Dan bagaimana hubungan Anda dengan pembukuan dan akuntan? Mungkin Anda, seperti banyak spesialis TI, merasa kesulitan untuk menemukan bahasa yang sama dengan mereka dan, akibatnya, Anda secara teratur mengalami konflik pekerjaan? Atau apakah Anda, sebagai kontraktor, terus-menerus merasakan permusuhan dari kepala akuntan, dan untuk beberapa alasan tagihan Anda dibayar terakhir? Atau mungkin persyaratan yang bertentangan dari manajemen perusahaan dan kepala akuntan membingungkan Anda sebagai spesialis dalam implementasi produk perangkat lunak, dan Anda tidak mengerti apa yang harus dilakukan dengan itu? Maka artikel ini adalah untuk Anda.
Hari ini saya memutuskan untuk berbicara tentang akuntansi, akuntan, dan perannya dalam organisasi. Ini dimaksudkan, pertama-tama, untuk spesialis yang terlibat dalam implementasi ERP, CRM, sistem akuntansi (misalnya, 1C) dan produk otomasi bisnis lainnya. Dan di sini saya ingin berbicara tentang faktor manusia dan aturan untuk berinteraksi dengan akuntansi.
Saya juga akan mengklarifikasi bahwa dalam artikel ini kita akan berbicara secara khusus tentang perusahaan di sektor bisnis, tetapi tidak tentang organisasi pemerintah.
Faktanya adalah bahwa arus keuangan, termasuk persetujuan kontrak dan pembayaran tagihan dalam usaha kecil dan menengah, sering dipegang oleh seorang akuntan. Pemilik (kepala) dari delegasi bisnis otoritas akuntansi, jika menyangkut segala sesuatu yang berkaitan dengan keuangan. Alasannya jelas - pekerjaan manajer, kebutuhan akan dokumen, kompeten dalam hal akuntansi dan pelaporan pajak, pada akhirnya, kebutuhan untuk secara langsung melakukan tindakan tertentu terkait dengan membayar tagihan. Semua ini dalam bidang tanggung jawab akuntansi. Dan jika Anda tidak dapat menemukan bahasa yang sama dengan akuntan, masalah dengan menandatangani dokumen dan membayar tagihan dijamin terjadi.
Selain itu, ketika memperkenalkan sistem akuntansi apa pun, Anda pasti akan menemukan akuntansi utama. Anda perlu mencari tahu bagaimana pekerjaan dokumentasi utama diatur di perusahaan, dan bagaimana interaksi dengan akuntansi terjadi (memperoleh dokumen untuk pelanggan, informasi tentang pembayaran, dll.). Dan di sini, tanpa bantuan kebajikan dari seorang akuntan spesialis, Anda berisiko mendapatkan banyak kesulitan, kesalahpahaman, sebagai akibatnya, perubahan dan perbaikan. Dan, tentu saja, ketidakpuasan pelanggan.
Juga, artikel ini dapat membantu karyawan perusahaan, misalnya, administrator sistem, insinyur layanan, atau spesialis tim penjualan, membangun hubungan yang benar dan efektif dengan akuntansi.
Di perusahaan mana pun, ada dua jenis akuntansi:
- Manajerial. Hal ini diperlukan untuk pengendalian internal dan pengambilan keputusan oleh manajemen organisasi. Contohnya adalah shift personel, keputusan pengadaan peralatan, perencanaan pengembangan bisnis strategis, dll.
- Diatur Jenis akuntansi ini digunakan untuk melaporkan ke negara. Ini termasuk pembukuan, statistik dan akuntansi pajak.
Apa itu akuntansi?
Jika Anda mulai mempelajari direktori dan dokumentasi, ada banyak definisi akuntansi. Misalnya, Wikipedia menyarankan ini:
Akuntansi adalah unit staf dari entitas ekonomi, yang dirancang untuk mengakumulasi data tentang properti dan liabilitasnya.
