कार्यों की सफाई के लिए 5 नियंत्रण प्रणालियों का अवलोकन

20 कर्मचारियों की बड़ी टीमों में ऐसी समस्या है - कार्यों में गड़बड़ी। समय टूट जाता है, काम धीमा हो जाता है। इसलिए, बाजार पर कार्यों के प्रबंधन के लिए कई प्रणालियां हैं जो किसी तरह इस समस्या को हल करती हैं।



2 वर्षों से हम अपनी YouGile प्रबंधन प्रणाली विकसित कर रहे हैं। और, ज़ाहिर है, हम अक्सर प्रतिस्पर्धी प्रणालियों का परीक्षण करते हैं और उनका विस्तार से अध्ययन करते हैं। हम देखते हैं कि कौन कौन से उपकरण प्रदान करता है। हम निष्कर्ष निकालते हैं, प्रेरित होते हैं और अपनी कार्यक्षमता में सुधार करते हैं।

कार्य प्रबंधन प्रणाली क्या है? क्या कार्य आपको अपने कार्यों को साफ करने की अनुमति देते हैं?

हमने लंबे समय तक सोचा। और 3 सप्ताह के मंथन के बाद, ग्राहकों और सर्वेक्षणों के साथ संचार, 5 मानदंडों की पहचान की गई थी। इन मानदंडों के अनुसार, हमने यह समीक्षा की।

मानदंड और 5 कार्य प्रबंधन प्रणालियों की समीक्षा, हमारे अपने नीचे।

एक कार्य प्रबंधन प्रणाली के 5 मानदंड:

1. अपने और अपने सहयोगियों के लिए एक कार्य निर्धारित करने में आसानी
सिस्टम इंटरफ़ेस में कार्य बनाने के लिए बटन प्राथमिकता होनी चाहिए। ताकि 2 मिनट तक सिस्टम में काम करने वाला कोई भी नया कर्मचारी आसानी से मिल जाए।

2. एक व्यक्तिगत योजनाकार की सुविधा
सुविधा का तात्पर्य वर्गीकरण और कार्यों की छंटाई से है। ताकि कोई भी उपयोगकर्ता तुरंत देख सके: हाँ, ये मेरे कार्य हैं, लेकिन जिन्हें मैंने सेट किया है। यहां पेटिट के सभी कार्य हैं, और यहां समय सीमा पहले से ही आ रही है। लेकिन मेरे निजी कार्य, वे केवल मेरे लिए उपलब्ध हैं।

3. विभागों के साथ एक कंपनी संरचना बनाने की क्षमता
यदि टीम में 20 से अधिक लोग हैं, तो एक स्पष्ट संरचना की आवश्यकता है। कर्मचारियों के पदानुक्रम और विभागों का विभाजन। संरचना यह निर्धारित करती है कि कौन किस कार्य को किसके पास कर सकता है और कौन कौन से कार्यों को देखता है।

4. वर्कफ़्लो पारदर्शिता
यह समझना महत्वपूर्ण है कि कौन कार्यों से अतिभारित है और कौन "अंडरलोड" है, किसे कार्य निर्धारित करना चाहिए, और कौन विचलित नहीं करना बेहतर है। यह न केवल "प्रबंधक-कर्मचारी", बल्कि "कर्मचारी-कर्मचारी" के प्रतिमान में भी सुविधाजनक है। किसी सहकर्मी को फिर से क्यों खींचना, अगर आप बस उसके कार्य को देख सकते हैं।

5. रिपोर्ट में कार्यों पर काम के परिणामों की तस्वीर की पूर्णता
रिपोर्ट को एक समझ देनी चाहिए: कौन से कार्य पूरे हुए और कौन से नहीं। किस कर्मचारी / विभाग ने योजना को पूरा किया, और जो - अंत तक नहीं। किन कार्यों के लिए सबसे अधिक समय की आवश्यकता होती है।

5 कार्य प्रबंधन प्रणालियों का अवलोकन

YouGile

सुविधाजनक कार्य सेटिंग

1 क्लिक में YouGile में एक कार्य बनाएँ

पहले, हमारी प्रणाली में, कार्य केवल बोर्डों पर सेट किए जा सकते थे। लेकिन ग्राहकों ने हमें 1 क्लिक में कार्ड बनाने के लिए "मैजिक बटन" के लिए कहा। यह वास्तव में सामान्य कर्मचारियों के काम को बहुत सरल करता है।

