Knocking on Heaven: Mengelola Pembelian di Cloud dengan SAP Ariba

Hari ini kami ingin berbicara tentang solusi keluarga SAP Ariba yang menawarkan teknologi menarik untuk mengembangkan proses interaksi antara perusahaan di bidang pengadaan. Dalam posting ini, kita akan membahas prinsip-prinsip kerja dari solusi yang relatif baru untuk Rusia pada platform SAP dan berbicara tentang beberapa proyek yang sudah dilaksanakan dengan hasil yang siap pakai.

Sumber

Singkatnya, pada 2012, Ariba mengakuisisi SAP. Dan ada alasan bagus. Rangkaian produk-produk Ariba didasarkan pada Ariba Network, jaringan bisnis global yang menunjukkan dinamika pertumbuhan tinggi dan kini telah berakar di Rusia. Lebih dari 2,5 juta perusahaan terdaftar di Jaringan Ariba, dan setiap tahun pembayarannya mencapai 50 miliar dolar. Setuju, aset penasaran untuk bekerja secara internasional? Namun, kami, spesialis NORBIT , sebagai integrator Rusia yang merupakan bagian dari grup LANIT dan memberikan kontribusi besar pada posisi pertamanya di peringkat otoritatif pasar layanan TI (omong-omong, berikut adalah hasil dari riset IDC terbaru ), lebih menarik untuk diketahui daripada SAP Ariba semoga bermanfaat di negara kita.

Masalah pengadaan

Sumber

Di Rusia, sektor pengadaan adalah salah satu yang paling diatur di dunia. Di tingkat legislatif, perubahan dan penambahan pada kerangka kerja peraturan terus muncul yang berhubungan dengan pengadaan publik dan pengadaan perusahaan dengan partisipasi negara. Oleh karena itu, perlu untuk terus memperbarui proses bisnis dan mengubah interaksi dengan sistem informasi internal dan eksternal. Seperti yang Anda tahu, ini membutuhkan biaya tenaga kerja dan keuangan yang signifikan.

Biaya adalah signifikan. Setelah menganalisis rencana yang diterbitkan berbagai organisasi untuk pengembangan dan dukungan proses pengadaan, kami sampai pada kesimpulan bahwa perusahaan-perusahaan besar menghabiskan beberapa juta hingga puluhan juta rubel per tahun untuk hal ini, dan untuk beberapa, mereka melebihi 100 juta rubel untuk mendukung kegiatan pengadaan. Dan ini belum termasuk biaya tambahan untuk mempertahankan staf spesialis yang memberikan dukungan.


Tetapi masalah terbesarnya adalah waktu yang berharga terbuang sia-sia, dan respons yang cepat terhadap situasi yang berubah menjadi tidak mungkin. Akibatnya, perusahaan disandera oleh siklus penganggaran yang kompleks, prosedur pemilihan vendor dan persyaratan dokumentasi (sesuai dengan GOST), bahkan dalam kasus penyempurnaan fungsi keputusan individu dan optimisasi. Penekanan yang ada pada pemeliharaan sirkuit operasional tidak memungkinkan banyak untuk berkonsentrasi pada penyelesaian masalah mendesak lainnya, dan dalam konteks ini, SAP Ariba dapat menjadi solusi yang sangat berguna untuk mengubah "aturan main".


Dinamika proses bisnis dalam sistem memungkinkan modernisasi prosedur pengadaan, termasuk menyelesaikan kebutuhan mendesak departemen pengadaan:

• transisi ke strategi pengadaan terpadu,
• pengurangan biaya karena otomatisasi,
• dukungan untuk relevansi dan akurasi data,
• mencari dan kualifikasi cepat pemasok,
• Peningkatan efisiensi operasional
• pelatihan di tempat kerja.

Dokumen terus berlaku di perusahaan-perusahaan Rusia, dalam kasus terbaik, dokumen perantara dikirim melalui pos, dan dokumen yang dihasilkan dipindai dan ditempatkan dalam sistem manajemen dokumen.

Karena itu, ada kebutuhan untuk mengembangkan atau mengimplementasikan alat tunggal yang siap pakai untuk manajemen pengadaan dan integrasinya dengan berbagai sistem TI perusahaan - dari ERP dan akuntansi hingga gudang dan logistik. Dan seringkali ternyata Anda perlu mengubah seluruh rantai transfer data dan persetujuan. Lagi pula, jika Anda menyederhanakan proses pengadaan biasa, itu akan terlihat seperti ini:


Seperti yang Anda lihat, bekerja dengan dokumentasi berkali-kali bergerak dari satu departemen ke departemen lain, beberapa siklus persetujuan dilakukan, bidang tanggung jawab tidak selalu diformalkan dan upaya untuk mengimplementasikan solusi TI yang mengintegrasikan semua proses yang terkait dengan pengadaan dalam bentuk saat ini berubah menjadi neraka. Akan jauh lebih mudah untuk membuat skema di mana banyak pemindahan dokumen satu sama lain dan banyak persetujuan tidak diperlukan - sehingga alat IT itu sendiri mengatur semua proses dan membantu untuk melakukan pembelian dengan efisiensi yang lebih besar.


