Dalam beberapa tahun terakhir, topik perencanaan dan analisis ekonomi menjadi semakin relevan. Tetapi pada saat yang sama, ketidakefisienan implementasi fungsi-fungsi ini dalam sistem ERP skala besar dan mahal di mana kehadiran mereka pada awalnya diasumsikan menjadi lebih jelas (huruf P "Perencanaan" dalam singkatan dari sistem tersebut bahkan menunjukkan hal ini). Meskipun anggaran besar dan upaya raksasa untuk memperkenalkan sistem ERP, departemen ekonomi perusahaan menengah dan besar bekerja dan terus bekerja dalam spreadsheet, terutama MS Excel.
Apa alasan dari keadaan ini? Apakah ini semua tentang kelambanan ekonom? Atau apakah Microsoft mampu menciptakan produk yang benar-benar unik dalam hal kenyamanan dan efektivitas penerapannya dalam lingkungan bisnis yang nyata? Nah, pertanyaan pemalu di akhir, dibuat dalam judul artikel - apakah ada alternatif untuk Excel?
Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, pertama-tama Anda perlu mencari tahu apa yang spesifik dari perencanaan dan analisis ekonomi, keunggulan yang dipertahankan oleh Monopoli. Secara singkat, jawaban untuk pertanyaan ini adalah dalam satu kata - WAKTU. Ini adalah waktu yang diperlukan oleh pimpinan perusahaan dari tingkat mana pun untuk membuat keputusan manajemen, yang, tergantung pada skala masalahnya, membutuhkan beberapa menit hingga beberapa hari.
Cara termudah untuk menunjukkan tesis ini adalah contoh proses pengembangan dan persetujuan rencana tahunan (anggaran) untuk tahun anggaran berikutnya. Proses ini diterapkan di perusahaan modern mana pun dan tidak dimaksudkan untuk menebak masa depannya (miskonsepsi luas), tetapi untuk mengontrol manajemen puncak atas proses pengalokasian sumber daya yang dibatasi (investasi, tingkat staf, batas kredit, dll.) Antara lini dan unit fungsional perusahaan dalam anggaran untuk tahun fiskal berikutnya.
Tidak seperti prosedur reguler, seperti perpajakan, penggajian, pelaporan keuangan dan statistik, proses pengembangan anggaran dilakukan setahun sekali dan sangat dibatasi oleh kerangka waktu. Awal proses anggaran biasanya dimulai pada bulan Oktober, ketika informasi (setidaknya awal) sudah tersedia tentang hasil pekerjaan aktual selama 9 bulan tahun berjalan. Bagan tipikal dari setiap tabel anggaran biasanya berisi informasi tentang hasil yang diharapkan untuk tahun berjalan (sesuai dengan skema, fakta 9 bulan + diharapkan 4 kuartal), hasil yang direncanakan untuk tahun berikutnya dan penyimpangan (absolut dan relatif) untuk mengontrol dinamika perubahan indikator. Selama Oktober-November, divisi perusahaan mengembangkan anggaran mereka sendiri, dan kemudian pada bulan Desember mereka ditinjau dan disetujui oleh manajemen perusahaan atau organisasi induk.
Dalam proses pengembangan anggaran, beberapa opsi dapat dikembangkan untuk berbagai skenario lingkungan eksternal, dengan mempertimbangkan tujuan dan sasaran internal perusahaan. Namun demikian, pada akhirnya, skenario (dasar) utama dipilih, yang dengannya anggaran semua departemen dihitung. Hasil akhir dari proses ini adalah anggaran terkonsolidasi untuk seluruh perusahaan (grup perusahaan), dalam bentuk yang disederhanakan menjadi jumlah dari anggaran semua divisi dalam perusahaan.
Dalam praktiknya, ketika menyusun anggaran, setiap unit dipandu oleh prinsip: "Minta lebih banyak, Anda akan menerima tepat." Konsekuensi dari prinsip ini adalah defisit anggaran konsolidasi, ketika pendapatan yang direncanakan tidak cukup untuk menutupi biaya yang direncanakan. Oleh karena itu, dalam setiap proses penganggaran, pada tahap akhir, anggaran selalu seimbang, yang terdiri dari membangun rencana pendapatan yang lebih intens dan memotong jenis pengeluaran tertentu oleh satu atau unit lain dan artikel. Tentu, dengan penghitungan ulang selanjutnya dari semua rencana dan pembentukan anggaran terkonsolidasi. Dan bisa ada penghitungan ulang seperti itu dengan konsolidasi berikutnya yang diperlukan untuk membawa pendapatan dan pengeluaran menjadi nol.