अपने कार्यों का प्रबंधन करें

व्यक्तिगत योजनाकार: "मुझ पर कार्य", "मेरे द्वारा सौंपा गया", "व्यक्तिगत कार्य", "चुना हुआ"

व्यक्तिगत प्लानर को "माई टास्क" खंड के रूप में प्रस्तुत किया गया है। वहां, प्रत्येक उपयोगकर्ता देखता है कि उसने क्या स्थापित किया था और उसे क्या दिया था। अपने निजी कार्यों को रखता है। हम गोपनीयता की उपलब्धता को बहुत मूल्यवान मानते हैं, क्योंकि अक्सर ऐसा होता है: मैं अपने लिए एक मसौदा कार्ड बनाना चाहता हूं, उस पर काम करना शुरू करूं - और उसके बाद ही अपने सहयोगियों के साथ साझा करूं।

कार्य वर्गीकरण

स्टिकर के साथ विकास बोर्ड

YouGile कार्यों को वर्गीकृत करने के लिए स्टिकर का उपयोग करता है, टैग के समान पाठ लेबल। उनकी मदद से, कार्ड को एक निश्चित मूल्य सौंपा गया है: स्थिति, प्राथमिकता, स्थिति। आप बिल्कुल कोई भी टेक्स्ट स्टिकर बना सकते हैं।

विभागों के साथ कंपनी की संरचना

YouGile में विभागों और कर्मचारियों के साथ कंपनी की संरचना

कर्मचारियों को विभागों में विभाजित करने, पदों को इंगित करने और विभाग के भीतर बातचीत के नियमों को चुनने के लिए संरचना की आवश्यकता होती है। कार्य प्रबंधन और पहुंच अधिकारों को कॉन्फ़िगर करें। समूह प्रबंधन क्षमताओं के साथ प्रत्येक विभाग में प्रबंधकों को असाइन करें।

कार्य पारदर्शिता

YouGile का एलियन टास्क सेक्शन

"एलियन टास्क" अनुभाग में, आप देख सकते हैं कि कौन क्या काम कर रहा है, किसने क्या कार्य निर्धारित किया है और कौन से कार्य पूरे नहीं हुए हैं। अन्य लोगों के कार्यों तक पहुंच को विभाग के भीतर विनियमित किया जाता है। आप सभी को बोर्ड की संरचना के बिना एक दूसरे के कार्यों को देखने के लिए तैयार कर सकते हैं। और आप यह विशेषाधिकार केवल नेताओं को दे सकते हैं।

प्रदर्शन मूल्यांकन

परियोजना और कर्मचारी द्वारा कार्यभार के मूल्यांकन के लिए उपकरण

YouGile में रिपोर्ट और सारांश हैं, और निकट भविष्य में हम एक और टूल जारी करने की योजना बना रहे हैं। मैं स्पष्ट रूप से देखना चाहता हूं कि कौन और क्या डाउनलोड किया गया था, और प्रत्येक कर्मचारी या विभाग के पास निकट भविष्य में क्या डाउनलोड होगा।

आसन

सुविधाजनक कार्य सेटिंग

आसन में 1-क्लिक कार्य सेटिंग

कार्य को बोर्डों पर बाँधने के बिना 1 क्लिक में सेट किया जा सकता है। सभी कार्य मेरे कार्य अनुभाग में प्रदर्शित किए जाते हैं। किसी भी समय, कार्य "परियोजनाओं में जोड़ें" पर क्लिक करके परियोजनाओं में से एक से जुड़ा जा सकता है। परियोजना में, सभी कार्यों को पहले से ही व्यवस्थित रूप से प्रदर्शित किया जाता है, कार्यों की सूची के रूप में, कैलेंडर, समयरेखा (भुगतान किए गए संस्करण में उपलब्ध) या क्लासिक बोर्ड।

अपने कार्यों का प्रबंधन करें

प्राथमिकता से उनके कार्यों का वर्गीकरण

कोई भी नया बनाया गया कार्य तब तक निजी रहेगा जब तक आप उसे किसी सार्वजनिक प्रोजेक्ट से लिंक नहीं करते। आप किसी कार्य के लिए सहकर्मियों को भी साइन अप कर सकते हैं। यह बहुत सुविधाजनक है: आप "डिनर पर जाएं" कार्ड बना सकते हैं, अपने दोस्तों को वहां आमंत्रित कर सकते हैं और चर्चा कर सकते हैं।

