Manajemen waktu tidak menakutkan: bagaimana melakukan lebih banyak

Kami berbeda: seseorang terbiasa menyelesaikan tugas dalam urutan yang ketat, seseorang membutuhkan rencana tindakan yang kasar, dan bagi seseorang untuk bekerja secara efektif, sangat penting untuk berada dalam suasana hati yang baik. Tetapi dalam banyak hal kita mirip: misalnya, dalam hal itu kita ingin berbuat lebih banyak.

Bagaimana mengatur waktu Anda di tempat kerja dengan lebih efektif, pelatih manajemen waktu, Spesialis SDM Wrike, Daria Ignatovich membantu memahaminya.



Mengikuti prinsip-prinsip manajemen waktu tidak berarti hidup setiap menit sesuai dengan rencana atau membangun pekerjaan Anda hanya seperti yang tertulis dalam buku. Ini berarti, pertama-tama, mengelola makna, tidak takut untuk bereksperimen dengan pendekatan untuk bekerja dan memilih yang cocok untuk Anda.

Tidak ada satu pil ajaib "Cara terbaik untuk membangun hari kerja" untuk semua orang. Tetapi mungkin setidaknya beberapa tips akan bermanfaat bagi Anda, yang akan dibahas di bawah ini.

Cara menyetel untuk bekerja

Memulai adalah sepadan dengan rencana untuk hari itu. Banyak orang tidak suka merencanakan, karena prosesnya dikaitkan dengan kerangka kerja yang ketat, atau tampaknya daftar tugas mudah diingat sepanjang hari. Tetapi, pertama, Anda dapat menulis daftar tugas dan melengkapinya dalam urutan yang mudah. Kedua, penting untuk memahami apa yang akan diperhatikan pada siang hari, apa yang harus dicurahkan lebih banyak waktu, dan kekuatan apa yang tidak lagi cukup. Memori adalah gudang informasi yang tidak dapat diandalkan: ketika ada banyak tugas, melupakan satu atau dua hal itu sangat mudah, jadi Anda harus memperbaiki semua yang Anda inginkan dan perlu Anda lakukan. Penerimaan kesadaran membantu di sini: Anda perlu memikirkan semua tugas Anda, - tidak hanya tentang hal-hal penting di tempat kerja, tetapi juga yang sederhana, setiap hari - dan menuliskannya. Setelah itu, sorot tugas utama dan sekunder untuk hari itu.

Banyak yang tidak ingin merencanakan dan hanya mengambil pekerjaan yang datang dengan sendirinya - mereka hidup dalam keadaan pergantian. Ini dapat menyebabkan pencarian, ketidakpuasan, kelelahan, atau perasaan bahwa Anda akan mengikuti arus.

Tugas kerja dapat dibagi menjadi tiga jenis:



Tidak ada saran universal tentang tugas-tugas apa yang sebaiknya dilakukan pada awal hari dan yang mana pada akhirnya, tidak. Itu semua tergantung setidaknya pada budaya di mana orang itu bekerja. Misalnya, ada banyak kerja tim dalam budaya Scrum: mungkin ada beberapa pertemuan dalam satu hari, dan Anda perlu menyesuaikan pekerjaan Anda dengan mereka. Rapat istirahat hari dan sering tidak memungkinkan Anda untuk terjun ke tugas yang sulit untuk waktu yang lama, tetapi mereka membantu untuk selalu menyadari apa yang terjadi dengan proyek. Beberapa orang lebih suka melakukan tugas streaming yang kompleks di pagi hari, dengan pikiran segar, dan kemudian pergi ke pertemuan. Orang lain suka memulai hari kerja dengan tugas saat ini untuk mendapatkan hasil dengan cepat, dan kemudian mengambil sesuatu yang lebih rumit. Layak untuk bereksperimen dan mencari yang paling cocok untuk Anda.

Ada budaya di mana Anda tidak perlu banyak berbicara dengan kolega - Anda dapat mengatur hari-hari tematis di sana. Misalnya, mencurahkan tiga hari seminggu untuk melakukan perendaman mendalam dalam tugas-tugas kompleks, satu hari untuk diskusi dan satu hari untuk masalah organisasi dan "ekor".

Apa yang penting dalam perencanaan? Perlu untuk mengatur tidak hanya waktu, tetapi juga makna. Misalnya, jika tampaknya ada banyak pertemuan, dan ada sedikit manfaatnya, ada baiknya untuk melakukan audit: berbicara dengan penyelenggara pertemuan dan mencari tahu apakah mungkin untuk bersama-sama jarang berdiskusi. Mungkin pertemuan itu diadakan oleh inersia: karena seseorang yakin bahwa mereka dibutuhkan.
Melihat makna dalam pekerjaan itu sangat penting: ketika seseorang menyadari mengapa dia melakukan sesuatu, motivasi dan kekuatan muncul.

Cara memasukkan arus

Aliran adalah keadaan ketika seseorang tenggelam dalam aktivitasnya sedemikian rupa sehingga waktu berlalu tanpa terasa baginya. Peneliti Amerika Mihai Chiksentmihaii , yang mempelajari keadaan aliran, sampai pada kesimpulan bahwa orang-orang dari profesi apa pun, tidak hanya kreatif, dapat terjun ke dalamnya. Dalam keadaan ini, orang sangat produktif dan mampu menunjukkan hasil terbaik mereka.

Apa yang diperlukan untuk memasuki aliran?

