Pertemuan harian di tim Scrum harus membantu pemilik produk mengoptimalkan pengembangan dan menyiapkan produk atau layanan untuk rilis tepat waktu dan tanpa pengawasan. Ini adalah teori yang indah. Dalam praktiknya, rapat Scrum dapat dengan cepat berubah dari pertemuan singkat yang efektif menjadi rutinitas yang tidak jelas. Bagaimana cara memberikan pertemuan harian yang bermanfaat bagi tim dan tidak mengubahnya menjadi "komitmen"?
Rapat di Scrum (atau Scrum Stand Up) adalah pertemuan terjadwal yang membantu kelompok makanan menjadi lebih efisien dan menjaga agar proses harian mereka selalu terbarui. Disarankan bahwa reli tidak lebih dari 15 menit. Selain pemilik produk dan master Scrum, anggota tim lain juga berpartisipasi dalam rapat.
Gagasan utama pertemuan di Scrum adalah menghabiskan 15 menit produktif bersama seluruh tim, saling memberi tahu status pekerjaan. Selama pertemuan, setiap anggota tim memberi tahu audiens tentang keadaan terkini dari urusan mereka.
Format pertemuan Scrum tidak menyiratkan meja dan kursi. Semuanya terjadi sambil berdiri agar tidak "meregangkan" rapat untuk waktu yang lama. Jika beberapa masalah memerlukan perhatian tambahan, mereka dapat didiskusikan oleh mereka yang terlibat setelah pertemuan.
Rapat Scrum harian hari ini sering dikritik, kadang-kadang dianggap sebagai praktik yang sudah ketinggalan zaman. Namun, pertemuan Scrum tetap cukup populer di antara banyak tim pengembang. Pemilik produk di seluruh dunia mengonfirmasi bahwa format pertemuan ini membantu mengelola tim dengan lebih efektif.
Mengorganisir rapat Scrum yang efektif untuk pemilik produk bukanlah bakat yang unik. Persiapan dan perilaku yang kompeten dapat belajar, berlatih, dan terus meningkatkan keterampilan ini. Kiat-kiat berikut akan membantu pemilik produk pemula atau mereka yang telah menyelenggarakan pertemuan Scrum berkali-kali, tetapi ada yang tidak beres.
8 tips sederhana untuk mengatur pertemuan Scrum yang efektif
Tentukan format rapat umum
Dalam konteks Agile, Stand up harian terjadi selama sprint, yaitu periode 2-4 minggu. Selama sprint, serangkaian fitur dan persyaratan dari jaminan simpanan untuk iterasi baru ditentukan.
Tugas penting adalah untuk secara jelas menentukan kerangka waktu pertemuan, dan ingat bahwa Stand Up harian berbeda dari pertemuan lain (misalnya, dari pertemuan retrospektif).
Undang tim dan identifikasi peserta rapat
Solusi terbaik untuk pertemuan Scrum adalah 8-12 orang yang tertarik dalam diskusi. Ini menyederhanakan komunikasi dan tidak menunda pertemuan. Pertemuan ini direkomendasikan untuk dihadiri oleh tiga pemangku kepentingan utama yang memainkan peran utama dalam tim Scrum:
- Scrum master , yang bertindak sebagai pelatih tim dan membantu mengoptimalkan pekerjaan.
- Pemilik produk atau manajer produk yang mewakili pemangku kepentingan utama dalam suatu produk. Ia bertanggung jawab untuk memprioritaskan dan berkomunikasi dengan pihak dan ahli yang berkepentingan lainnya.
- Secara langsung tim yang mencakup karyawan yang berbeda dengan keterampilan dan tanggung jawab penting untuk produk (pengembang, pemasar, dukungan, dll.)
Seringkali peserta pihak ketiga atau karyawan jarak jauh diundang ke rapat. Namun, penting untuk diingat tentang membatasi kehadiran pertemuan - ini benar-benar dapat membantu membangun kepercayaan dan kepercayaan anggota tim.
Pahami tempat dan waktunya
Seperti disebutkan di atas, venue Stand Up tidak membutuhkan peralatan dan atribut tertentu. Papan dengan stiker atau monitor dapat berguna untuk menggunakan alat atau
layanan khusus untuk mengelola proyek , di mana status dan catatan akan direkam. Bahkan, Anda hanya perlu ruang kosong.
