"Sempurna" Gantt Chart Timeline

Alat yang paling penting bagi manajer proyek adalah rencana waktu. Ini dapat dibangun dengan banyak cara, tetapi grafik Gantt sering digunakan.

Tentang bagan Gantt sudah ada banyak diskusi tentang Habré:

• "Apakah grafik Gantt nyaman?"
• Metode alternatif “Bagaimana cara memperkirakan jangka waktu kerja?”
• "Merencanakan Proyek Agile dengan Gantt Chart"
• “Apa yang dibungkam Gantt chart atau mengapa proyek selalu terlambat”

Seseorang percaya bahwa rencana waktu terbaik adalah bagan Gantt, seseorang bahkan merencanakan proyek tangkas menggunakan bagan ini, dan seseorang, sebaliknya, tidak melihat titik di dalamnya dan menawarkan pendekatan alternatif untuk perencanaan dan rencana waktu .

Akhirnya mari kita cari tahu mengapa grafik Gantt diperlukan sama sekali, bagaimana itu harus disusun dan apa gunanya itu!

Apa yang menanti Anda di artikel

Gantt charting manual untuk mengembangkan proyek web. Kami tidak akan fokus pada alat khusus, kami hanya akan membahas pendekatan konseptual dan mendasar. Hal ini didasarkan pada dua belas tahun pengalaman di pasar pengembangan web kustom. Selama waktu ini, saya dapat meluncurkan lebih dari 100 proyek. Selama tiga tahun terakhir saya telah mengelola produksi di agensi interaktif AGIMA.

Untuk siapa artikel itu?

Artikel ini akan menarik bagi manajer proyek dan semua orang yang entah bagaimana terlibat dalam persiapan dan koordinasi jadwal untuk pengembangan, organisasi proses produksi untuk aplikasi web dan interaksi dengan klien atau pelanggan bisnis.

Penafian

Artikel ini bukan obat mujarab, tetapi hanya pendapat pribadi penulis ( Evgeny Lobanov , Direktur Eksekutif AGIMA ). Metode rantai kritis seringkali efektif untuk perencanaan proyek, tetapi dalam artikel ini kami tidak akan menyentuhnya dan melakukan analisis komparatif.

Apa rencana waktu?

Rencana waktu diperlukan untuk perencanaan beban yang benar dan manajemen yang tepat dari harapan pelanggan bisnis.

Sebelum memulai tugas atau proyek apa pun dalam produksi, Anda harus menyetujui waktu dengan tim dan pelanggan bisnis.

Selain mengelola harapan pelanggan bisnis dan tim Anda, rencana waktu juga sangat signifikan dari sudut pandang moral. Saya percaya bahwa jika manajer proyek tidak memiliki rencana tindakan yang jelas dengan titik kontrol menengah sebelum dimulainya pekerjaan, maka proyek seperti itu sangat mungkin ditujukan untuk kegagalan.

Sering menggunakan dua rencana waktu - eksternal dan internal:

• internal dibahas hanya dengan tim dan mencakup risiko yang direncanakan dari daftar risiko yang jelas pada saat evaluasi proyek;
• Rencana waktu eksternal dibahas dengan tim dan pelanggan bisnis; selain risiko yang jelas, itu termasuk penyimpangan dalam hal waktu berdasarkan risiko yang diproyeksikan untuk seluruh periode kerja pada proyek.

Rencana waktu biasanya disajikan dalam bentuk bagan Gantt .

Mari kita pertimbangkan tindakan dasar apa yang perlu dilakukan untuk membawa rencana waktu kita lebih dekat ke realisme, yaitu ideal.

Maksimalkan detail proyek pada tahap penilaian

Yang penting dan salah satu aturan paling mendasar ketika merencanakan proyek adalah untuk mengingat bahwa 20 jam per tugas banyak. Tugas semacam itu tidak dapat dikendalikan dalam semua nuansa dan dikelola dengan cepat dikembalikan ke saluran sementara proyek (sangat sulit untuk meminimalkan risiko implisit pada saat penilaian tugas, biasanya risiko ini diketahui pada saat batas waktu atau hari sebelumnya).

Oleh karena itu, penting untuk meletakkan semua tugas pada hari kerja spesialis (di perusahaan kami, ini adalah 6 jam waktu efektif; rincian lebih lanjut dapat ditemukan di artikel saya di bagian "proses kerja"). Tugas-tugas seperti itu paling mudah untuk dikendalikan dan dipengaruhi, meninggalkannya di saluran sementara proyek.

Jika tugas diperkirakan lebih dari 6-8 jam dan tidak memiliki hasil antara untuk perincian, maka perlu untuk menentukan kriteria untuk memperbaiki kemajuan.

Atur kalender produksi saat ini, periksa semua pengecualian, tetapkan hari kerja enam jam

Banyak orang lupa tentang kalender produksi ketika membuat jadwal. Selain akhir pekan "standar", ada hari libur "mengambang" dari tahun ke tahun, menggantikannya dengan hari kerja, dll.

Rencana waktu Anda tidak akan relevan jika Anda tidak menggunakan kalender produksi nyata.

Sebagai aturan, untuk menambahkan kalender produksi, Anda harus menggunakan pengecualian dalam pengaturan kalender dari alat yang Anda gunakan untuk membuat Gantt chart.

