Kami terbiasa mengambil cetak begitu saja. Di rumah, sering karena volume rendah, dari waktu ke waktu untuk mengganti kartrid dan membeli kertas. Di tempat kerja, jika tidak ada kebijakan ketat dari departemen atau manajemen TI, cetak apa pun dan dalam jumlah berapa pun.
Namun, penting bagi para pemimpin sendiri untuk memahami bahwa pers dalam organisasi adalah monster. Dan jika Anda tidak menjinakkannya, maka itu dapat “memutilasi” anggaran organisasi.
Apakah kamu serius?
Ya Mengelola infrastruktur dan proses pencetakan dalam suatu organisasi adalah tugas yang membutuhkan banyak sumber daya, waktu, dan yang paling penting, kontrol.
Menurut statistik, pembuatan dokumen tercetak adalah salah satu item pengeluaran terbesar dan dapat “memakan” hingga 3% dari total laba organisasi. Rata-rata di pasar, sekitar 700.000 rubel dihabiskan oleh organisasi per karyawan per tahun, belum termasuk biaya layanan pencetakan eksternal.
Penting bahwa banyak manajer dan spesialis tidak mengerti "monster" mana yang mereka beri makan, yaitu, mereka tidak tahu berapa biaya pers. Ini karena biaya yang terlihat, rata-rata, hanya mencapai 20% dari total, dan sebagian besar biaya adalah biaya tersembunyi, seperti yang disebut oleh para pakar industri.
Namun, beberapa perusahaan masih tidak mengaudit manajemen cetak atau menutup mata terhadap masalah ini. Tidak cukup waktu, staf, atau pengalaman untuk melacak atau mengelola proses dalam lingkungan cetak secara efektif. Alasannya mungkin berbeda.
Tidak peduli betapa sulitnya perusahaan percetakan Anda, Solusi Cetak yang Dikelola MPS dan Solusi Penemuan Penemuan Canon ada di sini untuk membantu.
Tahap 1: Audit dan Evaluasi Pendahuluan
Sebelum mendeklarasikan perang dengan biaya tersembunyi, ada baiknya mengetahui apa yang sebenarnya Anda lawan. Untuk memahami peningkatan apa yang dapat dicapai dan bagaimana Anda dapat menghemat uang, Anda memerlukan pemahaman yang jelas tentang infrastruktur pencetakan yang ada dan semua proses yang mempengaruhi biaya pencetakan.
Layanan Discovery Assessment gratis dapat membantu Anda dalam hal ini. Ini memberikan analisis komprehensif yang tidak memihak atas infrastruktur cetak yang ada dan penggunaannya, dan menawarkan opsi untuk perbaikan.
Hebatnya, sebagian besar layanan analisis infrastruktur hanya memperhitungkan data kuantitatif dasar armada perangkat. Pada gilirannya, Canon Discovery Assessment, berkat kombinasi (unik dari pasar untuk layanan tersebut) hasil pemindaian jaringan dan survei web pengguna akhir̆, memperhitungkan informasi berkualitas tinggi tentang kebutuhan dan kebiasaan pengguna saat mencetak. Ini akan memberikan gambaran pers yang jauh lebih lengkap di organisasi Anda.
Setelah mengintegrasikan perangkat lunak khusus ke dalam jaringan internal Anda yang menganalisis semua perangkat pencetakan menggunakan protokol SNMP, dalam sebulan spesialis kami akan siap untuk memberikan Anda laporan terperinci. Penting untuk dicatat bahwa tidak seperti banyak analog lainnya, perangkat lunak ini menganalisis bahkan printer yang terhubung langsung ke komputer melalui USB.
Laporan tersebut mencakup rekomendasi untuk meningkatkan proses dan mengurangi biaya untuk setiap situasi "spesifik". Anda mendapatkan dasar yang terstruktur dengan jelas untuk membuat keputusan tentang optimasi, yang memungkinkan untuk mengendalikan situasi dan melibatkan para pemangku kepentingan.
Menimbang bahwa skala dan situasi dengan proses pencetakan di perusahaan mungkin berbeda, kami juga menawarkan layanan ulasan yang lebih rinci dan analisis situasi saat ini - Advanced Discovery Assessment. Ini memberikan kemampuan untuk membangun rencana skematis untuk menampilkan lokasi perangkat dan total biaya kepemilikan. Layanan ini memberikan rekomendasi hasil personalisasi untuk menghemat uang dan meningkatkan produktivitas.
Tahap 2: Desain
Setelah Anda memperhatikan situasi di perusahaan Anda dan memutuskan untuk mengoptimalkan armada perangkat pencetakan, Anda dapat memanfaatkan penawaran individual Canon - layanan pencetakan terkelola MPS.
Berdasarkan data audit, spesialis kami dalam solusi, desain bisnis dan layanan, bersama dengan perwakilan perusahaan Anda, akan menciptakan arsitektur layanan untuk mengoptimalkan lingkungan cetak sesuai dengan semua tugas dan tujuan Anda.
Kami akan memilih perangkat keras, produk perangkat lunak, dan layanan yang paling sesuai yang diperlukan untuk mencapai manfaat yang terukur dalam jangka panjang.
