Bagaimana cara mempersiapkan perjalanan bisnis? Kiat dari ISPsystem bizdedev

Kami telah pergi ke konferensi untuk waktu yang lama dan inilah yang kami perhatikan: banyak orang datang ke sana dan - kejutan! - jangan lakukan apa-apa. Mereka akan mengatur beberapa pertemuan, dan sisa waktu mereka diam, mengumpulkan handout dari tribun atau duduk di laptop dan mendengarkan semuanya: bahkan laporan dan pidato di mana mereka jelas berusaha untuk menjual sesuatu kepada mereka. Apa jenis penjualan dan negosiasi sukses yang sedang kita bicarakan? Buang-buang waktu, buang-buang uang perusahaan, parade peluang yang terlewatkan. Kami juga, pada suatu waktu melakukan banyak kesalahan, tetapi menjadi lebih baik. Karena itu, kami ingin memberi tahu Anda apa yang kami lakukan secara berbeda sekarang. Jika tertarik, selamat datang di kat!



Bagi kami, setiap perjalanan adalah peluang dari mana kami ingin memeras maksimal. Sebelum acara, kami memiliki rencana dan jadwal pertemuan yang jelas, dan setelah itu - beberapa calon mitra dan klien yang telah kami jalin hubungan dekat.

PENTING: Materi ini terutama untuk mereka yang pergi ke pameran dan konferensi untuk bertemu dengan pelanggan dan mitra, mencari pelanggan baru, mengembangkan bisnis mereka, melakukan negosiasi dan membangun jaringan. Tetapi pengalaman itu akan berguna dan jika Anda akan membuat laporan, mengumpulkan informasi, mencari pemasok atau hanya melihat.

Kami akan memberi tahu:

• bagaimana merencanakan dan membuat janji,
• bagaimana berperilaku dalam negosiasi,
• cara menggunakan pertemuan informal (jaringan),
• bagaimana melupakan apa pun setelahnya.

Total tiga posting direncanakan. Pertama-tama kita akan berbicara tentang mempersiapkan konferensi.

Tentang penulis

Kepala Pengembangan Bisnis Sistem ISPs Pavel Syrovatsky. Perusahaan telah mengembangkan perangkat lunak untuk hosting, virtualisasi server, dan manajemen infrastruktur penyedia selama 14 tahun. Kantor di Irkutsk, dan pelanggan di seluruh dunia.

Seperti apa konferensi itu

Untuk memulainya, kami akan mencari tahu seperti apa konferensi pada industri hosting kami (kemungkinan besar, konferensi Anda hampir sama).



Area dengan tribun . Paling sering, stan disiapkan oleh mereka yang ingin menjual sesuatu kepada Anda: pemasok layanan, peralatan, atau perangkat lunak. Ditetapkan untuk biaya tinggi terpisah.

Area Pelaporan . Para ahli dari berbagai perusahaan membagikan pengalaman mereka (10%) dan menjual produk mereka (90%).

Zona terpisah dan ruang pertemuan untuk komunikasi . Di sini Anda dapat merencanakan pertemuan.

Jaringan Biasanya, penyelenggara memberikan kesempatan untuk komunikasi informal: prasmanan, konser, makan malam.

Durasi Konferensi berlangsung dari satu hingga beberapa hari dan berlangsung di aula konferensi. Ini dapat dibagi menjadi beberapa bagian tentang minat.

Tetapkan tujuan

Mengapa kita pergi ke konferensi? Dalam kasus kami, tujuannya adalah sebagai berikut (dalam urutan kepentingan):

1. pertemuan dan negosiasi dengan calon mitra dan klien,
2. pertemuan dan negosiasi dengan mitra dan klien saat ini,
3. koneksi dan kenalan baru (jaringan),
4. Berkenalan dengan laporan dan partisipasi dalam diskusi panel,
5. mencari vendor potensial (mereka yang dapat menawarkan kita sesuatu).

Menurut pengamatan saya, bagi sebagian besar pengunjung, urutannya justru sebaliknya: pertama mereka pergi dan melihat siapa yang menawarkan sesuatu di stan, mendengarkan laporan, dan menghabiskan beberapa pertemuan spontan di waktu luang mereka. Pada awalnya, kami melakukan ini juga, tetapi kemudian kami menyadari bahwa ini adalah pilihan yang buruk untuk pengembangan bisnis. Sekarang kami bertindak berbeda. Setiap jam bernilai emas, jadi kami mencoba membuat janji sebanyak mungkin. Mereka mengambil hingga 80-90% dari waktu di konferensi.