व्यक्तिगत प्लानर में "माई टास्क" कार्यों को "टुडे", "अपकमिंग", "लेटर" समूहों द्वारा क्रमबद्ध किया जाता है। भुगतान किए गए संस्करण में, आप अपने द्वारा बनाए गए सभी कार्यों को अलग से प्रदर्शित कर सकते हैं और जिन्हें आपने अपने सहयोगियों को सौंपा है।

कार्य वर्गीकरण

आसन में कार्यों पर टैग

प्रत्येक कार्य को किसी भी टैग को सौंपा जा सकता है, इसे अपने रंग के साथ दर्शाते हैं। उदाहरण के लिए: "विज्ञापन", "पाठ", "वीडियो", "ऑनलाइन स्कूल"। यदि आप सभी के लिए एक सामान्य टैग प्रणाली के माध्यम से सोचते हैं और लागू करते हैं, तो कार्यों में आदेश होगा।

विभागों के साथ कंपनी की संरचना

विपणन विभाग: कर्मचारी और परियोजनाएं

आसन के पास आपके जैसे कई अलग-अलग विभाग बनाने का अवसर है, वहां कर्मचारियों को जोड़ें और परियोजनाओं और कार्यों पर काम शुरू करें। हालांकि, कोई कठोर पदानुक्रम नहीं है, अधिकारों की प्रणाली बहुत लोकतांत्रिक है, और सामान्य कर्मचारी के पास अनिवार्य रूप से प्रमुख के समान अधिकार हैं।

कार्य पारदर्शिता

आसन मार्केटिंग टास्क कैलेंडर

आसन का वर्कफ़्लो बहुत पारदर्शी है, और पहुँच अधिकार लोकतांत्रिक हैं। कैलेंडर में, सभी सहकर्मियों के सभी कार्यों को देख सकते हैं। दोनों एक विशिष्ट परियोजना के लिए और एक विशिष्ट कर्मचारी के लिए (निजी लोगों को छोड़कर)।

प्रदर्शन मूल्यांकन

समग्र कार्य परिणाम देखने के लिए प्रगति उपकरण

प्रोग्रेस टूल किसी प्रोजेक्ट के लिए पूर्ण, अपूर्ण और पूर्व नियत कार्यों की संख्या प्रदर्शित करता है। रिपोर्ट टूल आपके सभी कार्यों और कार्यों को प्रदर्शित करता है जो आप अपने सहयोगियों के लिए निर्धारित करते हैं।

Pyrus

सुविधाजनक कार्य सेटिंग

1 क्लिक में पिरामिड में एक कार्य बनाएँ

पाइरस इंटरफेस में, कार्य निर्माण एक प्राथमिकता है। सब कुछ आसान और सहज है, दीर्घकालिक कर्मचारी प्रशिक्षण की आवश्यकता नहीं है।

अपने कार्यों का प्रबंधन करें

पाइरस में व्यक्तिगत समयबद्धक: मेरे कार्य और मेरे कार्य

व्यक्तिगत समयबद्धक में भी, सब कुछ सरल और तार्किक है: मुझसे कार्य, मेरे लिए कार्य। अलग-अलग सक्रिय रूप से प्रदर्शित, अलग - पूर्ण। गड़बड़ नहीं होनी चाहिए।

कार्य वर्गीकरण

पाइरस में कार्यों का वर्गीकरण: "आस्थगित", "नियंत्रण पर", "हाल ही में"

इस प्रणाली में कार्यों के साथ काम करने के लिए कई शांत विशेषताएं हैं। बाद तक के लिए स्थगित किया जा सकता है। आप इसे नियंत्रण में रख सकते हैं। आप दोहराव वाले कार्य कर सकते हैं। छंटाई कार्यों की गतिविधि और समय के अनुसार होती है।

विभागों के साथ कंपनी की संरचना

पिरस में विभागों के साथ कंपनी की संरचना

विभागों और उपविभागों के साथ एक स्पष्ट संरचना को "आकर्षित" करना आसान है। सच है, अधिकारों और कार्यों तक पहुंच की प्रणाली काफी जटिल है: एक व्यवस्थापक, नेता, प्रबंधक और एकाउंटेंट है।

