Perjalanan ke konferensi bisnis seperti lomba lari cepat. Anda bersiap untuk waktu yang sangat lama, dan pada hari "X" Anda harus memberikan semua yang terbaik. Dalam satu atau dua hari Anda perlu memberi tahu selusin orang asing tentang diri Anda dan belajar sebanyak mungkin tentang mereka, sehingga ini mengarah pada kemitraan yang sukses. Kita harus bertindak secara teknis dan cepat. Artikel ini akan membantu Anda menghindari kesalahan umum dan mengajarkan Anda bagaimana beradaptasi secara fleksibel dengan keadaan yang berubah.
Ini adalah artikel kedua dalam seri di mana kami membagikan pengalaman kami dalam konferensi. Anda dapat membaca tentang persiapan di
sini , dan hari ini kita akan berbicara tentang apa yang harus dilakukan di acara itu sendiri.
Kami akan memberi tahu:
- apa yang harus dilakukan pertama, setelah tiba di konferensi;
- aspek teknis apa yang perlu dipertimbangkan;
- bagaimana berperilaku dalam negosiasi;
- cara menggunakan pertemuan informal.
Pada akhirnya, kami akan membahas apa yang harus dilakukan jika, setelah beberapa jam, jadwal rapat Anda yang luar biasa menjadi seperti ini:
Tentang penulis
Kepala Pengembangan Bisnis Sistem ISPs Pavel Syrovatsky. Perusahaan telah mengembangkan
perangkat lunak untuk hosting , virtualisasi server, dan manajemen infrastruktur penyedia
selama 14 tahun. Kantor tersebut berlokasi di Irkutsk, dan pelanggan di seluruh dunia.
Sebelum konferensi
Kami merekomendasikan datang ke konferensi setidaknya satu hari sebelumnya. Itu
memberikan dua keuntungan: Anda memastikan terhadap situasi yang tidak terduga dan mendapatkan waktu untuk aklimatisasi dan persiapan. Peluang menghadapi force majeure - keterlambatan penerbangan atau kehilangan barang bawaan - sangat tinggi jika Anda terbang jauh dan dengan transfer.
Apakah Anda ingin mengadakan pertemuan bisnis pertama dengan T-shirt dan jeans yang telah Anda kenakan sepanjang hari sebelumnya? Kami juga tidak mau, tetapi kami harus melakukannya ketika bagasi kami hilang di Singapura. Jadi kami bertemu dengan telekomunikasi terbesar di wilayah ini, dan bahkan di kantor mereka. Bagus bahwa orang-orang di sisi lain meja itu lucu.
Satu tip lagi: pilih hotel sedekat mungkin dengan tempat konferensi. Kemungkinan besar, itu akan lebih mahal, tetapi menghemat uang dengan taksi dan waktu di jalan, dan masih tidak harus memahami sistem transportasi lokal.
Apa yang harus diperiksa dan dipersiapkan sebelum berangkat ke konferensi
Jadi, Anda sudah siap: orang yang dihubungi, membuat janji, mengatur jadwal, membeli tiket, memesan hotel. Tampaknya sudah banyak yang dilakukan, tetapi pekerjaan yang paling penting ada di depan. Inilah yang perlu Anda periksa dan siapkan sebelum pergi.
1. Pakaian . Apa pun format konferensi, untuk pertemuan bisnis kami sarankan menggunakan klasik yang tak terkalahkan: "jaket + baju + celana / jeans". Setidaknya beberapa poin saat bertemu penampilan akan menambah Anda.
2. Kartu nama . Jika tiba-tiba Anda belum memilikinya, segera masak. Etiket bisnis adalah hal yang kikuk dan berubah perlahan, sehingga pertukaran kartu nama kertas masih merupakan ritual wajib sebelum negosiasi apa pun. Selain itu, semakin besar perusahaan, semakin banyak peluang untuk merusak reputasi tanpa memberikan kartu bisnis Anda. Sangat diinginkan bahwa dia "melekat." Kami membuat kartu nama dalam bentuk "pai" ketika kartu itu seolah dilem dari dua lembar kertas tebal. Banyak orang memperhatikan ini dan bahkan mencoba untuk memutuskan sambungan.
