Tentunya, Anda masing-masing terbiasa dengan situasi ketika organisasi mulai melakukan analisis internal di Excel, karena kemampuannya lebih dari cukup. Tetapi dengan pertumbuhan perusahaan, tugas-tugas menjadi lebih rumit, volume data tumbuh, dan Excel mulai mengerang pertama, dan kemudian berubah menjadi "bergerak lambat surgawi", karena massa waktu kerja yang dibayar terbuang setiap hari.
Kisah kami hari ini adalah tentang bagaimana perusahaan tingkat federal dengan aliran dokumen besar beralih dari registri dalam bentuk file Excel yang besar ke alat BI yang normal dan waras. Ya, ini tentang visi kami tentang bagaimana perusahaan harus bergerak (klien belum membuat keputusan akhir).
Masalah
Untuk memahami esensi masalah: sekarang di sebuah perusahaan yang menyiapkan dan mengkonsolidasikan data melalui Excel membutuhkan sekitar 80% waktu kerja karyawan, dengan 79% menunggu reaksi dari program itu sendiri. Artinya, seseorang melakukan beberapa manipulasi, menulis formula atau nilai, menekan tombol Enter dan pergi untuk merokok, minum kopi atau makan siang: beberapa operasi konsolidasi dan pemutakhiran data berlangsung dari 40 menit hingga 2 jam.
Masalah utama adalah mekanisme konsolidasi data yang diletakkan di zaman kuno - sekelompok formula silang yang rumit di mana iblis mematahkan kakinya. Setelah mekanisme ini ditemukan oleh semacam "guru" Excel, tetapi ia jelas tidak berasumsi bahwa volume data seperti itu akan diproses. Sebelumnya, semuanya bekerja tanpa rem, dan file dengan formula yang ditentukan hanya disalin dari proyek ke proyek. Dan ketika masalah dimulai beberapa tahun kemudian, tidak ada yang tahu pasti bagaimana cara kerja konsolidasi. Tapi itu tidak mungkin untuk menemukan spesialis yang bisa membuat ulang, yang tidak mengejutkan: pengembang biasanya tidak mempelajari bahasa rumus Excel dan tidak menggunakannya.
Kompleksitas dan durasi kalkulasi di Excel mengarah pada fakta bahwa ketika volume data meningkat, maka perlu untuk secara bertahap merekrut lebih banyak karyawan ke departemen, karena karyawan yang ada berhenti menangani pemrosesan dokumen.
Situasi ini tidak langsung dan tidak tempo hari. Dan sebagai hasilnya, pelanggan memutuskan: sudah waktunya untuk bermigrasi. Persyaratan utama adalah bahwa sistem yang baru harus memiliki sedikit pengaruh pada proses. Artinya, pelanggan, tentu saja, tidak senang bahwa Excel melambat, tetapi dia benar-benar tidak ingin mengubah operasi yang biasa karena alat baru. Seluruh proses dapat dibagi menjadi dua tahap utama:
- persiapan data dari berbagai sumber, terutama dari dokumen kertas,
- entri registri dalam bentuk file Excel dan konsolidasi.
Proses teknologi di pelanggan terlihat seperti ini:
Nuansa kedua: saat memasukkan data ke dalam registri, karyawan memeriksa apakah dokumen ini telah dimasukkan sebelumnya. Untuk melakukan ini, lakukan pencarian pada set detail. Kami mengusulkan untuk mengotomatiskan prosedur ini dan mengidentifikasi duplikat sudah pada tahap input. Artinya, dokumen baru tiba, mereka mulai mengendarainya tanpa filter. Jika sistem menemukan duplikat dengan parameter apa pun (misalnya, berdasarkan tujuan dan tanggal pembayaran), entri ini disorot dengan warna merah sehingga pengguna mengetahui apakah ada kesalahan dalam data yang dimasukkan atau sudah dimasukkan. Dengan demikian, kontrol duplikasi catatan dan input yang benar melalui Excel diimplementasikan.
