एक दूरस्थ टीम के भीतर संचार हमारा अनुभव है

इस लेख में, हमने थोड़ा आंतरिक रसोईघर प्रकट करने का निर्णय लिया। एक दूरस्थ टीम में, मुख्य तत्वों में से एक संचार है। हम आपको बताएंगे कि यह हमारे साथ कैसे व्यवस्थित है - लक्ष्य मापदंडों (SLO) और बारीकियों के साथ।

इस मुद्दे पर समय क्यों बर्बाद करें

बड़ी जटिल समस्याओं को तथाकथित "प्रवाह राज्य" में पूरी तरह से हल किया जाता है। काफी कुछ उसके बारे में हैबे पर लिखा है। ऐसा लगता है कि सहकर्मियों और बॉस से बहुत दूर बैठे हुए, आप सभी सूचनाओं को बंद कर सकते हैं, फोन को हटा सकते हैं और अधिकतम दक्षता के साथ अपनी समस्या को हल करने के लिए अपना कार्य समय बिता सकते हैं। हालांकि, ज्यादातर मामलों में, विकास एक टीम प्रक्रिया है। जैसे ही कार्य एक सहयोगी से स्पष्टीकरण पर टिकी हुई है, संचार का सवाल उठता है। और यदि आप किसी प्रकार के संचार प्रोटोकॉल पर अग्रिम रूप से सहमत नहीं हैं, तो दो चरम कार्य के साथ हस्तक्षेप करना शुरू कर देंगे। पहला ऐसा है जब सहकर्मी को एक बार फिर से विचलित करने की अनिच्छा के कारण, कार्य रुका हुआ है, जो संभवतः समय सीमा को तोड़ देता है। अन्य तब है, जब किसी भी मामूली प्रश्न के कारण, हाथ फोन के लिए पहुंच जाएगा, और परिणामस्वरूप, जो समाधान के रास्ते पर है वह पूरे कार्य दिवस को खराब कर देगा। दोनों मामलों में, यह सब टीम के समग्र प्रदर्शन को प्रभावित करता है।

संचार चैनलों पर एक आंतरिक समझौते का लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि सहकर्मी स्वीकार्य समय सीमा के भीतर एक-दूसरे तक पहुंच सकें, लेकिन साथ ही साथ यह महत्वपूर्ण होने पर अपने कार्यों को पूरा करने में एकाग्रता बनाए रखें।

संचार चैनल

कार्य में उत्पन्न होने वाले सभी संभावित मुद्दों का एक स्पष्ट वर्गीकरण असंभव है। लेकिन हमने कई प्रकार की कॉलों की पहचान की, जिनमें से प्रत्येक के लिए हमने अपने संचार माध्यमों को चुना। सीमावर्ती मामलों में, चैनल की पसंद उस व्यक्ति की जिम्मेदारी है जो संचार शुरू करता है।

ई-मेल

यदि एक निश्चित चर्चा को इतिहास में रखा जाना है या मुद्दे के समाधान के लिए अतिरिक्त प्रतिभागियों को आकर्षित करने की योजना है, जिसे संदर्भ के लिए समर्पित करने की आवश्यकता होगी, तो अनुरोध ई-मेल द्वारा तैयार किया गया है। कार्य प्रक्रिया पर सभी मौखिक समझौते (समय सीमा, धन, आदि) भी वहां दर्ज किए जाते हैं।

इस समस्या को हल करने के लिए, ईमेल का कोई विकल्प नहीं है। यह किसी व्यक्ति को वर्तमान व्यवसाय से दूर नहीं होने देता है जब यह कड़ाई से आवश्यक नहीं है। कम विखंडन - आप मुख्य कार्य पर एक दिन में अधिक कर सकते हैं, प्रदर्शन पर कम तनाव और कार्य दिवस की समाप्ति के बाद ओवरटाइम नहीं करते हैं। वास्तव में, मेल कार्य अनुसूची को बचाता है, जिसका अर्थ है सकारात्मक दृष्टिकोण।

