ईआरपी परियोजना की असफलता (लिकी मोली, ओटो और उसके जैसे अन्य)

नमस्कार, हेब्र!

मेरे कई सहयोगियों ने स्वतंत्र रूप से इस लेख के लिए एक लिंक भेजा था, मैंने सोचा कि शायद यह उन लोगों के लिए उपयोगी होगा जो जर्मन नहीं बोलते हैं। इसलिए, मैं आपके ध्यान में 30 दिसंबर, 2019 को CIO पत्रिका के जर्मन संस्करण से एक लेख का अनुवाद लाता हूं।

तुम्हारा,

m_OO_m

नियमित रूप से बड़ी ईआरपी परियोजनाएं आने के दस कारण हैं। Spoiler: एंटरप्राइज प्लानिंग सिस्टम का इससे कोई लेना-देना नहीं है।

एलआईडीएल, जर्मन पोस्ट (ड्यूश पोस्ट), ड्यूश बैंक और ओटो: बड़े जर्मन चिंताओं में असफल एसएपी परियोजनाओं की सूची को जारी रखा जा सकता है। लिकी मोली शेफ अर्नस्ट प्रोस्ट ने अपने उद्यम में माइक्रोसॉफ्ट एक्सएक्स कार्यान्वयन परियोजना की विफलता के बारे में खुद को निम्नानुसार व्यक्त किया: "यह ब्रेक्सिट, ट्रम्प और व्यापार युद्धों से भी बदतर है," उन्होंने 10.07 पर फ्रेंकफर्टर अल्जाइमरिन ज़ाइटुंग पर नाराजगी जताई। 2019। यही है, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि हम किस प्रकार की ईआरपी प्रणाली के बारे में बात कर रहे हैं - यह वह नहीं है जो मुख्य रूप से उन समस्याओं के लिए जिम्मेदार है जो उत्पन्न हुई हैं। यह बहुत अधिक संभावना है कि एंटरप्राइज़ प्रबंधन प्रणाली को लागू करने की परियोजना निम्नलिखित कारणों में से एक के कारण विफल रही ...

1. स्टाफ की कमी

कोई मुख्य उपयोगकर्ता और प्रक्रिया विशेषज्ञ नहीं हैं, या उन्हें पहले प्रशिक्षित होने और नई चुनौती और संबंधित जिम्मेदारियों से परिचित कराने की आवश्यकता है। पहले यह स्पष्ट करना आवश्यक है कि वे किस प्रकार की भूमिकाएँ हैं और उनका मिशन क्या है। इसके लिए बहुत समय की आवश्यकता होती है, और इसे खर्च किया जाना चाहिए - आदर्श रूप से - परियोजना की शुरुआत से पहले, और रास्ते में नहीं। चूंकि इस मामले में, वास्तव में, यह बहुत देर हो जाएगी। यदि परियोजना शुरू की जाती है, तो टीम के सदस्यों को प्रशिक्षित करने के लिए अधिक समय नहीं है, आपको समय बर्बाद नहीं करना चाहिए।

इसके अलावा, उद्यम के विभिन्न विभागों के प्रमुखों को अद्यतित रखना आवश्यक है। उन्हें पता होना चाहिए कि ईआरपी कार्यान्वयन परियोजना में भाग लेने वाले कर्मचारी इस परियोजना में किस हद तक शामिल हैं, क्या वे वहां 100% व्यस्त हैं, या उनकी समय लागत कैसे बदलती है। विकल्पों में से एक हो सकता है: अवधारणा निर्माण चरण में परियोजना की शुरुआत में 80%, फिर कार्यान्वयन प्रक्रिया के दौरान 50% और परीक्षण और शुरू होने के लिए 100%। यह महत्वपूर्ण है कि इस बिंदु पर सभी के लिए सब कुछ स्पष्ट है, क्योंकि संघर्ष या गलतफहमी अक्सर समय बिताने के बारे में परियोजना टीम और विभागों के बीच उत्पन्न होती है।

