Ada pepatah: "Apakah Anda ingin melakukannya dengan baik - lakukan sendiri."Bagi saya sendiri, memang, akan lebih cepat dan lebih tenang. Namun, manajer mana pun tahu bahwa manajer yang buruk adalah orang yang tidak tahu bagaimana menjelaskan dan mendelegasikan wewenang. Dengan demikian, kemampuan untuk memberikan instruksi yang jelas dan rencana aksi adalah tugas seorang pemimpin yang baik. Dan "kegunaan" membantunya dalam hal ini. Mari kita hadapi konsep ini.
Kegunaan (dari kegunaan bahasa Inggris) berarti kegunaan, ergonomi dan kemudahan pemahaman.Instruksi untuk karyawan efektif dan mudah jika hasil implementasinya berhasil. Dalam mempersiapkan artikel, instruksi internal untuk karyawan yang diposting di sumber daya internal Wiki dianalisis. Namun, banyak dari mereka meninggalkan pertanyaan bahkan dengan studi rinci tentang materi tersebut.
Jadi, sekarang langsung ke hal utama.
Ungkapan: "Dan begitu akan" jelas bukan untuk instruksi.
1. Penentuan sasaran: untuk siapa dan untuk apa instruksi itu dimaksudkan. Harus disebutkan di sini bahwa terminologi tidak boleh dibebani dengan memo, jika tidak, daftar istilah akan dilampirkan padanya - seluruh ensiklopedia dan, sayangnya, ada sedikit kemungkinan bahwa mereka akan dibaca.
2. Jangan menggunakan banyak bahasa gaul dalam instruksi. Ada kemungkinan bahwa tidak semua karyawan akan memahaminya.
Contoh: "Klarifikasi dengan manajer apakah suatu artikel telah menerima pembaruan." Di satu sisi, semuanya ditulis dengan jelas, tetapi bahasa gaul seperti itu tidak cocok untuk dokumen resmi.
3. Kami mencairkan teks dengan tangkapan layar. Dianjurkan untuk melakukannya di komputer Anda dan di program atau antarmuka yang dimiliki semua karyawan. Anda dapat mengedit tangkapan layar dengan panah dan menyorot item.
Contoh tangkapan layar dengan langkah yang dapat dimengerti:
4. Jangan melewatkan langkah yang menurut kami terlalu sederhana. Biarkan karyawan lebih baik, membaca instruksi, lewati langkah ini sendiri.
5. Tidak diinginkan untuk menggunakan kalimat besar dalam teks. Secara singkat: "Buka menu", "Tambahkan nilai ...", "Pilih parameter ...", dll.
6. Untuk mengurangi jumlah teks Anda dapat menggunakan elemen grafik. Sebagai contoh
Koneksi area lokal -----> properti -> TCP / IPv4 -> properti.
7. Penggunaan pemilihan font dapat diterima. Ini menarik poin-poin penting.
8. Jangan menggunakan pengalaman pribadi Anda dalam menggunakan produk ini atau itu atau menggunakan program dalam instruksi. Untuk melakukan ini, ada rapat terpisah dengan karyawan tempat Anda menyampaikan pengalaman berharga Anda kepada mereka. Dan instruksi adalah struktur logis, yang menggambarkan "langkah - tindakan" dan tidak lebih.
9. Akurat dan logis secara tertulis. Ingat, jika seorang karyawan, bekerja sesuai dengan instruksi Anda, membuat kesalahan, maka ini akan menjadi cacat Anda.
Instruksi yang dapat digunakan secara efektif bukan formalitas sederhana, ini adalah salah satu langkah menuju keberhasilan dan otomatisasi alur kerja. Efek kegunaan cermin adalah bahwa kita mengingat hal-hal yang berhubungan dengan pengalaman kita sendiri lebih baik daripada yang tidak ada hubungannya dengan kita. Oleh karena itu, penulisan instruksi dan memo memompa keterampilan manajerial spesialis. Dan ini, pada gilirannya, pergi ke "celengan keterampilan."