एकीकृत अधिसूचना प्रणाली के बिना आधुनिक सेवा की कल्पना करना मुश्किल है। हमें ध्यान से सूचित किया जाता है कि हमारे दोस्तों में से एक ने फोटो की सराहना की, लंबे समय से प्रतीक्षित पिज्जा के साथ कूरियर पहले से ही रास्ते में है, और एक टैक्सी घर पर आ गई।
नौकरी प्रबंधन प्रणालियों में, सूचनाओं की भूमिका महत्वपूर्ण हो जाती है क्योंकि यह टीम के वर्कफ़्लो में गहराई से एकीकृत हो जाती है। एक गेंद को हाथ से फेंके जाने की तरह, सूचनाएँ तुरंत कार्यों में बदलाव के बारे में सूचित करती हैं, काम के अपने हिस्से को लागू करने के लिए कॉल करती हैं और अन्य जानकारी को तुरंत सूचित करती हैं।
नीचे मैं सूचनाओं को डिजाइन करने के लिए एक व्यवस्थित दृष्टिकोण के साथ अपने अनुभव को साझा करूंगा। उपयोगकर्ताओं के लिए उत्पाद को अधिक उपयोगी बनाने और अपनी टीम के संसाधनों को बचाने के लिए सभी स्थितियों का पता लगाने और उन्हें कैसे ध्यान में रखें?
चरण 1: प्रक्रिया प्रतिभागियों की पहचान करें
एक विपणन एजेंसी की क्लासिक कहानी पर विचार करें:
कला निर्देशक एंथोनी जल्दी में हैं: उनकी कंपनी जल्द ही बाजार पर एक नया उत्पाद लॉन्च करेगी, इसलिए प्रोमो बैनरों को सप्ताह के अंत तक वितरित किया जाना चाहिए। डिजाइनर जॉनी ने पहले ही सभी काम पूरा कर लिया है, लेकिन इसे स्वीकार करने के लिए, परियोजना प्रबंधकों के साथ लेआउट को मंजूरी दी जानी चाहिए।
इसलिए, एंथोनी ने शुक्रवार तक की समयसीमा के साथ अनुमोदन के लिए कार्य निर्धारित किया और एक स्पष्टीकरण जोड़ा: "कृपया अभियान के लिए बैनर को मंजूरी दें।"
आइए अधिक विस्तार से विचार करें कि सिस्टम में कौन भाग ले रहा है:
- डिजाइनर कार्य का कर्ता है। यद्यपि उनका काम पहले ही पूरा हो चुका है, इसलिए उनके लिए यह जानना जरूरी है कि परिणाम: मॉडल स्वीकार किए गए या संशोधन के लिए वापस आ गए।
- कला निर्देशक - प्रदर्शन किए गए कार्य को स्वीकार करता है और प्रबंधक-ग्राहक के साथ इसे अनुमोदित करता है। उसके लिए मतदान प्रक्रिया की निगरानी करना और जल्दबाजी में निर्णय लेना महत्वपूर्ण है।
- प्रबंधकों - अनुमोदन के लिए तैयार काम मिलता है। उनके लिए यह समझना महत्वपूर्ण है कि उन्हें जांचने के लिए कहा जा रहा है और कार्य पर विचार करने के लिए कितना जरूरी है। और, निश्चित रूप से, इस पर टिप्पणी करने के अवसर के साथ एक निर्णय करें।
सूचना मॉडल बनाने के लिए, हम सिस्टम में शामिल अमूर्त भूमिकाओं पर प्रकाश डालते हैं:
- ठेकेदार - एक या लोगों का एक समूह जिसे कार्य सौंपा गया है। कार्य में कलाकारों के क्षेत्र द्वारा परिभाषित।
- पहल - अनुमोदन प्रक्रिया शुरू करने वाला उपयोगकर्ता।
- अनुमोदन - अनुमोदन के लिए असाइन किया गया एक या उपयोगकर्ताओं का एक समूह।