Dalam buku teks, alih-alih teks pendek tapi sulit dibaca, Anda akan menemukan seluruh bab yang ditujukan untuk definisi ini. Namun bagi seorang awam, mereka juga tidak membawa kejelasan.
Bahkan, departemen akuntansi bertanggung jawab untuk bidang-bidang berikut:
- Akuntansi;
- Akuntansi pajak.
Bahkan, kegiatan akuntansi saat ini terkait dengan pelaksanaan yang benar dari dokumen yang menunjukkan semua pergerakan dana dan aset. Dan tujuan utamanya adalah melaporkan kepada negara: pajak, keuangan, dan statistik.
Dimungkinkan untuk mempertahankan pelaporan internal dan akuntansi manajemen tanpa entri akuntansi, dokumen, dan laporan dengan pola tertentu. Sementara pelaporan ke negara diatur secara ketat. Fungsi utama dari setiap pembukuan ditujukan untuk ini.
Yang terdiri dari departemen akuntansi
Di sini saya tidak akan mempertimbangkan unit individu yang berada di bawah departemen akuntansi - departemen keuangan dan SDM (personalia). Dalam konteks masalah akuntansi, departemen ini menyebabkan paling sedikit masalah.
Departemen keuangan hanya berurusan dengan pergerakan dana, dan interaksi dengannya jarang menimbulkan pertanyaan. Seringkali, pengembang dan teknisi tidak bersinggungan dengannya sama sekali.
Departemen personalia, walaupun berkaitan dengan akuntansi, pada kenyataannya, merupakan unit yang terpisah dengan sistem otomasi akunting sendiri dan fitur-fitur lainnya. SDM agak terkait dengan akuntansi manajemen.
Komposisi utama akuntansi dibagi menjadi dua mata pelajaran yang seimbang:
- Kepala akuntan.
- Staf akuntansi biasa
Mustahil untuk mempertimbangkan pekerjaan departemen akuntansi mana pun tanpa memperhitungkan kepala akuntan. Selain itu, kepala akuntan adalah orang kunci, karena ia secara pribadi bertanggung jawab atas pelaporan yang benar dan tepat waktu kepada negara.
Tentang bagaimana kepala akuntan memahami tanggung jawabnya dan menentukan tingkat kontrol pribadi atas alur kerja, termasuk yang utama, semua fitur pekerjaan akuntansi dan interaksinya dengan departemen lain secara langsung bergantung.
Staf biasa dari departemen akuntansi dalam hal pengorganisasian kerja dan interaksi dengan berbagai spesialis hanya terlibat sebagai bawahan, karyawan budak. Dan itu tidak memainkan peran khusus untuk membangun kerja sama yang efektif dengan akuntansi.
Tampaknya organisasi kerja unit lain dibangun dengan cara yang sama. Sebenarnya, ini tidak sepenuhnya benar. Misalnya, di departemen penjualan, selain tanggung jawab manajer untuk kinerja keseluruhan, ada juga tanggung jawab pribadi masing-masing manajer untuk berinteraksi dengan pelanggan. Namun, tidak ada aturan ketat dan tanggung jawab yang jelas dari kepala unit. Oleh karena itu, lebih banyak inisiatif, pendekatan berbeda untuk bekerja, dll diperbolehkan.
Penting untuk dipahami bahwa dalam bisnis menengah dan kecil, dua orang bertanggung jawab kepada negara untuk kegiatan perusahaan, pelaporan dan pembayaran kontribusi wajib (pajak dan sosial) - kepala perusahaan dan kepala akuntan. Kami akan berbicara tentang pemimpin nanti, tetapi sekarang kami akan fokus pada akuntan kepala.
Kepala akuntan
Jadi, kepala akuntan adalah pemimpin yang memikul tanggung jawab tidak hanya untuk manajemen perusahaan, tetapi juga untuk negara. Berdasarkan ini, kepala akuntan biasanya membangun pekerjaan berdasarkan pendekatan seperti:
- Karena kepala akuntan secara pribadi bertanggung jawab atas pelaporan, dan pelaporan didasarkan pada dokumen utama yang ditangani oleh departemen penjualan, itu berarti bahwa akuntan kepala memiliki hak untuk mengendalikan pekerjaan departemen penjualan dan memberikan tekanan jika terjadi kesulitan dengan dokumen.