कार्य पारदर्शिता

पाइरस में विदेशी कार्य। कार्य पारदर्शिता

वर्कफ़्लोज़ पारदर्शी होते हैं, बहुत अधिक। आप किसी भी कर्मचारी के सभी कार्यों को प्रदर्शित कर सकते हैं। अनिवार्य रूप से कोई निजी कार्य नहीं हैं। केवल व्यवस्थापक विशेषाधिकार वाले उपयोगकर्ता गोपनीयता सेट कर सकते हैं।

प्रदर्शन मूल्यांकन

कर्मचारियों और कार्यों द्वारा बिताए गए समय का मूल्यांकन

पायरस के "चिप्स" में से एक प्रत्येक कर्मचारी द्वारा चयनित अवधि के लिए सभी कार्यों पर खर्च किए गए समय की गणना है।

Wrike

सुविधाजनक कार्य सेटिंग

1 क्लिक में व्रीक में एक कार्य बनाएँ

इस प्रणाली में हरे रंग के प्लस चिन्ह के रूप में कार्यों को सेट करने के लिए एक "मैजिक बटन" भी है, जिसे याद करना मुश्किल है। और इसके अलावा, कार्यों को कई अन्य तरीकों से पेश किया जा सकता है।

अपने कार्यों का प्रबंधन करें

व्रीके में व्यक्तिगत योजनाकार

Wrike कई विकल्प प्रदान करता है: कार्यों को कॉपी करें और दोहराएं, इसे निजी या सार्वजनिक बनाएं, पसंदीदा में जोड़ें और परियोजनाओं से मेरे कार्य में स्थानांतरित करें। आप चयनित कार्य का अनुसरण कर सकते हैं या सहकर्मियों का अनुसरण करने का सुझाव दे सकते हैं। कार्यों के बीच निर्भरता और संबंध जोड़ें।

अपने स्वयं के "चिप्स" भी हैं। सहकर्मी को स्वचालित प्रश्न भेजना कि कैसे कार्य पर प्रगति हो रही है। सामूहिक परिवर्तन कार्यों का कार्य। मील के पत्थर एक महत्वपूर्ण घटना या निर्णय बिंदु को चिह्नित करने के लिए मील के पत्थर के रूप में उपयोग किए जाने वाले कार्य हैं।

कार्य वर्गीकरण

Wrike में कार्यों को क्रमबद्ध करें

व्रीके को आम तौर पर जटिल मल्टी-स्टेज परियोजनाओं के लिए कैद किया जाता है, लेकिन औसत उपयोगकर्ता को पर्याप्त समझ होगी कि उसके कार्य कहां हैं और उन्हें कैसे छांटना है। छँटाई - तिथि, प्राथमिकता, स्थिति, महत्व से। केवल सक्रिय कार्य या केवल समय-सीमा वाले लोगों को अलग-अलग प्रदर्शित किया जा सकता है।

कार्य पारदर्शिता

सहकर्मियों के कार्यों को एक अलग सूची में तभी प्रदर्शित किया जाता है जब आप उनके लेखक हों

आपके द्वारा "मेरे द्वारा निर्मित" खंड में जो कार्य सौंपे गए हैं। सामान्य तौर पर, काम में पारदर्शिता थोड़ी कमी है। आप प्रीमियम संस्करण में अपने स्वयं के विजेट बनाकर केवल एक अलग सूची में सहकर्मियों के सभी कार्यों को प्रदर्शित कर सकते हैं।

प्रोजेक्ट वर्कलोड का मूल्यांकन

व्रीक रिपोर्ट और वर्कलोड मूल्यांकन

भुगतान किए गए संस्करण में उपलब्ध रिपोर्ट आपको परियोजनाओं और टीमों के लिए सामान्य स्थिति देखने की अनुमति देती है, और उन्हें प्रत्येक नए उद्घाटन के साथ वास्तविक समय में अपडेट किया जाता है। आप यह पता लगा सकते हैं कि कैसे कार्य अतिदेय हैं और क्या टीम को धीमा करता है।