अक्सर एक प्रणाली में निहित भूमिकाएं हो सकती हैं जिन्हें आपको नहीं भूलना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप चल रही प्रक्रिया की स्थिति के बारे में सूचनाएं भेजना चाहते हैं, तो आपके उत्पाद की ओर से उपयोगकर्ताओं को "रोबोट" - संदेशों की भूमिका का परिचय देना उपयोगी होगा।
इस सूची को सीमित करने का प्रयास करें। आपके द्वारा बनाई गई भूमिका प्रणाली जितनी जटिल होगी, उपयोगकर्ताओं के लिए यह समझना उतना ही कठिन होगा कि वह किस तर्क के साथ काम करती है।
चरण 2: तालिका "घटना - अधिसूचना" बनाएँ
फ्रेम का निर्माण करें
सूचनाओं को व्यवस्थित और नेत्रहीन रूप से डिजाइन करने के लिए, आइए एक तालिका बनाएं। फ्रेम दो भागों से मिलकर बनेगा:
बायाँ स्तंभ। यहां हम भूमिकाओं द्वारा अनुमोदन की प्रक्रिया में संभावित घटनाओं को रिकॉर्ड करेंगे। वे सूचनाएं भेजने का कारण बनेंगे। व्यवहार में सभी भूमिकाएं प्रणाली को प्रभावित नहीं कर सकती हैं। उदाहरण के लिए, हमारे उदाहरण में "ठेकेदार" सिर्फ एक पर्यवेक्षक है, इसलिए आप इसे बाएं कॉलम में नहीं जोड़ सकते। कुल, हमें तीन खंड मिलते हैं:
- पहल - बयान की शुरुआत से इसके अंत तक सर्जक की कार्रवाई;
- अनुमोदन करना - निर्णय लेना और उस पर टिप्पणी करना;
- रोबोट - सिस्टम स्टेटस इवेंट।
शीर्ष पंक्ति। यहां हम उन भूमिकाओं को रिकॉर्ड करते हैं जिन्हें सूचनाएं प्राप्त होनी चाहिए। व्यवहार में, विभिन्न संचार चैनलों का भी उपयोग किया जाता है, उदाहरण के लिए, पुश सूचनाएँ या एसएमएस। सादगी के लिए, हम केवल एक "इनबॉक्स" संचार चैनल पर विचार करेंगे - एक व्यक्तिगत अधिसूचना फ़ीड:
- अनुमोदक
- अभिनेता
- सर्जक
तालिका को Google शीट में सबसे आसानी से बनाए रखा गया है। शक्तिशाली कार्यक्षमता के अलावा, यह आपकी टीम और अन्य विभागों के साथ साझा करने के लिए सुविधाजनक होगा जिन्हें इस जानकारी की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, ग्राहक सहायता के साथ।
टिप्पणी पहुँच अधिकार के साथ लिंक साझा करें। इसलिए टीम के पास कोशिकाओं पर टिप्पणियों में घटनाओं पर चर्चा करने का अवसर होगा और आपके अलावा कोई भी उन्हें बदलने या हटाने में सक्षम नहीं होगा।
घटनाओं को भरें
जब टेबल फ्रेम तैयार हो जाता है, तो हम उन सभी घटनाओं के साथ बाएं कॉलम को भरना शुरू करते हैं जो अनुमोदन में उपयोगकर्ता बना सकता है। प्रत्येक भूमिका के लिए इंटरफ़ेस की प्रत्येक स्थिति का मूल्यांकन करना और उपलब्ध कार्यों को लिखना आवश्यक है। इस बिंदु पर, कुछ युक्तियों पर रहें:
- जहाँ संभव हो, मोनोसैलेबिक घटनाओं को लिखें। यदि आप समूहन के साथ जल्दी करते हैं, तो आप कुछ सरल घटनाओं को खो सकते हैं, तुरंत शब्दांकन को जटिल कर सकते हैं और तालिका की स्पष्टता खो सकते हैं।
- सिस्टम के तार्किक मॉडल पर विचार करें। कुछ घटनाओं, संदर्भ के आधार पर, विभिन्न परिणाम उत्पन्न कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि हम डिलीट इवेंट के अलावा, सक्रिय प्रक्रिया से अंतिम अनुमोदन हटाते हैं, तो स्टेटमेंट को ही रद्द करना होगा।