Ada kemungkinan bahwa dalam kasus Anda semuanya harus berbeda. Mungkin Anda akan mendengarkan presentasi ahli, atau Anda diminta untuk menemukan pemasok peralatan. Dalam hal ini, prioritas berubah.

Buat jadwal rapat

Jika Anda mengikuti jalan kami (pertama-tama Anda bertemu dengan pelanggan potensial dan bernegosiasi), maka tip berikutnya adalah membuat jadwal pertemuan yang kosong (belum). Jadwal harus mencakup semua hari konferensi, yang masing-masing akan dibagi menjadi slot untuk janji temu.



Ya, janji harus dibuat terlebih dahulu. Gagasan untuk datang ke konferensi tanpa persiapan dan mencoba untuk bertemu seseorang di sana / menemukan klien yang menarik jelas berakibat fatal.

Anda bisa membuat bagan di Google Spreadsheets, gunakan templat yang sudah jadi untuk Excel, misalnya. Kalender Google atau layanan apa pun yang nyaman bagi Anda cocok. Yang terpenting adalah dia:

• adalah visual - pada tengah hari "bubur" akan mengelas di kepala Anda, dan kalender akan membantu Anda dengan cepat memahami pertemuan yang sedang berlangsung dan apakah ada ruang untuk percakapan yang tidak direncanakan tetapi penting;
• membuatnya mudah untuk mengedit dan menjadwal ulang acara - rapat keluar atau dijadwalkan ulang, dan saat bepergian;
• bekerja tanpa internet - koneksi di pameran hampir selalu buruk;
• memungkinkan Anda untuk menambahkan dan melihat komentar untuk rapat - catatan di dalamnya membantu Anda dengan cepat mengingat topik pembicaraan;
• memiliki versi seluler.

Jangan mengandalkan memori, itu pasti akan mengecewakan Anda.

Buat janji

Kami menentukan siapa yang akan tertarik untuk bertemu dan menghubungi mereka. Langkah ini adalah kunci dan akan mengambil sebagian besar persiapan untuk konferensi. Urutan pengangkatan dijadwalkan tergantung pada prioritas yang diidentifikasi sebelumnya.

Siapa yang akan kita temui?

Konferensi bersifat global dan lokal. Jika konferensi bersifat global, maka Anda dapat menulis kepada siapa saja yang dapat hadir di sana. Bahkan dari ujung lain planet ini. Jika lokal, maka tulis terlebih dahulu kepada mereka yang kantornya ada di dekatnya.

Sudah bicara

Negosiasi yang sedang berlangsung

Ingat semua orang yang Anda bernegosiasi sekarang . Ini belum tentu pelanggan Anda saat ini. Melainkan, mereka yang bisa menjadi mereka. Pertemuan tatap muka akan membantu menjalin kontak pribadi dan akan meningkatkan komunikasi saat ini. Perusahaan seperti itu dengan rela menyetujui pertemuan: Anda tahu mereka, mereka tahu Anda, permintaan Anda tidak akan dingin. Mungkin lebih dari setengahnya akan setuju untuk bertemu jika mereka ada di sana.

Ingat dengan siapa Anda bernegosiasi sebelumnya, tetapi itu tidak mengarah ke apa pun (Anda menyimpan informasi tentang semua transaksi terbuka, kan?). Sebuah konferensi adalah kesempatan yang bagus untuk menulis atau menelepon orang-orang ini lagi dan bertanya apakah mereka berencana untuk melakukannya. Mereka yang akan, dengan tingkat probabilitas tinggi, akan setuju untuk bertemu dengan Anda, karena mereka sudah mengenal Anda. Itu terjadi pada kami bahwa pertemuan seperti itu menghidupkan negosiasi yang tampaknya "mati".

Kami tidak berkomunikasi, tetapi kami bisa

Gunakan konferensi sebagai kesempatan untuk bertemu.



Perusahaan besar

Masuk akal untuk mencari di antara mereka yang selalu terlihat. Pada konferensi besar dan terkenal ada perwakilan dari perusahaan terbesar yang dapat menjadi pelanggan Anda. Jika ada kontak karyawan mereka, Anda dapat menulis dan bertanya siapa yang akan hadir dari mereka di konferensi ini. Jika Anda memiliki teman baik di organisasi ini, mintalah untuk menghubungkan Anda dengan kolega yang akan pergi ke konferensi. Biasanya tidak ada yang menolak dan secara sukarela membagikan setidaknya nama, itu tetap hanya untuk menemukan kontak seseorang.

