Fakta yang mengejutkan. Kepala bisnis memilih kantor seteliti mungkin, membeli mobil dengan cinta dan perhatian khusus, berjuang untuk wawancara dan mencari pekerjaan kedua dengan harga Vasya Ivanov dari tahun ke-4 politeknik, membeli peralatan yang kuat - yaitu, ia dengan hati-hati menyediakan alat-alat produksi. Namun sejauh menyangkut otomasi bisnis, beberapa jenis kebodohan dimulai: "oh, CRM ini terkenal, kami akan membelinya", "oh, lihat, semuanya gratis", "hmm, mengapa kita perlu melakukan semuanya di Excel", dll. .d. Terlepas dari kenyataan bahwa implementasi CRM / ERP yang diimplementasikan dengan baik meningkatkan efisiensi tenaga kerja dan jumlah modal. Alasan perilaku ini adalah sebuah misteri. Salah satu dugaan yang mungkin adalah rasa takut akan perangkat lunak dan kurangnya pemahaman bahwa harus mengeluarkan biaya, terutama jika menyangkut tingkat ERP. Setelah semua, penyusutan perangkat lunak melayang karena fakta bahwa komputer tidak dapat disalin pada mesin fotokopi, dan perangkat lunak - tolong, retas kunci reg.key dan Anda selesai. Hari ini kita adalah pemburu rasa takut dan telah menyiapkan program pendidikan yang kecil tapi nilainya (tampaknya).
Kami telah berulang kali berbicara tentang penerapan sistem CRM, dan kami tahu bahwa artikel-artikel tersebut telah membawa manfaat praktis. Template tampaknya juga berlaku untuk ERP. Namun, ini tidak benar. Dalam berbagai implementasi dari "hampir ERP" kami, lebih tepatnya, Hyper CRM
RegionSoft CRM Enterprise Plus, kami telah mengumpulkan daftar poin khusus (selain
fitur implementasi CRM ) yang harus diperhitungkan sehingga proyek implementasi tidak menjadi faktor implementasi - harga kesalahan dalam kasus ERP terlalu tinggi . Simpan ke bookmark - daftar ini ternyata minimalis dan sangat berguna untuk semuanya.
Luangkan waktu untuk memutuskan apa yang sebenarnya dibutuhkan bisnis Anda.
Pertama-tama, Anda harus memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang Anda cari, tugas apa yang harus diselesaikan oleh perangkat lunak baru, dan apa tujuan penerapannya. Ini jelas bukan kasus ketika argumen "semua orang berlari dan saya berlari." Sistem ERP (untuk kesederhanaan kami akan memanggil hiper CRM yang sama, yaitu, kelas sistem fungsional canggih yang serius untuk bisnis) - ini adalah sekutu dari strategi perusahaan. Dengan demikian, jika ada pertanyaan tentang strategi, akan ada lebih banyak pertanyaan ERP.
Bentuk dan rangking daftar persyaratan dengan benar. Berbeda dengan situasi dengan sistem CRM, persyaratan untuk ERP akan memaksa Anda untuk membuat layanan TI Anda sendiri - mereka tahu persis apa yang terjadi jika tidak ada persyaratan. Namun, daftar perlu dibagi menjadi dua bagian: bagian besar (paling sering sebagian besar) dari daftar adalah himpunan yang disediakan oleh vendor dalam sistem pada awalnya. Anda dapat fokus pada bagian ini ketika memilih pemasok. Tetapi bagian yang lebih kecil adalah yang paling berharga, ini adalah persyaratan yang membedakan bisnis Anda dari banyak perusahaan dan yang mungkin memerlukan pengembangan lebih lanjut. Pikirkan dengan cermat apa yang Anda butuhkan untuk otomatisasi yang lengkap dan kompeten (misalnya, seseorang membutuhkan integrasi dengan penagihan, seseorang ingin memperketat fungsi dan laporan spesifik untuk bekerja dengan personel, proyek, atau proses bisnis).