2. कंपनी में डिज़ाइन की कमी है

इस तथ्य के बावजूद कि इन दिनों परियोजना प्रबंधन पर सैद्धांतिक जानकारी, एक नियम के रूप में, कंपनी में है, अक्सर (शीर्ष) प्रबंधकों के साथ संवाद करने में कठिनाइयां पैदा होती हैं। अक्सर "वयस्कता" की कमी होती है और इसके साथ साहस और खुलेपन, गलतियों को पहचानने और उनकी घटना के प्रारंभिक चरण में कठिनाइयों की रिपोर्ट करने की क्षमता होती है। समस्याओं को छिपाने के विभिन्न कारण हैं, उनमें से एक समझ में आता है, लेकिन लक्ष्य प्राप्त करने के लिए अनुकूल नहीं है - परियोजना प्रबंधक कैरियर की सीढ़ी को ऊपर ले जाने की संभावना देखता है। कोई भी इस स्थिति में पक्ष से बाहर नहीं होना चाहता है। हमेशा की तरह, "बैग में सिलना छिपाया नहीं जा सकता" कथन सत्य है। शायद यह परियोजना प्रबंधकों के लिए एक ट्रेनर की सेवाओं का उपयोग करने के लिए समझ में आता है।

3. उपयोगकर्ताओं को मानक से चिपके रहने के बजाय, परिवर्तन की आवश्यकता होती है

यह एक क्लासिक है जो देरी, बढ़ी हुई जटिलता और लागत की ओर जाता है। क्या होगा अगर उपयोगकर्ता काम करने का केवल एक ही तरीका जानता है - वह जो उसने पहले इस्तेमाल किया था - और सब कुछ अपरिवर्तित छोड़ना चाहता है? मानक औचित्य: प्रक्रिया उद्यम की एक विशेषता है (जिसके बिना कंपनी कभी भी इस तरह के अनुपात में नहीं बढ़ी होगी) और इस प्रक्रिया को बदलने से जोखिम होता है कि सब कुछ बंद हो जाएगा।

दूसरी ओर: यदि आप मानक का पालन करते हैं और उपयोगकर्ताओं की इच्छाओं पर ध्यान नहीं देते हैं, तो प्रतिरोध होता है, जो ईआरपी के कार्यान्वयन में जानबूझकर रुकावट पैदा कर सकता है। यहां संवेदनशीलता, एक अच्छे नेता के गुणों को दिखाना महत्वपूर्ण है, और परियोजना में परिवर्तन करने की एक सुव्यवस्थित प्रक्रिया (चेंज मैनेजमेंट) है। ऐसे कर्मचारियों के नेताओं को समझना चाहिए कि यह उनकी जिम्मेदारी है, सही स्थिति लें और स्पष्ट रूप से स्पष्ट करें कि इस उपयोगकर्ता के लिए क्या करना है और इन परिवर्तनों का क्या मतलब है।

4. परीक्षण की योजना महत्वपूर्ण है

उपयोगकर्ताओं के पास पर्याप्त समय नहीं है कि वे नई प्रणाली से गहराई से परिचित हो सकें, या वे परीक्षण परिदृश्यों का पता लगाने में सक्षम नहीं हैं। टेस्ट निर्देशिका अक्सर मौजूद नहीं होती है या महत्वपूर्ण सॉफ़्टवेयर सुविधाओं की कमी होती है। यह इस तथ्य की ओर जाता है कि त्रुटियों पर किसी का ध्यान नहीं जाता है या - भले ही वे पाए जाते हैं - उन पर ध्यान नहीं दिया जाता है। परीक्षा परिणाम अक्सर कैप्चर नहीं किए जाते हैं, क्योंकि इसमें समय लगता है। नतीजतन, सिस्टम को चालू करते समय आवश्यक कार्यक्षमता अनुपस्थित है।

ये प्रतीत होता है कि छोटी चीजें, जो इस प्रकार दृष्टि से गायब हो जाती हैं, समग्र रूप से प्रक्रिया पर भारी प्रभाव डाल सकती हैं। इसलिए, उदाहरण के लिए, व्यापार प्रक्रिया में चूक के कारण माल के लदान के दौरान त्रुटियां हो सकती हैं। इस तरह की त्रुटियों से बचने के लिए, यह महत्वपूर्ण है कि ईआरपी परियोजनाओं की उच्च जटिलता के बावजूद, छोटे विवरणों की दृष्टि न खोएं।

5. प्रशिक्षण

सीखने की प्रक्रिया (कर्मचारी - लगभग। अनुवाद) सभी प्रकार के नाटकों के लिए एक आदर्श दृश्य है। हम कम से कम खर्च के साथ शुरू करते हैं, जो कि प्रशिक्षण कर्मियों के लिए एक उच्च आवश्यकता के साथ, जल्दी से केवल पारलौकिक बन सकता है। कई सौ उपयोगकर्ताओं के लिए प्रशिक्षण की योजना और समन्वय में सीखने की प्रक्रिया में उतना ही समय लगता है। कहां से लाएं, इस बार? और क्या होगा अगर प्रशिक्षण वांछित परिणाम नहीं देता है - नई प्रणाली के साथ प्रभावी ढंग से काम करने की उपयोगकर्ताओं की क्षमता? इन मुद्दों को अक्सर नजरअंदाज कर दिया जाता है।

