परियोजना प्रबंधन में डिजाइन सोच या परियोजना प्रबंधक को रचनात्मक तकनीकों की आवश्यकता क्यों है

हां, लेकिन वास्तव में, परियोजना प्रबंधक को डिजाइन सोच के कार्यों को क्यों करना चाहिए? प्रोजेक्ट मैनेजर पहले से ही हर उस चीज़ को समन्वित, त्वरित और प्राथमिकता देने में व्यस्त है जो उसके बिना नहीं चल सकती।



यह लेख मेरे सहकर्मियों के अनुभव से प्रेरित था , साथ ही एसएपी ईडब्ल्यूएम (विस्तारित गोदाम प्रबंधन - गोदाम प्रबंधन को स्वचालित करने के लिए एक प्रणाली) और कई अन्य परियोजनाओं के अंशकालिक उपयोगकर्ता के कार्यान्वयन के लिए परियोजना प्रबंधक पर मेरा अपना प्रतिबिंब।

डिजाइन सोच का मुख्य मूल्य क्या है? यह तकनीक आपको सरल और लगभग मुफ्त चरणों को नहीं भूलने की अनुमति देती है जो अक्सर छूट जाती हैं या डी-प्राथमिकता (विशेष रूप से बड़ी परियोजनाओं में), लेकिन फिर वे लॉन्च के दौरान बहुत जोर से शूट करते हैं।

डिजाइन सोच को लागू करने के लिए कब समझ में आता है? किसी भी स्थिति में जहां अनिश्चितता है। अप्रत्याशित रूप से + एनएन किग्रा मिला? कृपया काम करना बंद कर दिया? नए स्वचालन विचारों की तलाश है? आप डिजाइन सोच को लागू करने की कोशिश कर सकते हैं। यह पद्धति हाल ही में लोकप्रिय हुई है, लेकिन इसके कई उपकरण हमने लंबे समय तक अपने काम में इस्तेमाल किए हैं।

तब, इस पद्धति की विशिष्टता क्या है? डिजाइन की सोच संरचनात्मक रूप से एक नया निर्माण करने की प्रक्रिया से संपर्क करती है, जो आपको व्यावसायिक परिणाम के लिए जल्दी और प्रभावी रूप से आने की अनुमति देती है।
पारंपरिक विश्लेषणात्मक दृष्टिकोण के विपरीत, जब कार्य को हल किया जाता है, तो समाधान विकसित किए जाते हैं और सबसे अच्छा एक चुना जाता है:


डिजाइन थिंकिंग कार्यप्रणाली अंत उपयोगकर्ता पर ध्यान केंद्रित करना पसंद करती है, जल्दी से उत्पाद का पहला प्रोटोटाइप बनाना, उदाहरण के लिए, स्मार्टफोन की पेपर स्क्रीन, और त्वरित प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए अंतिम उपयोगकर्ताओं के साथ इस प्रोटोटाइप का परीक्षण करना:


इस प्रकार, जो महीने लगते थे, वह अब एक दिन में किया जा सकता है। यह हमारे तेजी से पुस्तक VUCA दुनिया में विशेष रूप से सच है।

मंगल पर, हम छह चरणों से मिलकर एक अनुकूलित डिजाइन सोच पद्धति का उपयोग करते हैं, जिनमें से प्रत्येक हम एक विशिष्ट व्यावसायिक समस्या को समायोजित कर सकते हैं।


मैं एसएपी ईडब्ल्यूएम परियोजना के शुभारंभ के उदाहरण पर सभी चरणों से गुजरने का प्रस्ताव करता हूं (हमने नोवोसिबिर्स्क से रोस्तोव-ऑन-डॉन के लिए हमारे कारखानों के गोदामों में एसएपी BIOS को बदल दिया)। परियोजना में ऐसा करने के लिए स्पष्ट नहीं था, लेकिन एक प्रभावी टीम इंटरैक्शन बनाने के लिए यह सवाल कैसे बना रहा, जो अलग-अलग समय क्षेत्रों में आधारित है और पहले से ही परिचालन कार्यों में लगा हुआ है।

पहला चरण: फ़्रेम। यहां हम वास्तविक समस्या को परिभाषित करते हैं, "हम कैसे कर सकते हैं ..." समस्या को फिर से परिभाषित करके खोज के दायरे का विस्तार करते हैं और प्रसिद्ध प्रश्नों "क्यों?" और "क्यों?" में गहराई से खुदाई करते हैं। एसएपी ईडब्ल्यूएम परियोजना में, समस्या शुरू में स्पष्ट थी: "हम पिछली परियोजना के" रेक "के आसपास कैसे पहुंच सकते हैं और इसमें से सबसे अच्छा ले सकते हैं ताकि यह एक साल में योजनाबद्ध बजट में शुरू हो?", इसलिए मैं आईटी स्वचालन टीम से अपना उदाहरण साझा करूंगा, जहां? मुझे समस्याओं को खोदना था (और बाद में मैं एसएपी ईडब्ल्यूएम परियोजना के अंतिम परिणाम दिखाऊंगा)। प्रारंभ में, आईटी स्वचालन टीम विचारों की संख्या बढ़ाना चाहती थी, लेकिन तीन "क्यों?" के बाद लोगों ने महसूस किया कि समस्या आईटी स्वचालन पर विचारों की संख्या नहीं थी, लेकिन मौजूदा संसाधनों द्वारा संसाधित किए जाने वाले अनुरोधों के बढ़ते प्रवाह की आवश्यकता थी। तदनुसार, इस समस्या में सुधार किया गया था "हम अपने वर्तमान कार्यों में छिपे हुए भंडार कैसे पा सकते हैं?"