Saya pribadi melihat perusahaan besar dengan omset tinggi dan jumlah pelanggan, di mana seluruh departemen penjualan bekerja di 1C. Akuntansi. Tanpa menggunakan sistem perangkat lunak lain atau bahkan konfigurasi 1C. Ini berarti bahwa akuntan sangat takut akan pelanggaran aliran dokumen sehingga ia berhasil meyakinkan manajemen untuk menggunakan hanya 1C. Meskipun untuk analisis penjualan dan manajemen ini masih jauh dari solusi terbaik.
- Kepala akuntan di salah satu tahapan pekerjaan dengan dokumen menunjuk orangnya, yaitu salah satu akuntan. Dan sudah seorang petugas akuntansi mengontrol kebenaran alur kerja utama saat ini.
Misalnya, kutipan dan dokumen internal (pemesanan barang, pesanan penjualan) dibuat di departemen penjualan menggunakan sistem yang praktis. Tetapi faktur, barang habis pakai, transportasi, dokumen pajak, tindakan kerja yang dilakukan dan dokumen serupa lainnya hanya berhak mengeluarkan petugas akuntansi.
Kerugian utama dari opsi pertama adalah bahwa semua akuntansi di perusahaan terkonsentrasi di sekitar kepentingan akuntansi. Sistem otomasi digunakan, terutama ditujukan untuk akuntansi dan pelaporan ke negara. Akibatnya, perusahaan kehilangan akuntansi manajemen.
Dalam program akuntansi, tidak ada pembagian menjadi "Leads" dan "pelanggan"; dokumen seperti "pesanan ke pemasok", "permintaan (pesanan) dari pembeli" atau "penawaran komersial" tidak disediakan. Akibatnya, tidak mungkin untuk melacak semua tahap bekerja dengan klien, tidak mungkin untuk menghasilkan laporan di banyak laporan penting untuk menganalisis efektivitas kerja, dll.
Opsi kedua juga memiliki kelemahan:
- Tanggung jawab tersapu. Seorang akuntan yang terlibat dalam penggalian dokumen-dokumen tertentu seringkali tidak sejalan dengan tindakan manajer penjualan. Akibatnya, ia hanya "menutup matanya" pada kenyataan bahwa penjual sendiri membentuk dan mengirim dokumentasi yang diperlukan. Dan kemudian spesialis ini ternyata menjadi "tautan ekstra". Satu akuntan sama sekali tidak dapat memeriksa semua dokumentasi, yang dihasilkan setiap hari oleh seluruh staf penjual, oleh satu akuntan. Dan jika terjadi kesalahan, dia "bersalah tanpa rasa bersalah." Manajemen mengetahui hal ini. Dan menjadi sangat sulit untuk mengidentifikasi penyebab kegagalan dan kerugian terkait.
- Penundaan birokrasi dan kehilangan laba. Jika akuntan menunjukkan tanggung jawab, keterlambatan dan kesulitan timbul saat mengirim faktur untuk pembayaran dan dokumen utama lainnya kepada pembeli. Klien bekerja dengan departemen penjualan atau pusat layanan, dan tiba-tiba dia perlu menunggu sampai departemen akuntansi menulis faktur. Dan akuntan dapat dimuat dengan permintaan dan dokumen lainnya. Mengurangi kecepatan dan tingkat layanan, mis. perusahaan kehilangan (kehilangan) laba.
Ada versi lain dari pekerjaan kepala akuntan, yang saya pikir optimal: akuntansi tidak mengintervensi dalam akuntansi manajemen.