Perusahaan terdekat

Jangan lupa tentang lokasi geografis konferensi. Anda dari Moskow, dan konferensi itu diadakan di Frankfurt? Cari perusahaan di Frankfurt dan sekitarnya yang menarik bagi Anda dan yang mungkin menarik bagi layanan Anda. Kemungkinan besar, jika konferensi juga merujuk pada kegiatan mereka, mereka akan ada di sana. Jika tidak, maka Anda dapat menawarkan untuk bertemu di kantor mereka. Di awal perjalanan kami, kami mengabaikan pencarian untuk lokasi geografis. Sekarang kami selalu membuat cadangan 1-2 hari sebelum dan sesudah konferensi itu sendiri, di mana kami mengadakan pertemuan dan negosiasi terpisah di atau sekitar kota.

Pembicara dan peserta konferensi

Seringkali, situs web konferensi menerbitkan daftar pengunjung terdahulu. Jika di antara mereka ada orang yang menarik bagi Anda, hubungi mereka. Dengan probabilitas tinggi mereka akan tahun ini.

Ideal saat konferensi dibagikan dengan semua pendaftar , tetapi ini jarang terjadi. Jika dibagikan, maka tidak apa-apa: tinjau daftar secara teratur, pantau mereka yang menarik bagi Anda, cari kontak mereka dan berhubungan. Jika tidak ada daftar, jangan ragu untuk bertanya kepada penyelenggara: biasanya tidak ada yang bertanya, dan sangat mungkin, penyelenggara akan memberikannya kepada Anda sebagai yang paling berani (kami telah melakukan ini beberapa kali).

Lihat daftar pembicara , mitra, sponsor, dan mereka yang berpameran di stan tahun ini. Mungkin, di antara mereka akan ada beberapa perusahaan yang menarik minat Anda sebagai pelanggan potensial.

Pertanyaan tentang cara mencari kontak orang yang tidak Anda kenal (dan siapa yang tidak mengenal Anda) tidak diajukan dalam artikel ini. Ini adalah kisah yang terpisah. Dalam kasus kami, jejaring sosial berfungsi dengan baik (Facebook di Rusia, LinkedIn). Seringkali mungkin untuk menemukan alamat email seseorang di domain publik.

Pelanggan saat ini

Bagaimanapun, ada pelanggan dan mitra saat ini. Menulis kepada semua pelanggan utama, tanyakan apakah mereka akan pergi ke konferensi. Jika Anda pergi, tawarkan untuk bertemu untuk membahas masalah dan masalah yang tertunda. Sebelumnya, kami terlalu sedikit memperhatikan pertemuan seperti itu, tetapi sia-sia. Ini adalah peluang bagus untuk memperkuat hubungan. Kebetulan klien atau mitra sama sekali tidak pergi ke konferensi, tetapi ketika dia tahu bahwa kita akan pergi, dia mendaftar dan datang untuk membahas masalah yang terakumulasi.

Siapa yang harus ditemui: orang

Dengan siapa orang akan membuat janji? Itu tergantung pada setidaknya dua faktor.

Apa yang ingin kita diskusikan? Jika bisnis dan kerjasama, maka kami selalu mencari pertemuan dengan pembuat keputusan (paling sering itu adalah direktur, kepala departemen pengadaan, orang yang bertanggung jawab untuk bisnis dan pengembangannya). Jika fitur teknis, maka lebih baik untuk mencari direktur teknis atau TI.

Seberapa besar perusahaan? Jika perusahaan memiliki beberapa ribu orang, maka sulit untuk menghubungi manajemen senior. Lebih baik mencari pertemuan dengan manajer proyek yang menarik minat Anda. Tetapi jika perusahaan berasal dari SMB, maka silakan menjadwalkan janji dengan atasan. Orang-orang ini membuat keputusan, Anda harus terlebih dahulu tertarik pada mereka, dan kemungkinan bahwa mereka akan setuju untuk bertemu dengan Anda jauh lebih tinggi daripada dalam kasus perusahaan besar.

Sayangnya, paling sering Anda tidak akan punya banyak pilihan. Dalam kebanyakan kasus, hanya satu orang yang pergi dari perusahaan ke konferensi, dan dia tidak sama sekali yang Anda butuhkan. Apa yang harus dilakukan dalam situasi ini? Kami tetap memilih untuk membuat janji. Jadi Anda bisa saling mengenal, belajar lebih banyak tentang perusahaan mereka, kebutuhan dan meminta untuk terhubung dengan orang yang tepat. Yang terpenting adalah mengatakan secara jujur ​​kepada orang itu topik pembicaraan sebelumnya.