पत्रों का जवाब देने के लिए, हमारे पास समय सीमा (लक्ष्य - एसएलओ) - कुछ प्रकार के आंतरिक नियम हैं। एक सहकर्मी के नियमित पत्र का जवाब 8 व्यावसायिक घंटों के भीतर दिया जाना चाहिए। लीड या क्लाइंट के प्रतिनिधि का एक पत्र, साथ ही साथ इस विषय में एक उपसर्ग के रूप में चिह्नित सहकर्मियों के संदेशों को तत्काल रूप से दो बार उत्तर दिया जाना चाहिए। लीड या क्लाइंट से तत्काल संदेशों के लिए - दो बार तेजी से। यदि पत्र में कहा गया प्रश्न लंबे समाधान की आवश्यकता है, तो संकेतित समय सीमा के भीतर यह सूचित करने के लिए पर्याप्त है कि संदेश प्राप्त हो गया है और काम में ले लिया गया है। उस समय का कुछ अनुमान देना भी उचित है जब अंतिम उत्तर तैयार किया जाएगा।

समय सीमा के उल्लंघन के लिए कोई दंड नहीं दिया जाता है। सभी संचार चैनलों के लिए, प्रतिबंधों को अच्छा अभ्यास माना जाना चाहिए और उनका पालन करने का प्रयास करना चाहिए। यह इस वादे के लिए भुगतान है कि आप खुद कुछ नहीं के लिए नहीं खींचे जाएंगे।
चाहे नए पत्रों के आगमन की सूचनाएं शामिल करना सभी के लिए एक व्यक्तिगत मामला है। जीरा अक्सर मेल में स्पैम होता है, इसलिए कई लोग अभी भी नोटिफिकेशन को निष्क्रिय करना पसंद करते हैं। सूचनाओं के बजाय, आप संदेशों की जांच के लिए कार्यों के बीच में समय निर्धारित कर सकते हैं।

ई-मेल के बारे में एक अलग आंतरिक नियम के रूप में, मुझे कई लोगों से बातचीत में भाग लेने पर टेम्पलेट और रिप्लाई ऑल बटन पर हस्ताक्षर का उपयोग करने की आवश्यकता दर्ज करनी पड़ी। हम छुट्टी या व्यावसायिक यात्रा पर निकलते समय उत्तर देने वाली मशीन के समावेश की निगरानी करने का भी प्रयास करते हैं।

ढीला

अल्पकालिक चर्चा, चुनाव, संदेश जैसे "मैं दोपहर के भोजन के लिए रवाना हुआ," आदि। तत्काल दूतों को भेजा।

हमने विभिन्न उपकरणों की कोशिश की, लेकिन आंतरिक संचार के लिए हम स्लैक पर रुक गए। सबसे पहले, स्लैक आपको काम और व्यक्तिगत संदर्भ को अलग करने की अनुमति देता है। यहां, टेलीग्राम की तरह, ऐसे समूहों का कोई ढेर नहीं है जो म्यूट मोड में भी संदेश भेजते हैं और स्ट्रीम को अपनी सूचनाओं के साथ रोकते हैं। सुस्त काम टीम तक ही सीमित है।

दूसरे, यहां आप एक अलग थ्रेड में संदेशों का जवाब दे सकते हैं। दोपहर के भोजन से लौटते हुए, आप टेलीग्राम, 100 अपठित संदेशों की तरह, प्राप्त नहीं करते हैं, जहां सब कुछ मिलाया जाता है - तैनाती से किसी और के सूप में। आपको उन्हें स्क्रॉल नहीं करना है, मछली पकड़ना है, जहां स्टैंड के बारे में है, और गलतियों के बारे में कहां है। स्लैक में, यह एक निर्बाध धागे से सदस्यता समाप्त करने और इस विषय पर अब समय बर्बाद करने के लिए पर्याप्त नहीं है।

