Selama sebulan terakhir, saya telah melakukan 71 pelatihan panggilan Skype dengan berbagai perusahaan. Tugasnya adalah memperkenalkan sistem manajemen proyek yang sedang kami kembangkan. Permintaan dari semua orang yang menyetujui format seperti itu kira-kira sama - "Bagaimana cara menarik tim ke dalam sistem manajemen proyek dan ke dalam proyek itu sendiri?". Atau sederhananya: "
Bagaimana cara membuat semuanya berfungsi? "
Skype pertama panjang dan tidak terlalu produktif, tetapi mulai dari tanggal 15 saya merasakan naskahnya dan mulai mengisi tabel penawaran yang dikeluarkan, tergantung pada perusahaan dan situasinya.
Artikel ini berisi 10 rekomendasi utama untuk menarik tim ke dalam proyek. Semua ide yang diungkapkan di bawah ini cocok untuk bekerja di sistem apa pun, tetapi beberapa contoh diberikan dengan antarmuka
YouGile kami.
Fakta penting adalah bahwa para peserta perusahaan setelah satu jam Skype bekerja di sistem kami 8,5 kali lebih aktif dibandingkan dengan rata-rata pengguna. Dan 2,3 kali lebih aktif dibandingkan dengan mereka yang setuju untuk skype, tetapi kemudian membatalkan acara tersebut.
Untuk pemahaman umum, saya akan memberikan beberapa perusahaan dan bidang kegiatan mereka, berdasarkan yang saya telah menyusun daftar rekomendasi:
- Produksi video. 36 orang. Menembak iklan dan pengukur jarak pendek.
- Pabrik penambangan emas . 25 orang. Mereka sedang merencanakan reorganisasi perusahaan.
- Web-studio / SMM-agency . 12 orang. Implementasi proyek klien.
- Organisasi desain dan konstruksi . 15 orang. Mengembangkan proyek untuk rekonstruksi bangunan tempat tinggal.
- Pembangun pemandian. 28 orang. Realisasi objek.
- Perusahaan audit. 20 orang. Seorang putri dari bank besar, melakukan proyek untuk audit divisi.
- Universitas Riset Nasional. Mendukung departemen 10 orang. Manajemen tiket dan implementasi proyek modernisasi jaringan.
- Perkembangan TI di industri perbankan. 110-135 orang. Mereka menulis perangkat lunak internal.
- Konstruksi, penyewaan, dan pemeliharaan kompleks perbelanjaan dan hiburan. Sekitar 100 orang. Proyek untuk pembangunan fasilitas, perbaikan, penagihan utang.
10 rekomendasi untuk menarik tim ke dalam proyek
1. Untuk membuat struktur dewan yang cocok dengan logika proses bisnis
Item ini adalah yang paling penting dan ini adalah alasan pertama mengapa sistem manajemen tidak bertahan lama di perusahaan.
Sebagai aturan, perusahaan tidak memiliki proses yang ditentukan. Jika mereka tidak muncul sebelum sistem kontrol, mereka tidak akan muncul setelah. Kekacauan terus berlanjut. Sebelum implementasi, sebaiknya Anda duduk dan menuliskan semua yang ingin Anda tata sebagai algoritme. Dan kemudian mencari tahu bagaimana menerapkan ini dalam sistem papan dengan kolom.
Seringkali situasinya terlihat seperti ini. PM "Muda" (manajer proyek) membuat tiga kolom - "Baru", "Dalam pekerjaan", "Selesai" - dan memberi tahu tim: "Memulai". Dan ... Perintah tidak berfungsi, setidaknya di sistem. Proses nyata selalu memiliki banyak detail, dan bahkan proses paling sederhana dari ketiga kolom harus memiliki prioritas dan yang bertanggung jawab.
Berikut adalah contoh tipikal tentang bagaimana tidak melakukannya.
Bayangkan pekerjaan sederhana seorang manajer kantor, yang dapat dengan jelas diatur di papan tulis dalam tiga kolom:
- Pemimpin menambahkan dua orang ke proyek - dirinya dan manajer Lena.
- Membuat tiga kolom - "Baru", "Dalam Pekerjaan", "Selesai".