Peringatan: jangan membuat janji dengan semua orang. Jika Anda tidak yakin bahwa pertemuan itu akan bermanfaat atau jika Anda berpikir bahwa itu dapat memperburuk situasi saat ini, jangan buang waktu Anda dan waktu rekan kerja Anda.

Waktu: kapan harus menunjuk, berapa banyak yang harus diberikan untuk rapat, apa yang harus dilakukan saat makan siang

Kapan harus menjadwalkan janji

Lebih baik mulai membuat janji dua hingga tiga minggu sebelum konferensi. Jika Anda menulis sebelumnya, kemungkinan besar Anda akan menerima terlalu banyak jawaban dengan gaya "belum memutuskan apakah akan pergi." Jika Anda mulai menghubungi orang lain nanti, ada bahaya bahwa akan ada terlalu sedikit waktu sebelum konferensi dan jadwal banyak pengunjung, terutama pembicara, sudah penuh.

Berapa banyak waktu yang disediakan untuk rapat

Pertanyaan yang sangat penting Luangkan terlalu sedikit waktu - seluruh jadwal akan berubah dari sedikit keterlambatan atau pergeseran pertemuan, terlalu banyak - Anda mendapat jeda besar di antara rapat, di mana tidak ada yang bisa dilakukan.

Pada awalnya, kami menetapkan maksimum 30 menit untuk satu pertemuan dan mencoba mengadakan setidaknya 20 pertemuan sehari. Satu penundaan, satu latecomer ke pertemuan, dan semuanya serba salah. Menjelang tengah hari, jadwal menjadi tidak relevan, semua rapat harus ditunda secara massal, beberapa di antaranya dibatalkan. Sekarang kami menetapkan 30-60 menit untuk setiap pertemuan. Misalnya, jika konferensi berlangsung dari pukul 9: 00-18: 00, maka ternyata 10-15 pertemuan sehari, tidak lebih.



Banyak hal tergantung pada pokok bahasannya. Ingin membahas sejumlah masalah dan masalah yang muncul dengan mitra Anda saat ini? 30 menit jelas tidak cukup, paling tidak satu jam. Sudahkah Anda membuat janji dengan perusahaan yang tidak tahu apa-apa tentang Anda dan yang setuju untuk hanya mengobrol dan mempelajari lebih lanjut tentang produk Anda? Kemungkinan besar, setengah jam sudah cukup. Jika Anda tertarik pada mereka, mereka akan pergi untuk mempelajari situs tersebut dan semua komunikasi akan online.

Batas waktu

Haruskah saya menjaga celah kecil di antara rapat untuk berjaga-jaga? Seperti sebelumnya, kami membuat janji dekat satu sama lain, tanpa jeda di antara mereka. Tapi sekarang kita meninggalkan setidaknya satu slot gratis setengah jam setiap dua jam. Bantal setengah jam seperti itu memungkinkan, dalam hal ini, untuk menyesuaikan jadwal dan menarik napas. Jika jadwal berjalan, keruntuhan tidak akan terjadi.

Kami merekomendasikan setidaknya dua perjalanan. Jika ada yang tidak beres, maka pasangan selalu dapat melakukan pertemuan lain. Anda dapat membuat dua jadwal rapat, satu untuk masing-masing - maka akan ada lebih banyak rapat. Namun, dalam hal ini, kami sarankan untuk membuat lebih banyak slot gratis sebagai cadangan.

Apa yang harus dilakukan saat makan siang

Kadang-kadang jadwal pertemuan menjadi sangat ketat sehingga tidak ada cukup waktu untuk makan siang. Dalam hal ini, kami sarankan mengundang orang tersebut untuk mengobrol saat makan siang. Anda akan punya waktu untuk makan, dan menghabiskan waktu secara efektif. Selain itu, jamuan makan bersama sangat kondusif untuk percakapan. Dalam pengalaman kami, pertemuan saat makan siang adalah salah satu yang paling efektif dan positif.

Di mana membuat janji?

Apakah Anda punya pendirian?
Jika Anda memiliki pendirian - hebat, buatlah janji untuk itu. Cek terlebih dahulu dengan penyelenggara tentang lokasi dan nomornya. Pastikan angkanya tidak berubah.