तीसरा, मुक्त संस्करण में पुराने संदेशों के गायब होने के बावजूद, उनमें से किसी को भी चैनल में प्लग किया जा सकता है (और, सिद्धांत रूप में, हम वहां कोई महत्वपूर्ण जानकारी संग्रहीत नहीं करते हैं - इसके लिए Confluence है)।

बेशक, हमें तुरंत स्लैक की आदत नहीं है। कुछ प्रकार के वैकल्पिक उपकरण का उपयोग करने के विचार थे। लेकिन इस समय तक, स्लैक पहले से ही कई परियोजनाओं पर इस्तेमाल किया गया था, इसलिए हमने चिड़ियाघर को नहीं बढ़ाने का फैसला किया।

स्लैक में संदेशों की प्रतिक्रिया की गति के बारे में (और अन्य पाठ संदेशवाहक जो व्यक्तिगत टीमों में एक अतिरिक्त उपकरण के रूप में निषिद्ध नहीं हैं), हमारे पास अपना "टाइमआउट" - घंटा है। स्वाभाविक रूप से, केवल काम के घंटों को ध्यान में रखा जाता है, एक पूर्व-सहमत दोपहर का भोजन। समूह चैट में अनुरोध या प्रश्न भेजकर, हम एक ही बार में सभी से संपर्क करने से बचने की कोशिश करते हैं - किसी भी अनुरोध या प्रश्न का एक विशिष्ट पता होना चाहिए। और अगर यह, उदाहरण के लिए, एक आगामी रैली की सूचना है और आपको पढ़ने की पुष्टि को व्यवस्थित करने की आवश्यकता है, तो कृपया संदेश में एक टिप्पणी प्लस करें या इमोजी के माध्यम से जवाब दें। ई-मेल के साथ काम करने के नियमों की तरह, यह आम बात है, लेकिन कभी-कभी आपको इसे कहना होगा, क्योंकि यह सब महान जीवन को सरल बनाता है।

स्काइप, हैंगआउट मीट और ज़ूम वीडियो

जब टेक्सटिंग बहुत समय लेने वाली और खींची गई हो, तो फोन करना आसान हो जाता है। कभी-कभी आधे घंटे की बातचीत में जो बात की जाती है उसे कुछ मिनटों में आवाज से हल किया जा सकता है।

एक वितरित टीम के भीतर संवाद करने के लिए, वीडियो संचार की आवश्यकता होती है। पहले, यह कभी-कभी उस सहयोगी के चेहरे को देखने के लिए उपयोगी होता है जिससे आप बात कर रहे हैं। दूसरे, अक्सर स्क्रीन प्रदर्शित करने के लिए - एक हजार से अधिक शब्द।

ऐतिहासिक रूप से, हमने टीम के भीतर वॉयस और वीडियो कॉल के लिए Skype का उपयोग किया, ग्राहकों के साथ साक्षात्कार और वार्तालाप के लिए। जब हमने GSuite के लिए साइन अप किया, तो एक दूसरा चैनल दिखाई दिया - हैंगआउट मीट। Google कैलेंडर में वीडियो कॉल के लिए उपयोग करना सुविधाजनक है, क्योंकि जब कोई ईवेंट बनाता है, तो वह एक लिंक बनाता है।

Hangouts Meet की गुणवत्ता Skype से बेहतर लग रही थी। हालांकि, जैसे-जैसे कंपनी बढ़ी, हम एक सीमा में भाग गए - प्रति कॉल 25 से अधिक लोग नहीं। ऐसी बड़ी कॉल हमारे साथ दुर्लभ हैं - शायद पारंपरिक मासिक सामान्य बैठक। इसलिए पूरी तरह से एक नए उपकरण पर स्विच करने का कोई मतलब नहीं था (विशेषकर चूंकि हैंगआउट मीट का उपयोग ग्राहकों के साथ संवाद करने के लिए किया जाता है)। लेकिन सामूहिक बैठकों के लिए, मुझे एक और संदेशवाहक मिलना था - ज़ूम का भुगतान किया गया संस्करण। हमारे उद्देश्यों के लिए, प्रति कंपनी एक खाता पर्याप्त था।