- Dan dia berkata: "Saya akan menambahkan tugas ke" Baru "dan Anda harus melakukannya. Dan ya, jika Anda melihat diri Anda membutuhkan sesuatu, tambahkan tugas dan lanjutkan. Yang paling penting adalah bahwa kantor kami harus sangat bagus dan semua orang ingin berada di sini terus-menerus. Singkatnya, yang perlu Anda lakukan di rumah ... ".
Itu tidak bekerja! Ini bukan proses bisnis!Seminggu kemudian, Lena akan mengatakan bahwa dia melakukan segalanya, hanya hal lain yang dia tidak punya waktu untuk mencatat. Dalam dua - akan ada tugas yang umumnya dilewati. Setelah tiga minggu, semuanya dengan aman akan kembali ke fakta bahwa direktur umum. akan secara teratur datang ke Lena dan mengatakan apa yang harus dilakukan. Jika perusahaan tumbuh, dia akan mencoba "mendelegasikan" tanggung jawab ini - dan sekarang pemimpin SDM akan pergi ke Lena dan mengatakan apa yang harus dilakukan.
Untuk bekerja, Anda membutuhkan kekhususan, akurasi, dan iterasi.
Sebagai contoh:
- Setiap hari Senin sampai jam 11:00, tepat lima tugas akan muncul di kolom "Sedang Bekerja". Lena sendiri perlu memilih tugas dengan tugas yang diprioritaskan dari daftar besar pekerjaan yang mungkin. Jika Anda punya waktu, Anda bisa menyelesaikan masalah lain.
- Semua tugas mendesak harus ditandai "Mendesak" oleh mereka yang mengatur tugas.
- Semua tugas yang telah dikerjakan selama lebih dari satu minggu harus dengan batas waktu.
- Setiap hari Jumat jam 5 sore ada pertemuan antara manajer dan manajer kantor, di mana dua pertanyaan dibahas: "Apa yang telah dilakukan?" dan "Apa yang kamu rencanakan untuk dilakukan?" Berdasarkan hasil pertemuan perencanaan, daftar pekerjaan yang mungkin dikompilasi dan dibahas dan prioritas ditetapkan.
Tentu saja, ini hanya contoh yang mungkin, semuanya tergantung pada situasi tertentu, bahkan dengan proses yang sederhana seperti bekerja di kantor. Seperti biasa, iblis ada dalam perincian: “Spesialis apa itu Lena? Berapa banyak orang di kantor? Apa yang mereka lakukan di kantor? Apa kriteria kantor yang baik? Berapa lantai? Bagaimana iklim di luar? " Dan sebagainya.
Proses harus ditentukan secara akurat. Anda juga pasti perlu menerapkannya dalam sistem kontrol. Bagaimana melakukan ini dalam proses pengembangan yang kompleks, misalnya, "sistem pengeboran baru" adalah masalah terpisah yang berada di luar ruang lingkup artikel. Dalam manual pelatihan ini, kami membatasi diri pada kenyataan bahwa transisi proses ke sistem informasi dimulai dengan perumusan proses.
Berikut adalah contoh papan di mana Anda dapat langsung mengatakan bahwa pekerjaan sedang berlangsung. Spesifik terlihat, semuanya rapi dan
Anda dapat memahami prosesnya, bahkan jika Anda melihat papan untuk pertama kalinya . Sebenarnya, ini adalah kriteria utama untuk dewan yang memuaskan - orang baru harus cepat memahami apa yang mereka kerjakan dalam proyek dan bagaimana semuanya diatur di sini.
Sebagai aturan, ketika suatu proses dipikirkan dengan baik, semuanya berjalan dan semuanya berjalan sesuai dengan keterlibatan tim. Ini terjadi pada sekitar 10% organisasi. Adalah mungkin untuk menyelesaikan pada titik ini, tetapi masih ada pertanyaan tentang keefektifan tim dan kebetulan perusahaan terlalu jauh, terlalu banyak berfantasi dan mencoba untuk menyadari apa yang tidak.
2. Jangan menyulitkan. Aturan sederhana untuk semua karyawan
Tidak perlu menambahkan segera apa yang tidak ada dalam proses nyata. Contoh kelebihan yang baik bisa menjadi tenggat waktu. Dalam praktiknya, sangat sering dengan munculnya sistem manajemen dalam suatu perusahaan, tenggat waktu muncul pada semua tugas, meskipun mereka tidak ada di sana sebelumnya. Anda mungkin berpikir bahwa tenggat waktu itulah yang menjadi ciri manajemen perusahaan yang baik, tetapi ini jauh dari selalu demikian. Lebih baik mengulangi persis proses yang ada di perusahaan. Dan jika tidak ada tenggat waktu, Anda tidak boleh memulai dari ini hanya dengan fakta bahwa sistem kontrol memiliki opsi seperti itu.
