🌋 🐒 🔧 Pencetakan korporat: jauh lebih banyak masalah daripada yang terlihat 🔕 ✍🏽 👨🏽

Era yang lama diproklamirkan tanpa kertas keras kepala tidak datang. Tidak berfungsi: tablet, ponsel cerdas, dan pembaca belum membunuh buku kertas, dan manajemen dokumen elektronik belum dapat menggantikan yang klasik. Ini berarti bahwa pasar printer dan MFP, meskipun mengalami pukulan, masih berdiri sendiri, dan bahkan belum selamat dari knockdown. Perusahaan besar dan kecil terus mencetak dokumen, dan terkadang dalam jumlah besar. Tetapi masalah yang terkait dengan organisasi dari proses ini (mencetak dokumen di bank atau perusahaan yang bergerak dalam perdagangan grosir - ini adalah proses bisnis nyata) tetap ada, dan bisa sangat menyakitkan.

Bahkan, perusahaan, yang dalam pekerjaannya mencetak volume dokumen yang nyata (ini sebenarnya tidak begitu banyak - dari 1.000 lembar seminggu), dihadapkan dengan banyak sekali kesulitan. Kami memulai serangkaian artikel di mana kami akan memberi tahu cara perusahaan mengoptimalkan biaya dokumen dan menyingkirkan masalah dan risiko.

Pengeluaran yang tidak masuk akal

Masalah utama terletak pada permukaan - biaya pencetakan yang berlebihan. Mereka bisa sangat solid. Spesialis Gartner, misalnya, melakukan penelitian beberapa tahun yang lalu dan sampai pada kesimpulan bahwa biaya ini mencapai sekitar 3% dari anggaran perusahaan, dan 600-700 dolar per tahun dapat dihabiskan untuk setiap karyawan. Bayangkan berapa jumlahnya perusahaan skala besar.

Dan pada saat yang sama, mengirimkan dokumen ke printer menghasilkan 55% dari lalu lintas jaringan internal, dan masalah pencetakan menyebabkan hingga 60% dari panggilan karyawan untuk dukungan teknologi perusahaan. Semakin besar perusahaan, semakin besar pula kerugiannya, yang tentu saja perlu diperjuangkan. Dan untuk mengoptimalkan biaya, Anda perlu memahami alasan utama terjadinya.

Peralatan

Salah satu sumber biaya tambahan adalah armada alat cetak yang usang dan tidak optimal dan bahkan lokasinya yang salah di kantor. Kinerja printer yang Anda gunakan harus sesuai untuk perusahaan Anda. Kebenaran yang jelas ini tidak selalu dipandu oleh layanan keuangan yang mengalokasikan dana untuk memperbarui peralatan. Masuk akal untuk menggunakan perangkat yang ketinggalan jaman, tetapi masih fungsional di mana beban pada mereka akan lembut. Sebagai gantinya, layanan TI sering dipaksa untuk menginstalnya di area yang paling “sibuk”. Hasilnya adalah penurunan kualitas cetak, peningkatan konsumsi toner, peningkatan penyusutan dan kegagalan peralatan konstan, yang pada akhirnya lebih mahal bagi perusahaan daripada membeli MFP modern .

Pendekatan ke lokasi printer di kantor "pada firasat" tidak berbeda rasionalitas. Faktanya adalah bahwa kita masing-masing akan berusaha untuk menggunakan perangkat yang lebih nyaman baginya untuk didekati, terlepas dari kerumitan dan volume pekerjaan cetak, tujuan atau beban perangkat, dan faktor lainnya. Persuasi dan bahkan instruksi ketat untuk menggunakan perangkat tertentu sedikit membantu - setiap karyawan akan menggunakan printer terdekat pada kesempatan sekecil apa pun. Karena itu, ketika mengembangkan tata letak infrastruktur pencetakan, faktor ini - kegunaan - harus diperhitungkan tanpa gagal. Ini tidak selalu terjadi. Entah karyawan "memutar" kilometer di sekitar gedung kantor, atau sistem yang kuat kekurangan beban, dan satu-satunya printer berwarna untuk tugas "menyelesaikan" mencetak draft sepanjang hari.

“Saya baru saja mencetak formulir aplikasi paspor”

Perusahaan harus membayar hobi staf yang tidak bersalah, pada pandangan pertama - penyalahgunaan perangkat untuk mencetak materi pribadi. Memang, mengapa tidak mengizinkan karyawan untuk sesekali mencetak beberapa halaman sendiri? Itu tidak akan menyebabkan kerusakan yang nyata pada perusahaan. Tapi liberalisme berlebihan tidak berjalan baik.