Dalam hal ini, akuntan berurusan secara eksklusif dengan dokumen akuntansi (mereka mengeluarkan surat kuasa, mengontrol kebenaran dokumen dan ketersediaan dokumen asli yang diperlukan dengan segel dan tanda tangan). Yaitu Pembukuan melakukan kontrol umum atas bagian dari alur kerja yang diperlukan untuk pelaporan, serta menulis dokumen yang tidak dapat ditulis oleh orang lain.
Jika tidak, akuntansi manajemen dan manajemen dokumen saat ini tidak dalam ruang lingkup kepentingan dan kontrol ketat oleh akuntan. Ini memungkinkan Anda untuk paling mengkonfigurasi sistem otomasi untuk berbagai departemen, untuk mendapatkan semua keuntungan dari akuntansi manajemen berkualitas tinggi. Dan sampai saat ini, saya belum melihat solusi yang lebih baik untuk bisnis yang efektif.
Alasan untuk pendekatan yang berbeda
Jelas bahwa pilihan opsi alur kerja tergantung pada akuntan kepala. Kepala perusahaan paling sering menghilangkan dirinya dari pembentukan proses interaksi dengan akuntansi, karena ia percaya bahwa ini adalah bidang tanggung jawab spesialis akuntansi. Kepala departemen penjualan mungkin mencoba untuk mempengaruhi kepala akuntan, tetapi dia tidak membuat keputusan.
Tetapi pilihan opsi implementasi manajemen dokumen secara langsung tergantung pada kepribadian dan tingkat profesionalisme kepala akuntan.
Jika kepala akuntan perusahaan adalah spesialis sejati di bidangnya, ia jelas memahami tujuan perusahaan, yaitu menghasilkan keuntungan, dan membangun karyanya sedemikian rupa untuk membantu, bukan mengganggu bisnis.
Bahkan, Anda bahkan tidak perlu menjadi seorang akuntan untuk memahami bahwa tidak mungkin mengendalikan semua dokumentasi utama. Kecuali ketika hanya akuntan-akuntan yang terlibat dalam penggalian dokumen-dokumen ini. Tetapi cara ini mengurangi kualitas dan daya saing bisnis atau "menggembungkan" staf akuntansi ke ukuran yang tidak menguntungkan. Dan tidak ada pemimpin yang masuk akal yang akan melakukan ini lagi. Jauh lebih mudah untuk mengotomatiskan pertukaran data antar sistem dan untuk mengontrol alur kerja di tingkat laporan dan pemeriksaan langsung pada dokumen yang paling penting.
Juga bermanfaat untuk memahami bahwa banyak akuntan, bahkan spesialis yang cukup berpengalaman, berusaha untuk “mengikat” sebanyak mungkin proses agar menjadi tidak tergantikan di dalam perusahaan. Ini adalah keinginan manusia yang normal dan dapat dimengerti untuk mengamankan masa depan kita dan penghasilan tinggi secara konsisten. Dan di sini penting bahwa keinginan seperti itu tidak melampaui batas yang masuk akal.
Mengapa begitu sulit untuk menjadi kepala akuntan
Salah satu masalah terbesar akuntan kepala, yang menyebabkan kesulitan dalam berinteraksi dengan mereka, termasuk ketika mengotomatisasi dan mengoptimalkan proses bisnis, adalah ketidaksesuaian antara tanggung jawab akuntan kepala dan gajinya.
Misalnya, kepala departemen penjualan menerima tarif plus persentase tertentu, dan bertanggung jawab atas kesalahan yang mungkin terjadi dalam pekerjaan hanya kepada manajemen perusahaan. Kepala bisnis juga mendapat untung tertentu tergantung pada keberhasilan perusahaan. Akuntan kepala hanya menerima kurs (kadang-kadang dengan premi tetap) tanpa komponen "mengambang" secara umum, dan bertanggung jawab atas kemungkinan kesalahan tidak hanya kepada manajemen, tetapi juga kepada negara.
Berdasarkan faktor ini, perlu untuk membangun hubungan dengan akuntan kepala. Ingat tanggung jawab mereka dan hubungkan dengan upaya untuk "bermain aman" dengan pengertian.
