Manajemen Waktu, atau Manajemen Kekacauan yang Efektif

Semua orang, pada satu atau lain tingkat, merasakan kekurangan waktu, tekanan dari jadwal, mengalami stres karena terburu-buru, dan membuat janji: waktu berikutnya, saya pasti akan dengan cermat memonitor waktu, saya dapat merencanakan semuanya terlebih dahulu, saya tidak akan berserakan untuk banyak tugas, atau, sebaliknya, saya akan berubah menjadi Superman dan ulangi semuanya sekaligus. Jadi strategi mana yang paling efektif? Terburu-buru atau tidak? Apakah secara berurutan atau paralel?

Sumber

Penerbangan Pendek Superman

Ingatlah keadaan di mana kita biasanya menyesali ketidakefisienan kita sendiri. Ketika ada beberapa tugas prioritas yang terbakar, surat itu penuh dengan pesan baru, smartphone terputus dari panggilan, dan ada banyak pesan yang belum dibaca di messenger. Dalam situasi ini, saya ingin meningkatkan kecepatan dan bekerja lebih cepat, dan otak hampir tidak berpikir, berusaha berkonsentrasi pada hal-hal yang paling penting.

Ini terjadi ketika ada terlalu banyak yang "pengantar", yang mengarah ke mengenyangkan otak kita. Oleh karena itu, tampaknya dari kebutuhan untuk menanggapi semua "pengantar" kita "pergi atap." Jangan lupa bahwa selain kekacauan di sekitar otak kita sendiri menghasilkan kekacauan dalam bentuk pikiran proaktif dan reaktif.

Kekacauan adalah salah satu pengantar yang membutuhkan reaksi kita

Bertemu, ini Mr. Brain, dan dia tidak berubah sama sekali selama 600 tahun terakhir, sebagaimana dibuktikan oleh para ilmuwan Inggris kita tercinta. Belahan kiri bertanggung jawab untuk logika, belahan kanan adalah untuk perasaan, lobus frontal untuk memori akses acak (perencanaan, pengambilan keputusan, pengaturan prioritas), dan bagian oksipital adalah untuk persepsi visual.

Kita hanya dapat memperhatikan 7 (± 2) faktor yang membutuhkan perhatian dan kontrol yang ditingkatkan. Segala sesuatu yang melampaui jumlah ini dianggap oleh seseorang sebagai ancaman, otak memberikan sinyal alarm, menghalangi pemikiran lobus frontal dan menyuntikkan adrenalin untuk mempercepat. Mekanisme ini membantu manusia gua bertahan hidup ketika perlu bertindak cepat ketika bertemu harimau bertaring tajam. Karena desakan adrenalin, leluhur kita melarikan diri dengan melarikan diri, atau bertindak tegas, menyerang pemangsa. Otak belum berubah, masih merespons bahaya. Sekarang, reaksi otak seperti itu tidak teratur dan melelahkan. Saat mengerjakan sebuah proyek, kami kadang-kadang mencoba untuk menutupi semua yang pengantar, tetapi kami tidak dapat secara fisik mengenali mereka sebagai hasilnya - pada akhir hari kerja kami terus merasa cemas, dan bahkan di rumah kami merasa terganggu dengan catatan pengantar yang baru.

Perasaan ketidakefisienan mendorong untuk pemurnian, yang hanya memperburuk situasi. Berkali-kali, kami duduk di tempat kerja, berusaha mengejar ketinggalan yang tampaknya hilang. Ini berfungsi dengan baik pada jarak sprint (pemrosesan dari waktu ke waktu) dan berdampak buruk pada maraton, ketika pemrosesan bersifat permanen. Menemukan diri kita dalam situasi seperti itu, kita sering tidak dapat keluar dari situ. Workaholism muncul.

Workaholism - penyakit yang mirip dengan flu biasa, terjadi dari waktu ke waktu pada semua orang.

Lebih dari sekali saya melihat bagaimana karyawan menolak untuk meninggalkan kantor setelah akhir hari kerja, karena masih terlalu banyak pekerjaan. Mereka bekerja selama 12 jam, meskipun jam terakhir tidak efektif. Lihatlah dirimu, rekan kerja pecandu kerja! Lihatlah hari Anda, pikirkan kembali dan kinerja Anda.