यह स्पष्ट हो जाता है कि प्रशिक्षण के बारे में जानकारी का समय पर नियोजन और आदान-प्रदान कितना महत्वपूर्ण है, सबसे पहले, क्योंकि प्रबंधकों को यह समझने की आवश्यकता है कि उनके अधीनस्थ प्रशिक्षण के दौरान अपने सामान्य कर्तव्यों को पूरा करने में सक्षम नहीं होंगे। नैतिक: जो भी समय पर सीखने के समन्वय की परवाह करता है, वह रात में बेहतर सोता है।

6. मास्टर डेटा (Stammdaten)

मास्टर डेटा अक्सर त्रासदी की ओर जाता है। मास्टर डेटा की गुणवत्ता अक्सर अपेक्षा से कम परिमाण के कई आदेश हैं। सबसे खराब स्थिति में, वे सभी मौजूद नहीं हैं या वे कार्यालय कार्यक्रमों या पुराने उद्यम प्रबंधन प्रणाली में अपने अस्तित्व को खत्म कर देते हैं। अधूरा, पुराना डेटा डुप्लिकेट्स, कई संस्करणों की उपस्थिति के साथ भरा हुआ है, और केवल अराजकता को बढ़ाता है। नए ईआरपी के लिए अधिकांश मास्टर डेटा को खरोंच से उत्पन्न करना होगा, क्योंकि कोई भी नहीं है।

यदि अब तक कंपनी में मास्टर डेटा के लिए कोई स्थिति जिम्मेदार नहीं थी, तो मुख्य उपयोगकर्ताओं को इस विषय से बहुत गहनता से निपटना होगा, और परिणामस्वरूप उनके पास अपने तात्कालिक कार्यों के लिए कम समय होगा। निष्कर्ष: परियोजना के शुरू होने से पहले सभी के सर्वश्रेष्ठ चरण में मास्टर डेटा को व्यवस्थित करने के मुद्दे को संबोधित करना महत्वपूर्ण है। यह स्पष्ट रूप से स्थापित किया जाना चाहिए कि मास्टर डेटा के लिए कौन जिम्मेदार है। चूंकि यह नौकरी विशेष रूप से पसंद नहीं है, इसलिए ऐसी स्थिति के लिए अच्छे लोगों को ढूंढना आसान नहीं है। हालांकि, वे पूरे प्रोजेक्ट की सफलता में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं।

7. ईआरपी सिस्टम कार्यान्वयन रणनीति

कार्यान्वयन की रणनीति को पर्याप्त विस्तार से नहीं माना जाता है, और जोखिमों के लिए अलग-अलग परिदृश्यों की जांच नहीं की जाती है। अक्सर यह "बिग बैंग" के सिद्धांत की शुरुआत की ओर जाता है (हम एक ही बार में सभी प्रक्रियाओं को शुरू करते हैं - लगभग अनुवाद।), जो सबसे खराब स्थिति में उद्यम के पक्षाघात की ओर जाता है। शायद एक नया समाधान भागों में नई प्रणाली को चलाने के लिए है। सच है, इस तरह के परिदृश्य को इसकी अधिक जटिल वास्तुकला और पुरानी प्रणाली में इंटरफेस बनाने की आवश्यकता के कारण खतरनाक है, लेकिन दो बुराइयों में से एक को चुनना होगा। जैसा कि यह हो सकता है, स्थिति का एक बेईमान विश्लेषण और गैर-कल्पित क्रियाएं एक कार्यान्वयन रणनीति की ओर ले जाती हैं, जो करीबी परीक्षा पर, यहां तक ​​कि यह कहते हुए कि भाषा नहीं मुड़ती है।