3. Buklet, selebaran (jika ada).
4. Hadiah . Ya, hadiah. Bagi mereka yang kami temui, kami membawa suvenir kecil sebagai kenang-kenangan dan memberikannya di akhir pertemuan. Ini bisa berupa madu, teh, hot stand yang tidak biasa - sesuatu yang berhubungan dengan Irkutsk, tempat kami memiliki kantor. Orang itu senang, tetapi itu membantu kita menyelesaikan setiap pertemuan tentang hal yang positif. Saya tidak ingat satu kasus ketika hadiah seperti itu akan dianggap negatif atau sebagai upaya untuk "membeli" pengaturan. Dia tidak seperti itu: bagi kita itu adalah ungkapan terima kasih untuk saat itu. Selain itu, hadiah membantu mengingat. Di konferensi, ribuan pengunjung, teman bicara memiliki lusinan pertemuan. Berkat hadiahnya, lebih mudah bagi seseorang untuk mengingat kita setelah konferensi: "Oh ya, ini Pavel dari Rusia, yang memberiku madu dan teh."
Sejarah dari pengalaman. Setelah kami kehilangan seluruh jam di pabean, membuktikan bahwa teh khas kami adalah teh, dan bukan sesuatu yang ilegal. Kantong kecil tanpa label, di dalam bumbu kering dan selebaran - sungguh, apa lagi kalau bukan teh? :) Jadi, jika Anda pergi ke luar negeri, pastikan untuk mempelajari hukum bea cukai di negara kedatangan.
Apa yang harus dilakukan sehari sebelum konferensi
Gunakan waktu sebelum konferensi secara maksimal.
Periksa tekniknya dan siapkan semua yang Anda butuhkan . Isi daya ponsel Anda ke kegagalan. Isi daya bank daya: ini akan menghemat ketika telepon "mati", dan tidak akan ada waktu untuk mengisi daya di mana saja. Persiapkan laptop atau tablet jika Anda berencana untuk menunjukkan sesuatu. Persediaan pada beberapa botol air, Anda harus banyak bicara. Beli beberapa camilan untuk camilan saat bepergian, seperti cokelat batangan.
Cari foto . Cari foto-foto yang akan Anda temui pada hari berikutnya, dan simpan ke ponsel Anda. Jika Anda belum pernah bertemu seseorang, maka menemukannya di puncak konferensi pada waktu yang ditentukan dan di tempat yang ditunjuk tidak akan mudah. Minta dan simpan nomor telepon terlebih dahulu sehingga Anda dapat menghubungi jika Anda terlambat atau tidak ada. Pastikan untuk mempelajari nama lawan bicara.
Pelajari lebih lanjut tentang orang yang Anda ajak bicara . Jika ada waktu yang tersisa, cari informasi tentang orang-orang yang Anda temui, lihat jejaring sosial. Anda dapat menemukan banyak informasi penting tentang seseorang, apa yang dia sukai. Begitu tiba di AS, kami bertemu dengan klien potensial dari Argentina. Facebook-nya menyarankan agar ia menikmati sepak bola dan merupakan penggemar tim nasional negaranya (setiap posting kedua). Pada saat ini adalah Piala Dunia, di mana Argentina mencapai final. Setelah bertemu dengan seorang pria, saya memulai percakapan dengan ini. Untuk waktu yang lama dan dengan antusias kami membahas sepak bola dan melakukan kontak dekat sebelum beralih ke topik bisnis. Dia menjadi klien kami, dan kami masih berkomunikasi secara berkala di Facebook.