Sebagai contoh, salah satu perusahaan mengungkapkan masalah aneh - layanan administrasi terus-menerus dipaksa untuk mengganti kartrid di printer, yang ditugaskan ke salah satu kelompok kerja, di mana kebutuhan pencetakan rendah. Audit menunjukkan bahwa salah satu karyawan mulai menggunakannya untuk mencetak tugas sekolah anaknya. Hobi ini berakhir dengan fakta bahwa ia mulai mencetak karya sastra dari program sekolah pada printer layanan. Akibatnya, volume pers yang tidak sah ini tiga kali (!) Lebih tinggi daripada yang menghasilkan aktivitas seluruh kelompok kerja. Apakah Anda memiliki contoh seperti itu dari kehidupan?

Inefisiensi dan kemalasan

Sangat sering ada contoh penggunaan printer yang tidak efisien, ketika dokumen yang salinan kertas hitam dan putihnya memadai dikirim ke printer berwarna atau pencetakan satu sisi, bukan dupleks yang sesuai untuk kasus tertentu. Menggunakan fungsi ini saat mencetak dokumen internal perusahaan akan memungkinkan mengurangi biaya kertas menjadi setengahnya, yang terutama benar ketika menyangkut dokumen multi-halaman. Dan penolakan warna yang tidak diperlukan akan memberikan penghematan 60 persen pada barang habis pakai.

Pemasok yang terhormat

Habis bisa biaya (dan sering biaya!) Habis jika dibeli tidak direncanakan. Bahkan pemantauan paling sederhana akan menunjukkan cara membuat anggaran untuk bahan habis pakai dan mengatur jadwal pengadaan, tetapi banyak perusahaan mengabaikan hal ini. Dan jika itu takdir, bahwa ini akan memungkinkan untuk menggunakan layanan pemasok khusus, daripada toko ritel, penghematan bisa mencapai 10% dari biaya kartrid.

Kelebihan dan masalah penganggaran

Akhirnya, semua orang pasti menemukan surplus pencetakan - seluruh bungkus lembaran cetak yang dapat mengumpulkan debu sepanjang hari di baki penerima printer dan oleh karena itu tidak ada yang perlu. Ini sering terjadi jika Anda pertama kali mengirim dokumen untuk dicetak, kemudian menemukan kesalahan di dalamnya dan mengirimnya lagi. Yang pertama biasanya tidak dibatalkan, dan hanya yang kedua diambil dari baki. Pilihan perangkat yang salah untuk mencetak berbagai jenis dokumen, dan lalu lintas jaringan yang berlebihan, dan biaya energi, dan bahkan menyimpan printer dan kartrid di kantor perusahaan (yang tidak melihat piramida kotak di koridor?) Terbang sepeser pun.

Sebagian besar, masalah ini disebabkan oleh masalah sistemik lainnya - penganggaran biaya pencetakan yang tidak tepat. Cukup sering mereka ditentukan "oleh mata" ketika, sebagaimana diperlukan, departemen akuntansi membayar tagihan berikutnya untuk barang habis pakai. Itu terjadi bahwa biaya pencetakan diperhitungkan dalam anggaran perusahaan, tetapi "dibubarkan" dalam total biaya departemen TI atau layanan ekonomi. Semua fenomena ini membutuhkan eliminasi - jika tidak, tidak mungkin untuk memulihkan ketertiban.

Pencurian

Masalah lain yang dihadapi perusahaan sangat tidak menyenangkan - pencurian. Tentu saja, alasan utamanya adalah ketidaktahuan manusia, tetapi perlu untuk menghadapi fenomena ini. Dan alangkah baiknya jika masalahnya terbatas pada pencurian “demi kesederhanaan spiritual”, ketika seorang karyawan yang lalai mengganti kartrid dengan toner tingkat tinggi dengan yang baru, terlepas dari kenyataan bahwa yang lama masih dapat digunakan untuk waktu yang lama (ya, sebenarnya, ini juga pencurian). Namun sayang, ada dosa yang lebih serius. Misalnya, ada beberapa kasus ketika, dengan kedok kartrid asli yang mahal, kartrid kompatibel yang murah digunakan, atau alih-alih mengganti kartrid, itu diisi ulang. Pada saat yang sama, uang didebit untuk kartrid asli baru.