Semuanya ada di permukaan: hyperresponsibility mengarah pada gila kerja sesering adrenalin pada generasi masalah. Seseorang secara tidak sadar menciptakan masalah untuk dirinya sendiri, dan kemudian dengan berani menghadapi mereka - dengan dosis baru adrenalin. Bagaimana cara mengenali gila kerja? Ya, ini sangat sederhana: pecandu kerja tidak terburu-buru untuk mengkompensasi jam lembur mereka, mereka bekerja untuk keausan, tidak memiliki waktu untuk pulih dan tidak sengaja, mengurangi kualitas pekerjaan mereka dan kemudian produktivitas mereka.

"Jadikan pekerjaanmu kehidupan yang terpenuhi, bukan kehidupan yang terpenuhi."
Stephen Covey

Duduk di proyek dari fajar hingga senja bukanlah cara terbaik untuk menunjukkan loyalitas perusahaan. Pekerjaan yang berlebihan mengurangi kualitas dan mahal untuk semua orang. Perusahaan membayar kompensasi moneter untuk pemrosesan, dan selanjutnya untuk kualitas yang hilang.

Fakta menarik: banyak orang yang kemudian menjadi terkenal tidak menghabiskan begitu banyak waktu dalam kehidupan kerja mereka.

Kami bekerja lebih efisien dan dengan senang hati

Sumber

"Jika kamu tidak tahu cara mengatur waktu, maka kamu tidak akan bisa mengatur hal lain."
Peter Drucker, salah satu ahli teori manajemen paling berpengaruh abad ke-20

Asisten pertama kami dalam mengatur waktu dan sumber daya kami sendiri sedang merencanakan. Sayangnya, banyak yang diabaikan. Dengan perencanaan, ini sangat ketat bagi mereka yang energinya mencapai puncaknya: "Perencanaan seperti apa?! Perlu bertindak! " Hanya ke arah mana berlari, mengapa dan apakah itu akan sia-sia, mereka biasanya membayangkan secara samar-samar.

Kebetulan pemimpin lebih suka menyelesaikan segalanya dengan cepat, karena "Waktu adalah uang" (dalam tradisi terbaik Hollywood), atau dia tidak punya perencanaan sendiri, atau mungkin dia hanya guru manajemen sejak lahir (ini juga terjadi). Tetapi yang paling sering mengacu pada tipe orang yang ingin memiliki segalanya hari ini, dan pemikiran tentang hari esok sepertinya tidak ada gunanya. Alasan umum lainnya adalah "Ada terlalu banyak informasi di sekitar untuk mencoba merencanakan dan mengatur segalanya." Ini pada dasarnya adalah posisi yang salah.

Perencanaan dalam banyak kelompok tidak dianggap berhasil, waktu tidak dialokasikan untuk itu, karyawan mengikuti pemimpin untuk kegiatan penting ini.

Namun demikian, perencanaan membantu mengatur kekacauan (setidaknya tidak akan ada lagi di wilayah Anda), membangun delegasi (kompetensi utama pemimpin) dan sistem untuk memantau pelaksanaan tugas, dan membuat keputusan yang optimal. Selain itu, sangat bagus untuk mencapai tujuan Anda sendiri dan menerima dosis endorfin yang memang layak.

Ide utama perencanaan adalah untuk melihat dari atas "medan perang" Anda: gambaran yang komprehensif tentang dunia dan situasi di sekitar Anda.

Paradoks perencanaan

Seperti apakah alur kerja kita? Kami sibuk dengan tugas tertentu. Sementara itu, jumlah input meningkat, dan kita mulai gugup, melampaui bidang perhatian yang nyaman bagi otak 7 + 2 dan kehilangan kendali atas apa yang terjadi. Otak, takut tidak berada dalam waktu, secara paksa mempercepat kita. Bekerja dengan kecepatan ekstrem mengurangi konsentrasi perhatian dan kualitas keputusan kami. Ada lebih banyak masalah - kita bahkan lebih gugup. Lingkaran ditutup.


Untuk benar-benar melakukan semuanya tidak mungkin, karena jumlah pengantar baru (keadaan baru dan masalah yang timbul sehubungan dengan mereka) hanya akan bertambah. Oleh karena itu, dalam kasus apapun tidak boleh menginspirasi keinginan bawahan untuk ideal. Keinginan untuk mengulang semua kasus dan menyelesaikan semua masalah merusak keseluruhan proses. Sangat penting untuk memprioritaskan dan hanya melakukan tugas-tugas prioritas pada waktu tertentu.

Di bawah ini saya akan memberikan prinsip-prinsip dasar yang akan membantu menyesuaikan pendekatan standar yang dijelaskan di atas.

• Jika kita terlambat, maka kita mulai kehilangan kendali, itu perlu segera BRAKE! Hentikan, bandingkan prioritas, rencanakan implementasi yang lebih penting sekarang.
  