Tenggat waktu adalah cara yang paling dicintai dan paling kontroversial untuk mengatur waktu. Jika hanya karena mereka akan mulai bekerja ketika sudah atau sedikit nanti. Dalam lebih dari setengah kasus ketika proses dibahas, ternyata tenggat waktu ditambahkan begitu saja, tanpa benar-benar memiliki tenggat waktu yang ketat dalam proses tersebut. Kelebihan seperti itu dengan formalitas baru dan tidak selalu menyenangkan sangat mengurangi kemungkinan penarikan tim yang sukses.
Semua aturan setiap karyawan harus sederhana. Sangat bagus jika untuk setiap tugas dapat diformalkan dan turun untuk
selalu membersihkan semacam kolom dengan tugas.Contoh aturan kerja sederhana yang akhirnya menjadi tak terucapkan:
- Karyawan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kolom kosong secepat mungkin.
- Karyawan bertanggung jawab atas transisi semua tugas dengan prioritas "Penting!" di kolom terakhir pada akhir minggu.
- Dalam semua tugas, komentar "Memahami segalanya" dimasukkan (misalnya, di papan pelatihan).
- Karyawan bertanggung jawab atas jumlah tiket maksimum yang diambil dari kolom pertama.
- Karyawan bertanggung jawab untuk mengisi kolom dengan kartu dengan masalah yang dijelaskan secara akurat di fasilitas. Dan pada akhir minggu dia bertanggung jawab atas kenyataan bahwa tidak ada masalah lain.
- Karyawan bertanggung jawab untuk melampirkan foto pada hari kerja selesai.
Tentu saja, tidak semua karyawan dapat melakukan ini. Nah, jika itu berhasil dengan 30% tim dan seiring waktu itu menjadi aturan yang jelas.
Dan sebaliknya, beberapa contoh aturan yang tidak berfungsi:
- Karyawan bertanggung jawab untuk memelihara dewan.
- Karyawan bertanggung jawab atas penyelesaian tugas yang tepat waktu.
- Karyawan bertanggung jawab atas kualitas penulisan teks deskripsi
- Karyawan bertanggung jawab untuk menjual dan memperbaiki ini dalam sistem
3. Tetapkan manajer proses. Penting - mereka seharusnya tidak menjadi pemimpin!
Segera setelah menetapkan aturan sederhana, seseorang diperlukan untuk memantau ini. Ngomong-ngomong, kebutuhan untuk menugaskan seseorang untuk peran ini dijamin mengharuskan membuat aturan yang sederhana dan tetap.
Bahkan jika tim memiliki lebih dari 5 orang, penunjukan seseorang yang secara bersamaan memonitor manajemen proyek dalam sistem sudah dibenarkan, menghabiskan tidak lebih dari 30 menit sehari untuk ini.
Dan yang paling penting, itu tidak harus menjadi pemimpin atau manajer proyek! Jika pemimpin mengawasi penugasan prioritas, tenggat waktu, merapikan tepat waktu di papan tulis dan formalitas lainnya, ia dengan cepat kehilangan kesempatan untuk membahas kualitas pekerjaan yang dilakukan. Selain itu, jika di studio web kecil ini, misalnya, dilakukan oleh akuntan muda, maka semuanya akan rapi dan proses membahas tugas pada dasarnya tidak akan menderita.
Demikian pula, disarankan bahwa departemen penjualan memilih seseorang yang cukup baik untuk menindaklanjuti mengisi kartu di CRM. Jika ini dilakukan oleh pemimpin, maka diskusi tentang produk atau cara memeras pelanggan akan menjadi latar belakang.
Yang paling sulit di sini adalah memilih orang yang tepat. Dalam latihan saya, tidak terlalu banyak latihan, ini adalah orang tim yang paling tenang dan menyenangkan, yang dengannya orang yang paling berbeda pergi makan malam. Setiap permintaan untuk melakukan sesuatu di papan tulis atau dalam uraian tugas diucapkan oleh orang yang set netral mungkin atau dengan emosi positif kecil dan tidak pernah menyebabkan perlawanan.