दुर्भाग्य से, हैंगआउट मीट अभी तक हमारे काम से पूरी तरह से स्काइप को दबाने में सक्षम नहीं है। इसका उपयोग कुछ बाहरी समकक्षों द्वारा किया जाता है, प्लस स्काइप एक अनियोजित वीडियो कॉल शुरू करना बहुत आसान है। इसलिए कुछ समय के लिए हमें वीडियो संचार के लिए उपकरणों के पूरे "चिड़ियाघर" को रखना होगा। लेकिन यह उपर्युक्त सुस्त है जो धीरे-धीरे स्काइप को छोड़ने में मदद करता है। इसमें एक प्लगइन है जो आपको सीधे चैट में Hangouts Meet वीडियो कॉल का लिंक बनाने की अनुमति देता है। यह सुविधाजनक है। सिद्धांत रूप में, स्लैक स्वयं समूह कॉल का समर्थन करता है (और यह हमारे लिए महत्वपूर्ण है कि वीडियो संचार उपकरण आपको किसी और को एक-पर-एक वार्तालाप में आमंत्रित करने की अनुमति देता है), लेकिन केवल भुगतान किए गए सदस्यता पर। अन्य मापदंडों के अनुसार, हमें इस तरह के टैरिफ की आवश्यकता नहीं है।

फ़ोनेिंग के लिए हमारे अपने नियम भी हैं। हम वीडियो के साथ विशेष रूप से कनेक्ट करने का प्रयास करते हैं, अगर फिलहाल प्रसारण के लिए कोई बाधा नहीं है (कभी-कभी प्रतिभागियों को 3 जी मोडेम के साथ संपर्क में आता है या स्क्रीन प्रदर्शित करने की आवश्यकता होती है, तो इस नियम को ध्यान में नहीं रखा जाता है)। हम योजना बनाने और कैलेंडर पर सूचनाएं सेट करने का प्रयास करते हैं ताकि उन पर दिखाई देना न भूलें।

फोन नंबर

यदि हम प्रत्येक उभरते मुद्दे के लिए अपने सहयोगियों को टेलीफोन पर बुलाएंगे, तो स्थिति एक मानक कार्यालय के समान होगी, और कार्यदिवस यथासंभव विखंडित होगा। इसलिए, हम फोन का उपयोग करने का केवल तभी प्रयास करते हैं जब कोई अन्य तरीका नहीं होता है - जब अन्य संचार चैनलों की कोशिश की गई है और काम नहीं किया है, और समस्या को तत्काल समाधान की आवश्यकता है। आंतरिक समझौते के अनुसार, 15 मिनट के भीतर एक मिस्ड कॉल के भीतर वापस कॉल करना आवश्यक है।

अन्य कंपनी-व्यापी उपकरण का उपयोग नहीं किया जाता है। यह स्पष्ट है कि हमारी टीमों को अक्सर अन्य उपकरणों का उपयोग करके व्यक्तिगत प्रतिनिधियों या यहां तक ​​कि संपूर्ण ग्राहक टीमों के साथ बातचीत करनी होती है। लेकिन उनका कार्यान्वयन आमतौर पर लोगों के सीमित दायरे पर लागू होता है। हम कोशिश करते हैं कि अत्यधिक विविधता को न बढ़ाया जाए ताकि पर्यावरण सेटिंग जटिल न हो।

दूरस्थ संचार के लिए आप कौन से उपकरण का उपयोग करते हैं? (क्या आपके पास कहने के लिए कुछ है? नीचे दिए गए सर्वेक्षण को भरें या भरें। यदि सर्वेक्षण में आवश्यक उत्तर विकल्प नहीं हैं, तो हम उन्हें आपकी टिप्पणियों से जोड़ देंगे)।

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