• Pahami bahwa per unit waktu, hanya satu hal yang dapat dilakukan secara kualitatif.
  
• Tidak peduli bagaimana Anda mencoba bekerja lebih cepat daripada spesialis rata-rata, itu tidak akan berhasil (kecuali, tentu saja, Anda seorang guru).
  
• Jangan pernah lakukan hari ini apa yang dapat Anda lakukan TANPA MASALAH besok. Baca prinsip ini lagi. Pikirkan tentang itu. Pahami. Dan Anda akan sampai pada yang berikut - Anda perlu melakukan apa yang paling kritis saat ini.
  

Pemakan Waktu Utama

Untuk menghabiskan waktu lebih efisien, Anda perlu mencari tahu mengapa itu bisa melewati jari Anda? Siapa dan apa yang mencuri dari kita? Saya sarankan Anda menyisihkan satu hari untuk percobaan, dan dari pagi hingga sore hari, catat semua aktivitas Anda dengan waktu. Sekalipun hari ini sedikit keluar dari kehidupan sehari-hari Anda yang biasa, Anda masih dapat melihat "jebakan sementara klasik" Anda.

Dengan mengumpulkan informasi, Anda akan menerima daftar yang tidak lengkap tentang apa yang merusak kegiatan Anda. Saya akan memberikan di bawah penyebab utama penurunan produktivitas dalam menyelesaikan tugas.

• Tujuan tidak jelas (ketika Anda tidak tahu tujuan dari pekerjaan yang dilakukan).
  
• Metodologi untuk mencapai tujuan tidak disepakati (ketika pekerjaan dilakukan dengan cara yang tidak optimal untuk tugas tersebut).
  
• Tidak ada prioritas tugas (saat Anda tersesat dalam tugas).
  
• Ketidakmampuan untuk mengatakan "Tidak" yang dibenarkan untuk tugas-tugas yang tidak pantas (ketika Anda mengambil tugas tambahan, tidak mengatasi yang sekarang)
  
• Sejumlah besar tugas membutuhkan konsentrasi tinggi (ketika Anda tidak mengerti apa yang harus Anda fokuskan).
  
• Prospek tugas yang dilakukan tidak terlihat (saat Anda tidak tahu tujuan akhir tugas).
  
• Kurangnya motivasi pribadi (ketika Anda tidak memiliki keinginan untuk melakukan tugas).
  
• Kebisingan di tempat kerja (saat tempat kerja tidak nyaman).
  
• Panggilan telepon / email selama bekerja.
  
• Pengunjung yang datang selama tugas Anda, dan terkadang datang dengan tugas baru.
  
• Kurangnya koordinasi dengan kolega lain ("pemadam kebakaran": ketika semua orang di sekitar mencoba memadamkan api yang telah timbul - tugas yang perlu diselesaikan sebelumnya, termasuk dengan keterlibatan Anda).
  
• Delegasi pekerjaan yang tidak memadai kepada bawahan (saat Anda melakukan semuanya sendiri).
  
• Penyimpanan informasi yang tidak cukup terorganisir (ketika Anda menghabiskan waktu ekstra mencari informasi yang diperlukan).
  
• Pertemuan mendadak (ketika mereka muncul dengan segera, tanpa kemampuan untuk mempersiapkan mereka dengan benar).
  

Yah, tentu saja, ada tiga faktor pribadi yang lebih penting yang bergantung pada kita masing-masing.

• Disorganisasi pribadi dan kurangnya disiplin diri adalah akar dari semua masalah.
  
• Konflik yang membara antara karyawan / departemen - Anda harus menyingkirkan warisan semacam itu di awal interaksi dengan kolega.
  
• Keinginan untuk mengumpulkan SEMUA informasi sebelum keputusan dibuat - perfeksionisme berlebihan, hanya memperlambat tugas.
  

Sumber

Belajar merencanakan

"Hal-hal buruk terjadi sendiri, hal-hal baik membutuhkan pengorganisasian."
Orang pintar yang berbeda

Merencanakan tugas Anda untuk menyelesaikannya dengan lebih efisien sebenarnya tidak sulit.

Pertama, Anda perlu memperbaiki semua input. Untuk melakukan ini, kami menghapus semua informasi dari kepala untuk menurunkannya untuk pemikiran strategis. Saya biasanya menulis semua hal kecil yang berkerumun di kepala saya, di atas kertas atau di kartu intelijen (tentang ini lain waktu).

