कार्य प्रबंधन पर ध्यान दें। हम अपनी प्रबंधन प्रणाली कैसे करते हैं

कंपनियों में इस तरह की समस्या है - कार्यों में गड़बड़ी। टीम की वृद्धि के साथ, यह समस्या पक्षाघात की ओर ले जाती है। तिथियां टूट जाती हैं, परियोजना पर काम धीमा हो जाता है, कार्य खो जाते हैं। और नुकसान का प्रतिशत जितना अधिक होता है, टीम की समग्र दक्षता उतनी ही कम हो जाती है। और सबसे दिलचस्प बात यह है कि टीमों को इसकी आदत हो जाती है।

इसलिए, 10% कार्यों के नुकसान के कारण, कंपनियां 10% (यदि कार्य संबंधित नहीं हैं) से 100% (यदि संबंध मजबूत है) दक्षता और अंततः राजस्व के लिए खो देते हैं। एक बोल्ट निकालें और रॉकेट उड़ान नहीं भरेगा।



YouGile पर, मैं उत्पाद के ग्राहक के रूप में कार्य करता हूं - मैं उपयोगकर्ताओं के साथ संवाद करता हूं और उनकी समस्याओं का अध्ययन करता हूं। इसलिए अब यह स्पष्ट हो गया है कि 20 से अधिक लोगों की टीमों में कार्य प्रबंधन की मूल समस्या अनसुलझी है, और मौजूदा प्रबंधन समाधान इसके लिए जिम्मेदार हैं।

मैं आपको एक कहानी सुनाता हूँ कि परियोजना और कार्य प्रबंधन के क्षेत्र में वास्तविक कंपनियों की क्या आवश्यकता है, इस बारे में मेरा विचार "प्रकट" है।

यह एक कंपनी के साथ एक साधारण बैठक थी जो लगभग 150 लोगों को रोजगार देती है, गुप्त वीडियो निगरानी उपकरणों का एक सा विकसित करती है ...

वे लगभग 20 वर्षों से बाजार में हैं, और व्यापार अच्छा कर रहा है। हम मास्को, कुकीज और कॉफी के अच्छे दृश्य के साथ उनके बैठक कक्ष में एकत्रित हुए। उनकी तरफ से 5 लोग (विभागों के प्रमुख और उप निदेशक) थे और मैं अकेला था - हमारी तरफ से।

मैं स्थापित योजना के अनुसार कई बार पूछना शुरू करता हूं: "कंपनी की संरचना क्या है?", "कितने लोग हैं?", "परियोजना चक्र क्या है", "समस्याएँ और अनुरोध क्या हैं?"।

वे मुझे खुशी के साथ जवाब देते हैं, और मैं रिकॉर्ड करता हूं। आगे मैं उत्पाद दिखाऊंगा और उनकी समस्याओं और अनुरोधों को कैसे हल किया जाएगा, इस पर ध्यान केंद्रित करूंगा। प्रारूप पहले से ही अच्छी तरह से स्थापित है और ग्लिट्स नहीं देता है।

यहाँ पहली बार ज़म हमारी चर्चा को रोकता है (वह केवल एक है जो बैठता है और स्पष्ट रूप से कुछ से असंतुष्ट है):

“हमने पहले ही व्यावसायिक प्रक्रियाओं का ऑडिट करने का आदेश दिया है, हमें यह सब आकर्षित करने की आवश्यकता नहीं है। केवल यह बताना बेहतर है कि हम कार्यों के साथ कैसे काम करते हैं, और इसलिए कि कल यह गड़बड़ नहीं है ”(जाहिर है सहयोगियों पर इशारा करते हुए)।

मैंने उसे बताना शुरू किया कि, सबसे पहले, विभिन्न विभागों के लिए बोर्ड बनाना आवश्यक था, फिर कर्मचारियों को आमंत्रित करना, उन्हें प्रशिक्षित करना, और उसके बाद ही ... उनके सहयोगियों ने खुशी के साथ मेरा समर्थन किया, कुछ जोड़ा, प्रश्न पूछे, कागज के टुकड़ों के साथ एक सफेद बोर्ड के बारे में बताया और कंपनी में विभिन्न प्रणालियों।

"तुम मुझे नहीं सुनते!" ज़मी ने उकसाया बाधित। "मुझे प्रक्रियाओं के किसी भी डिजिटलीकरण, कोई व्यावसायिक लेखा परीक्षा, कोई कर्मचारी प्रशिक्षण की आवश्यकता नहीं है। बस मुझे बटन दिखाओ कि कार्यों को कैसे सेट किया जाए। ताकि कल मैं एक डिक्री जारी कर सकूं: आज से, इस बटन पर क्लिक करें और सिस्टम में कार्य सेट करें! "