Di salah satu konferensi pertama, panitia memberikan nomor stand kami F11. Karenanya, kami mengundang semua orang ke F11. Sudah di tempat ternyata dudukan adalah tempat Anda membutuhkannya, tetapi sekarang di bawah angka G11. Dan di bawah F11, stand perusahaan lain di ujung lain aula. Saya harus segera mengirim pemberitahuan dan meminta rekan kerja di F11 untuk mengirim semua orang yang hilang kepada kami.

Mereka memiliki pendirian

Buat janji di stan perusahaan tempat Anda bertemu, jika ada. Poin penting: selalu sepakati waktu dan tempat yang jelas.

Jangan tidak setuju ketika lawan bicara mengatakan: "datang saja ke stand setiap saat, saya akan senang berbicara." Dia entah tidak menarik dan setuju untuk pertunjukan, atau menarik, tetapi tanpa waktu yang ditentukan dia akan dengan aman melupakan pertemuan itu. Dan jika dia tidak lupa, dia akan sibuk berkomunikasi dengan klien dan calon pelanggan potensial, dan Anda tidak akan bisa mendekatinya.

Tanpa tanda dalam jadwal, Anda sendiri dapat dengan mudah melupakan pertemuan (dulu). Karena itu, selalu kirim undangan melalui surat atau kalender dan minta orang itu untuk menerimanya, masukkan dalam jadwal Anda dan konfirmasikan pertemuan pada jam yang ditentukan. Dan kami juga menyarankan Anda untuk meminta nomor telepon seseorang - itu akan berguna jika dia lupa tentang pertemuan tersebut.

Tidak ada yang punya pendirian

Ini sering terjadi. Itu tidak masalah. Pelajari terlebih dahulu peta konferensi (biasanya tersedia di situs web) dan pilih dudukan terbesar, baik dudukan perusahaan yang sangat terkenal di daerah Anda, lebih disukai lebih dekat ke pintu masuk, atau di tengah di tempat yang menonjol. Buat janji di stan ini, setelah sebelumnya mengirim seseorang beserta undangan tangkapan layar peta dengan tempat yang ditunjuk. Kemungkinan besar, stand ini akan sangat terlihat, dan kolega Anda akan dengan mudah menemukannya. Pilihan lain yang baik adalah bertemu di resepsi. Tidak ada yang akan merindukannya.

Kami mengisi jadwal

Berdasarkan hasil persiapan, Anda harus memiliki jadwal pertemuan, yang akan diisi 70-80%, 10-15 pertemuan sehari. Jika ada slot yang tersisa, tidak apa-apa: sering di konferensi Anda bertemu orang baru, atau Anda dikenalkan dengan seseorang, atau mereka yang Anda usulkan untuk bertemu dua minggu lalu menjawab. Slot gratis akan memberi Anda fleksibilitas dan memungkinkan Anda untuk menjadwalkan rapat yang terlambat.



Fiuh, seperti poin utama disentuh. Akhirnya, saya ulangi bahwa ini adalah pendekatan kami. Apakah semuanya berbeda dengan Anda? Apakah Anda menggunakan pendekatan yang sangat berbeda? Kiat kami tidak berfungsi dalam kasus Anda? Hebat, bagikan pengalaman Anda di komentar! Akan sangat menarik untuk bertukar praktik terbaik.

Pada bagian selanjutnya saya akan memberi tahu Anda apa yang terjadi di konferensi itu sendiri, bagaimana berperilaku dalam rapat dan apa yang harus dilakukan jika semuanya buruk dan tidak berjalan sesuai rencana.

Ringkasan

Jadi, apa yang perlu dilakukan dalam persiapan perjalanan bisnis ke konferensi?

1. Tetapkan tujuan. Mengapa Anda datang ke konferensi ini?
2. Buat jadwal rapat. Pastikan Anda dapat melihat dan mengedit jadwal dari ponsel Anda dan tanpa internet.
3. Lihat jadwal konferensi. Tentukan laporan dan pidato yang pasti ingin Anda dengarkan. Tambahkan mereka ke jadwal rapat sebagai tidak tersentuh.
4. Buat daftar perusahaan yang ingin Anda temui:
5. Temukan nama dan kontak orang yang Anda butuhkan di perusahaan ini.
6. Tentukan tempat di mana Anda akan membuat janji (berdiri, resepsi, di pintu masuk, lainnya).
7. Mulai menghubungi dan membuat janji. Tambahkan rapat dan informasi tentang mereka ke dalam jadwal.