Tapi itu belum semuanya. Tugas banyak perhitungan ulang dan konsolidasi data yang memakan waktu, tetapi secara teknis dapat dipecahkan, ditumpangkan pada tugas yang jauh lebih kompleks terkait dengan mengubah model data, yang dengannya terjadi perhitungan ulang dan konsolidasi indikator yang direncanakan. Sebagai contoh, sebuah keputusan dapat dibuat untuk memusatkan tahun depan penjualan jenis-jenis produk utama dan melakukan outsourcing proses produksi tertentu dengan penciptaan entitas hukum baru. Dan keputusan ini seharusnya tidak hanya dijelaskan dalam bentuk teks atau diagram, tetapi perubahan harus dilakukan untuk semua dokumen penyelesaian yang terkait dengan pembentukan biaya dan hasil keuangan. Selain itu, keputusan tersebut dapat muncul baik pada tahap pengembangan anggaran awal dan pada tahap menyeimbangkan anggaran konsolidasi.
Dari sudut pandang perangkat lunak yang mengimplementasikan dukungan dari proses penganggaran, TIME adalah sumber daya utama dalam proses di atas, di mana perubahan dapat dilakukan untuk model bisnis perusahaan dan perhitungan sudah dilakukan pada model baru ini. Jelas bahwa dalam kondisi ini, Excel berada di luar persaingan, karena memungkinkan Anda memberikan waktu seminimal mungkin dari menetapkan tugas untuk mengubah model bisnis hingga mengeluarkan nilai yang dihitung ulang. Sistem ERP hanya dapat berjanji untuk mempertimbangkan keputusan saat menyiapkan laporan keuangan untuk kuartal pertama tahun keuangan berikutnya.
Apa yang memungkinkan Excel untuk memberikan efisiensi dalam manajemen waktu dalam proses mendukung pengambilan keputusan manajemen? Jawaban atas pertanyaan ini juga cukup sederhana - ketika menggunakan Excel dalam menghadapi setiap penggunanya, pengelola tugas, analis bisnis, penguji, dan pengguna akhir digabungkan pada saat yang sama, yang fungsinya dalam sistem ERP didistribusikan tidak hanya antara orang yang berbeda, tetapi juga departemen yang berbeda. Dan yang paling penting, jika pengguna Excel, bahkan melakukan fungsi yang berbeda, berbicara satu bahasa yang dapat dimengerti satu sama lain, maka pengguna sistem ERP (dalam arti luas) berbicara banyak bahasa yang membutuhkan "penerjemah" berbakat (yang sedikit), atau formalisasi proses komunikasi yang ketat, yang sering kali tertunda tanpa batas.
Oleh karena itu, terlepas dari semua keterbatasan Excel pada kecepatan pemrosesan data, serta kehadiran proses yang tak terelakkan diimplementasikan sebagian dalam mode manual, yang paling sulit adalah proses penganggaran, Excel akan selalu tetap keluar dari persaingan dibandingkan dengan sistem ERP.
Setelah mengidentifikasi keunggulan utama Excel terkait dengan efektivitas penanganan sumber daya sementara, kami akan mempertimbangkan kelemahannya yang harus diimplementasikan dalam perangkat lunak alternatif agar dapat bersaing dengannya.
Kelemahan Excel yang jelas ketika bekerja dengan model besar dan kompleks adalah model penyimpanan data file, yang:
Dibutuhkan interaksi dalam database relasional eksternal untuk memproses sejumlah besar data untuk beberapa atribut;
Itu penuh dengan kesalahan logis halus ketika mengubah model data yang terdiri dari beberapa file atau lembar terkait.
Masalah-masalah ini dapat dengan mudah diselesaikan dengan mengembangkan modul perangkat lunak dalam bahasa pemrograman built-in, atau dengan integrasi dengan solusi perangkat lunak eksternal. Tetapi dalam kasus ini, Excel kehilangan keunggulan strategisnya - kehadiran pengguna yang menggabungkan sekaligus fungsi dari task manager, analis bisnis, penguji, dan pengguna akhir. Sebaliknya, setidaknya dua orang muncul - seorang ekonom dan seorang programmer, berbicara bahasa mereka sendiri, masing-masing memiliki satu atasan. Akibatnya, tugas sederhana apa pun yang biasanya diselesaikan di kepala satu orang berubah menjadi prosedur birokrasi yang panjang.
Dengan demikian, sistem perangkat lunak alternatif apa pun dapat bersaing dengan Excel hanya jika dapat memperluas daftar tugas yang dapat diselesaikan Excel dengan rumus standar tanpa pemrograman tambahan.