Jangan menilai ERP dengan demo, tetapi jangan menyerah demo
Kami telah mengatakan bahwa lebih baik menilai CRM berdasarkan versi demo-nya, tetapi Anda tidak harus mempercayai mata Anda sepenuhnya. Dengan ERP, segalanya menjadi lebih ketat: demo diperlukan untuk diunduh, pengujian di perusahaan (dan bukan hanya satu pemimpin!) Sangat diperlukan, tetapi tidak selalu layak untuk mempercayai indikator. Dan inilah alasannya.
- Alasan pertama adalah keterbatasan versi demo pada volume pengguna (operasi, catatan, dll.). Sederhananya, Anda mengendarai perangkat lunak berdasarkan demo - baik kosong atau bukan yang terbesar. Secara alami, perangkat lunak mengatasi beban seperti itu. Dalam kondisi nyata, Anda bisa mendapatkan pelambatan dan pembekuan yang tak terduga, dan bahkan lebih baik - mata "jujur" pengembang, yang mengatakan bahwa untuk jumlah catatan Anda, Anda perlu membeli Oracle DBMS atau Microsoft SQL Server (itulah sebabnya RegionSoft CRM 7.0 Enterprise Plus untuk "hampir ERP" kami memilih Firebird DBMS - biaya lisensi yang kuat, gratis, tidak menggembung). Perlu dicatat bahwa jika ERP yang Anda putuskan untuk diuji, melambat dan membeku bahkan pada data uji kecil, jatuhkan dan lari darinya dengan lebih cepat, karena ketika bekerja pada data nyata, sistem ini hampir pasti akan mulai membuat otak Anda keluar.
- Alasan kedua lebih berkaitan dengan penyedia cloud - mereka menunjukkan versi demo pada konfigurasi perangkat keras mereka sendiri, dan hasil yang mengesankan akan berubah menjadi labu di beberapa cloud publik, dan konfigurasi awal akan mahal dan, misalnya, ditujukan untuk bisnis besar (lihat ini dengan vendor).
Pada saat yang sama, pastikan untuk menghabiskan waktu pada semua bentuk demonstrasi yang ditawarkan vendor kepada Anda.
Tentukan jenis sistem ERP yang Anda butuhkan
Saat ini, ERP dapat dibagi menjadi beberapa kelompok berdasarkan beberapa kriteria, tetapi hanya satu kelompok yang penting bagi kami: ERP yang berorientasi proyek dan ERP produksi. Ini tidak berarti bahwa yang pertama tidak memiliki fungsionalitas produksi, dan yang terakhir mengabaikan pendekatan desain. Namun, ERP yang berorientasi proyek lebih fleksibel dan cocok untuk perusahaan yang tidak memiliki produksi yang kompleks. Tetapi lebih banyak perhatian akan diberikan pada perencanaan, organisasi pekerjaan, tugas dan manajemen proyek, keuangan, pelaporan dan indikator pemantauan.
Uji solusi yang dipilih untuk skenario penggunaan masa depan
Kami telah berbicara tentang versi demo yang Anda instal untuk memilih opsi terbaik. Biasanya, pengujian versi demo terbatas pada kenyataan bahwa beberapa karyawan menganggap tugas opsional dan berhenti berlangganan "semuanya OK, aku menyukainya", dan sebagian mereka menekan tombol utama, melihat menu dan lagi mereka berhenti berlangganan "semuanya baik-baik saja, aku menyukainya" (maksimum - 2-3 catatan ) Jadi, Anda perlu menguji solusi yang dipilih berdasarkan tugas yang dilakukan oleh masing-masing - ini tidak berarti Anda harus segera bekerja secara langsung dalam sistem, tetapi Anda harus melihat jalur tugas dan proses utama.
Bagaimana melakukan ini jika Anda tidak memiliki otomatisasi? Jelaskan prosedur untuk proses utama, pada setiap tahap nyatakan apa yang sangat dibutuhkan, sumber daya apa yang dibutuhkan - berdasarkan ini, periksa untuk melihat apakah ini ada dalam sistem ERP. Bahkan mungkin terlihat seperti ini:
Perhatikan perangkat keras yang diperlukan untuk menggunakan sistem ERP
Bisnis menengah dan besar tidak menyukai sistem cloud CRM karena masalah keamanan dan fungsionalitas yang tidak fleksibel (sebagai aturan, sistem SaaS di cloud datang dengan opsi penyempurnaan yang paling minimal), dan tidak mungkin ingin memiliki cloud ERP dan mentransfer ke samping tidak hanya basis klien , tetapi juga semua indikator perusahaan. Dengan demikian, Anda perlu mendiskusikan dengan vendor persyaratan sistem ERP - konfigurasi server yang diperlukan untuk operasi yang stabil pada volume data Anda.