Ingatkan saya akan pertemuan itu . Kami menyarankan Anda untuk mengingatkan setiap orang dalam jadwal Anda tentang pertemuan sehari sebelum pertemuan dan bertanya apakah semuanya valid. Sayangnya, bahkan dengan mengambil sumpah darah seseorang bahwa ia akan datang, Anda tidak dapat 100% yakin akan hal ini. Pengingat akan meningkatkan kemungkinan bahwa tidak ada yang akan melupakan apa pun, dan jika rencana telah berubah, maka orang tersebut akan memberi tahu Anda sebagai tanggapan.
Tuliskan abstrak pertemuan . Buat dokumen dan tuliskan poin utama dari setiap pertemuan: dengan siapa kita bertemu, apa yang kita diskusikan, pertanyaan apa yang kita tanyakan, apa yang ingin kita dapatkan berdasarkan hasil. Jelaskan kegiatan perusahaan, ukurannya, pelanggan, layanan, harga, dan umumnya semua-semua-semua yang mungkin berguna. Simpan file ke memori telepon dan tambahkan ke pintasan sehingga Anda dapat dengan cepat membuka dan membacanya kembali. Jangan melebih-lebihkan memori: setelah beberapa pertemuan pertama Anda akan memiliki kekacauan di kepala Anda. File seperti itu akan membantu Anda dengan cepat mengingat dengan siapa pertemuan berikutnya, apa yang harus dibicarakan dan apa yang harus diingat.
Tentu saja, semua ini diinginkan untuk dilakukan di muka, dan bukan pada hari terakhir sebelum konferensi. Tetapi jika Anda belum melakukannya, pastikan untuk menyisihkan lebih banyak waktu untuk persiapan.
Di konferensi
Jadi hari "X" telah tiba. Kami menyarankan Anda untuk datang ke konferensi terlebih dahulu, setidaknya setengah jam sebelum pertemuan pertama. Pertama, Anda perlu mendaftar, dan ini tidak selalu (atau lebih tepatnya, selalu tidak) cepat. Kedua, lebih baik mengambil 10-15 menit untuk berjalan dan melihat-lihat. Temukan lokasi tempat Anda membuat janji, cari rute terbaik.
Jika masih ada waktu, siapkan untuk pertemuan pertama, baca kembali jadwal dan dokumen dengan tesis. Periksa kartu nama, peralatan, komunikasi, dan Internet (jika ada).
Pertemuan dan negosiasi
Proses telah dimulai, pertemuan pertama telah dimulai. Mengapa Anda rapat, apa yang Anda bicarakan - tergantung pada tujuan bisnis yang Anda tetapkan untuk diri sendiri sebelum rapat. Saya akan membagikan beberapa tips universal dari pengalaman negosiasi kami.
Tempat pertemuan . Seperti yang saya tulis di bagian pertama, pilihan yang dapat diandalkan adalah membuat janji di stand. Dudukan terlihat dan mudah ditemukan. Masalahnya adalah orang-orang biasanya berjalan di dekat stand, berisik dan ramai di sana. Dalam hal ini, setelah bertemu dengan teman bicara, mencari tempat yang lebih tenang atau bahkan meninggalkan gedung dan berjalan-jalan: lebih menyenangkan berbicara di udara segar, dan kebisingan tambahan tidak mengganggu. Jika penyelenggara menyediakan ruang rapat terpisah, maka gunakan itu.
Awal pembicaraan . Mulailah rapat dengan obrolan ringan: tanyakan apa yang Anda lakukan, bagaimana orangnya, bagaimana konferensi itu. Gunakan informasi yang berhasil Anda temukan sehari sebelumnya. Pertama, permulaan informal membutuhkan etiket; kedua, ini adalah cara yang baik untuk menjadi dekat dengan seseorang sebelum berbicara tentang bisnis. Penting untuk mempertimbangkan sifat orang tersebut. Jika lawan bicara tertutup, tidak terlalu banyak bicara atau lelah dan jelas ingin langsung ke titik, maka lebih baik membuang informalitas dan langsung ke titik ini.