दूसरा चरण: अन्वेषण करें । यहां हम कमरा छोड़ देते हैं, अपने आप को उपयोगकर्ता के स्थान पर डालते हैं (हम अनुभव प्राप्त करने के अपने तरीके से गुजरते हैं) या बस पूछें कि उसे क्या पसंद है, क्या "दर्द होता है", क्या काम करता है / क्या काम नहीं करता है, उपयोगकर्ता की वास्तविक जरूरतों को समझने की कोशिश कर रहा है। एसएपी ईडब्ल्यूएम परियोजना में, हमने पिछले अनुभव और प्रत्येक प्रतिभागी की आशाओं को प्रतिबिंबित करने के प्रारूप में किया था: एक डर ("रेक") = एक स्टिकर, एक इच्छा (सबसे अच्छा) = एक स्टिकर, इसने हमें अनुकूल वातावरण में पिछले अनुभव को बोलने और एक साथ सफलता मानदंड तैयार करने की अनुमति दी। । आईटी स्वचालन के उदाहरण में, हमने सहयोगियों से पूछा कि उन्हें अपने काम के बारे में क्या पसंद है और वे क्या सुधार करना चाहते हैं। कोई फर्क नहीं पड़ता कि गोता किस प्रारूप में होता है; महत्वपूर्ण - परिणाम के रूप में एकत्र की गई अंतर्दृष्टि की संख्या।

तीसरा चरण: अंतर्दृष्टि की संख्या को गुणवत्ता में अनुवाद करने के लिए, अध्ययन के परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत करने और उपयोगकर्ता की गहरी जरूरतों के बारे में हमारी दृष्टि बनाने के लिए सेंस-मेक की आवश्यकता है। मैं समान अंतर्दृष्टि के एक समूह का उपयोग करता हूं, उपयोगकर्ता के पथ के व्यक्ति और मानचित्र बनाने की तकनीकें भी हैं। आमतौर पर, इस स्तर पर, उपयोगकर्ताओं की वास्तविक आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए, प्रारंभिक समस्या का सुधार किया जाता है। उदाहरण के लिए, एसएपी ईडब्ल्यूएम परियोजना में, प्रारंभिक समस्या "हम पिछली परियोजना के" रेक "के आसपास कैसे प्राप्त कर सकते हैं और इसमें से सबसे अच्छा ले सकते हैं ताकि यह एक वर्ष में योजनाबद्ध बजट में शुरू हो?" दो सवालों में बदल दिया: "हम दूरस्थ परियोजना टीम के काम को कैसे व्यवस्थित कर सकते हैं?" प्रभावी ढंग से परिचालन और डिजाइन कार्य के संयोजन? ”और“ हम कारखानों में डब्ल्यूएमएस (वेयरहाउस मैनेजमेंट सिस्टम) की जगह कैसे ले सकते हैं, अदृश्य रूप से उपयोगकर्ताओं को समाप्त करने के लिए, स्पष्ट रूप से समय पर, सबसे कुशलता से और प्रभावी रूप से घोड़े के लिए सबसे सरल और पारदर्शी। सरकारी उपयोगकर्ता प्रक्रियाओं, महत्वपूर्ण जानकारी खोने और व्यापार हितधारकों का ध्यान रखते हुए? "बिना।

यदि एक डिजाइन सोच सत्र के लिए समय सीमित है, तो पहले तीन चरणों को ऑफ़लाइन तैयारी में किया जा सकता है।

चौथा चरण: बनाएँ । यहां हम पिछले चरण में पहचानी गई समस्या पर मानक विचार मंथन सत्र शुरू करते हैं, जिसके परिणाम प्रोटोटाइप में कार्यान्वयन के लिए विचारों का चयन करते हैं।

प्रोटोटाइप वह है जो हमें बचपन में लौटाता है जब पैसे कागज से काट दिए जाते थे और घर कुर्सियों और कंबल से बनाया जाता था। ये सभी वास्तविक स्थितियों के प्रोटोटाइप थे। डिजाइन की सोच की दुनिया में, कचरा पात्र की सामग्री से एक प्रोटोटाइप बनाया जा सकता है, इस तथ्य से कि यह कुछ भी नहीं खर्च करता है।

आईटी स्वचालन के लिए एक प्रोटोटाइप का एक उदाहरण:


पांचवा चरण: जानें अंतिम उपयोगकर्ताओं के साथ प्रोटोटाइप का परीक्षण करना, त्वरित प्रतिक्रिया प्राप्त करना, प्रोटोटाइप को खाते की प्रतिक्रिया में लेना और फिर से परीक्षण करना, प्रतिक्रिया देना, स्वीकार्य परिणाम को अंतिम रूप देना।

छठा चरण - पायलट : बमबारी उत्पाद का शुभारंभ, क्योंकि उपयोगकर्ताओं ने स्वयं इसके जन्म, विकास और संशोधन में भाग लिया था!

