Alyosha bermain di WoW selama bertahun-tahun. Permainan mengganggu kehidupan, tetapi tidak mungkin untuk berhenti: kemauan tidak cukup, dan semua upaya untuk menipu diri sendiri dengan mengubah kata sandi dan menghapus akun dengan mudah ditekan oleh dukungan teknis ramah Blizzard.
Ternyata cara terbaik untuk keluar dari permainan adalah terus memainkannya, tetapi tidak pernah bermain dengan tim yang sama lagi. Karena semua buzz dari permainan ada di tim yang dimainkan, yang tidak hanya dapat menekan tombol yang diperlukan, tetapi juga berkomunikasi satu sama lain. Tanpa kemampuan untuk terus-menerus mendiskusikan apa yang terjadi dan mengoordinasikan tindakan di antara mereka sendiri, hampir tidak mungkin untuk menang. Dan tanpa kemenangan, kesenangan permainan menghilang.
Saya bekerja di tim
YouGile - ini adalah pelacak tugas dan obrolan korporat dalam satu produk. Dalam prosesnya, kami memeriksa banyak sistem dan mempelajari banyak materi tentang komunikasi tim.
Setelah kata - kutipan paling menarik, ikhtisar sistem komunikasi, perbandingan pendekatan untuk membahas masalah, dan
upaya untuk menjawab pertanyaan: "Komunikasi mana yang membuat tim lebih kohesif, dan mana yang terpecah?"Apakah komunikasi itu penting? Mungkin lebih akurat untuk mengatur tugas?
Petugas olahraga memahami betapa pentingnya berkomunikasi dengan benar untuk permainan: tim profesional bahkan memiliki
metode untuk mengukur kualitas komunikasi . Sekarang Alyosha tahu bahwa game online sangat membuat ketagihan karena
memenuhi kebutuhan sosial di semua tingkatan. Dan kemudian proses permainan menjadi sangat serius dan beragam sehingga menonton pertandingan game profesional tidak kalah menarik daripada menonton olahraga lainnya. Dengan cara yang sama seperti dalam permainan online dan jejaring sosial, komunikasi memungkinkan Anda menyeret karyawan ke dalam suatu proyek.
Komunikasi yang efektif dengan klien dan tim sama pentingnya dengan komunikasi yang efektif dalam tim permainan. Ketidakakuratan pemahaman selalu mengarah pada gangguan persyaratan dan anggaran, harapan klien yang tidak dapat dibenarkan, hingga kebingungan pengguna akhir, hingga penderitaan manajer proyek. Sumber kesalahpahaman adalah kurangnya komunikasi yang efektif. Ketika tidak ada di sana, maka tidak mungkin untuk membangun sistem yang efektif untuk menetapkan dan menyelesaikan tugas.
Menurut
Survei PWC 2012 , tugas yang tidak jelas dan kurangnya komunikasi adalah penyebab kegagalan sekitar 20% proyek.
Dalam tim yang terdiri dari 100 orang, klarifikasi dalam komunikasi
memakan waktu 17 jam seminggu dan biaya perusahaan $ 528.443 per tahun. Jelas, potongan besar seperti itu perlu dioptimalkan terlebih dahulu.
Menurut
peringkat Tagline dari 2016 , alat komunikasi perusahaan paling populer adalah Skype, digunakan oleh 92% responden. Pada 2018, sedikit yang berubah - 100% perusahaan tempat kami berbicara langsung, gunakan Skype dengan satu atau lain cara.
Yang mengejutkan, sekitar 10% tim masih menggunakan ICQ. Sangat wajar bahwa di antara alat yang dibuat khusus untuk komunikasi perusahaan, Slack dipilih. Sungguh aneh bahwa praktis tidak ada orang di peringkat atau dalam
jajak pendapat terbuka menyebutkan tasktrackers atau bahkan Basecamp sebagai tempat komunikasi, meskipun membahas sesuatu di sekitar tugas adalah ide yang logis.
Bagaimana tim memilih messenger perusahaan
Tim memilih rasul dengan berbagai cara. Paling sering, itu
terjadi begitu saja secara historis . Seseorang membuat pilihan sadar demi solusi paling sederhana, sementara seseorang lebih suka alat khusus dan secara serius mengganggu pengaturannya.
Jika Anda mencoba memasukkan semua persyaratan dalam daftar pendek, Anda mendapatkan:
- Penataan - kemungkinan komunikasi paralel di beberapa proyek dan organisasi sekaligus, tanpa mencampur diskusi berbagai tugas dalam satu cabang.
