Selamat siang, kawan-kawan tercinta
Sedikit tentang dirimu
Izinkan saya memperkenalkan diri, nama saya Alex. Saya telah bekerja di sektor TI selama lebih dari 15 tahun dan telah beralih dari asisten administrator menjadi manajer dalam kampanye internasional yang cukup besar.
Baru-baru ini, saya menyadari bahwa saya telah mengumpulkan beberapa solusi dan kasus yang menarik untuk dibagikan.
Pencetakan perusahaan
Beberapa waktu yang lalu (sekitar 5 atau 7 tahun yang lalu), muncul pertanyaan tentang efisiensi penggunaan sistem pencetakan di perusahaan, dengan latar belakang meningkatnya tagihan untuk pengisian bahan bakar kartrid dan perawatan printer. Kami duduk bersama kolega dan memutuskan bahwa kami perlu mengumpulkan statistik. Dipantau sekitar 3 bulan. Sebagai hasilnya, kami mengidentifikasi pengguna utama perangkat dan departemen.
Akibatnya, ternyata hanya 2 departemen yang terisi penuh dengan printer, sisanya lebih mungkin mengumpulkan debu dan memakan dana untuk pemeliharaan. Akibatnya, mereka mulai percaya bahwa itu akan lebih menguntungkan. Setelah brainstorming singkat, beberapa skenario terbentuk.
Beberapa opsi dipertimbangkan:
- Penggunaan perangkat yang lebih produktif tetapi menempatkan satu printer per departemen.
- Letakkan printer hanya untuk karyawan kunci dan batasi pencetakan.
- MFP besar sebagai perangkat pencetakan utama.
2 opsi pertama ditandai sebagai tidak menjanjikan. Karena itu, kita tidak akan memikirkannya. Tetapi yang ketiga akan mempertimbangkan lebih terinci.
Dalam hal ini, kami memecahkan beberapa masalah sekaligus:
- Penghematan bahan habis pakai - seringkali biaya bahan habis pakai per lembar dicetak jauh lebih rendah.
- Penghematan pada pemeliharaan peralatan - pemeliharaan peralatan pencetakan dilakukan oleh pihak luar. Seperti biasa, ketentuan kontrak adalah rahasia dagang. Tetapi saya dapat mengatakan bahwa kami melakukan pemeliharaan terjadwal sekali seperempat + keberangkatan master pada hari kerja berikutnya jika terjadi kecelakaan (jumlah kunjungan juga terbatas)
- Pemindai perusahaan adalah hal yang bermanfaat. Mengirim email dengan pemindaian ke alamat email pengguna. Tentu saja, dengan banyak pengaturan, seperti izin, jenis file, dll.
Selama pengujian, kami mencoba perangkat dari Konica Minolta, Kyosera, Canon.
Dan inilah kesimpulan yang kami dapatkan:
- Konica Minolta - Perangkat pintar yang bekerja sangat stabil dan kualitas cetak sangat baik. Cons: bahan habis pakai yang mahal, komponen dan pemeliharaan.
- Canon - kualitas cetak yang baik, tetapi layanannya mahal, serta biaya perangkat itu sendiri.
- Kyosera - kemudahan pengoperasian, harga perangkat, harga barang habis pakai dan perawatan.
Seperti yang Anda mengerti, kami memilih perangkat Kyosera TaskAlfa, sekarang di taman adalah model 4501, 4052, 3252.
Kasus kami
Segera setelah kami mulai menginstal MFP Besar, muncul pertanyaan tentang bagaimana memisahkan pekerjaan cetak dari pengguna yang berbeda. Di sini kami menggunakan 2 solusi: Unit Kotak Pesan dan Cetak Pribadi (Aman).
Unit Kotak Surat.
Suatu hal yang nyaman, sayangnya, perangkat Canon tidak lagi tersedia, Konica Minolta berhenti melepaskan mereka (atau mereka tidak disediakan di Federasi Rusia) dalam produksi, kami memasang perangkat Kyosera.
Ini terlihat seperti ini:
Digunakan jika perlu, mencetak "terus menerus" - pengguna mengirim banyak dokumen untuk dicetak, pergi ke mesin dan mengambil dokumennya dari unitnya. Mereka berdiri di departemen penjualan dan layanan pelanggan.
Cetak Pribadi dan Cetak Aman.