हमने लंबे समय तक "अपने आप को रगड़ा", लेकिन वह आदमी मजबूत निकला, मैंने अपने स्वर को धीमा कर दिया, लेकिन संक्षेप में मैंने उसे उकसाया नहीं। उन्हें एक सरल समाधान की आवश्यकता थी जो कंपनी के सभी कार्यों को एक ही स्थान पर रखने की अनुमति दे। और सभी 1.5 घंटे उन्होंने हठपूर्वक यह पद धारण किया।

और हां, हमारे पास कार्यों को बनाने के लिए ऐसा "जादू" बटन नहीं है, जैसा कि वह पूछता है।

सामान्य तौर पर, मेरे लिए जाने जाने वाले सभी रूसी सिस्टम एक लाख अलग-अलग मामलों को हल करते हैं, वे सीआरएम भी हैं, और परियोजना प्रबंधन, और एक साइट डिजाइनर, और व्यापार प्रक्रियाओं के एक डिजाइनर, और एक व्यवसाय दूत ...

लेकिन उनमें से एक भी पूरी तरह से कार्य प्रबंधन के तहत कैद नहीं है। दुनिया में, इस मुद्दे से निपटने के लिए सबसे अच्छा आसन है, लेकिन भाषा एक बड़ा अवरोध है (रूसी में कोई अनुवाद नहीं है), और एक लोकतांत्रिक प्रणाली के कई दर्जन कर्मचारियों के बाद भी पर्याप्त नहीं है।

अधिकांश कंपनियों को "स्पेसशिप" की आवश्यकता नहीं है, उन्हें बहुत सांसारिक चीजों की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, कार्यों में "गड़बड़" से निपटने के लिए।

कैसे गड़बड़ पैदा होती है

• कमिट करना भूल गए। कार्य मौखिक रूप से सेट किया गया था और कहीं भी प्रदर्शित नहीं किया गया था, और फिर खो गया।
• चुनौती ठेकेदार ने कुछ विवरण बदले और कार्य ने अपनी प्रासंगिकता खो दी।
• कई कलाकार कार्य में भाग लेते हैं, यह स्थानांतरण के दौरान कहीं लटका हुआ है।
• कार्य विघटित हो गया, भाग खो गया और पूरा कार्य टूट गया।
• शर्तों पर खींच लिया। और जब सब कुछ तैयार हो गया, तो यह पता चला कि कार्य पहले से ही आवश्यक है।

हां, शायद आपने महसूस किया है कि ये सभी समस्याएं किसी भी तरह से महत्वहीन हैं, और एक अच्छी टीम में वे स्वयं हल होते हैं। लेकिन यह केवल समूह आकार की बात है। हमारी अपनी टिप्पणियों के अनुसार, महत्वपूर्ण बिंदु लगभग 12-17 लोग हैं, जब वे सभी एक सामान्य परिणाम पर काम करते हैं। यदि किसी समूह में 50 लोग हैं और किसी ने विशेष रूप से कार्य प्रबंधन पर काम नहीं किया है, तो एक गड़बड़ अनिवार्य होगी।

हम "समस्याओं में गड़बड़" की समस्या को कैसे हल करना चाहते हैं?

हमारा मुख्य लक्ष्य विशेष रूप से प्रवेश करने और कार्यों के साथ काम करने के लिए केंद्रित इंटरफेस बनाना है। और कुछ नहीं। बेशक, यह सफलता की गारंटी नहीं है, सब कुछ सक्षम प्रबंधन पर निर्भर करता है। लेकिन हमारा काम सिस्टम के साथ काम करने के सभी नियमों को यथासंभव सरल बनाना है। आदर्श रूप में, इन नियमों को एक वाक्य में फिट होना चाहिए। उदाहरण के लिए: "अब हम सिस्टम के सभी कार्यों को सेट करते हैं, इस बटन पर क्लिक करें और कार्ड बनाएँ।"

हमारे पास एक मजबूत धारणा थी कि लोग अवचेतन रूप से कार्यों को ठीक करने के लिए विरोध करते हैं। हालांकि, हमारे सिस्टम के अद्यतन संस्करण के पहले कार्यान्वयन के बाद, यह पता चला कि ऐसा बिल्कुल भी नहीं था। यदि सब कुछ सरल और स्पष्ट है, तो कर्मचारी यह दिखाने के लिए खुश हैं कि वे क्या काम कर रहे हैं।

हम कार्यों की भाषा में काम कर रहे हैं

विभागों के साथ स्पष्ट कंपनी संरचना

पहली चीज जो एक बड़ी टीम के कार्यों को साफ करना शुरू करती है वह अधिकारों के साथ एक संरचना का गठन है। संरचना यह निर्धारित करती है कि कौन किस कार्य को किसके लिए निर्धारित कर सकता है और कौन कौन से कार्यों को देखता है।