8. प्राथमिकताएँ

प्राथमिकताएं बदल रही हैं। एक ईआरपी कार्यान्वयन परियोजना तेजी से 2 या 3 जी स्तर तक पहुंच सकती है यदि, उदाहरण के लिए, एक नया दिखाई देता है या एक बड़ा ग्राहक या आपूर्तिकर्ता छोड़ता है, या कंपनी एक नई कंपनी की खरीद के माध्यम से फैलती है। इस तरह की घटना परियोजना से तुरंत विचलित करती है, और ईआरपी का कार्यान्वयन शीर्ष प्रबंधन और प्रमुख उपयोगकर्ताओं दोनों के "लंबे बॉक्स" में आता है। यह निश्चित रूप से, एक देरी के लिए है कि वे एक तथ्य के रूप में पहचानने से इनकार करते हैं। परियोजना को "समानांतर में" जारी रखने के लिए आवश्यक है - एक नियम के रूप में, यह बुरी तरह से समाप्त होता है।

इस तरह की देरी उनके साथ एक और कमी लाती है: सभी प्रतिभागियों को परियोजना में "वापस आना" होगा, जो एक नियम के रूप में, प्रेरणा नहीं जोड़ता है। शीर्ष प्रबंधन को यह समझने की जरूरत है कि प्राथमिकताओं को स्थानांतरित करने से परियोजना के परिणाम बहुत प्रभावित होते हैं। संसाधनों को केवल अन्य कार्यों में स्थानांतरित नहीं किया जा सकता है। इसके बजाय, प्रबंधन - फर्म के हितों में - बुद्धिमान और विशेष रूप से सावधान रहना चाहिए।

9. प्रक्रिया बदलें

किसी परियोजना के तथाकथित "परिवर्तन-घटक" को अक्सर कम करके आंका जाता है। अक्सर, ईआरपी कार्यान्वयन "आईटी परियोजनाओं" की श्रेणी में आता है। यह एक गलती है, क्योंकि परियोजना को पूरे संगठन की भागीदारी की आवश्यकता होती है, क्योंकि यह शुरू करने के बारे में है - आंशिक रूप से - पूरी तरह से नई प्रक्रियाएं और प्रक्रियाएं। परिणामस्वरूप, कर्मचारी और भूमिकाएँ मौलिक रूप से बदल सकती हैं। सबसे खराब स्थिति में, उनके पास बिल्कुल काम नहीं होगा - तब क्या? हमें इन परिदृश्यों के बारे में बात करने की आवश्यकता है। न केवल प्रबंधन और प्रशिक्षक (कोचिंग) यहां शामिल हैं, बल्कि एक संघ भी है, जिसे समय पर चर्चा से जोड़ा जाना चाहिए।

10. परियोजना की स्थिति

खैर, अंतिम बिंदु: दुर्भाग्य से, अक्सर विभागों के लिए जिम्मेदारी के हस्तांतरण, शीर्ष प्रबंधन के हस्ताक्षर और कमियों की एक सहमति सूची के साथ परियोजना का कोई अंत नहीं दिखाई देता है। केवल इस तरह के एक दस्तावेज से यह स्पष्ट हो जाता है कि परियोजना पूरी हो गई है, यह किस स्थिति में ऑपरेशन के लिए स्थानांतरण के समय थी, क्या किया जाना बाकी है और इसके लिए कौन जिम्मेदार है। ये कार्य अब परियोजना के लिए प्रासंगिक नहीं हैं, विभाग उनके लिए जिम्मेदार हैं। प्रबंधक और परियोजना के सदस्य अपने विभागों में लौट जाते हैं - या नए कार्य प्राप्त करते हैं।

निष्कर्ष

इन दस बिंदुओं से यह बहुत स्पष्ट हो जाता है कि ईआरपी का कार्यान्वयन सूचना प्रौद्योगिकी विभाग की परियोजना नहीं है, यह पूरे संगठन के लिए एक कार्य है। यदि ऐसी परियोजना विफल हो जाती है, तो सिस्टम को दोष नहीं देना है, लेकिन उल्लिखित दस बिंदुओं के संदर्भ में इसके आसपास क्या हो रहा है।
मैं चाहता हूं कि परियोजना की शुरुआत से पहले आप इन बिंदुओं पर ध्यान दें, जिसके परिणामस्वरूप आपको इसके सफल कार्यान्वयन के लिए एक ठोस आधार प्राप्त होगा। यह अच्छी तरह से और सही तरीके से तैयार करने के लिए महत्वपूर्ण है, साथ ही साथ इस तरह की परियोजना की वैश्विक दृष्टि भी है। केवल यह परियोजना को अर्थ देता है, और इसके साथ सभी कठिनाइयों से गुजरने और मामले को सफल गो लाइव में लाने की प्रेरणा दिखाई देती है।