- Kesederhanaan - sistem harus mudah diimplementasikan dan mudah beradaptasi dengan proses bisnis perusahaan tertentu.
- Kemampuan untuk mengendalikan kebisingan (minimisasi kebisingan ) - sistem harus mengurangi jumlah switching dan banjir yang berbahaya, memberikan kesempatan untuk fokus pada pekerjaan.
- Transparansi - kemampuan untuk dengan cepat membiasakan diri dengan topik apa pun di perusahaan dan memasuki proses untuk anggota tim yang sebelumnya tidak pernah terlibat dalam tugas apa pun, serta untuk semua orang yang tertarik.
Tentu saja, ada sejumlah persyaratan formal yang tidak kami pertimbangkan di sini - keamanan, keandalan (harus bekerja dalam kondisi yang menjijikkan), harga, ketersediaan klien asli, ketersediaan aplikasi seluler, kebijakan penyimpanan data, dll.
Dengan setiap klien, kami mempelajari bagaimana tim berkomunikasi dalam berbagai alat dan apakah mereka mengelola untuk mengatur komunikasi sedemikian rupa untuk memastikan bahwa semua persyaratan ini dipenuhi. Kami menemukan alat yang paling populer (Telegram, WhatsApp, Slack, Skype) dan bandingkan dengan perkembangan Anda - YouGile, menggunakan akses ke data perusahaan teragregasi.
Terstruktur
Ini yang paling penting. Struktur yang baik membuat komunikasi sederhana, transparan, secara otomatis mengurangi kebisingan.
Dalam pesan instan populer, seperti Telegram dan WhatsApp, komunikasi biasanya dibangun di sekitar proyek atau departemen besar. Misalnya, di
satu perusahaan grosir dan eceran ini diatur sebagai berikut:
“Obrolan biasanya terjadi secara spontan. Jumlah mereka dapat mencapai 25 di antara karyawan yang paling terlibat, tetapi mereka masih mendiskusikan semuanya dalam obrolan khusus ”
Pada saat dimulainya popularitas, Slack adalah seorang utusan yang hanya mengusulkan struktur komunikasi perusahaan yang berbeda, itu lebih mudah dikelola.
Contoh struktur :
“Dalam slack, kami memiliki hierarki saluran yang jelas. Ada beberapa area umum di mana semua karyawan duduk. Berikutnya adalah arah horizontal, masing-masing ada lebih dari 100 orang. Kemudian saluran tim, lalu saluran untuk tugas dan proyek spesifik mereka. Setiap tim juga memiliki saluran untuk ide dan bug. Ini dilakukan agar noise informasi masuk ke satu aliran. Jenis saluran yang terpisah adalah integrasi: pesan otomatis muncul di sana, jika server mogok atau yang lain rusak, mereka yang dapat memperbaikinya berlangganan ”
Struktur ini cukup sulit untuk dipertahankan: perlu membuat aturan, membiasakan semua karyawan dengan mereka, dan secara teratur membersihkan saluran.
Di yougile
Kami menguji hipotesis bahwa struktur komunikasi yang paling benar adalah ketika setiap tugas adalah obrolan (atau saluran). Ada papan dengan tugas yang, ketika diklik, membuka obrolan yang sesuai, dan ada daftar obrolan yang diurutkan berdasarkan aktivitas. Begini tampilannya:
Statistik rata-rata untuk semua pengguna aktif:
- Berkomunikasi dalam 19,3% tugas, sisanya bergerak tanpa bicara
- Tugas komunikasi memanggil 11 pesan dan tidak lagi relevan
- Hanya 1,5% tugas yang mendapatkan lebih dari 50 pesan (mungkin diskusi sudah di luar topik).
Kerugian utama dari pendekatan ini terlalu ketat! Ada sedikit ruang untuk banjir, yang menyeret tim untuk menggunakan produk dan memungkinkan untuk mengajukan pertanyaan di luar topik, yang juga penting. Tapi tidak apa-apa, kami akan segera merilis obrolan grup dan mencoba untuk membuat perbedaan.
Kesederhanaan
Sebagian besar tim yang memilih Telegram untuk komunikasi menyebut antarmuka mereka yang nyaman sebagai alasan utama untuk memilih. Dan sebagian besar tim yang menggunakan Slack mengatakan bahwa mereka segera
mengintegrasikannya dengan Jira atau Trello dan menghubungkan chat obrolan. Ketika Anda mulai bekerja dengan Slack, mata Anda terbuka lebar dan Anda tergoda untuk menghubungkan semua
100 aplikasi dan integrasi .