Demonstrasi Jika Anda bertemu dengan klien potensial dan mendiskusikan produk Anda, pastikan untuk menunjukkannya dalam tindakan: jika fungsionalitas solusi Anda dapat ditunjukkan, lakukanlah. Pertimbangkan ketersediaan dan kualitas Internet. Lebih baik membeli kartu SIM lokal dengan akses Internet.
Foto bersama . Jika orang itu terbuka dan mudah bergaul, maka setelah pertemuan, undang dia untuk berfoto bersama. Ini adalah alasan lain untuk mengingatkan diri sendiri setelah rapat dengan mengirim foto kepada seseorang. Dan secara umum, setiap orang memiliki sikap positif terhadap hal ini.
Ringkasan hasil . Ketika pertemuan telah berakhir dan Anda telah membahas segalanya, SELALU tuliskan ringkasan di suatu tempat: apa yang Anda bicarakan, apa yang Anda putuskan, apa yang Anda pelajari, apa yang Anda janjikan. Ini sangat penting. Jika Anda tidak menulis, maka Anda akan melupakan semuanya. Pertemuan berikutnya akan mengisi memori jangka pendek dengan informasi baru, menggantikan data yang sebelumnya. Secara umum, pastikan untuk segera menuliskan resume Anda: di telepon, di tangan, di kartu bisnis - di mana saja. Omong-omong, itu sebabnya kami menghargai kartu nama dengan sisi belakang kosong (putih): Anda dapat menulis sesuatu di atasnya ketika sama sekali tidak ada waktu.
Apa yang bisa salah
Dan sekarang saya punya kabar buruk untuk Anda. Bahkan jika Anda sudah 110% siap, mereka menulis kepada semua orang, mereka menelepon semua orang, mereka tidak terlambat di mana saja dan umumnya dilakukan dengan baik, ini tidak akan menyelamatkan Anda dari kelupaan, kelalaian dan tidak profesionalisme. Orang tidak datang, mereka lupa memperingatkan tentang perubahan, mereka diam dan tidak merasa menyesal. Itu terjadi, situasi seperti itu tidak dapat diasuransikan sepenuhnya. Tetapi Anda dapat mencoba memperbaikinya.
Bagaimana jika tidak ada yang datang ke pertemuan? Dan secara umum, apa kemungkinan hasil yang menyedihkan? Menurut statistik kami, sekitar 10% dari pertemuan gagal tanpa peringatan: seseorang tidak datang. Persentasenya mungkin lebih tinggi - itu tergantung pada orangnya, perilaku baiknya, hubungan Anda dengannya, format konferensi, beban kerja. Pada akhirnya, ia mungkin akan berlama-lama di pertemuan lain, seperti Anda.
Jika 5 menit telah berlalu dan tidak ada seorang pun, ambil telepon dan panggilan, karena untuk ini kami meminta orang itu nomor teleponnya. Tidak mengangkat telepon? Tulis SMS atau messenger. Tidak menanggapi? Lemparkan usaha ini dan jangan menunggu. Jika orang tersebut adalah seorang profesional, dia akan menulis atau menelepon Anda, dan Anda akan membuat janji di waktu luang yang lain (ingat slot yang kami simpan sebagai cadangan). Dan jika seseorang tidak bertanggung jawab, maka dia tidak akan pernah menelepon atau menulis kepada Anda. Apakah Anda membutuhkan calon mitra atau klien?
Tetapi bagaimana jika seseorang tidak datang ke pertemuan kedua? Lupakan dia, hapus nomornya, jangan merendahkan diri dan jangan kehilangan muka. Kami memiliki kasus ketika klien potensial yang potensial tidak muncul pada pertemuan pertama dan ditugaskan kembali, tidak menjawab pesan dan panggilan, dan dua jam kemudian dengan tenang menulis: "Ya, saya agak terbebas, di mana Anda?" Di sini kami sudah mengerem dan dengan sopan memberi tahu seorang kolega bahwa kami belum siap bertemu lagi, mungkin lain kali.