Masalah yang sama muncul untuk perusahaan-perusahaan Rusia ketika berinteraksi dengan rekanan. Untuk ini, mereka biasanya berkembang dan selama bertahun-tahun mendukung berbagai solusi untuk mengatur interaksi dengan pemasok: integrasi dengan platform elektronik, pengembangan portal pemasok, koneksi ke penempatan pasar, interaksi dengan operator pertukaran informasi elektronik, dan sebagainya. Sebaliknya, penggunaan Jaringan SAP Ariba menghilangkan perantara, mengurangi biaya integrasi dan pemeliharaan proses interaksi yang kompleks dengan pemasok, serta membentuk ruang informasi tunggal untuk interaksi semua peserta proses, baik internal maupun eksternal.

Haruskah saya menemukan kembali roda?

Sumber

SAP Ariba berisi template yang sudah dijalankan oleh perusahaan lain. Sistem ini terus diperkaya dengan pendekatan baru untuk pengadaan untuk perusahaan dari berbagai ukuran dan sektor industri, yang disimpan oleh peserta sebagai seperangkat aturan bisnis. Dengan kata lain, SAP Ariba memungkinkan Anda untuk melakukan pembelian sesuai dengan peraturan yang ada, tetapi dengan mempertimbangkan pengalaman positif pengadaan oleh organisasi lain, serta mengotomatiskan proses tender dan penagihan. Sebagai contoh praktik pengadaan yang sudah mapan, berikut ini adalah struktur khas perusahaan dengan sistem manajemen pengadaan terpusat berdasarkan Ariba.


Nilai tambahnya adalah tidak ada yang perlu diintegrasikan di sini - semua antarmuka sudah diimplementasikan, dan proses koordinasi didukung di dalam sistem. Sebagai contoh, satu kelompok keuangan yang cukup besar mengalami masalah dalam kontrak. Secara historis, organisasi telah mengembangkan praktik berbagai pendekatan untuk bekerja dengan kontrak, sehingga jumlahnya mencapai 240 jenis, dan siklus kesimpulan dari setiap perjanjian baru mulai memakan waktu beberapa bulan. Selain itu, perusahaan saat ini memiliki lebih dari 6.000 pelanggan dan lebih dari 25.000 kontrak aktif yang membutuhkan administrasi.

Berdasarkan SAP Ariba, kami dapat secara bertahap beralih ke kontrak standar, serta membuat satu registri dan mentransfer semua data kontrak ke sana. Bahkan, untuk menyelesaikan masalah, hanya satu modul solusi yang digunakan - SAP Ariba Contract Management. Bersama dengan pembentukan kontrak model dan migrasi data, implementasinya hanya membutuhkan waktu 5 bulan. Dan setelah satu tahun, 55% kontrak di perusahaan menjadi standar, 6 skema koordinasi universal dibuat untuk mereka, dan waktu untuk menyelesaikan kontrak berkurang rata-rata 32%.


Contoh ilustratif lainnya adalah perusahaan transportasi besar dengan lebih dari 6.000 karyawan, termasuk divisi regional. Ketika organisasi tumbuh, tidak adanya skema pengadaan digital tunggal menyebabkan peningkatan biaya untuk melayani pesanan dan akun (yang sekitar 250.000 dan 420.000 per tahun). Untuk mengatasi masalah pelanggan ini, empat komponen sudah digunakan - Manajemen Pemasok Ariba, Ariba P2P dengan integrasi ke dalam sistem ERP, Sumber Daya Ariba dan Visibilitas Pengeluaran Ariba.


Implementasi seluruh sistem memakan waktu 6 bulan, di mana perusahaan menerima solusi turnkey untuk pengadaan elektronik dan optimalisasi pekerjaan dengan kontraktor. Secara total, 350 pengguna terhubung ke sistem, dan hasilnya adalah sebagai berikut: biaya menurun sebesar 8,5% untuk tahun pertama operasi, jumlah pemasok menurun sebesar 14%, waktu pengadaan menurun sebesar 48%, dan efisiensi karyawan meningkat sebesar 40%.

Sumber

Jika kita berbicara secara substantif tentang modul yang diterapkan, maka mereka menyelesaikan masalah berikut dengan pelanggan.

