प्रिंट आउटसोर्सिंग: यह कैसे सत्यापित करें कि ठेकेदार बिल राशि नहीं ले रहा है

आउटसोर्सिंग को प्रिंट करने के लिए कंपनियां मुख्य कारणों में से एक हैं। इसे ध्यान में रखते हुए, वे ठेकेदार को चुनते हैं जो प्रति प्रिंट सबसे कम कीमत प्रदान करता है। और आज मैं, इगोर चेल्बेव, 27 साल के अनुभव के साथ एक कार्यालय मुद्रण अनुकूलन विशेषज्ञ, आपको बताएगा कि कैसे आउटसोर्सर्स इनवॉइस राशि को हवा देने का प्रबंधन करते हैं, और मुद्रण की वास्तविक लागत की गणना कैसे करें और सच्चाई का पता लगाएं।

जैसा कि "आउटसोर्सर्स" सोचते हैं

कार्यालय मशीन ब्यूरो के 27 वर्षों में, हमने महसूस किया कि मानव सरलता की कोई सीमा नहीं है। ग्राहक कंपनी को विशिष्ट नंबरों की आवश्यकता होती है: उन्होंने एक महीने में कई प्रतियां छापीं, एक प्रिंट की लागत कितनी थी, कॉपी-प्रिंटिंग के लिए भुगतान की कुल राशि कितनी थी। और आउटसोर्सर उसे यह डेटा देता है। लेकिन वह उन्हें कहाँ से मिलता है? अंतर क्या है, प्रबंधक जवाब देगा, अगर अंत में आउटसोर्सिंग से पहले लागतों की मात्रा कम हुई।

लेकिन एक अंतर है जब प्रबंधक को अचानक पता चलता है कि वह 2-3 गुना अधिक बचा सकता है। और वह बचा लेगा अगर बाहरी व्यक्ति ने गिनती के लिए सही उपकरण का उपयोग किया है। लेकिन उस पर और बाद में।

तो उन्हें कैसा लगता है?

इतिहास नंबर 1 "आकाश में एक उंगली के साथ"

कार्ट्रिज को बदलने, ठेला हटाने और क्लाइंट की प्रिंट मात्रा की गणना करने पर काम करने वाले बाहरी लोगों में से एक ने एक छात्र को काम पर रखा और उसे कंपनी के क्षेत्र में एक कमरे में रखा। सिद्धांत रूप में, छात्र को नियमित रूप से प्रत्येक डिवाइस के चारों ओर जाना था और काउंटरों की रीडिंग लेनी थी। लेकिन उन्होंने ऐसा नहीं किया और हर महीने किसी न किसी कारण से अंक तालिका को ध्यान से भर दिया। समय बीतता गया, दूसरे छात्र ने हमारे छात्र को बदल दिया, फिर एक तीसरा और अगर बहुत शुरुआत में प्रिंट वॉल्यूम की गणना के लिए किसी प्रकार के तर्क का पालन किया गया था, तो तीसरे छात्र ने पहले से ही यादृच्छिक पर संख्याएं निर्धारित की थीं। लेकिन जल्द ही या बाद में सच्चाई का पता चलता है। फिर भी सिर को पता चला कि कंपनी में संकेतित प्रिंट वॉल्यूम वास्तविक आंकड़े से 3 गुना अधिक है! कहने की जरूरत नहीं है, छात्र अब इस छोटे से कमरे में नहीं बैठा है।

कहानी नंबर 2 "मुझसे झूठ बोलो"

एक और उदाहरण। किसी तरह, हम इस तथ्य के साथ सामना कर रहे थे कि आउटसोर्सर ने ए 4 पेपर को संकरा पक्ष के साथ स्थापित किया था ताकि डिवाइस में कॉपी-प्रिंट प्रिंटिंग के लिए बिल को बढ़ाया जा सके जो कि ए 3 प्रारूप में मुद्रित हो सके। प्रिंटर ने इस तरह की शीट को ए 3 के रूप में गिना, क्योंकि प्रतियां शीट में नहीं, बल्कि शाफ्ट क्रांतियों की संख्या में गिना जाता था। और तदनुसार, ग्राहक को 2 ए 4 शीट्स के लिए 1 वास्तविक प्रति के लिए बिल भेजा गया था।

इतिहास नंबर 3 "रंग होने दो"

