Menyediakan layanan cetak dan membuat dokumen adalah komponen yang cukup penting dalam pekerjaan masing-masing perusahaan. Kelanjutan alur kerja semakin banyak dilakukan pada tugas-tugas penting yang strategis, karena penghentian layanan cetak dapat mengakibatkan konsekuensi serius. Dokumentasi pengiriman yang menyertai, sertifikat kualitas, akun akuntansi, registrasi katalog produk - bisa ada banyak contoh, dan pemeliharaannya bisa menjadi beban serius bagi karyawan departemen TI. Kami menawarkan daftar periksa kecil yang akan membantu Anda mengatasi tugas ini.
Penilaian kinerja saat ini
Mengevaluasi apakah armada perangkat pencetakan yang ada perusahaan sudah optimal. Untuk melakukan ini, akan bermanfaat untuk mengaudit infrastruktur dan proses pencetakan. Bahkan, perlu untuk menganalisis jenis dokumen cetak yang diproduksi di setiap departemen, volume dokumen-dokumen ini, proses, waktu dan peralatan yang digunakan untuk produksinya. Semuanya bisa jauh lebih rumit daripada yang terlihat pada pandangan pertama. Penting untuk menganalisis sampel nyata dalam hal volume cetak dari semua perangkat pencetakan, memperhitungkan musiman produksi dokumen dan keunikan persyaratan masing-masing departemen untuk kualitas dokumen itu sendiri dan pilihan yang mungkin tersedia untuk membuatnya. Anda harus menyelami proses pembuatan dokumen dan memahami tingkat kepuasan dan kebutuhan masing-masing departemen. Banyak perusahaan dapat mengatasi tugas ini sendiri, tetapi jika armada peralatan terdiri dari sejumlah besar perangkat, maka analisis ini menjadi lebih sulit, dan beberapa masih harus berurusan dengan geografi kompleks kantor perusahaan, yang akan semakin menyulitkan tugas tersebut.
Setelah memperoleh statistik ini, perlu untuk menganalisis setiap model perangkat pencetakan dan memahami apakah fungsi perangkat cukup, kecepatan pencetakannya, apakah sumber daya perangkat sesuai dengan beban aktualnya, dan juga untuk menentukan kapan penggantian model diperlukan.
Masalah penting lainnya adalah total biaya pengoperasian perangkat dan kemungkinan menurunkan harga tanpa kehilangan kualitas.
Setelah mengumpulkan data, perlu untuk mengevaluasi informasi dan memahami semua opsi dan cara perubahan yang mungkin. Namun, tidak semua informasi dan alat yang diperlukan untuk mengumpulkan statistik dan analisis selanjutnya akan tersedia dalam sumber terbuka. Evaluasi kekuatan Anda: kadang-kadang lebih baik untuk menemukan perusahaan di outsourcing dengan keahlian dalam hal ini dan bertanggung jawab atas kualitas daripada mengambil sendiri blok kerja ini.
Ubah Implementasi
Salah satu tahap yang paling sulit, seperti orang cenderung waspada terhadap perubahan apa pun. Terlepas dari apakah inovasi itu bermanfaat bagi karyawan atau tidak, setiap perubahan dalam infrastruktur cetak akan menyebabkan kerumitan tambahan dalam alur kerja, yang dapat menjadi masalah bagi departemen TI.
Perubahan itu sendiri dapat dilakukan secara bertahap dan langsung, tetapi, dalam hal apa pun, Anda harus memperhitungkan pendapat pengguna. Semua keuntungan dari sistem yang diperbarui harus dikomunikasikan dengan jelas dan cerdas kepada setiap karyawan perusahaan, serta tujuan yang dikejar perusahaan ketika menerapkan perubahan ini. Dalam proses ini, surat informasi, pelatihan dan instruksi tentang penggunaan perangkat dan perangkat lunak baru, administrator pelatihan dan pengguna utama, dan ikhtisar perubahan untuk manajemen puncak akan membantu Anda. Jika semua ini termasuk dalam proses memperbarui layanan, maka pekerjaan telah dilakukan secara efisien. Jika tidak, kekurangan apa pun dapat menimbulkan pertanyaan dan masalah tertentu.
Manajemen selanjutnya dari sistem pencetakan
Penting untuk diingat bahwa tanpa proses kontrol dan manajemen yang konstan, layanan layanan cetak kehilangan maknanya. Proses pencetakan harus tanpa gangguan dan toleran terhadap kesalahan, kualitas dokumen yang dihasilkan harus selalu pada tingkat yang disyaratkan, dan pengguna harus selalu memiliki akses ke fungsionalitas maksimum yang mungkin dari sistem saat ini. Oleh karena itu, organisasi harus dapat memantau operasi perangkat pencetakan dan solusi perangkat lunak, segera menanggapi setiap insiden dan segera melakukan perubahan sesuai dengan tujuan bisnis utama perusahaan.
Penting juga untuk mengontrol dengan jelas jumlah insiden yang terkait dengan layanan cetak, waktu respons untuk menyelesaikan data kejadian dan waktu pemulihan layanan. Sangat penting untuk menilai beban: tergantung pada ukuran perusahaan dan volume tugas, semua ini dapat berarti waktu serius yang dihabiskan oleh administrator sistem dan alokasi seluruh departemen karyawan untuk mengelola proses pembuatan dan pemeliharaan dokumentasi.
Poin penting lain untuk kontrol adalah keamanan dokumen yang dihasilkan dan kemungkinan kebocoran informasi. Pada akhirnya, sebelum masing-masing bisnis ada 3 cara untuk menyelesaikan masalah ini: tutup mata untuk kontrol yang tidak memadai, tetapkan tugas-tugas tertentu dan muatkan karyawan Anda sendiri atau berikan proses ini kepada manajemen penyedia layanan.
Merampingkan dan merampingkan alur kerja Anda.
Dengan mempertimbangkan semua kemajuan teknologi terbaru dalam produksi perangkat pencetakan dan perangkat lunak yang menyertainya, hampir semua permintaan manajemen dapat direalisasikan: mencetak dari perangkat seluler, secara otomatis merutekan dokumen setelah pemindaian, memulai proses persetujuan dalam sistem ERP internal, mengenali dokumen dan mencari kata-kata spesifik dengan otomatis Pemberitahuan dari departemen keamanan, penyesuaian antarmuka dan penyederhanaan pengoperasian perangkat sebelum menekan beberapa tombol, barcode dan distribusi dokumen selanjutnya dalam folder. Daftar ini hanya dibatasi oleh imajinasi, dan kemungkinan penerapannya terbatas pada pengetahuan dan keahlian karyawan internal.
Bagaimanapun, sudah pada tahap pertama Anda dapat mengevaluasi tingkat beban dan memutuskan apakah Anda mampu mengatasi tugas secara internal atau apakah perlu outsourcing itu. Dan kami dengan sederhana mengingat bahwa kami dapat membantu Anda dalam hal ini.
Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan hubungi dalam pesan pribadi atau di komentar. Kami akan dengan senang hati menjawab!