Selanjutnya, kami mengelompokkan semua tugas sesuai dengan fitur umum. Kami ingat bahwa “mereka memakan gajah di bagian” dan menguraikan tujuan dan tugas ke tingkat acara. Dekomposisi membantu menghitung sumber dan durasi proses yang diperlukan dengan lebih akurat. Dengan membagi tugas menjadi peristiwa tertentu, kami dapat segera mendelegasikannya kepada karyawan dan kemudian mengendalikannya. Acara, tentu saja, harus segera ditambahkan ke kalender pribadi Anda.

Sekarang di depan mata kita ada serangkaian peristiwa yang seharusnya mengarah pada tujuan.

Tetapi hidup pasti akan membuat penyesuaian bahkan untuk rencana yang paling rinci. Kami harus merevisinya lebih dari sekali, dan agar tidak menyimpang dari hidangan utama dan mencapai akhir yang diinginkan, kami perlu memprioritaskan. Selain itu, ini harus dilakukan terus-menerus.

Untuk perencanaan jangka pendek, matriks Dwight Eisenhower sangat bagus. Presiden Amerika Serikat yang ketiga puluh empat membagi lembaran itu menjadi empat kotak dan menunjukkan pada kapak urgensi dan pentingnya tugas.

Realisasi hal-hal yang sangat penting menjanjikan keuntungan besar. Dan sebaliknya: mengabaikan hal-hal penting akan membawa masalah besar. Karena itu, jika perlu, sumber daya tambahan harus ditarik untuk menyelesaikannya.

Dalam matriks, kami menentukan tindakan utama yang harus dilakukan tergantung pada kepemilikan tugas ke kuadran.

Setelah mengidentifikasi prioritas, perlu direvisi secara berkala agar tidak kehilangan sesuatu yang lebih penting. Untuk tujuan ini, ada "platform tampilan".

"Dek Pengamatan"

Sifat kegiatan Anda akan memberi tahu Anda seberapa sering Anda perlu merencanakan pekerjaan. Saya pasti punya rencana untuk sehari, seminggu. Paket pribadi (termasuk keluarga) untuk bulan dan tahun. Mungkin Anda juga cocok dengan rencana semi-tahunan.

Rutin harus direncanakan terlebih dahulu secara berkala. Jika kita berbicara tentang pengulangan tugas harian, saya menyarankan Anda untuk mengelompokkannya menjadi blok (bekerja dengan surat, panggilan, dll.) Dan menjalankannya bersama sebagai sebuah kelompok. Jumlah optimal pendekatan untuk bekerja dengan surat adalah 3-4 kali sehari (Anda bukan seorang sekretaris; Saya selalu terkejut ketika saya melihat klien email terbuka secara berkelanjutan, efisiensi seperti apa yang dapat didiskusikan di sini), tanyakan: "Bagaimana dengan surat-surat yang mendesak ? " Jawabannya sederhana: "Untuk segala hal yang mendesak, ada telepon dan kontak pribadi."

Harap dicatat bahwa dibutuhkan sekitar 15 menit untuk disertakan dalam tugas. Tambahkan diri Anda saat "berayun" ini. Dan pikirkan bioritme pribadi Anda. Jika puncak aktivitas Anda jatuh pada paruh kedua hari itu, tidak ada gunanya memecah diri dengan mengatur "badai otak" pada pukul 10 pagi, dan setelah makan siang tidak ada gunanya menetapkan tugas-tugas yang sangat intelektual - tubuh akan sibuk mengubah makanan menjadi energi dan tidak perlu memikirkan proses.

3 peretas hidup yang efektif

Sumber

Katak

Identifikasi yang paling tidak menyenangkan, tetapi penting untuk hari ini dan "makan" di awal hari. Anda akan lebih nyaman, semua kegiatan lain akan jauh lebih menyenangkan, dan Anda tidak akan memiliki penolakan yang begitu tajam dalam kinerja mereka, karena Anda telah melakukan yang paling tidak menyenangkan.

Jangkar

Putuskan sendiri acara / tindakan yang akan Anda pertimbangkan sebagai kunci kesuksesan Anda. Dan lakukan setiap hari - hari Anda akan menjadi lebih sukses. Seiring waktu, Anda akan melihat bahwa jika Anda tidak menyelesaikan tindakan ini, hari-hari akan kurang berhasil. Dengan demikian, Anda mengubah acara kecil menjadi kunci kesuksesan Anda. Sebagai contoh, saya memiliki jangkar secangkir kopi hitam yang baru digiling tanpa gula (selama lebih dari 7 tahun).