Di yougile
Meskipun kami tidak lebih rumit daripada seorang utusan seperti Telegram, pada minggu pertama tim baru menggunakan fungsi bekerja dengan tugas lebih banyak, dan setelah beberapa hari mulai berkomunikasi.
Berikut adalah jumlah rata-rata acara untuk tim baru di bulan Juni:
Mungkin situasinya serupa dalam mainan - pertama Anda belajar mendapatkan pedang, dan baru kemudian berbicara.
Kontrol kebisingan
Tampaknya berbicara di kantor dengan suara sangat efisien dalam hal kecepatan: Alyosha dapat mendorong Petya, yang tahu segalanya tentang modulnya dan dia akan segera menceritakan semuanya. Namun pada kenyataannya, komunikasi melalui messenger lebih efektif, karena komunikasi teks lebih murah daripada komunikasi langsung. Selama komunikasi langsung, Petya harus mengalihkan perhatian dari tugasnya dan setelah menjawab pertanyaan Alyosha, terjun kembali, dan beralih, seperti yang Anda tahu, memakan waktu hingga 20% dari waktu. Selain itu, setiap koneksi baru di siang hari diberikan semakin sulit. Di kantor, garis antara kerja dan komunikasi kabur, dan komunikasi sering kali kosong. Tidak seperti komunikasi teks, selama komunikasi langsung, Alyosha dapat bertanya pada Petya: "Ngomong-ngomong, bagaimana kabarmu dan Masha di sana?" atau "Jadi, apa yang mengakhiri pesta Jumat?" dan kembali ke tugas Anda akan semakin sulit. Banyak waktu dihabiskan untuk pembicaraan kosong, di mana dimungkinkan untuk menyelesaikan masalah. Ada fakta lain yang secara tidak langsung mempengaruhi biaya komunikasi langsung - pelupa. Informasi yang diucapkan dengan keras dapat dengan mudah dilupakan.
Menarik. Tim Esports menganggap jumlah kebisingan sebagai salah satu metrik utama kualitas komunikasi : semakin banyak pesan diarahkan secara khusus untuk menyelesaikan masalah tim, daripada mengungkapkan emosi atau fakta yang tidak berguna, semakin efisien tim menghabiskan waktu dengan dibatasi oleh aturan.
Telegram atau Skype menyelesaikan sebagian masalah ini dengan kemungkinan sederhana untuk beralih ke mode tanpa pemberitahuan. Tapi di sini ada alasan lain untuk terganggu: teman, keluarga, saudara. Dan beberapa akrab dengan obrolan "
orangtua " yang paling mengerikan. "Sangat mengerikan ketika perusahaan dipaksa untuk menggabungkan akun pribadi dan pekerjaan dalam komunikasi,"
pengguna Habr mengeluh tentang membahas pilihan Telegram sebagai messenger perusahaan.
Kendur baik karena tidak memiliki rangsangan eksternal dan saluran hiburan. Karena dirancang khusus untuk komunikasi perusahaan, messenger juga menyediakan kemampuan untuk menonaktifkan notifikasi. Dan pengguna tingkat lanjut
dapat bingung dan membuat daftar kata atau frasa yang notifikasi tidak akan datang.
Tetapi jika struktur saluran dipilih dengan buruk, maka saluran tersebut bukan pembatas yang jelas. Mereka memisahkan kelompok daripada topik diskusi, sehingga topik / diskusi masih diduplikasi antara saluran.
Kutipan :
“Dalam situasi khas yang saya amati, sulit untuk memahami topik diskusi saat ini - saluran mana, topik mana yang sesuai dengan pesan tertentu”
YouGile tidak berisik
Kami telah mencapai ini berkat struktur komunikasi. Antarmuka YouGile juga memiliki tombol untuk mematikan notifikasi pada interval waktu yang berbeda dari 30 menit hingga sehari. Tetapi menurut statistik, sangat jarang diklik - 0,02% pengguna per hari. Kami melakukannya untuk waktu yang lama dan hanya karena semua orang memiliki fungsi dan pengguna baru bertanya: "Kolega, bagaimana saya mematikan notifikasi?". Karena setiap obrolan memiliki topik yang spesifik dan agak sempit, peserta diskusi tidak menyimpang darinya. Tugas ditutup - obrolan ditutup.
Salah satu alasan populer untuk meluap-luapnya informasi di messenger adalah koneksi mereka ke tasktracker. Sebagian besar tim yang menggunakan Slack menghubungkannya ke Jira atau Trello dan menerima pemberitahuan ketika status tugas berubah ke saluran. Tetapi saluran seperti itu hampir pasti akan membuat kebisingan - aliran pada topik yang luas tidak akan berguna dan tentu saja tidak untuk semua orang.