Penyebab masalah berinteraksi dengan akuntansi
- Kualifikasi akuntan yang rendah. Hari ini Anda sering dapat melihat di perusahaan kepala akuntan, yang nyaris tidak memiliki dasar-dasar akuntansi. Tampaknya paradoksal, bahkan orang tanpa pendidikan tinggi dapat menempati posisi ini, hanya pada akhir kursus akuntansi. Alasan utama untuk keputusan manajemen tersebut adalah bahwa manajer memilih seorang akuntan "untuk dirinya sendiri". Yang penting bagi pebisnis kita bukanlah kualifikasi seorang akuntan, tetapi kemampuan untuk memercayainya.
- Kualifikasi kepala dan karyawan perusahaan yang rendah. Kurangnya pengetahuan dasar di bidang akuntansi di antara tim manajemen mengarah pada fakta bahwa karyawan tidak terlalu bersemangat untuk melatih akuntansi primer. Namun, banyak karyawan sendiri yang tidak terlalu tertarik dengan bidang pengetahuan ini. Akibatnya, akuntan sering dipaksa untuk mengambil desain seluruh "primer" ke tangan mereka sendiri, karena jika tidak, kesalahan berat akan dibuat dalam persiapan dokumen.
- Beban kerja yang tinggi dan tanggung jawab akuntabilitas yang tidak sepadan dengan gaji. Perusahaan berkembang, penjualan meningkat, jumlah dokumen dan laporan juga. Dan gaji akuntan tetap di level yang sama. Bahkan premi jarang berlaku untuk unit ini. Secara alami, di satu sisi, akuntan akan direasuransikan untuk melindungi dirinya dari kesalahan. Kepentingan perusahaan baginya akan bersifat sekunder. Di sisi lain, karena beban kerja yang tinggi, persiapan dokumentasi utama dan pembayaran tagihan akan ditunda "terakhir". Laporan untuk akuntan - di tempat pertama.
Rekomendasi untuk Spesialis Implementasi dan Otomasi
Penting untuk melanjutkan komunikasi dengan kepala akuntan perusahaan dari masalah di atas dan memahami tanggung jawab besar seorang spesialis. Pada saat yang sama, ada rekomendasi sederhana yang akan membantu menemukan bahasa yang sama untuk mereka yang, karena satu dan lain alasan, dipaksa untuk berinteraksi dengan akuntansi dalam proses mengotomatisasi proses bisnis, memperkenalkan perangkat lunak baru, layanan, dll.
- Baca setidaknya sedikit tentang akuntansi. Jangan terlalu malas untuk melihat-lihat buku pelajaran dan mengerti setidaknya dasar-dasarnya. Dan jika Anda terlibat dalam perangkat lunak, termasuk untuk akuntan secara berkelanjutan, Anda bahkan dapat lulus dari kursus akuntansi. Ini akan membantu Anda berbicara bahasa yang sama dengan mereka: Anda akan memahami masalah mereka, mereka adalah solusi yang Anda usulkan.
- Cobalah untuk menjaga waktu konsultasi dengan akuntan seminimal mungkin. Ingat tentang beban kerja yang tinggi, dan juga tidak ada yang membayar ekstra untuk konsultasi. Jika Anda memiliki pengetahuan dasar tentang akuntansi, mempelajari pekerjaan perusahaan pada tingkat dokumen dan konsultasi dengan karyawan dari departemen penjualan yang sama, dan baru kemudian datang ke departemen akuntansi untuk konsultasi dan persetujuan akhir, Anda akan berterima kasih.
Dan yang paling penting, ingat: manajemen akuntansi dan dokumen di perusahaan dibangun oleh kepala akuntan. Ciri-ciri struktur itu sendiri tergantung pada kepribadiannya. Dan seberapa banyak Anda berhasil menemukan bahasa yang sama dengan orang ini, keberhasilan kerja sama Anda dengan perusahaan secara keseluruhan.