Contohnya adalah pengalaman perusahaan grosir. Volume pencetakan dokumen yang menyertainya di dalamnya mencapai 60.000 lembar per bulan, sementara empat MFP produktif digunakan. Biaya perusahaan pada kartrid mencapai 55.000 rubel per bulan. Administrator sistem yang terlibat dalam perawatan printer menggunakan kartrid isi ulang alih-alih memasang kartrid baru, dan hanya menjual kartrid baru dari tangannya. Akibatnya, perusahaan tidak hanya menderita kerugian langsung - 55 ribu rubel yang sama dikurangi biaya pengisian ulang kartrid lama, tetapi juga yang tidak langsung terkait dengan peningkatan penyusutan dan kegagalan peralatan.

Ancaman terhadap Keamanan Informasi

Dan satu lagi kategori masalah. Ini bisa menjadi jauh lebih serius daripada peningkatan biaya pencetakan. Ini tentang keamanan informasi perusahaan. Para pakar keamanan informasi telah belajar melacak lalu lintas email, penggunaan instant messenger, jejaring sosial, dan bekerja dengan media penyimpanan eksternal. Tetapi, seperti di masa lalu, salah satu saluran utama kebocoran informasi adalah tetap mencetak dokumen rahasia. Lagi pula, mencetak dokumen, tidak seperti rasul yang sama, tidak mungkin dilarang. Dan setiap karyawan dapat dengan mudah mencetak dokumen dan dengan hati-hati membawanya dalam portofolio, misalnya, ke pesaing.

Ini bisa berupa cetakan yang disengaja, atau penggunaan printer publik secara tidak sengaja untuk mencetak file rahasia, tetapi esensinya tetap sama - rahasia dagang tersedia berkat perangkat cetak. Saluran lain untuk kebocoran informasi mungkin adalah penggunaan fungsi umum MFP modern - pemindaian dengan pengiriman simultan salinan digital dokumen ke email atau penyimpanan cloud. Tindakan pencegahan terkait dengan kontrol cetak akan membantu mengalahkan momok ini. Memahami bahwa "semua gerakan dicatat" dan kejahatan akan dipecahkan dalam sebagian besar kasus akan menghentikan potensi "mol" dari mencuri data. Tetapi bahkan jika dia mengambil kesempatan, penyebaran informasi dapat dengan cepat dihentikan.

Apa yang harus dilakukan

Dan sekarang jawaban umum untuk pertanyaan yang cukup logis: apakah mungkin untuk mengatasi masalah ini dan bagaimana melakukannya? Jelas, hanya perlu mengambil tindakan, dalam beberapa kasus dengan bantuan pembersihan dasar dan, dalam sebagian besar kasus, dengan bantuan solusi khusus yang dirancang untuk mengelola infrastruktur pencetakan dan penggunaannya oleh karyawan perusahaan.

Perusahaan besar dapat menggunakan jasa agen outsourcing, yang dapat melakukan audit cetak, dan mengembangkan proyek untuk mengoptimalkannya, menerapkan sistem pemantauan cetak, kontrol akses dan kemudian melakukan pemeliharaan peralatan. Untuk perusahaan kecil, masuk akal untuk menggunakan solusi perangkat lunak yang sudah jadi, seperti PrintStat atau HP Access Control, yang fungsinya berbeda dari sistem yang dirancang khusus, tetapi cukup untuk tugas-tugas dasar.

Omong-omong, tindakan seperti mengatur akses ke printer menggunakan kartu pintar, yang memastikan printer hanya berfungsi di hadapan karyawan yang mengirim pekerjaan, dapat mengurangi volume cetak dan biaya sebesar 10-15%. Kuota cetak yang dialokasikan untuk setiap karyawan memberikan penghematan 10%. Karena rata-rata biaya pencetakan perusahaan mencapai 3% dari anggaran, penghematan hampir 40% dari biaya dapat memiliki efek yang sangat nyata. Tidak mengherankan bahwa solusi perangkat lunak untuk manajemen cetak terbayar selama satu setengah tahun penggunaan. Lain kali kami akan memberi tahu Anda apa solusi populer yang ada di pasar, apa yang dapat mereka lakukan dan bagaimana mereka berbeda satu sama lain.

Pencetakan korporat: jauh lebih banyak masalah daripada yang terlihat