Di departemen pengembangan, sering ada saluran klasik - "Insiden". Di sana semua peristiwa terlempar ketika ada sesuatu yang jatuh. Saluran yang sangat penting, karena seluruh tim harus tahu bahwa ada yang tidak beres. Namun pada akhirnya, setiap pesan hanyalah halangan bagi seseorang. Bug dapat tidak signifikan atau umumnya hanya berlaku untuk administrator sistem.
YouGile memiliki lebih sedikit noise, karena setiap tugas adalah obrolan dan mudah untuk berhenti berlangganan dari yang sempit. Jadi, jika pengguna tidak memerlukan informasi tentang tugas tersebut, ia mengklik satu tanda centang dan berhenti berlangganan.
Transparansi
Transparansi meningkatkan kepercayaan diri dan meningkatkan hubungan tim. Ini adalah cerita pendek
yang diceritakan Stratoplan tentang salah satu kliennya.
“Kami hanya harus menyerahkan proyek, tetapi mulai mengirim spam tentang tenggat waktu. Singkatnya, setiap hari kami mulai menulis kepada pelanggan apa yang kami lakukan, apa masalahnya dan bagaimana kami akan menyelesaikannya. Sebelum ini, kami memiliki laporan sekali seminggu atau atas permintaan pelanggan, dan di sini kami mulai menulis setiap hari. Akibatnya, kemarin kami dikirimi perkiraan untuk kuartal tersebut. Penilaian kami ternyata lebih dari sekadar di tempat-tempat itu ketika kami tidak menunda tenggat waktu. ”
Di Telegram dan Slack, tidak terlalu sulit untuk mencapai transparansi: cukup bagi pengguna baru untuk memberikan akses ke riwayat pesan dan, ketika sepenuhnya dibaca, semuanya akan transparan. Untuk memahami apa yang terjadi minggu lalu saat Anda berlibur juga bukan masalah - hanya dengan melihat semua pesan baru dan mengobrol di ruang merokok tidak akan dimulai dengan pertanyaan umum "Berita apa?", Tetapi secara khusus "Apa yang terjadi dengan Alyosha? Tata letak terakhir darinya hanya sepotong *****. "
Masalah muncul jika Anda perlu mengetahui topik yang sempit setelah liburan, lebih sempit dari saluran yang ada di mana Anda harus mencari diskusi tentang topik yang diinginkan. Kemungkinan besar Anda perlu mengatur obrolan tambahan lain dan mengajukan pertanyaan spesifik, atau membaca semua korespondensi di proyek atau tim. Bahkan pencarian yang sangat canggih tidak dapat sangat mengurangi waktu.
Akar masalahnya adalah bahwa struktur komunikasi dibentuk oleh kehendak seseorang, dan bukan oleh kebutuhan objektif. Saluran tidak boleh muncul karena alasan subyektif (seseorang, bahkan bos, memutuskan bahwa kami akan berbicara tentang topik seperti itu di tim), tetapi untuk yang obyektif, ada tugas tertentu dan ketika topik habis, saluran seharusnya mati secara alami.
Pada Anda
Anda tidak harus berlangganan ke suatu tugas untuk mengakses komentar di atasnya. Ini memberikan transparansi sekaligus mengurangi kebisingan.
Dalam obrolan
biru berdasarkan tugas, Anda adalah peserta langsung, dalam obrolan
abu-abu Anda hanya memiliki akses, tetapi Anda tidak berlangganan dan tidak menerima pemberitahuan.
Alih-alih sebuah kesimpulan
Eksperimen , yang dilakukan sesuai dengan hasil Kompetisi Pertahanan Cyber Collegiate, menunjukkan bahwa tim yang paling sedikit berkomunikasi satu sama lain adalah yang paling efektif. Faktanya adalah bahwa pada titik tertentu justru kurangnya komunikasi yang merupakan tanda saling pengertian yang sangat baik. Tim cyber yang sukses tidak perlu membahas setiap detail saat melindungi jaringan; mereka sudah tahu apa yang harus dilakukan.
Di YouGile, kami belum melihat penurunan komunikasi dalam tim setelah beberapa waktu. Grafik hanya menuju ke dataran tinggi.
Mungkin semua tim memilih
YouGile - alat yang sangat membingungkan dalam komunikasi yang tepat - mereka sendiri mengerti bahwa lebih baik tidak mengobrol.