Dalam sistem intelijen bisnis baru-baru ini, terlepas dari pernyataan keras, selain sistem pelaporan yang lebih fleksibel, yang didasarkan pada model data tabel pivot Excel, pada umumnya tidak ada apa-apa (tabel pivot Excel menyederhanakan pemilihan satu permintaan flat tunggal sebuah tabel dengan pemindaian atribut dan agregasi data di beberapa bidang secara horizontal dan vertikal). Elemen utama dari setiap proses penganggaran adalah perhitungan biaya produksi dan pembentukan hasil keuangan yang model data dari tabel ringkasan praktis tidak berlaku.
Satu-satunya alternatif untuk Excel hari ini adalah platform pemodelan sumber terbuka JetCalc untuk sistem ekonomi yang kompleks, yang kode sumbernya tersedia di GitHub . Ini juga berisi tautan ke dokumentasi, versi demo yang berfungsi, dan sumber daya tambahan lainnya. Sistem ini didistribusikan di bawah lisensi MIT dan terbuka untuk semua penawaran untuk berpartisipasi dalam pengembangan lebih lanjut untuk semua pihak yang berkepentingan.
Sebelum pindah ke spesifikasi arsitektur JetCalc, harus dikatakan bahwa JetCalc adalah versi gratis dari sistem yang diterapkan dalam ekosistem JavaScript berdasarkan arsitektur sistem tertutup, yang diterapkan pada teknologi Microsoft, yang sejak 2012 telah menyediakan penganggaran, analisis ekonomi dan konsolidasi manajemen dan pelaporan keuangan , termasuk untuk persiapan laporan keuangan konsolidasi sesuai dengan IFRS, dalam holding metalurgi besar dengan omset tahunan lebih dari $ 10 miliar.
Di JetCalc, seperti di Excel, semua perhitungan didasarkan pada formula yang dikembangkan dan diuji oleh pengguna akhir. Pada saat yang sama, sistem perhitungan JetCalc memiliki sejumlah properti unik yang membuatnya mudah untuk memodifikasi model data yang digunakan dan menghasilkan laporan konsolidasi yang kompleks secara real time.
Fitur utama dari model data JetCalc adalah caranya untuk membuat formula sel. Jika dalam rumus Excel ditulis untuk setiap sel, maka dalam rumus JetCalc ditulis untuk baris atau kolom, dan pada tingkat sel, rumus dihasilkan oleh sistem secara dinamis dalam konteks dokumen terbuka. Pendekatan ini secara drastis mengurangi waktu untuk mengubah formula dan sepenuhnya menghilangkan tampilan kesalahan aritmatika. Selain itu, masing-masing kolom digabungkan menjadi pos (kap) untuk jenis dokumen tertentu, yang memungkinkan Anda untuk mengubah formula kolom untuk beberapa dokumen di satu tempat.
Fitur lain dari JetCalc adalah keberadaan mekanisme khusus untuk menjumlahkan nilai sel di seluruh baris dokumen, yang didasarkan pada pohon baris, di mana penjumlahan dilakukan pada baris anak untuk setiap baris induk. Oleh karena itu, alih-alih mencantumkan sel di Excel, yang harus dimasukkan sebagai argumen dalam rumus SUM (A1; A2; ...), di JetCalc, cukup untuk memberi tanda centang terhadap garis penjumlahan yang diinginkan pada antarmuka web. Selain itu, garis apa pun dapat ditandai sebagai tidak termasuk dalam jumlah, serta dijumlahkan dengan tanda yang berlawanan (mis., Dikurangi). Saat menambahkan baris baru, tidak seperti Excel, JetCalc tidak perlu mengubah pengaturan apa pun, karena dalam konteks formula sel dokumen terbuka akan dibentuk kembali secara otomatis.
Fitur penting ketiga JetCalc adalah pengumpulan informasi dalam konteks objek akuntansi yang diorganisasikan dalam bentuk pohon dengan sejumlah atribut yang memungkinkan Anda untuk melakukan perhitungan kompleks pada agregasi dan penyaringan dengan menulis rumus sederhana dan mudah dipahami.
Misalnya, untuk divisi Perusahaan Metalurgi (kode MET), yang mencakup Ural Pabrik Metalurgi JSC (kode 201) dan Ural Rolling Plant JSC (kode 202), untuk menghitung total untuk divisi tersebut, rumus setiap sel primer dalam konteks dokumen. akan dikonversi menjadi:
$@#201? + $@#202?