Bagaimana jika orang yang Anda temui mengabaikan Anda? Dan itu terjadi. Anda setuju untuk bertemu di tempat tertentu, dan orang ini benar-benar hadir di sana, tetapi dia tidak berbicara dengan Anda. Dengan seorang kolega, seorang kenalan biasa, penjualan cekatan perusahaan lain - tidak masalah, yang paling penting, tidak dengan Anda. Dan dia bahkan melihatmu, tetapi meminta tanda atau kata-kata untuk menunggu sampai dia selesai. Jika demikian, maka silakan, masuk ke dialog dan tanyakan pada orang itu berapa banyak waktu yang dia butuhkan. Jika ada banyak, batalkan dan jadwalkan kembali pertemuan di sana. Jika sedikit, maka tunggu sebentar. Apakah orang tersebut masih berkomunikasi dengan orang lain? Yah, itu terlalu banyak. Jangan kehilangan muka dan posisi negosiasi, tinggalkan saja, dan tulis surat kepada orang yang Anda tidak bisa menunggu lebih lama dan menawarkan untuk menjadwal ulang pertemuan. Jika Anda menarik baginya, dia akan meminta maaf dan menjawab Anda.
Apa yang harus saya lakukan jika, setelah beberapa penundaan, penundaan dan penundaan, jadwal pertemuan telah sepenuhnya "pindah"? Cepat atau lambat ini akan terjadi. Sampai batas tertentu, ini bahkan bagus, karena kemungkinan besar menunjukkan popularitas Anda dan sejumlah besar pertemuan :) Ketika kami bepergian dengan stand, pada waktu-waktu tertentu masuknya pengunjung menjadi sedemikian rupa sehingga orang (paling sering pelanggan saat ini) bahkan berdiri sejalan untuk berbicara dengan perwakilan perusahaan. Oleh karena itu, kami menyarankan Anda untuk meninggalkan slot gratis untuk force majeure dan mengendarai setidaknya pasangan, sehingga selalu ada seseorang yang dapat mengasuransikan.
Tidak, penulis, Anda tidak mengerti: jadwalnya telah banyak berubah sehingga kolega, atau slot tidak akan membantu. Dalam hal ini, luangkan beberapa menit gratis untuk mengirim pesan kepada mereka yang tidak dapat Anda temui. Mohon maaf dan minta untuk menjadwal ulang pertemuan pada hari berikutnya. Maka Anda sudah akan berpikir apa yang harus dilakukan dengan mereka. Ini lebih baik daripada tidak datang ke pertemuan atau terlambat.
Apa yang harus saya lakukan jika celah pada grafik tiba-tiba terbentuk tanpa satu pertemuan? Ini adalah kesempatan bagus untuk mengatur diri sendiri dan segala sesuatunya. Luangkan waktu untuk mencatat hasil pertemuan sebelumnya dan komitmen Anda. Periksa pesan, surat, panggilan tidak terjawab. Nikmati makanan ringan, jika tidak. Berjalanlah melalui tribun perusahaan yang menarik bagi Anda, tetapi dengan itu Anda tidak dapat membuat janji (kami bahkan secara khusus menyisihkan waktu untuk perjalanan seperti itu dalam jadwal).
Jaringan dan pesta
Konferensi tidak hanya tentang negosiasi dan laporan. Seringkali, setelah menyelesaikan bagian resmi, panitia meluncurkan bagian informal. Ini bisa berupa prasmanan kecil selama satu jam, kenaikan di bar atau pesta dengan konser bintang rock.
Bagaimanapun, Anda harus berada di sana. Afterparties semacam itu merupakan peluang untuk berjejaring. Di sini Anda dapat mengobrol dengan orang yang sama, tetapi lebih dekat dan informal. Sangat sering transaksi dalam kata-kata disimpulkan di sini.