Faktanya, ini adalah salah satu prinsip kerja dari pabrikan yang berbeda - saat mengirim untuk mencetak, tugas tersebut ditetapkan pengidentifikasi yang menunjukkan bahwa pengguna dapat mengakses tugas dari perangkat. Solusinya sepenuhnya dikendalikan oleh driver perangkat dan tidak memerlukan investasi tambahan.
Cetak aman
Secure Print adalah solusi dari Konica-Minolta. Pengaturannya cukup mudah.
Dari sisi server (klien):
Dalam hal ini, pengguna, ketika dikirim untuk mencetak, akan menerima permintaan untuk pengidentifikasi: nama pengguna dan kata sandi.
Kami menggunakan nilai arbitrer, pengguna menetapkannya dalam 2 opsi: 1 - jendela sembul muncul setiap kali, 2 - dalam properti printer pada mesin klien, dan dalam hal ini semua pekerjaan cetak akan masuk ke printer dengan pengidentifikasi ini.
Di perangkat:Untuk mencetak dokumen yang dikirim ke printer, ikuti langkah-langkah ini:
- Di bilah navigasi samping, klik tombol Rumah. Dari menu printer, pilih "Kotak Pengguna".
- Pilih "Sistem" dan klik "Gunakan file":
- Pilih "Cetak Aman" dan masukkan ID dokumen dan kata sandi yang Anda masukkan di komputer:
- Di menu yang terbuka, Anda akan melihat semua dokumen yang Anda kirim untuk dicetak dan belum dicetak.
Pilih dokumen yang diperlukan dari daftar dokumen, sorot dengan menekan. Tombol Print akan muncul di sebelah kanan. Untuk mencetak, klik tombol Cetak.
- Selanjutnya, klik tombol "Start".
Cetak pribadi
Cetak pribadi adalah solusi dari Kyosera. Apakah sama dengan cetak Aman, tetapi implementasinya berbeda. Nama pengguna adalah nama pengguna dan yang diperlukan hanyalah memasukkan pin.
Pengaturan di sisi server (klien):
Pada perangkat, buka bagian Job Box - Private Print, pilih pengguna, masukkan pin dan pekerjaan. (Sayangnya, pada saat penulisan ini tidak ada kulit yang indah).
Semuanya baik-baik saja di Herodes, tetapi tidak sampai akhir
Konfigurasi ini sepenuhnya memenuhi kebutuhan beberapa ratus pengguna selama periode waktu yang lama. Tapi tidak semua hal baik bertahan selamanya. Suatu hari, keputusan dibuat untuk mengganti kantor dan di tempat satu lantai luas kami mendapat 3 lantai gedung terpisah. Langkah itu sendiri sudah direncanakan, tanpa masalah besar. Tetapi setelah beberapa bulan, kami menyadari bahwa sistem yang ada telah berhenti membenarkan dirinya sendiri - beberapa perangkat bekerja dengan beban lebih dari yang direncanakan, sebagai akibatnya pengguna harus kembali ke tempat kerja mereka dan mencetak ke perangkat lain.
Pada prinsipnya, tidak fatal, tetapi tidak menyenangkan. Kemudian muncul pemahaman bahwa tidak mungkin lagi menunda implementasi sistem follow me.
Itu hanya batas waktu untuk mengganti bagian singa dari MFP, dan kami memutuskan untuk membawa semua sistem pencetakan ke standar tunggal.
Kyosera MFP digunakan sebagai Perangkat, sebagai yang paling hemat biaya lagi dalam situasi kami.
Ikuti saya mencetak
Dan sebuah proyek untuk mengimplementasikan solusi dengan kemampuan pencetakan Follow me dimulai.
Ikuti saya - ide utama dari solusi ini adalah kemampuan untuk mencetak dokumen yang dikirim pada printer apa pun berdasarkan permintaan. Tugasnya, seolah mengikuti Anda.
Biasanya opsi ini merupakan bagian dari sistem manajemen cetak terintegrasi.
Keuntungan menerapkan sistem seperti itu, menurut saya, sudah jelas:
- Pengguna adalah printer independen.
- Anda dapat menghentikan perangkat dengan aman untuk pemeliharaan.
- Kurangnya antrean untuk menerima dokumen cetak.
- Antarmuka perangkat terpadu.
Ada beberapa solusi dari sifat ini, tetapi karena kami memutuskan untuk menggunakan perangkat Kyosera, kami mengambil sistem MyQ "asli".
Tentang bagaimana kami mengimplementasikannya, saya akan menulis di bagian selanjutnya.
Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk bertanya - Saya selalu senang menjawabnya.