- डुप्लिकेट से डरो मत। कुछ भूमिकाओं के लिए, घटनाओं को दोहराया जा सकता है। उदाहरण के लिए, सर्जक और अधिकारों वाला कोई भी उपयोगकर्ता नियत तारीख को बदल सकता है। इसे तालिका को बड़ा करने दें, लेकिन यह सभी के लिए उपलब्ध कार्यों की प्रणाली का बेहतर वर्णन करने में मदद करेगा और प्रत्येक भूमिका के लिए अद्वितीय होगा।
चरण 3: सूचनाएं प्राप्त करने के लिए सिद्धांतों का निर्धारण करें
ईवेंट तैयार हैं, लेकिन सूचनाएं जोड़ने से पहले, उन्हें भूमिका द्वारा प्राप्त करने के लिए सिद्धांतों को निर्धारित करना उपयोगी है। वे प्रत्येक भूमिका के लिए केवल प्रासंगिक सूचियों को डिजाइन करने के लिए उपयोगी होते हैं और अनावश्यक जानकारी वाले उपयोगकर्ताओं को अभिभूत नहीं करते हैं। यह उपयोगकर्ता साक्षात्कार, समान उत्पादों के अध्ययन, साथ ही प्रणाली में डाले गए वैचारिक समाधानों के परिणामों में मदद करेगा।
हमारे अनुमोदन मॉडल में, हम निम्नलिखित सिद्धांतों को रेखांकित करते हैं:
- पहल - अनुमोदन करने वाले निर्णयों के बारे में सूचनाएं प्राप्त करता है और उन सभी परिवर्तनों के बारे में जो कोई व्यक्ति अपनी प्रक्रिया में करता है।
- अनुमोदन - उसकी भागीदारी और प्रक्रिया में सभी महत्वपूर्ण परिवर्तनों के साथ एक नई स्वीकृति की शुरुआत के बारे में सूचनाएं प्राप्त करता है।
- कलाकार - एक पर्यवेक्षक है। वह अनुमोदन की शुरुआत, किए गए निर्णय और उसके अंत के बारे में सीखता है।
प्राप्तकर्ता लाइनों में प्रत्येक भूमिका के लिए इन सिद्धांतों को रिकॉर्ड करें। कोशिकाओं पर टिप्पणियों के साथ उन्हें इंगित करना सुविधाजनक है। प्रणाली के विकास के साथ, सिद्धांत एक पाठ्यक्रम रखने में मदद करेंगे।
चरण 4: सूचनाएं भरें
अंत में, आप स्वयं सूचनाएं बनाना शुरू कर सकते हैं। प्राप्तकर्ता के प्रत्येक भूमिका की कोशिकाओं के माध्यम से बाएं स्तंभ से घटना से क्रमिक रूप से जाएं। इन दिशानिर्देशों का पालन करें:
- शब्द या उनके समान भागों का पुन: उपयोग करने का प्रयास करें। इसलिए सूचनाएं अधिक सुसंगत होंगी। यदि आप एक अंतरराष्ट्रीय उत्पाद बना रहे हैं, तो यह स्थानीयकरण टीम के काम को सुविधाजनक बनाएगा।
- अधिसूचना लाइनों में, शरीर के पाठ के बीच चर डेटा को उजागर करें। उदाहरण के लिए, "USER: DATE को नियत तारीख बदल गई।" इससे डेवलपर्स को आपके स्ट्रिंग्स के साथ काम करना आसान हो जाएगा।
- अच्छी सूचनाओं के नियमों के बारे में मत भूलना: लघु शब्दांकन, अधिकतम उपयोगी जानकारी, अपने ब्रांड के अनुसार टोन, रसीद के चयनित सिद्धांत। अपने उत्पाद या मोबाइल पुश सूचनाओं के इंटरफ़ेस में लाइनों की लंबाई का पूर्व-परीक्षण करने का प्रयास करें - कुछ योगों को दीर्घवृत्त के साथ पढ़ना या काटना मुश्किल हो सकता है।