Jangan terpaku pada label harga sistem ERP
Memilih sistem ERP, tidak mungkin untuk tidak fokus pada anggaran implementasi. Ini adalah alasan paling umum untuk kegagalan - untuk memilih sistem secara eksklusif berdasarkan faktor harga adalah gegabah (yah, ini setara dengan bagaimana memilih mobil secara eksklusif berdasarkan harga, meskipun masih ada pertanyaan berapa biaya Trabant ini
dengan tanda tangan Putin , dan jika harganya ruang, maka jelas karena spesifikasi teknis Trabant). Kiatnya sederhana: rencanakan anggaran Anda dan mulailah menjelajahi fungsionalitas solusi yang telah Anda pilih, sambil menyortirnya, Anda juga perlu mengevaluasi semua manfaat yang mungkin untuk bisnis.
Perangkat lunak dekomisioning digantikan oleh ERP (hyper CRM)
Sepertinya nasihat yang jelas, tetapi di perusahaan-perusahaan entah bagaimana oleh inersia kebun binatang perangkat lunak "semi-ditinggalkan" sedang dibentuk. Ada dua alasan penting untuk meninggalkan perangkat lunak duplikat yang ada:
- Manusia pada dasarnya sulit untuk merasakan yang baru dan pada kesempatan pertama menggunakan hal yang akrab. Begitu pula dengan perangkat lunak: karyawan akan melakukan bisnis dalam program-program di mana mereka terbiasa melakukannya. Akibatnya, "pindah" ke ERP baru akan lama dan periode pengembalian investasi di dalamnya akan meningkat secara dramatis.
- Argumen utama - mengapa membayar untuk program yang sama? Mari kita gunakan contoh nyata. Misalkan Anda memiliki program SaaS untuk manajemen gudang di perusahaan Anda, untuk 20 karyawan pembayarannya adalah 142.800 per tahun (harga riil). Tetapi Anda juga memiliki CRM, bukan? Harganya 239.760 setahun (mereka mengambil versi sederhana). Biarkan biaya integrasi mereka 0 rubel. Total per tahun Anda membayar biaya berlangganan 382 560r. Jadi Anda membaca Habr, berkenalan dengan para pengembang dan memutuskan untuk menerapkan RegionSoft CRM Enterprise Plus , untuk lisensi yang Anda bayarkan tepat sekali dalam hidup Anda - 353.250 rubel. untuk 20 pengguna. Ini memiliki CRM yang kuat, dan gudang, dan produksi. Jadi mengapa Anda membutuhkan dua yang pertama? Apakah Anda merasakan manfaatnya? (Ya, kami tidak akan berbohong, implementasi mungkin juga membutuhkan uang, kami menulis berapa biayanya , tetapi pada akhirnya itu benar-benar lebih menguntungkan daripada menjaga taman perangkat lunak “secara berlangganan”).
Sorot seorang manajer proyek, tim proyek dan libatkan staf
Secara umum, pemikiran pertama yang harus disampaikan kepada staf adalah bahwa setiap otomasi diperkenalkan secara eksklusif untuk kepentingan mereka, untuk memfasilitasi solusi rutin dan produktif dari masalah yang kompleks. Perangkat lunak perusahaan, ditanam di atas dalam arahan, pasti akan diboikot. Oleh karena itu, penting untuk melibatkan karyawan dalam proses penerapan sistem ERP:
- Pilih manajer (manajer) yang bertanggung jawab untuk implementasi dan koordinasi proyek secara keseluruhan - ini akan menjadi orang yang pekerjaannya akan segera menjadi proyek implementasi ERP: mengumpulkan persyaratan, analisis, bekerja dengan vendor, menguji perangkat lunak yang dipilih, mengoordinasikan semua proses, mengatur pelatihan, mendukung pakar internal dan sebagainya. Bukan kebetulan bahwa kami menekankan kata "bekerja" - karyawan itu harus sebebas mungkin dari tugasnya yang biasa.