Buat semua tahapan proyek yang diperlukan. Semua kegiatan (tugas) dimasukkan di dalam tahapan

Sangat penting untuk membuat pengelompokan yang benar untuk kegiatan dalam rencana waktu kita. Jika diagramnya sederhana, maka hanya kelompokkan dengan tahapan proyek, misalnya:

- analitik,
- desain,
- desain
- tata letak
- pengembangan,
- pengujian,
- implementasi.

Tetapi jika proyek ini kompleks, maka Anda harus menerapkan pengelompokan kegiatan yang lebih dalam - itu sangat membantu ketika menyaring dan mengarahkan sesuai dengan bagan Gantt yang kompleks. Misalnya, saya suka mengelompokkan berdasarkan komponen, dalam tahapan proyek, dll.

Letakkan semua kegiatan di bagan

Jelas, semakin rinci tugas-tugas bisnis untuk kegiatan tertentu, semakin mudah dan lebih akurat kita akan dapat mengendalikan proses pengembangan.

Selain kegiatan utama, jangan lupa untuk masuk:

• iterasi pengeditan sesuai dengan kontrak (jika kita berbicara tentang pengembangan kustom);
• waktu untuk persetujuan iterasi oleh pemilik bisnis;
• waktu untuk koreksi sesuai dengan umpan balik dan debugging sesuai dengan kontrak (jika kita berbicara tentang pengembangan kustom);
• 1-2 jam untuk tugas yang tidak dihitung untuk setiap aktivitas;
• pembuatan konten utama;
• mengisi konten;
• pengujian dalam produksi;
• pengujian bisnis;
• implementasi.

Risiko peta

Anda perlu mengambil templat daftar risiko yang digunakan untuk jenis proyek Anda (seringkali penggunaannya terbatas pada ruang lingkup organisasi Anda).

Setiap risiko memiliki dua parameter utama mengenai proyek:

1. Kemungkinan terjadinya di lingkungan proyek.
2. Tingkat pengaruh risiko terhadap jalannya proyek.

Anda harus menentukan kedua parameter untuk setiap risiko dari daftar. Selanjutnya, Anda perlu menyaring risiko dengan dampak nyata pada proyek - cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menggunakan peta risiko.

Ketika semua risiko yang jelas untuk proyek diidentifikasi, perlu untuk memperhitungkan minimalisasi ketika membangun rencana waktu pada grafik Gantt.

Saya membagikan tiga cara utama untuk meminimalkan risiko yang jelas yang mempengaruhi waktu utama dan karakteristik anggaran proyek:

• duplikasi sumber daya;
• minimalisasi fungsi relatif terhadap biaya pengembangan;
• definisi "point of no return" sehubungan dengan kegiatan pihak ketiga dalam bentuk tonggak berdasarkan tanggal kalender.

Tiga skenario manajemen risiko dapat dibangun: negatif, normal, dan positif. Lebih mudah untuk melihat ketiga skenario pengembangan proyek pada bagan Gantt.

Masukkan semua titik kontrol untuk penyediaan informasi dari pemilik bisnis atau pelanggan

Penting untuk tidak melupakan:

• spesifikasi;
• bertopik atau layanan kerja;
• buku merek;
• semua konten yang diperlukan untuk implementasi;
• menutup karya dengan tindakan (jika kita berbicara tentang pengembangan kustom);
• menandatangani dokumen sementara utama;
• prabayar (jika kita berbicara tentang pengembangan kustom);
• kewajiban formal lainnya.

Masukkan semua sumber daya (termasuk waktu spesialis / karyawan pelanggan)

Ini akan memungkinkan Anda untuk memahami titik puncak persimpangan waktu maksimum dari spesialis yang sama. Dengan demikian, Anda akan melihat berapa banyak utas pengembangan yang dapat diluncurkan dan diuji secara paralel.

Selain itu, Anda dapat memasukkan biaya sumber daya dan anggaran puncak, membuat perkiraan yang lebih akurat untuk biaya pengembangan proyek.

Tunjukkan jalur kritis

Setelah meminimalkan risiko dalam diagram dan menyelesaikan semua titik persimpangan kritis sumber daya, kami dapat memperoleh jalur kritis proyek.

Pada dasarnya, jalur proyek minimum akan cocok dengan waktu internal Anda. Di mana kami sudah memperhitungkan:

• jam kerja spesialis;
• risiko jelas yang mungkin terjadi dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya;
• memuat spesialis dengan distribusi waktu kerja normal (tidak termasuk lembur).

Apa selanjutnya

Selanjutnya, dari rencana waktu internal, kita dapat melakukan yang eksternal, menghilangkan risiko yang jelas, tetapi menambahkan penyimpangan dalam hal waktu berdasarkan risiko yang diproyeksikan untuk seluruh periode pekerjaan di proyek.

Namun, bagan Gantt hanyalah alat. Bukan tujuan, tetapi sarana. Jika Anda tahu cara menangani risiko dan persyaratan yang berubah, maka bagan Gantt, bersama dengan peta jalan , adalah salah satu alat paling efektif untuk merencanakan seluruh proyek atau iterasi pengembangan.

Ini adalah rencana waktu yang setidaknya akan entah bagaimana menampilkan waktu yang sangat diperlukan untuk pelaksanaan proyek. Ngomong-ngomong, untuk menghitung penyimpangan waktu berdasarkan pada risiko yang diprediksi, Anda sering dapat menggunakan Burn Down Chart . Saya akan memberi tahu Anda di artikel selanjutnya tentang parameter yang dapat dibangun, selain "fitur pembakaran" primitif, dan cara mengumpulkan statistik tentang penyimpangan. Tetap disini ...