Manajer proyek selalu berusaha untuk mempelajari pengetahuan baru dan menguasai banyak keterampilan yang berguna, menjadi sukses dan mengikuti inovasi. Dalam manajemen proyek, ada disiplin dan bidang yang harus dimiliki manajer yang perlu memastikan keberhasilan operasi proyek dan rilis. Saat ini di perusahaan-perusahaan dari berbagai tingkatan dan fokus, struktur khusus seringkali bertanggung jawab atas kualitas dan keberhasilan proyek - Kantor Manajemen Proyek atau PMO.
Ada cukup singkatan dalam manajemen proyek, mudah untuk bingung: WBS,
CPM , PMBOK, SDLC, PMO, XP dan banyak lainnya. Jika Anda ingin mempelajari lebih dalam tentang dunia manajemen proyek, maka akan berguna untuk mempelajari
daftar istilah singkatan dan singkatan dari dunia manajemen proyek.
Apa itu PMO dalam manajemen proyek?
Project Management Office (PMO) adalah kantor manajemen portofolio proyek (PMO), unit di perusahaan yang mengoordinasikan proyek, mengumpulkan dan mentransfer informasi proyek, pemantauan, anggaran, jadwal, komunikasi tim, dan mengoordinasikan pekerjaan semua pihak yang terlibat dalam suatu proyek serta standarisasi kualitas.
Para manajer dan spesialis yang membentuk kantor mengumpulkan praktik terbaik dan strategi untuk mengoptimalkan status proyek saat ini. Terkadang PMO adalah satu-satunya manajer proyek. Itu tergantung pada ukuran perusahaan. Dapat dinyatakan dengan aman bahwa kehadiran kantor manajemen portofolio proyek yang berkualitas merupakan bagian integral dari keberhasilan perusahaan modern dan proyek-proyeknya.
Tujuan utama PMO adalah untuk mencapai hasil berkualitas tinggi dan keunggulan kompetitif dari semua proses, metode dan kebijakan dalam manajemen proyek. PMO harus sepenuhnya konsisten dengan budaya dan
strategi global
perusahaan .
Saat ini, popularitas kantor atau unit semacam itu hanya meningkat, karena banyak dari contoh mereka telah menunjukkan hasil apa yang dapat diperoleh dari berinvestasi di PMO.
Perusahaan yang menerapkan PMO juga dapat memastikan bahwa semua risiko dan situasi konflik yang terkait dengan proyek terkendali.
Industri apa yang tertarik membuat PMO?
Kebutuhan untuk manajemen proyek meningkat tergantung pada ukuran perusahaan, ruang lingkup dan permintaan industri.
Industri yang paling mungkin di mana Anda akan menemukan kantor manajemen portofolio proyek saat ini adalah layanan kesehatan, TI, lembaga keuangan, manufaktur dan layanan profesional, dan logistik.
Dalam bisnis, kebutuhan akan PMO terus berkembang di antara perusahaan-perusahaan dari semua ukuran.
Apa bidang tanggung jawab PMO di perusahaan?
Fungsi spesifik dan area penerapan kekuatan kantor dapat sangat bervariasi dari perusahaan ke perusahaan. Tidak ada contoh sempurna. Tetapi yang paling umum termasuk:
- kompilasi dan justifikasi portofolio proyek. PMO mengklasifikasikan, memilih dan memprioritaskan proyek berdasarkan strategi dan sumber daya yang tersedia dari perusahaan.
- standarisasi proses dan pilihan metodologi dan teknik untuk manajemen proyek .
- evaluasi proyek, mengurangi durasi siklus implementasi proyek.
- menjaga informasi karyawan saat ini, kepegawaian.
- perencanaan dan optimalisasi penggunaan sumber daya.
- resolusi konflik dan pencegahan risiko.
- Lacak kemajuan proyek dan kelola dependensi.
- pengenalan alat yang cocok untuk manajemen proyek , pelatihan karyawan, pendampingan.
- memastikan keandalan data proyek dan meningkatkan transparansi informasi.