Para ahli menyarankan untuk mengadakan rapat umum Scrum setiap hari pada waktu yang sama. Lebih baik melakukan ini di awal hari - maka setiap orang akan memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang akan didedikasikan untuk hari itu.
Jika Anda memiliki anggota tim jarak jauh, pastikan mereka diberitahu tentang rapat dan dapat berpartisipasi. Banyak perusahaan menggunakan layanan nyaman khusus untuk bekerja dengan karyawan yang didistribusikan. Salah satunya adalah Standuply. Alat ini membantu untuk melakukan rapat atau polling di Slack, dan kemudian mengirimkan hasilnya ke pelacak tugas.
Tapi berdiri dengan cepat
Banyak yang akan setuju bahwa pertemuan tetap tidak akan ditunda oleh siapa pun. Selain itu, membantu untuk fokus pada hal yang paling penting.
Di beberapa tim kreatif, menjadi mode untuk mengadakan pertemuan singkat di bar atau dengan melakukan latihan fisik lainnya yang bermanfaat.
Ikuti agenda
Pertemuan harian di Scrum harus didasarkan pada tiga pertanyaan kunci yang harus dijawab oleh setiap anggota tim:
- Apa yang dilakukan kemarin?
- Apa yang akan dilakukan hari ini?
- Apa yang mencegah untuk mengatasi rencana hari itu? (jika ada yang menghalangi)
Menjawab pertanyaan-pertanyaan sederhana ini, tim dapat dengan cepat mengidentifikasi masalah yang memerlukan perhatian dan pengoptimalan khusus.
Jangan lupa untuk membuat catatan dan membagikannya sehingga semua orang tahu dan merespons tepat waktu.
Sederhanakan prosesnya
Agenda pertemuan Scrum harian dan status harus divisualisasikan. Untuk ini, alat manajemen yang bermanfaat telah ditemukan. Misalnya, papan Kanban, yang tidak akan membiarkan Anda melewatkan lebih dari satu pertanyaan kerja dan mengatur semuanya. Begini tampilannya di beberapa layanan:
Sangat penting untuk melihat apa dan kapan berakhir, apa yang menunggu gilirannya, dan apa yang umumnya lebih baik untuk dihilangkan. Dalam hal ini, pemilik produk tidak dapat melakukannya tanpa jadwal untuk
teknik penentuan prioritas yang terkenal.
Berkolaborasi dan Berkomunikasi
Ingatlah bahwa rapat Scrum harian Anda adalah waktu berharga yang harus dilihat sebagai upaya bersama oleh seluruh tim. Setiap peserta dalam pertemuan harus memahami bahwa semua yang dia katakan harus bermanfaat dan efektif untuk semua yang berkumpul. Komunikasi yang dibangun dengan benar adalah kunci produktivitas.
Hindari Kesalahan Umum
Kesalahan paling umum selama rapat Scrum termasuk yang berikut:
- Lama menunggu tim. Untuk pertemuan yang produktif, penting untuk mengamati dengan jelas waktu dan tampil tepat waktu. Jangan buang waktu berharga menunggu semua orang. Siapa yang tidak punya waktu - dia terlambat.
- Topik dan ide baru. Rapat scrum bukan perencanaan, tetapi pertemuan status. Jangan lupakan itu.
- Lama "berenang" ke berbagai arah. Para pecinta pembicaraan yang panjang dan panjang harus ingat bahwa setiap “penyimpangan liris” membahayakan keseluruhan efektivitas pertemuan. Semua yang dikatakan anggota tim harus berharga bagi semua orang.
Kiat-kiat sederhana ini bukanlah hal yang baru, tetapi pada awal karier mereka, mereka pasti akan membantu membangun pertemuan yang berkualitas tinggi dan efektif dalam tim Scrum mana pun. Seiring waktu, mengamati trik-trik sederhana dan terus-menerus memikirkan tim, pemilik produk dapat benar-benar memberi tim pertemuan 15 menit yang menarik dan produktif, yang akan membuat mereka senang, dan bukan demi kutu.
Dan apa rahasia Anda mengadakan pertemuan di tim Scrum?