• Manajemen Pemasok Ariba memungkinkan Anda untuk mengelola hubungan pelanggan dan diimplementasikan dalam 3 bulan.
• Ariba P2P, yang menyediakan interaksi langsung dengan kontraktor melalui Jaringan Ariba, diimplementasikan dalam 4,5 bulan, termasuk integrasi dengan sistem ERP pelanggan.
• Ariba Sourcing adalah solusi yang membantu mencari pemasok baru, dan implementasinya memakan waktu 2,5 bulan.
• Modul analisis Visibilitas Pengeluaran baru saja menjadi elemen kunci dalam mengurangi biaya, karena memungkinkan Anda melacak semua biaya perusahaan sehubungan dengan interaksi dengan berbagai pemasok. Integrasi ke dalam infrastruktur perusahaan memakan waktu 3 bulan.

Potensi yang menarik

Berdasarkan hasil proyek yang sudah dilaksanakan dan sedang dilaksanakan, kami menemukan fitur menarik dari SAP Ariba. Sistem ini memungkinkan Anda untuk dengan cepat mengoptimalkan proses manajemen pengadaan, sambil menawarkan sejumlah "barang" tambahan yang mungkin tidak diterapkan oleh perusahaan, tetapi terbukti sangat berguna dalam praktiknya.


Pertama, Ariba menyediakan akses ke proses pengadaan internasional dan memungkinkan pemasok untuk menawarkan layanan mereka kepada perusahaan di daerah yang bahkan tidak mereka pikirkan. Pada gilirannya, perusahaan Rusia dapat menemukan pemasok baru, tetapi pada saat yang sama sudah memverifikasi, misalnya, di Cina, dan menyimpulkan kontrak yang lebih menguntungkan.

Kedua, Ariba memungkinkan Anda untuk mengevaluasi risiko yang mungkin timbul karena masalah dengan pemasok. Sistem cerdas menganalisis data dari lebih dari seratus ribu sumber dan memberi tahu bahwa salah satu pemasok Anda mengalami masalah. Secara khusus, Anda dapat segera berhenti membeli darinya sehingga masalah serius tidak memengaruhi perusahaan Anda.

Ketiga, alat persiapan kontrak otomatis membantu memastikan kepatuhan dengan persyaratan peraturan tergantung pada wilayah di mana perusahaan beroperasi, serta penagihan sesuai dengan aturan otoritas pajak setempat. Sistem pemberitahuan dan pengingat yang sudah dibuat oleh pengembang menginformasikan tentang tindakan yang diperlukan dari semua peserta dalam koordinasi dan auditor, mengurangi waktu yang diperlukan untuk prosedur birokrasi.

Hal keempat yang kami catat adalah proses siap pakai dari transisi bertahap dari dokumentasi kertas ke kontrak elektronik, dan kemudian ke implementasi yang disebut "kontrak pintar". Pada saat yang sama, dimungkinkan untuk bekerja dengan berbagai penyedia layanan tanda tangan elektronik, termasuk yang Rusia, sepenuhnya sesuai dengan persyaratan FSB dan regulator lainnya.

Akhirnya, plus kelima adalah kemampuan untuk memperluas fitur Ariba berdasarkan SAP Cloud Platform. Berkat platform cloud SAP, sistem ini dapat diadaptasi untuk hampir semua spesifikasi, dan tanpa bergantung pada perusahaan tertentu, yang melakukan penyempurnaan. Dan sistem administrasi proses berorientasi bisnis yang sudah dibangun ke dalam solusi memungkinkan Anda untuk mengkonfigurasi dan mengimplementasikan proses bisnis tanpa melibatkan spesialis departemen TI.

Pada saat yang sama, mengingat bahwa solusi SAP Ariba baru-baru ini diperkenalkan di pasar Rusia, ada area di mana fungsi SAP Ariba mungkin memerlukan adaptasi tambahan di perusahaan-perusahaan Rusia dengan persyaratan dokumen peraturan. Sistem harus diselesaikan ketika mengatur aliran dokumen yang signifikan secara hukum dengan mempertimbangkan persyaratan Undang-Undang Federal "Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik" dan menghubungkan ke operator pertukaran dokumen elektronik. Juga, Ariba harus "mempercepat" layanan pengumpulan informasi tentang pemasok yang mempertimbangkan praktik Rusia (data USRLE, informasi FTS, register pemasok yang tidak bermoral, dll.).

Namun, sistem ini ternyata memiliki banyak fitur menarik, jika audiens Habr yang dihormati ingin mengetahui bagaimana proses manajemen risiko, transfer informasi, integrasi dan elemen-elemen lain dari arsitektur yang sukses di dunia dan terorganisir dengan cukup baru untuk solusi Rusia, kami akan membicarakannya sebagai berikut. posting.