अंतहीन घोंसले के शिकार विभागों की आवश्यकता है - काम करने की सुविधा, भले ही आप 100 लोग हों
एक कर्मचारी यह देख सकता है कि किस मुद्दे के लिए कौन से सहयोगी, किस मुद्दे पर संपर्क करें। प्रबंधक विभिन्न लोगों और विभागों के कार्यों के लिए पहुँच अधिकार स्थापित कर सकता है।

सिस्टम में अधिकार स्थापित करने की प्रणाली को लगभग 10 अलग-अलग तरीकों से लागू किया जा सकता है, लेकिन यदि उसके बाद आप बड़ी कंपनी को विभागों के साथ असली कंपनी को दोहराते हुए नहीं देख सकते हैं, तो यह काम नहीं करेगा। जब पहली नज़र में सभी कर्मचारियों के अधिकारों की स्थापना और समझ में आता है - सिस्टम को कुछ खराब होने के डर के बिना सुरक्षित रूप से उपयोग किया जा सकता है।

फास्ट टास्क सेटिंग

मुख्य बात गति और सादगी है। यह कार्य 1 क्लिक में करना आसान है। टास्किंग एक प्राथमिकता वाला इंटरफ़ेस है। कोई भी कर्मचारी एक सेकंड में इसका पता लगा सकता है। काम शुरू करने के लिए, आपको कार्यान्वयन और प्रशिक्षण की आवश्यकता नहीं है।


"मैजिक ब्लू बटन", जो आपको 1 क्लिक में कार्य निर्धारित करने की अनुमति देता है

पहले, हमारी प्रणाली में, कार्य केवल बोर्डों पर सेट किए जा सकते थे, और अब हमने "मैजिक ब्लू बटन" बनाया है। बस एक कि अंतरंग ज़म ने बैठक में मुझसे पूछा। जिस पर आप दबाते हैं - और कार्य तैयार है।

सुविधाजनक व्यक्तिगत योजनाकार

प्रत्येक कर्मचारी को आसानी से कार्यों का प्रबंधन करना चाहिए और उनमें गुम नहीं होना चाहिए:

• उसे सौंपे गए कार्यों को देखें
• उन कार्यों को देखें जो उसने किसी को दिए थे
• अपने लिए निजी निजी कार्य बनाएं (विशेषकर महत्वपूर्ण बिंदु)
• व्यक्तिगत कार्यों को साझा परियोजनाओं में स्थानांतरित करें

YouGile में "मेरे कार्य" कार्य कलाकार द्वारा छांटे गए

निजी कार्यों के साथ इंटरफ़ेस बहुत दिलचस्प निकला। ऐसा हुआ कि बहुत बार मैं कॉर्पोरेट सिस्टम में कार्य को ठीक करना चाहता हूं और किसी निश्चित बिंदु तक किसी को नहीं दिखाता। फिर कार्य "परिपक्व" होता है, और इसे निर्धारित किया जा सकता है और चर्चा की जा सकती है। लगभग 20% कार्यों (क्लाउड संस्करण से सामान्य आंकड़े) के लिए यह छोटी विशेषता महत्वपूर्ण है।

टीम देख रही है

पारदर्शिता, यानी अपने सहयोगियों के कार्यों को देखने की क्षमता काम को सिंक्रनाइज़ करने में मदद करती है। टिप्पणियों के अनुसार, आप पहले से समझ सकते हैं कि किस स्थिति में आप को प्रेषित किया जाएगा। या नेविगेट करें, जो कार्यों के साथ अतिभारित है, और जो मुक्त है। कौन विचलित हो सकता है, और कौन बेहतर अकेले बचा है।


कलाकार द्वारा छांटे गए "अन्य कार्य"

आप हमेशा यह भी पता लगा सकते हैं कि नायक कौन है, जो नियमित रूप से समय सीमा को तोड़ता है और समय सीमा को अनदेखा करता है। और यह न केवल नेता के लिए, बल्कि एक सपाट संरचना वाली टीमों में सहयोगियों के लिए भी महत्वपूर्ण है।

जटिल परियोजनाओं का संचालन करने की क्षमता, लेकिन कर्मचारियों के लिए सब कुछ सरल रहता है

जटिल परियोजनाओं को संचालित करने की क्षमता, निश्चित रूप से, सभी विवरणों, संसाधनों और रिश्तों को ध्यान में रखते हुए आवश्यक है। लेकिन सबसे महत्वपूर्ण बात, यह एक साधारण कर्मचारी के लिए पहली स्क्रीन नहीं है।