Kami memutuskan untuk tidak membuat kebun binatang dari vendor yang berbeda. Solusi Microsoft dalam hal ini lebih baik bukan karena perusahaan mengembangkan Excel dan Power BI. Dan bahkan bukan karena mereka terintegrasi dengan baik satu sama lain. Just Power BI memungkinkan Anda untuk menggunakan seluruh folder sebagai sumber data, di mana pengguna dapat menempatkan file yang berbeda sesuai keinginannya (termasuk file teks). Dan memprosesnya secara harfiah dengan satu klik. Nah, tambahkan sumber informasi lain, jika perlu (1C, sistem akunting otomatis unit lain, dll.).
Power BI dan Power Query secara literal mempercepat ratusan kali dan memotong batas jumlah data yang dioperasikan Excel. Awalnya 64 ribu baris, sekarang tagihannya jutaan. Jadi, jika Anda dibatasi oleh kemampuan Excel, maka langkah logis berikutnya bisa beralih ke Power Pivot atau Power BI: mereka menggunakan pendekatan dan mekanisme yang sama. Jika Anda menggunakan beberapa rumus dalam bahasa M (di Power Query) atau DAX di Power Pivot untuk memproses data, maka semua ini akan bekerja secara praktis tanpa perubahan di Power BI.
Power BI, sebagai produk terintegrasi tunggal, memungkinkan Anda untuk menggabungkan semua teknologi yang telah "digantung" di Excel selama bertahun-tahun, seperti mainan di pohon Natal. Meskipun data tidak dapat dimasukkan ke dalamnya (hampir), A + B tidak dapat dipertimbangkan, seperti yang dilakukan di Excel, tetapi dapat digunakan sebagai prosesor untuk sejumlah besar data. Misalnya, jika Anda perlu melakukan beberapa perhitungan pada sejumlah besar kolom atau baris. Excel dapat melakukannya juga, tetapi dalam hitungan jam, dan Power BI dalam hitungan detik.
Ada dua atau tiga produk yang bersaing yang, secara hipotetis, dapat melakukan perhitungan yang sama dengan cepat, tetapi mereka tidak akan terintegrasi dengan baik dengan Excel dan, yang sama pentingnya, infrastruktur TI tambahan perlu dikerahkan.
Selain itu, Anda tidak dapat mengabaikan komponen keuangan: Microsoft menyediakan Power Pivot Desktop secara gratis jika Anda ingin menggunakan mekanisme ini hanya untuk mengintegrasikan file Excel Anda sendiri dan akan menyiapkan laporan atau menganalisis data sendiri atau sebagai bagian dari kelompok kecil.
Pada saat yang sama, file Power BI yang dibuat dapat dipindahkan secara bebas di antara komputer, seperti laporan Excel. Akibatnya, pengguna mendapatkan tidak hanya beberapa data yang dihitung dan tetap, Power BI memberikan banyak peluang untuk membangun berbagai grafik dan bagan yang interaktif dan langsung dihitung ulang.
Setelah pengenalan Power BI, menurut perkiraan yang paling pesimistis, durasi fase perhitungan menurun 200-300 kali (!). Mempertimbangkan bahwa departemen saat ini mempekerjakan 12 orang yang menghabiskan banyak waktu memproses dokumen, kita dapat dengan aman mengurangi staf dengan faktor 4. Dan ini sudah merupakan penghematan yang nyata pada pajak gaji dan pajak.
Tetapi menghemat waktu dan uang bukan satu-satunya keuntungan dari solusi ini. Sebelumnya, perusahaan tidak pernah menganalisis seluruh jumlah data - hanya untuk setiap lini bisnis atau proyek secara terpisah. Excel tidak bisa menangani beban seperti itu. Dan sekarang tidak hanya analitik lintas bagian pada proyek akan menjadi mungkin. Dengan perluasan lebih lanjut dari baris ini ke, misalnya, Power BI Pro, Power BI RS atau bahkan Power BI Premium, dimungkinkan untuk menyiapkan laporan interaktif untuk berbagai kategori pengguna, mengelola tingkat akses ke data sensitif dan menyediakan akses melalui web atau perangkat seluler.
Artinya, praktis tanpa mengubah alur kerja, memberikan semua pembuat keputusan di perusahaan dengan informasi, seperti yang mereka katakan, di ujung jari Anda.
Yuri Kolmakov, Pakar, Departemen Konsolidasi dan Sistem Visualisasi Data, Jet Infosystems ( McCow )