- penciptaan basis pengetahuan (termasuk proyek masa lalu untuk menghindari kemungkinan kesalahan).
- optimalisasi komunikasi dalam tim.
- dukungan administratif untuk manajer proyek.
- melaporkan kepada manajemen.
- pengelolaan arsip semua proyek organisasi.
Karyawan perusahaan yang mewakili kantor manajemen portofolio proyek harus kompeten di bidang manajemen utama. Bidang profesional PM seperti itu dijelaskan dengan jelas dalam Panduan
PMBOK . Inilah yang paling penting:
Kompetensi PMO
Manajemen integrasi
Penting bagi PMO untuk menggabungkan semua sumber daya dan membangun proses secara kompeten.
Kontrol zoom
Skala proyek adalah bagian dari perencanaan proyek. Ini termasuk definisi dan dokumentasi tujuan proyek, sasaran, biaya, hasil, dan tenggat waktu. Manajemen skala adalah untuk memastikan semua orang tahu persis untuk apa proyek itu.
Manajemen biaya
Manajemen biaya mencakup semua aspek pembiayaan proyek. Faktanya, kita berbicara tentang menyiapkan anggaran proyek, yang mencakup berapa biaya setiap tugas individu dan melindungi perkiraan anggaran keseluruhan untuk proyek tersebut.
Manajemen waktu
Konsep manajemen waktu dalam manajemen proyek terkait dengan bagaimana manajer mengatur waktu, dan anggota tim menghabiskan sumber dayanya untuk tugas-tugas proyek.
Manajemen komunikasi
Setiap manajer proyek harus menjadi komunikator yang baik, semua orang tahu itu. Oleh karena itu, manajemen komunikasi yang kompeten dalam tim juga pergi ke posisi utama dalam fungsi PMO. Ini juga mencakup pemantauan semua komunikasi yang masuk dan keluar, bekerja dengan umpan balik pelanggan.
Manajemen mutu
Pekerjaan yang tepat dengan indikator kualitas membantu manajer proyek untuk menciptakan kontrol kualitas proyek. Di bawah kendali masalah kualitas pelaksanaan semua proses, mereka dapat yakin bahwa hasil akhir akan memenuhi harapan pelanggan.
Manajemen risiko
Semakin besar perusahaan, semakin penting adalah manajemen risiko. Kantor manajemen portofolio proyek perusahaan selalu perlu "mengikuti perkembangan" dan mendiagnosis bahaya proyek secara tepat waktu. Penting untuk memperhatikan perincian dan terus-menerus terlibat dalam analisis kualitatif tentang keadaan dan proses.
Manajemen SDM
Manajemen Sumber Daya Manusia menunjukkan bagaimana manajer proyek bekerja dalam tim proyek mereka dan dapat mempertahankan lingkungan kerja yang sehat.
Ini hanya kompetensi paling dasar yang menjadi tanggung jawab kantor manajemen proyek di sebuah perusahaan. Bahkan PMO yang paling sukses dan kuat masih akan secara berkala menghadapi berbagai masalah, karena kehidupan proyek seperti kehidupan organisme hidup, di mana sesuatu yang tidak terduga dapat terjadi setiap hari.
Namun, ketika semuanya dilakukan dengan benar dan kegiatan kantor membawa hasil perusahaan, ini menambah nilai proyek dan memastikan keseimbangan dan keseimbangan bisnis, dan membantu meningkatkan produktivitas.
Ringkasnya, kami dapat menyoroti keunggulan utama PMO di perusahaan:
- PMO bertanggung jawab atas portofolio proyek yang berfokus pada strategi perusahaan.
- Akumulasi pengalaman dan minimalisasi risiko yang terkait dengan proyek.
- Optimalisasi waktu untuk manajer dan tim proyek.
- Meningkatkan komunikasi antar proyek.
- Meningkatkan kualitas implementasi proyek.
- Penurunan risiko desain.
Pilihan komposisi kerja proyek yang berkualitas tinggi akan memastikan keseimbangan dalam jumlah dan kualitas proyek, meningkatkan indikator pemasaran dan memastikan pertumbuhan penjualan.