डिजाइन सोच का एक और प्लस यह है कि प्रक्रिया बहुत लचीली है और सभी पांच चरणों से गुजरना आवश्यक नहीं है। आप किसी भी बिंदु पर प्रक्रिया को रोक सकते हैं या, यदि आवश्यक हो, तो इसे लूप कर सकते हैं।

इस दृष्टिकोण की अपनी कमियां हैं:

• प्रौद्योगिकी का उपयोग करने के लाभों को डिजिटल करना मुश्किल है;
• अक्सर, डिजाइन सोच के सत्र को "एक महान समय था" के रूप में माना जाता है और इसके परिणाम सबसे अधिक संभावना वाले टेबल पर गिरेंगे यदि 3 सप्ताह में पहले डेमो उत्पाद के बारे में कोई दायित्व नहीं है और जिम्मेदार लोगों के साथ एक कदम-दर-चरण योजना है।

मैं यह भी ध्यान देना चाहूंगा कि डिजाइन की सोच एक सत्र या तकनीक से अधिक है, यह एक परियोजना प्रबंधक की सोच है जो अंतिम उपयोगकर्ताओं की जरूरतों को समझता है और निर्णय लेते समय उन्हें ध्यान में रखता है। बेशक, डिजाइन सोच परियोजना प्रबंधन की शास्त्रीय तकनीकों की उपेक्षा नहीं करती है, और केवल आवश्यक संसाधनों के साथ एक सफल परियोजना की संभावना को बढ़ाती है।

तो कैसे डिजाइन सोच आईटी परियोजना प्रबंधक की मदद करता है? अपने स्वयं के अनुभव और अन्य क्षेत्रों के सहयोगियों के अनुभव से, मुझे एहसास हुआ कि डिजाइन सोच परियोजना के लिए एक नया आयाम जोड़ता है - अंत उपयोगकर्ता। सबसे अधिक बार, आईटी परियोजना का ग्राहक कंपनी के वरिष्ठ नेता या निदेशक मंडल होता है और समस्या का समाधान इस स्तर पर किया जाता है कि परियोजना प्रबंधक के साथ मिलकर अंतिम उपयोगकर्ताओं के अनुभव को ध्यान में रखे बिना इस स्तर पर तैयार किया जाता है। आमतौर पर, प्रोजेक्ट टीम आईटी टूल की मदद से इस समस्या को सफलतापूर्वक हल करती है, और कार्यान्वयन के बाद, हर कोई यह महसूस करता है कि अब मौजूदा व्यावसायिक प्रक्रियाओं को बदलना आवश्यक है, और यह कंपनी के लिए काफी दर्दनाक हो सकता है।

समस्या के गठन के चरण में भी अंतिम उपयोगकर्ताओं को आकर्षित करते हुए, हम एक वास्तविक व्यवसाय की आंखों के माध्यम से वरिष्ठ नेताओं की समस्या को "देख" सकते हैं और अधिक सटीक और उपयुक्त आईटी समाधान चुन सकते हैं।

डिजाइन चरण में अंतिम उपयोगकर्ताओं को आकर्षित करते हुए, हम समझ सकते हैं कि हमारी आईटी कार्यान्वयन व्यवसाय प्रक्रिया को कैसे प्रभावित करेगा, और समानांतर में वर्तमान प्रक्रियाओं में परिवर्तन शुरू करता है।
अंतिम उपयोगकर्ताओं के साथ परीक्षण करके, हम उन्हें इनकार, क्रोध, सौदेबाजी के चरणों के माध्यम से आगे बढ़ने में मदद करते हैं और एक नया निर्णय लेते हैं, उन्हें लॉन्च करने से पहले अपने राजदूत बनाते हैं (यदि कोई सहकर्मी कहता है कि आईटी लोग एक शांत चिप बनाते हैं, तो हर कोई इसे तुरंत आज़माना चाहता है) ।

अंत में, मैं एक बार फिर याद दिलाना चाहता हूं कि डिजाइन की सोच उच्च अनिश्चितता की स्थितियों में अच्छी तरह से काम करती है जब प्रोजेक्ट टीम के सदस्यों में से कम से कम इस दृष्टिकोण का उपयोग करने की एक सचेत इच्छा होती है और प्रोजेक्ट टीम (नेता के साथ) शांति से वैकल्पिक बिंदुओं को सुन सकती है।

खुले दिल से सुनो, ध्यान से देखो, प्यार से बोलो और उपयोगकर्ताओं की अंतरतम इच्छा के बारे में मत भूलना: "ताकि वह खुद के लिए काम करे!"