कुछ निर्माताओं के कई रंगीन प्रिंटर ब्लैक और व्हाइट प्रिंट को प्रिंट करते समय रंगीन फ़ोटो को बंद करने में सक्षम नहीं होते हैं। इस सुविधा का उपयोग एक बेईमान ठेकेदार द्वारा किया गया था। उपयोगकर्ता रंग के साथ प्रिंट करने के लिए दस्तावेज़ भेजता है, लेकिन प्रिंट मोड मोनोक्रोम सहित। शीट प्रिंटर से बाहरी रूप से काले और सफेद रंग में आती है, लेकिन वास्तव में इसे सभी 4 रंगों में बनाया गया था और प्रिंटर में एक रंगीन प्रिंट गिना गया था। और इसकी लागत नियमित बी / डब्ल्यू शीट से बहुत अधिक है।

इतिहास History4 "विभाजित"

आउटसोर्सर्स निर्माताओं में से एक से प्रिंटर की एक और विशेषता का उपयोग करना पसंद करते हैं - इसकी रिपोर्ट में डिवाइस प्रत्येक फोटो स्रोत के माइलेज को अलग-अलग दिखाता है। और रिपोर्ट में प्राप्त प्रत्येक आंकड़े को रंगीन प्रिंट के रूप में अभिव्यक्त किया गया है। नतीजतन, एक रंग मुद्रित शीट के लिए भुगतान 4 शीट के लिए जाता है। ऐसी लपेट 4 बार कमजोर नहीं होती है!

इतिहास नंबर 5 "जटिल गणना"

आउटसोर्स और मुश्किल भुगतान गणना योजनाओं का उपयोग किया जाता है। उपयोगकर्ताओं को भ्रमित करने के लिए किस प्रकार के सूत्र हैं, मैंने नहीं देखा है! भिन्नों, कठिन परिस्थितियों और कई घटकों के साथ। प्रति फिंगरप्रिंट की बेहद कम कीमत की पेशकश करके, वे इस जटिल गणना के कई घटकों के माध्यम से "नुकसान" लेते हैं: आधार भुगतान, बाधाओं, अधिभार, आदि।

इतिहास संख्या 6 "सरलीकृत गणना"

एक और चाल एक रंग और बी / डब्ल्यू प्रिंट की औसत कीमत है। बाह्य रूप से यह बहुत अच्छा लगता है - आपको यह नहीं सोचना चाहिए कि कौन सा दस्तावेज़ मुद्रित है b / w या रंग। लेकिन वास्तव में, रंग मुद्रण की वास्तविक मात्रा केवल 5-10% है, और कीमत 50 से 50 के अनुपात के आधार पर औसत है। इस प्रकार, ग्राहक रंग की कीमत पर एक ब्लैक-एंड-व्हाइट प्रिंट के लिए भुगतान करता है।

इतिहास नंबर 7 "ट्रिकी सॉफ्टवेयर"

छात्र और मैनुअल डेटा प्रविष्टि के कारण होने वाली समस्या, जिसे मैंने पहले उदाहरण में उद्धृत किया था, एक स्वचालित डेटा संग्रह प्रणाली स्थापित करके हल किया जा सकता है। बाहर से, ऐसा लगता है कि पेशेवर रूप से, लेकिन एक चालाक ठेकेदार अपने स्वयं के लिखित कार्यक्रम को सेट करता है, जो खुद ही ग्राहक के पक्ष में डेटा को ट्विस्ट करता है।

इन सभी छह कहानियों में केवल एक कारण के लिए जगह है - ग्राहक शुरू में ठेकेदार से सबसे कम कीमत प्राप्त करना चाहता है। इस प्रकार भुगतान के लिए अधिक से अधिक नए तरीकों के साथ आने के लिए आउटसोर्सर को उकसाना, जो उसके लिए फायदेमंद है।

प्रिंट वॉल्यूम की सही गणना कैसे करें

वास्तविक प्रिंट वॉल्यूम की सही गणना करने का एकमात्र तरीका एक स्वतंत्र निर्माता द्वारा विकसित सॉफ़्टवेयर स्थापित करना है। डेटा संग्रह और गणना कार्यक्रम में एक प्रतिष्ठा और दस्तावेज होना चाहिए जो यह पुष्टि करता है कि यह सही डेटा प्रदान करता है। कंपनी प्रिंटिंग डिवाइस पर प्रोग्राम का चयन और स्थापित करके या ऐसा करने वाले विशेषज्ञों की मदद ले सकती है।