Ekspresi yang sama dapat direpresentasikan sebagai formula dengan fungsi konsolidasi, yang akan diperluas secara otomatis ketika satu atau lebih perusahaan ditambahkan ke grup MET:
$@<<<(D:MET)?
Inti sistem JetCalc juga memiliki mekanisme bawaan untuk secara otomatis memompa nilai dalam bentuk entri data, yang secara signifikan dapat mengurangi beban pada sistem perhitungan dengan menyimpan begitu nilai yang dihitung oleh rumus dalam basis data sebagai nilai primer dalam basis data. Selanjutnya, nilai-nilai yang disimpan tersebut dapat digunakan kembali oleh sistem perhitungan dalam pembentukan berbagai perhitungan analitik. Rumus yang sama digunakan untuk mengatur nilai yang dipompa otomatis seperti untuk menetapkan nilai yang dihitung secara dinamis.
Pilihan antara menggunakan rumus dinamis dan nilai yang dipompa otomatis sepenuhnya ditentukan oleh pengguna yang menyiapkan model domain, dan terdiri dalam memilih antara kemudahan administrasi dan kecepatan perhitungan indikator dokumen:
rumus dinamis sudah cukup untuk dikonfigurasikan satu kali, tetapi ketika model menjadi lebih kompleks dan jumlah data meningkat, kecepatan pelaporan secara bertahap akan melambat;
formula pemompaan otomatis memungkinkan Anda untuk mengganti nilai yang dihitung dengan yang utama, yang secara dramatis meningkatkan kinerja sistem pelaporan, tetapi membutuhkan lebih banyak disiplin saat memodifikasi struktur dokumen, karena nilai yang dipompa sebelumnya mungkin perlu dipompa kembali setelah melakukan perubahan pada pengaturan dokumen.
Informasi lebih lanjut tentang sistem penyelesaian JetCalc dapat ditemukan di .
Mekanisme lain yang menarik untuk meningkatkan produktivitas ekonom di JetCalc adalah mekanisme pos pemeriksaan, yang merupakan kelas formula khusus yang juga dapat dikonfigurasi pengguna, yang seharusnya menghasilkan nilai nol ketika data primer dimasukkan dengan benar. Jika ada nilai non-nol pada titik kontrol, dokumen tidak dapat diblokir dari memasukkan data, yang berarti bahwa itu tidak dapat secara resmi dianggap tepat waktu diserahkan ke organisasi yang lebih tinggi. Pendekatan ini memungkinkan Anda untuk memparalelkan pekerjaan mengidentifikasi kesalahan logis pada ratusan karyawan organisasi pelaporan, bukan karyawan tunggal dari organisasi yang lebih tinggi.
Dan tentu saja, JetCalc mengimplementasikan fitur standar seperti mencetak dokumen atau menyimpan laporan ke file PDF, mengeluarkan dokumen individual sebagai grafik, membuat dokumentasi subjek untuk setiap dokumen, dan banyak lagi.
Dari hal-hal yang menjanjikan yang telah terbukti praktis dalam praktiknya, seseorang dapat memilih kemungkinan mendistribusikan model yang pernah dibuat ke jumlah pelanggan yang tidak terbatas melalui GitHub. Fitur ini didasarkan pada penyimpanan model domain yang dibuat dalam database MongoDB, dan nilai-nilai dalam PostgreSQL. Oleh karena itu, model domain adalah file JSON yang mudah dimuat ke database MongoDB dari sumber apa pun.
Sebagai kesimpulan, saya ingin mengatakan bahwa saat ini proyek sedang berkembang sebagai bagian dari inisiatif pribadi para pesertanya dan siap digunakan dalam kondisi "pertarungan" nyata sekitar 90%. Tetapi sisa 10% ini memerlukan penyempurnaan sistem secara hati-hati ke tingkat komersial di semua bidang - mulai dari pengujian skrip penempatan, menyelesaikan fungsi sistem penyelesaian, meningkatkan ergonomi antarmuka web hingga menulis dokumentasi, membuat model demo, mengembangkan format untuk menyimpan model dan protokol untuk bertukar data dengan eksternal sistem dan banyak lagi.
Oleh karena itu, semua yang tertarik dalam pengembangan proyek diundang untuk berpartisipasi dalam tim pengembangan, hari ini terdiri dari dua orang, yang bekerja di mana akan dimungkinkan untuk menemukan orang yang berpikiran sama, mendapatkan pengetahuan unik tentang produk yang tidak memiliki analog di pasar, dan mewujudkan ide-ide mereka yang paling fantastis.