Masuk akal no

Jangan mengambil kewajiban tambahan yang tidak realistis, mencoba mengendalikan kekacauan dan membatasi jumlah pembukaan di sekitar Anda.

Performa dan kami

Setelah menganalisis semua proses yang perlu diimplementasikan pada jalan menuju hasil, Anda pasti akan menemukan yang dapat distandarisasi dan otomatis. Jangan abaikan ini, bebaskan orang untuk pekerjaan yang lebih penting dan hemat banyak waktu. Di Jepang, adalah kebiasaan untuk mengoptimalkan proses jika manfaat dari optimasi memberikan setidaknya 3 detik (waktu yang sama dengan jabat tangan), yang akan meningkatkan produktivitas perusahaan secara keseluruhan.

Apa yang menentukan produktivitas tenaga kerja dalam pemrograman dan apa yang tidak

Hasil penelitian selama bertahun-tahun mereka membagikan Coding War Games .

Ternyata produktivitas sama sekali tidak dipengaruhi oleh besarnya gaji (walaupun kelihatannya!) Dan pengalaman, jika spesialis telah bekerja setidaknya selama enam bulan. Bahasa kode tidak penting untuk pengembang (tidak termasuk ASM). Jumlah kekurangan selama pelaksanaan tugas juga tidak memiliki hubungan langsung dengan kinerja.

Yang terpenting, kolega kami memengaruhi produktivitas kami: “rata-rata di rumah sakit” tidak ada yang mengelola bekerja lebih baik daripada seluruh tim (secara statistik perbedaan produktivitas berbeda tidak lebih dari 20% dari nilai rata-rata departemen). Untuk pekerjaan yang bermanfaat, lingkungan penting - area tempat kerja, keheningan, kesendirian, kemungkinan gangguan oleh faktor-faktor eksternal. Jika lingkungan tidak nyaman, orang-orang mulai mencari di mana Anda dapat "bersembunyi" untuk pekerjaan normal. Anda mungkin telah memperhatikan bagaimana rekan kerja Anda bersembunyi di ruang rapat untuk bekerja sendiri - ini adalah tanda dari lingkungan kerja yang tidak nyaman. Seberapa efektif lingkungan kerja itu, dan bagaimana memahaminya? Faktor lingkungan akan memberikan jawaban.

Faktor lingkungan (C) = waktu / waktu kehadiran yang berkelanjutan

Sumber

Bagaimana cara mengatur lingkungan subur Anda sendiri? Pertama, perhatikan area kerja. Anda harus bebas menavigasi dalam kekacauan (ada pembela seperti itu) atau urutan tempat kerja Anda. Idealnya, pilih tidak lebih dari 7 zona kerja (pusat perhatian), di mana masing-masing mengatur kelompok materi / alat kerja tematik Anda sendiri (monitor, zona analisis strategis, zona aksi taktis, zona komunikasi, dll.).

Kedua, pertimbangkan pengaturan dokumen yang praktis. Karena, seperti yang sudah kita ketahui, otak tidak dapat menahan lebih dari 7 objek, jangan membuat folder yang terlalu banyak. Di dalam harus ada 7 ± 2 file / subfolder.

Ketiga, Anda harus memiliki ruang kerja yang cukup untuk pekerjaan yang nyaman dan, minimal, Anda harus bisa berjalan-jalan atau berolahraga di tempat kerja (mendorong, meregangkan, dll.).

Fakta Penasaran Kinerja (Berdasarkan Coding War Games)

• Karyawan terbaik bekerja 10 kali lebih produktif daripada yang terburuk.
  
• Karyawan yang paling produktif adalah 2,5 kali lebih produktif daripada rata-rata.
  
• Setengah dari karyawan yang paling produktif adalah 2 kali lebih produktif daripada setengah yang tersisa.
  

Bersiap untuk negosiasi

Seiring waktu dan pengalaman yang didapat, setiap orang memiliki semakin banyak pertemuan dan negosiasi bisnis.

Distribusi waktu di berbagai tingkatan hirarki manajemen

Agar organisasi negosiasi tidak memakan banyak waktu, saya menyiapkan memo berikut.

1. , .
   
2. , , . . - – .
   
3. . 2. — , . . – , , – .
   
4. ( , , , ). , – .
   
5. 5-10 , .
   
6. 24 . , , .
   

«ime Management , ».
, -

Di atas, saya berbicara tentang efektivitas pribadi, menertibkan kekacauan di sekitarnya dan memprioritaskan tugas yang masuk. Jika tertarik, suka, dan di artikel selanjutnya saya akan berbicara tentang alat yang saya gunakan untuk mencapai tujuan ini.