- ऐसे डैश लगाएं जहां सूचनाएं नहीं भेजी जानी चाहिए। जब किसी प्रोजेक्ट में लंबा समय लगता है, तो भ्रमित होना आसान है जहां आपने अभी तक तालिका नहीं भरी है, और जहां आपने तय किया है कि उन्हें नहीं होना चाहिए। यह टीम के मुद्दों को भी हटा देगा।
स्थिति के अनुसार, कोशिकाओं में रंग कोडिंग दर्ज करें और इसे तालिका के शीर्ष लेख में एक किंवदंती के रूप में ठीक करें। उदाहरण के लिए: ब्लैक टेक्स्ट - लाइन का ड्राफ्ट, ग्रीन टेक्स्ट - लाइन की जाँच की जाती है और काम करने के लिए तैयार है, लाल टेक्स्ट - सेल टिप्पणियों में कार्यान्वयन की समस्याएं और विवरण हैं।
चरण 5: घटनाओं को अंतिम रूप देना
सभी कक्षों में भरने के बाद, तालिका को अंतिम रूप दिया जाना चाहिए:
- ऐसी सभी लाइनों को एक रूप में लाएं। कभी-कभी ऐसा होता है कि एक बड़ी सूची में जो भाग समान होते हैं वे अलग-अलग होते हैं: थोड़े अलग मामले, प्रस्ताव, पर्यायवाची।
- बड़े पैमाने पर ईवेंट के लिए शब्द जोड़ना जहां संभव हो, सूचनाओं की संख्या कम करना। उदाहरण के लिए, "USER: कथन में N फ़ाइलें जोड़ी गईं"
- अनुक्रमिक कार्रवाई समूहों को बदलने के लिए नई अनूठी लाइनें जोड़ें। उदाहरण के लिए, स्वीकृतियों को हटाने और फिर दूसरों को जोड़ने के बजाय, आप इस घटना को "स्वीकृत राशि को अनुमोदन के साथ अनुमोदित कर सकते हैं"
- विकास टीम के साथ सभी सूचनाओं पर चर्चा करें। उत्पाद की वास्तुकला आपको अपने कुछ विचारों को महसूस करने की अनुमति नहीं दे सकती है, भले ही वे सरल और तार्किक दिखें। जितनी जल्दी आप अपने बैकएंड डेवलपर को एक मसौदा दिखाते हैं, उतना ही अधिक समय आप आगे के विकास में बचाएंगे।
निष्कर्ष
यहां तक कि सबसे जटिल परिदृश्य दृश्य और विकसित करना आसान हो सकता है यदि आप व्यवस्थित रूप से दृष्टिकोण करते हैं और चयनित सिद्धांतों का पालन करते हैं। एक अच्छी तरह से डिज़ाइन की गई अधिसूचना तालिका डिज़ाइनर को उपयोगकर्ताओं के लिए उत्पाद को अधिक उपयोगी और समझने में मदद करेगी। टीम - विचार और सभी विवरणों को समझने के लिए अतिरिक्त संसाधन खर्च करने के लिए नहीं, बल्कि कार्यान्वयन की गुणवत्ता पर ध्यान केंद्रित करें।
तालिका के साथ आगे काम करने के लिए कुछ उपयोगी सुझाव:
- विभिन्न उत्पाद परिदृश्यों के लिए, अलग-अलग तालिका पृष्ठों का उपयोग करें। नेविगेट करना और सही स्थानों को ढूंढना आसान होगा।
- विकास टीम को एक प्रस्तुति दें। इसके निर्माण के तर्क और सिद्धांतों की व्याख्या करें। सवालों के जवाब दें ताकि सभी को काम की समझ समान हो।
- यदि अन्य डिजाइनर आपके उत्पाद में सूचनाओं के साथ काम करते हैं, तो दृष्टिकोण को लागू करें और एक सामान्य तालिका का उपयोग करें। तो सभी घटनाओं को एक ही स्थान पर सहेजा जाएगा, और समग्र चित्र दिखाई देगा।