Sejarah dari pengalaman . Suatu kali di acara yang sama, saya berbicara di sebuah bar dengan seorang Amerika yang tidak saya kenal. Kami berbicara tentang sesuatu yang tidak terkait dengan bisnis. Secara kebetulan, dia memerhatikan namaku di lencana. Tiba-tiba terdiam, mengeluarkan ponselnya dan mulai mencari sesuatu, dan kemudian menunjukkan kepadaku surat di suratnya. Ternyata saya sudah menghubungi orang ini, dan lebih dari sekali: kami ingin mengintegrasikan sistem penagihan kami dengan pendaftar domain mereka, salah satu yang terbesar di dunia, dan saya ingin membahas ketentuan kerja sama. Sebelum pertemuan ini, dia belum menjawab semua surat saya karena jadwalnya yang sibuk. Minta maaf sangat. Kami tertawa, dan saya berjanji kepadanya bahwa dia akan menulis kepada saya setelah konferensi. Dan dia menulis! Integrasi berhasil, dan kami menandatangani perjanjian kemitraan. Apakah semua ini akan terjadi jika tidak untuk pertemuan biasa di sebuah pesta setelah konferensi? Tidak yakin
Gunakan setiap kesempatan untuk berkomunikasi secara informal untuk berkenalan seperti itu, dan akan lebih mudah bagi Anda untuk mengembangkan bisnis Anda. Secara umum, saya menyarankan Anda untuk membaca buku Keith Ferrazzi "Never Eat Alone." Ada banyak tips praktis untuk acara semacam itu.
Secara umum, ini tampak seperti hari biasa dari konferensi yang kurang lebih standar dari yang kami hadiri. Jika konferensi berlangsung lebih dari satu hari, maka hari-hari berikutnya akan sama.
Saya ingin menyelesaikan artikel ini dengan beberapa rekomendasi yang mungkin juga bermanfaat.
Haruskah saya menghadiri laporan? Ini layak, tetapi sangat selektif. Sebagian besar dari mereka akan ingin menjual sesuatu kepada Anda, dengan cerdik menyamar sebagai topik yang menarik dan nama besar. Kami melakukan pra-kompilasi daftar laporan atau pembicara yang menarik bagi kami, dan memesan tempat untuk mereka dalam jadwal pertemuan. Selain itu, posisi mereka dalam jadwal kami selalu yang paling berbahaya: jika beberapa jenis pertemuan pasti dijadwalkan selama durasi laporan, kami menolak untuk pergi ke laporan. Biasanya kami menghadiri tidak lebih dari satu laporan pada hari konferensi. Lebih baik menghadiri satu, tetapi pidato yang paling menarik dan populer, daripada mengalihkan perhatian ke beberapa walk-through.
Apakah masuk akal untuk bertemu seseorang di luar konferensi? Ya, ada perasaan, dan yang besar. Tidak semua perusahaan menarik bagi Anda di konferensi, tidak semua akan berhasil berpotongan. Jika Anda datang ke kota atau negara lain, kehilangan kesempatan untuk melakukan pertemuan di luar ruang konferensi adalah dosa.
Seperti yang saya sebutkan di bagian
pertama , untuk pertemuan seperti itu kita pergi satu atau dua hari sebelum dan sesudah konferensi. Anda dapat bertemu di kafe, bar, dan umumnya di tempat mana pun yang cocok untuk lawan bicara Anda - sesuaikanlah dengannya. Sering terjadi bahwa ada beberapa pertemuan di konferensi, dan orang yang Anda ajak bicara akan mengundang Anda untuk melanjutkan negosiasi di kantor perusahaannya pada hari berikutnya.
Ringkasan
Sebenarnya, orang bisa tahu lebih banyak, tetapi format artikel tidak memungkinkan untuk menulis tentang semuanya. Tulis di komentar betapa bermanfaatnya tips yang dijelaskan untuk Anda dan perbedaan konferensi di bidang Anda. Pada bagian terakhir, saya akan berbicara tentang apa yang harus dilakukan setelah konferensi sehingga semuanya tidak sia-sia.