उदाहरण के लिए, गैंट चार्ट एक बेहतरीन टूल है। यदि आप समूह में सबसे बड़े हैं तो संसाधनों की योजना बनाना और प्रगति का जश्न मनाना बहुत सुविधाजनक है। आमतौर पर एक व्यक्ति इसे भरता है और नेतृत्व करता है, बाकी निरीक्षण करते हैं। लेकिन अगर आप सिर्फ "अपने नट को कस लें" - आप केवल एक सरल इंटरफ़ेस में अपने परिणाम को चिह्नित करने के लिए तैयार हैं, तो आपको और अधिक की आवश्यकता नहीं है।

एक साधारण कर्मचारी को जटिल संबंधों और परियोजनाओं की निर्भरता के बारे में भी नहीं पता हो सकता है - मुख्य बात यह है कि यह उसके लिए बस अपने कार्यों को करने के लिए सुविधाजनक है। इसलिए, बोर्डों से सभी कार्य व्यक्तिगत शेड्यूलर में स्वचालित रूप से दिखाई देते हैं।


बोर्ड से गैंट चार्ट के लिए संक्रमण ("छिपा हुआ" इंटरफ़ेस)

और प्रबंधकों और पर्यवेक्षकों के लिए, परियोजनाओं, बोर्डों, एक गैंट चार्ट, दर्पण कॉलम और विभागों के बीच संचार के लिए सारांश और विवरण के लिए लेखांकन होना महत्वपूर्ण है।

कार्य, लोगों और विभाग द्वारा रेटिंग डाउनलोड करें

ओह! यह सवाल का सबसे आम जवाब है "प्रबंधन प्रणाली क्यों चुनें?": "हम यह समझना चाहते हैं कि कौन क्या कर रहा है, हमें पारदर्शिता की आवश्यकता है।" इस समस्या को हल करने के लिए बिल्कुल भी मुश्किल नहीं है, लेकिन केवल अगर सिस्टम में सभी कार्य।

उपकरण को सिर्फ सवालों का जवाब देना है: जो अभी लोड किया गया है? प्रत्येक कर्मचारी और विभाग के लिए निकट भविष्य में किस प्रकार का डाउनलोड होगा? किसी विशिष्ट परियोजना पर पिछले महीने किसने लोड किया था?


परियोजनाओं, विभागों और लोगों के लिए पिछले महीने के दौरान कार्यभार का आकलन

हमें एक अच्छा सारांश उपकरण मिला है। ये वे कॉलम हैं जहां आप किसी भी उपलब्ध परियोजनाओं से कई प्रकार के मापदंडों द्वारा कार्यों को फ़िल्टर कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, "महत्वपूर्ण" स्टिकर के साथ चिह्नित पिछले 7 दिनों के लिए सभी प्रोजेक्ट कार्यों को प्रदर्शित करें। ऐसे कई कॉलम बनाने के बाद, आप किसी भी चीज़ की ऑनलाइन निगरानी के लिए एक बोर्ड प्राप्त कर सकते हैं।


सप्ताह के लिए बोर्ड पर सभी कार्यों का सारांश

एक स्थान पर कार्यों और चर्चाओं पर काम करना

टास्क पर चर्चा की जानी चाहिए कि वे कहां सेट हैं। हमने इसकी शुरुआत तब की जब हमने व्यक्तिगत उपयोग के लिए सिस्टम का पहला संस्करण लॉन्च किया। सामान्य तौर पर, नियोजन वह होता है जहाँ चर्चाएँ होती हैं। और यह महत्वपूर्ण है कि यह जगह केवल गलियारे और धूम्रपान कक्ष नहीं थी।


कार्यों द्वारा चैट - नियंत्रण प्रणाली में संचार

प्रत्येक कार्य एक चैट, YouGile की एक सफल विशेषता है। कार्यों में संचार सीधे कार्ड में किए जाते हैं।

कार्य प्रबंधन के क्षेत्र में कौन सी समस्या आपके लिए सबसे महत्वपूर्ण है?

हमने क्लाउड संस्करण में कुछ इंटरफेस पहले ही जारी कर दिए हैं, कुछ अभी तक केवल क्लिक करने योग्य प्रोटोटाइप के स्तर पर हैं।

लेकिन हमारे लिए सबसे महत्वपूर्ण बात अब यह समझना है कि क्या हम वास्तव में मौजूद समस्या का समाधान कर रहे हैं? या यह सिर्फ हमें प्रतीत होता है, और हम एक प्रबंधन प्रणाली बना रहे हैं - कई में से एक?

मैं आभारी रहूंगा यदि टिप्पणियों में या किसी व्यक्तिगत ईमेल में कोई व्यक्ति सभी विवरणों के साथ बताता है - कार्य और परियोजना प्रबंधन के क्षेत्र से कौन सी समस्या उसके व्यवहार में सबसे महत्वपूर्ण है?