Perlu dicatat bahwa layanan MPS itu sendiri bersifat fleksibel secara umum. Bergantung pada persyaratan organisasi Anda, kami dapat:
- Pastikan kemudahan penggunaan berkat antarmuka tunggal dari semua perangkat dan driver universal, yang akan meminimalkan kebutuhan untuk melatih karyawan Anda dan dukungan (eksternal dan internal).
- Optimalkan alur kerja, termasuk melalui fitur cerdas (misalnya, memindai langsung ke aplikasi email atau konversi otomatis ke PDF).
- Tingkatkan keamanan dan privasi pencetakan dengan teknologi Allow My Print Anywhere, yang memungkinkan pengguna menerima dokumen tercetak di perangkat apa pun dan kapan saja, tanpa khawatir ada orang yang salah mengambilnya
- Menawarkan beragam perangkat pencetakan dan pemrosesan gambar, serta serangkaian produk perangkat lunak universal untuk mengoptimalkan sistem pencetakan.
- Tetapkan dengan jelas prinsip dan kebijakan mengenai jenis perangkat yang digunakan, serta memberikan diferensiasi hak akses ke fungsi pencetakan dan kepatuhan pada tingkat biaya yang diperlukan (karyawan Anda tidak akan dapat mengendalikan berapa biayanya untuk mencetak dan memilih perangkat yang paling cocok untuk ini).
Pada saat yang sama, kami siap tidak hanya untuk mendiskusikan dan bersama-sama mengembangkan perjanjian layanan dengan Anda sebelum pengenalan sistem baru untuk mencapai target baru, tetapi juga untuk membenamkan diri dalam semua tahap manajemen proyek.
Tahap 3. Implementasi
Perubahan dalam organisasi selalu menjadi tekanan baik bagi pembuat keputusan maupun bagi karyawan biasa. Untuk meminimalkan efek negatif, kami tidak hanya akan mengelola semua tahap implementasi, tetapi juga melatih dan berinteraksi dengan staf organisasi Anda.
Dan ini bukan hanya kata-kata. Spesialis Implementasi MPS kami akan membantu organisasi Anda beradaptasi dengan perubahan langsung, melalui intranet, dan melalui email. Ini, serta program pelatihan terperinci (termasuk pelatihan pribadi), akan membantu mereka dengan cepat terbiasa dengan kondisi yang berubah dan memperoleh kebiasaan pencetakan "sehat" yang baru.
Secara paralel, perangkat lunak akan diperkenalkan, serta penggantian / pemasangan peralatan baru. Semua tindakan akan dirancang dan direncanakan sedemikian rupa untuk meminimalkan gangguan pada organisasi.
Tahap 4. Dukungan dan manajemen
Solusi MPS menyiratkan bahwa selama seluruh siklus penggunaan layanan kami, kami akan mendukung dan mengelola armada perangkat Anda (termasuk perangkat pihak ketiga), dengan mempertimbangkan kebutuhan organisasi Anda saat ini dan di masa depan. Semua protokol, prosedur, pertukaran informasi dan izin untuk menyediakan layanan untuk memindahkan, menambah atau mengubah perangkat lunak dan perangkat keras di fasilitas, sebagaimana diperlukan, akan disepakati dan didokumentasikan sepenuhnya dalam aplikasi untuk kontrak layanan Anda dan dalam manual kontrol versi untuk MPS.
Bantuan dan saran dari spesialis kami juga akan tersedia untuk Anda sepanjang siklus. Selain itu, satu orang penghubung akan dilampirkan ke organisasi Anda, di mana Anda dan karyawan Anda selalu dapat menghubungi untuk semua masalah yang berkaitan dengan pencetakan, persediaan, dan pemeliharaan.
Kami akan selalu siap untuk melatih karyawan Anda dalam manajemen krisis dan secara mandiri mengontrol munculnya masalah baru terkait pencetakan. Dan, yang sangat berharga bagi perusahaan besar dengan armada perangkat pencetakan yang luas, kami siap menyediakan spesialis kami sendiri untuk pemeliharaan perangkat yang berkelanjutan di fasilitas tersebut.
Mengenai biaya pencetakan dan perbaikan armada perangkat, kami akan membantu Anda mengurangi biaya pengoperasian dengan mengotomatiskan pembacaan meter dan memesan persediaan. Selain itu, kami akan dapat secara konstan atau atas permintaan individu untuk menghasilkan laporan tentang pemuatan peralatan (pencetakan dan pemindaian) sehingga Anda dapat mengidentifikasi "area masalah" Anda dan mengoptimalkan proses pencetakan dengan lebih efisien.
Tahap 5. Evaluasi
Tidak seperti beberapa solusi cetak terkelola yang bersaing, solusi Canon termasuk harga. Penting untuk menyesuaikan dan mengoptimalkan solusi yang kami usulkan pada tahap transisi dan implementasi, karena lingkungan eksternal dan internal yang berubah secara dinamis.
Evaluasi melibatkan interaksi terus-menerus dengan manajer pribadi Anda, termasuk mengadakan pertemuan peninjauan, serta memberikan laporan manajemen. Selain data penggunaan perangkat, mereka juga menyertakan informasi tentang pengiriman layanan, manajemen aset (termasuk MAC), peningkatan layanan berkelanjutan (CSI), dan tren.
Omong-omong, layanan CSI akan membantu membawa layanan kami yang ada dan yang akan datang sejalan dengan kebutuhan strategis saat ini dan masa depan dari organisasi Anda dan proses TI Anda.