता है);
• एक विक्रेता या उसके साथी की सेवाएं;
• सिस्टम डेवलपमेंट, मेंटेनेंस, स्टाफ ट्रेनिंग, सॉफ्टवेयर वर्जन अपडेट आदि।

यदि राशि आपके और कंपनी के पास है, तो आपके पास सिस्टम को कई वर्षों तक बनाए रखने के लिए संसाधन हैं, आगे बढ़ें।

चरण 2. एक टीम की राय प्राप्त करें

आईटी विभाग को सर्विस डेस्क तैनात करने के कार्य को स्थानांतरित करना आसान लगता है। लेकिन यह फैसला गलत है। बाहर से कंपनी में प्रक्रियाओं को देखना और बाहरी सलाहकार को किराए पर लेना बेहतर है। वह व्यवसाय के सामान्य लक्ष्यों को ध्यान में रखेगा और सर्वोत्तम समाधान का चयन करेगा।

किसी विशेषज्ञ को कंपनी में आमंत्रित करने से पहले, आईटी कर्मचारियों से पूछें कि वे परिवर्तनों के बारे में क्या सोचते हैं, कंपनी, आंतरिक उपयोगकर्ताओं और व्यक्तिगत रूप से उन्हें क्या स्वचालन कार्यों की आवश्यकता है। विशिष्ट समाधान और आपूर्तिकर्ताओं के लिए सिफारिशें निर्दिष्ट करें। यह जानकारी परामर्शदाता को कई सॉफ्टवेयर विकल्पों में से एक प्रस्ताव तैयार करने में मदद करेगी।

यदि संगठन बड़ा है, तो प्रोजेक्ट टीम बनाएं और इसके कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त करें। अलोकप्रिय लोगों सहित निर्णय लेने के लिए उसे अधिकार सौंपें।

चरण 3. सॉफ्टवेयर लाइसेंसिंग मॉडल देखें

सर्विस डेस्क का उपयोग करने के लिए, आईटी कर्मचारियों के लिए एकल सर्वर लाइसेंस और व्यक्तिगत लाइसेंस खरीदें। नामांकित लाइसेंस प्रत्येक विशेषज्ञ के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। यदि आप पंजीकृत लाइसेंसों में से एक को मुक्त करना चाहते हैं, तो एक कर्मचारी को सिस्टम में अवरुद्ध कर दिया जाता है, खाली स्थान में एक नया जोड़ा जाता है।

एंड डेस्क यूजर्स को सर्विस डेस्क सिस्टम से कनेक्ट करना अक्सर लाइसेंस नहीं होता है।

चरण 4. वांछित कार्यक्षमता के साथ सॉफ्टवेयर का अन्वेषण करें

सॉफ़्टवेयर आवश्यकताओं की सूची पर वापस जाएं। प्रत्येक कंपनी की अपनी है, लेकिन आम लोगों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

• आधुनिक, उपयोगकर्ता के अनुकूल इंटरफेस जिसे सिस्टम के सभी उपयोगकर्ताओं को समझना चाहिए;
• एक स्वयं-सेवा पोर्टल की उपलब्धता: प्रत्येक आंतरिक उपयोगकर्ता के पास आवेदन की स्थिति की निगरानी करने और सिस्टम के संकेत पर सरल समस्याओं को हल करने के लिए एक व्यक्तिगत खाता है;
• ऑटो जवाब - उपयोगकर्ता आवेदन के पंजीकरण और इसके कार्यान्वयन की अधिसूचना के बारे में प्रतिक्रिया प्राप्त करता है;
• मैट्रिक्स के विभिन्न सेटों के साथ SLAs बनाने की क्षमता;
• ऑटो-असाइनमेंट और जिम्मेदार व्यक्तियों का पुनर्मूल्यांकन;
• कई संचार चैनल स्थापित करना: त्वरित संदेशवाहक, ईमेल, एसएमएस;
• रिपोर्ट बनाने और उन्हें एक सुविधाजनक प्रारूप में अपलोड करने की क्षमता;
• संपत्ति और उपकरण डेटाबेस;
• सेवा गुणवत्ता मूल्यांकन प्रणाली;
• उपयोगकर्ताओं की संख्या की परवाह किए बिना स्थिर संचालन और साथ-साथ उस तक पहुंच;
• किसी भी कर्मचारी के डेटा का एन्क्रिप्शन, साथ ही सिस्टम में दुर्घटनाओं के मामले में उनकी बैकअप प्रतिलिपि;
• प्रणाली में कर्मचारियों के उपयोग के अधिकारों को विनियमित करने की क्षमता;
• क्रैकिंग पासवर्ड का प्रतिरोध।

चरण 5. एक विक्रेता का चयन करें और सेवा डेस्क को तैनात करें

कई विक्रेताओं के परिपक्वता स्तर का मूल्यांकन करें और 2-3 पर रोकें। प्रस्ताव का अनुरोध करने के लिए, उत्तर की प्रतीक्षा करें और उम्मीदवारों से जानकारी का विश्लेषण करें।

आपके लिए महत्वपूर्ण:

• सॉफ्टवेयर, लाइसेंस और कार्यान्वयन की लागत। किस रूप में लाइसेंस की आपूर्ति की जाती है;
• उपकरण की शर्तें और लागत;
• सॉफ्टवेयर के विकास और रखरखाव में शामिल लोगों के लिए पारिश्रमिक की राशि;
• आपकी ओर से कर्मचारियों का रोजगार - किस अवस्था में, कितना समय लगेगा;
• सॉफ़्टवेयर अपडेट - चाहे आपको उनके लिए अतिरिक्त भुगतान करने की आवश्यकता हो या फिर से लाइसेंस खरीदने की आवश्यकता हो।

यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपने सही समाधान चुना है, तो इसे जोखिम में न डालें। किसी बाहरी सलाहकार या आपूर्तिकर्ता प्रबंधक से परामर्श करें।

सॉफ़्टवेयर की पसंद के लिए एक एकीकृत दृष्टिकोण के लिए धन्यवाद, आप बहुत ही सिस्टम को ढूंढेंगे और लागू करेंगे जो उपयोगकर्ता के समर्थन में सुधार करेगा और साथ ही साथ उनके रखरखाव की लागत को कम करेगा। सौभाग्य है