- Membentuk kelompok kerja dan juga memungkinkan anggotanya untuk mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas pekerjaan - tugas mereka adalah membuat pelaksanaannya sangat operasional dan nyaman.
- Menarik karyawan untuk menguji solusi dan merumuskan persyaratan, mereka harus memahami bahwa mereka bertanggung jawab untuk memilih alat yang akan mereka gunakan dalam N tahun mendatang.
Jangan berikan implementasi ERP ke layanan teknis
Secara umum, sangat nyaman untuk melebihi implementasi oleh administrator sistem (di perusahaan kecil) atau layanan teknis (di perusahaan yang lebih besar). Namun, ada sejumlah kerugian yang akan mengurangi semua upaya menjadi sia-sia:
- layanan teknis tidak memiliki pemahaman tentang banyak proses bisnis dan tidak tahu apa dan pada skala apa yang dibutuhkan untuk bisnis (seperti, pada kenyataannya, tidak ada layanan lain secara terpisah)
- Spesialis TI memiliki pendapat mereka sendiri tentang pilihan perangkat lunak dan secara fundamental dapat berbeda dari apa yang penjualan, logistik, gudang dan, akhirnya, kebutuhan manajemen
- untuk layanan TI, ERP, seperti kebanyakan perangkat lunak lain, dapat dipahami dalam hal antarmuka dan fungsionalitas. Menurut definisi, lebih mudah bagi mereka untuk berurusan dengan perangkat lunak apa pun, tetapi pengguna perlu mengevaluasi apakah sistem mereka cocok untuk mereka, melihat bagaimana logika bekerja, bagaimana fungsionalitas terlihat
- secara umum, setiap perangkat lunak layanan TI tambahan dapat dianggap sebagai ext. pekerjaan yang perlu dilakukan dalam bentuk memelihara perangkat lunak ini dalam kondisi kerja dan terbaru. Dan seperti yang Anda tahu, mengapa Anda perlu kerja ekstra, jika itu bisa dihindari ...
Ada beberapa alasan mengapa CIO / CTO bukan orang terbaik untuk memilih sistem ERP. Sebagai contoh, seseorang lemah dan dapat memainkan skema pullback, dan karenanya akan terlibat secara ekonomi dan bias. Namun, kami tidak akan menggeneralisasi dan membahas topik ini - sepertinya pembaca tahu banyak contoh seperti itu. Kami harap ini pengecualian yang tidak menguntungkan.
Nilai pemasok secara subyektif
Perhatikan kualitas kerja karyawan vendor, perhatian dan keinginan mereka / keinginan untuk cepat masuk dan keluar. Ajukan maksimum pertanyaan dan jangan ragu untuk bertanya bahkan apa yang tampak konyol atau konyol bagi Anda - Anda berhak untuk tidak memahami otomasi bisnis, tetapi karyawan vendor harus menjawab pertanyaan Anda secara cerdas dan sepenuhnya.
Kelola perubahan
Jika Anda telah menerapkan sistem ERP, maka kemungkinan besar perusahaan Anda sudah mulai terjadi, perubahan sedang terjadi atau akan terjadi. Mereka harus dikelola - yaitu, mereka harus melanjutkan secara wajar, bertahap, mengandalkan otomatisasi dan praktik terbaik. Ingatlah bahwa ada tiga tingkat manajemen perubahan: individu, kolektif, dan organisasi. Dengan cara yang sama, sistem ERP harus mencakup kepentingan dari ketiga tingkatan.
ERP tidak diragukan lagi adalah program yang berguna jika diperlukan. Jangan menunda pengantar: semakin cepat Anda memulai, semakin cepat Anda akan merasakan apa pertumbuhan intensif dan perbedaan progresif dari pesaing. Seseorang yang berjalan kaki tidak akan pernah menyalip orang yang mengendarai mobil yang kuat dan andal. Bahkan pada Trabant itu akan menjadi lebih cepat :). Jadi mengapa membiarkan diri Anda menyalip seperti stagnan?
→ Unggulan baru kami RegionSoft CRM 7.0→ Kami secara perlahan menulis video dengan ikhtisar fungsi→ saluran Telegram kami