• Merumuskan tugas dengan jelas

Jika Anda dihadapkan dengan tugas yang tidak dapat dipahami atau sangat banyak, misalnya, "memulai proyek besar", tidak mungkin untuk terjun ke sungai. Tetapi untuk merasa stres karena kenyataan bahwa tugas itu tampaknya mustahil itu mudah. Salah satu syarat utama aliran adalah kejelasan masalah. Misalnya, Anda memutuskan untuk memberi setengah jam sehari di kantor untuk Bahasa Inggris. Tugas "belajar bahasa Inggris" tidak jelas. Ketika tiba saatnya untuk memenuhinya, tidak akan jelas apa yang harus dilakukan. Karena itu, harus dirumuskan lebih spesifik, misalnya, "tonton dua video di TED". Jika Anda memiliki tugas yang sulit, Anda perlu membaginya menjadi beberapa yang sederhana, dapat dimengerti dan mengambilnya.

• Tune in ke tugas

Berkonsentrasi dan selaras dengan tugas - tetap dalam konteksnya selama 10-15 menit: kumpulkan informasi, pikirkan solusi. Biasanya, setelah pengaturan seperti itu, mudah untuk "menyelam" ke dalam aktivitas dan melakukan sesuatu yang sulit selama 2-3 jam.

• Munculkan cara membuat tugas rutin lebih menarik.

Ketika ada minat, mudah untuk memasuki alur, dan ketika pekerjaan tampak membosankan, itu sulit. Jika tugas rutin tidak dapat didelegasikan, Anda harus mempertimbangkan kembali sikap Anda terhadapnya dan mencoba menarik minat Anda sendiri. Ini dapat dilakukan, misalnya, dengan bantuan gamification: mencoba menyelesaikan tugas lebih cepat dari sebelumnya, dan memberi hadiah pada diri sendiri untuk sesuatu yang dilakukan.

Cara menunda-nunda dengan manfaat

Untuk kembali dari makan malam dan terjebak di jejaring sosial selama setengah jam - Anda mungkin tahu ini. Perilaku seperti itu dapat menunjukkan bahwa kelelahan telah menumpuk dan istirahat diperlukan. Setelah makan siang, ada baiknya Anda beristirahat selama 15-20 menit. Apa yang harus dilakukan saat ini? Berjalan-jalan, berbicara dengan kolega, atau merencanakan hal-hal sederhana untuk dilakukan dalam keadaan santai: pesan sesuatu, bayar tagihan, tonton laporan video. Konsultan Amerika di bidang manajemen dan kepemimpinan, penulis buku tentang manajemen waktu, Stephen Covey, menyebut tugas-tugas seperti itu "case-sand". Dia menyarankan menyusun daftar hal-hal sederhana dan melakukannya selama pergantian: maka tidak akan ada perasaan bersalah karena membuang-buang waktu. Menurut sistem Covey, masih ada "kerikil urusan" dan "batu urusan besar".



Pentingnya dan urgensi dari kasus-kasus ini berbeda, tetapi mereka semua perlu dilakukan - memasukkan batu besar, kerikil dan pasir ke dalam toples dengan ukuran terbatas. Konsep Covey adalah bahwa batu-batu besar tidak akan muat dalam stoples ketika sudah ada kerikil dan pasir. Karena itu, ketika merencanakan, penting pertama-tama untuk memperhatikan batu-batu besar yang akan memberikan hasil signifikan di masa depan, dan untuk menjauh dari pendekatan "Suatu hari nanti di waktu senggang saya akan melakukannya".

Cara terus bekerja jika suasana hati sedang manja

Itu terjadi seperti ini: tepat ketika Anda mulai bekerja, sebuah surat yang marah tiba, atau perjanjian yang Anda hitung runtuh. Moodnya rusak, tetapi pekerjaan perlu dilakukan. Latihan semacam itu membantu menyelaraskan dengan cara yang konstruktif: semua yang terjadi harus diakui sebagai fakta dan katakan kepada diri sendiri. Misalnya, "Seorang kolega mengangkat suaranya ke arahku." Kemudian katakan pada diri sendiri apa yang sebenarnya Anda rasakan. Misalnya, "Saya marah." Anda perlu mengabstraksi dari situasi dan mengingatkan diri Anda: perasaan yang Anda alami sekarang bersifat sementara, perasaan itu akan segera berlalu. Kemudian Anda bisa berjalan-jalan sebentar, minum teh - melakukan sesuatu yang membantu menenangkan diri.

Seberapa sering beristirahat

Jika sulit berkonsentrasi untuk waktu yang lama, Anda dapat menggunakan teknik Pomodoro: 25 menit untuk bekerja, 5 menit untuk mengalihkan perhatian. Ritme ini paling baik bagi mereka yang perlu melakukan tugas secara berurutan dan sendirian. Jika Anda terus-menerus bekerja dengan orang-orang (berkomunikasi, menunggu jawaban surat), teknik ini tidak mungkin bekerja untuk Anda. Tetapi sekali setiap satu setengah hingga dua jam, ada baiknya mengatur istirahat pendek: berjalan, menelepon kerabat atau melakukan bisnis-pasir.

Bagaimana memahami bahwa sudah waktunya pulang

Di sini, sekali lagi, perencanaan membantu. Jika di pagi hari mengidentifikasi tugas utama dan sekunder untuk hari itu, akan jelas kapan waktunya untuk berhenti. Jika tujuan tercapai, ada baiknya mengatur ritual untuk mengakhiri hari - centang kotak di sebelah daftar yang harus dilakukan. Ketika kita memperhatikan apa yang telah kita lakukan dalam sehari, otak menerima sinyal yang cukup untuk hari ini, dan Anda dapat beristirahat dengan rasa pencapaian (dan kepuasan!).