GanttPro

सुविधाजनक कार्य सेटिंग

गैन्टप्रो में एक परियोजना के लिए एक कार्य जोड़ना

पहली नज़र में, सिस्टम बहुत "सार्वजनिक" प्रतीत नहीं होता है: आपको यह समझने की ज़रूरत है कि गैंट चार्ट क्या है, कार्यों को सेट करने के लिए बटन कहां है ... लेकिन यह केवल परियोजना के ढांचे के भीतर सेट नहीं है। लेकिन अगर परियोजना बनाई जाती है, तो उपयोगकर्ताओं को कार्यों को जोड़ने के लिए प्रशिक्षित करना इतना मुश्किल नहीं है।

अपने कार्यों का प्रबंधन करें

गैन्टप्रो में मेरे कार्य

इस प्रणाली में कार्यों के प्रबंधन के लिए कार्यक्षमता बहुत व्यापक है। कर्मचारियों के लिए "मेरे कार्य" हैं, जहां सब कुछ सरल और स्पष्ट है। और प्रबंधकों और पारखी लोगों के लिए एक गैंट चार्ट है, जहां कार्य के स्तर को बदलना, प्राथमिकता, निर्भरता और समय, ट्रैक प्रगति और "प्ले" कार्यों को आपकी पसंद के अनुसार बदलना, उन्हें सही पैमाने पर खींचना है।

कार्य वर्गीकरण

सॉर्ट किया गया "माई टास्क"

आप 17 मापदंडों द्वारा कार्यों को सॉर्ट कर सकते हैं: निर्माण की तारीख, निष्पादक, प्राथमिकता, स्थिति, समय व्यतीत, प्रगति, लागत ...

विभागों के साथ कंपनी की संरचना

सिस्टम में कर्मचारी और अधिकार

कंपनी की जटिल और स्पष्ट संरचना का निर्माण नहीं किया जा सकता है, लेकिन अधिकार प्रणाली स्थापित करना आसान है। प्रतिभागी केवल उन कार्यों पर काम कर सकते हैं जो उन्हें सौंपे गए हैं। प्रशासक परियोजनाएँ बना सकते हैं और उनकी लागत देख सकते हैं।

प्रोजेक्ट वर्कलोड का मूल्यांकन

गैन्टप्रो रिपोर्ट और वर्कलोड मूल्यांकन

कूल फ़ंक्शन गैन्टप्रो - आप खर्च किए गए संसाधनों के आधार पर कार्य और परियोजना की लागत की गणना कर सकते हैं। आप समय के साथ रिपोर्ट बना सकते हैं कि कर्मचारी कार्यों पर खर्च करते हैं।

निष्कर्ष:

• YouGile में , 20 लोगों या अधिक की टीमों के लिए कार्य प्रबंधन पर जोर दिया गया है।
• आसन के पास कार्यों के साथ काम करने की व्यापक कार्यक्षमता है जो परियोजनाओं में और व्यक्तिगत समयबद्धक में बोर्डों की संरचना में दोनों को निर्धारित किया जा सकता है। हालांकि, अत्यधिक लोकतांत्रिक उपयोगकर्ता अधिकारों के साथ कठिनाइयां हैं।
• पिरामिड में बड़ी संख्या में अद्वितीय "चिप्स" हैं, जो समय और लंबित कार्यों से लेकर नियमित कार्यों के लिए चैट बॉट बनाने और कंपनी के आंतरिक सिस्टम के साथ एकीकरण करने तक का काम करते हैं। सभी कर्मचारियों के लिए निजी कार्यों को बनाने के लिए पर्याप्त अवसर नहीं है।
• Wrike के कई कार्य हैं: कार्यों को दोहराना, परियोजनाओं से अनुसूचक में स्थानांतरण, मील के पत्थर के कार्य (ब्रेकप्वाइंट) बनाना, और थोक में कार्यों को संपादित करना। हालांकि, सामान्य तौर पर, प्रणाली जटिल मल्टी-स्टेज परियोजनाओं के साथ काम करने पर केंद्रित है, और इस तरह के कार्यों के साथ नहीं।
• गंट्टप्रो में अधिकारियों और प्रबंधकों के लिए बहुत अच्छे " ट्रिक्स " हैं: कार्यों और परियोजनाओं की लागत की गणना, खर्च किए गए संसाधनों की गिनती, समय की गिनती, 17 मापदंडों द्वारा कार्यों को क्रमबद्ध करना। सच है, इसके लिए सामान्य कर्मचारियों की थोड़ी लंबी ट्रेनिंग की जरूरत होती है।