4. Perkenalkan perencanaan berulang
Tidak ada yang baru bagi mereka yang terbiasa dengan Scrum, Kanban dan pendekatan Agile lainnya. Menurut jajak pendapat dari
VersionOne , perencanaan berulang digunakan di 90% tim. Termasuk mereka yang tidak menganggap bahwa mereka bekerja dengan pendekatan yang fleksibel.
Jika Anda, terlepas dari keadaan, memiliki ulasan sederhana tentang semua tugas dan memperbarui prioritas setiap dua minggu, ini cukup untuk mengatakan bahwa tim memiliki pendekatan berulang.
Manfaat utama dari sudut pandang pencabutan tim adalah bahwa gambaran penyebab umum semua anggota tim akan diperbarui dan akan menjadi jelas bagi semua orang bahwa proyek masih hidup dan bahwa tugas-tugas perlu dilakukan. Tentang "hidup" - ini bukan lelucon. Salah satu alasan utama untuk tidak bertindak dalam tim besar adalah ketidakpastian: "Apakah tugas ini masih relevan atau tidak?" Misalnya, pemasaran telah mendengar bahwa ada masalah dengan produk. Keraguan yang masuk akal muncul di dalam: "Apakah layak untuk secara sadar mempromosikannya di pasar?"
Dalam praktik saya mengadakan berbagai jenis pertemuan umum rutin, satu masalah muncul. Seiring waktu, semua orang terbiasa dengan itu, pertemuan menjadi formalitas di mana tugas-tugas nyata mungkin tidak dibahas sama sekali.
Semuanya masuk ke konfirmasi kelompok tentang niat untuk bekerja. Semua orang melaporkan dan mencoba sehingga tidak banyak pertanyaan dan diskusi.
Ada trik yang berfungsi - moderator acak. Setiap kali, orang acak dari tim ditunjuk melalui undian dan mengajukan pertanyaan "Apa yang dilakukan?" dan "Apa yang direncanakan?". Dan kemudian dia mencoba untuk mengatur diskusi tentang detail untuk masing-masing bidang kegiatan tim. Dengan perubahan peran yang konstan, tidak mungkin untuk membiasakan diri dan membentuk hubungan formal. Semua rapat akan berbeda dan bahkan emosional.
Yang paling keren adalah jika moderator itu "bodoh" , tetapi, menggunakan posisi sementaranya, mengajukan pertanyaan. Maka Anda harus memahami dengan sangat jelas apa dan mengapa Anda akan lakukan.
5. Tambahkan semua orang ke pengamat orang lain
Berikan kesempatan untuk mengamati departemen pengembangan untuk pergerakan tugas-tugas di departemen pemasaran atau mandor-tukang untuk menonton para insinyur membuat model bangunan baru. Tentu saja, akses harus diberikan hanya untuk membaca tanpa kemungkinan merusak apa pun.
Akses baca akan digunakan dari waktu ke waktu. Seseorang lebih sering, seseorang lebih jarang, tetapi di perusahaan percakapan tersebut akan mulai muncul: "Saya melihat Anda merilis tata letak baru di sana ..." atau "Saya membaca, masalahnya sudah diperbaiki di sana ...". Setiap kali seseorang berkata demikian, dapat dianggap bahwa beberapa jam penjelasan tim tentang siapa yang melakukan apa yang diselamatkan.
Jika transparansi ditetapkan di perusahaan, banyak lagi plus akan muncul: efek kompetitif, motivasi untuk melakukan tugas secara akurat, dan juga pengenalan karyawan baru akan difasilitasi. Benar, tidak mudah menerapkan transparansi, terutama di perusahaan besar. Pada awalnya, banyak yang tidak akan menyukai ini karena berbagai alasan. Sebaiknya setujui dengan tim tentang percobaan sementara, dan setelah sebulan semuanya akan berakar.
6. Amati parameter keterlibatan
Mereka mengatakan sangat sulit menurunkan berat badan / menjadi gemuk tanpa beban. Saya beruntung berat badan saya tidak berubah selama 15 tahun. Jika Anda juga beruntung dan tim Anda juga telah bekerja dengan mantap selama bertahun-tahun, jangan ragu untuk melanjutkan ke paragraf berikutnya atau ke artikel berikutnya. Dalam kasus lain, ada baiknya untuk menemukan semacam pedoman untuk keterlibatan tim secara keseluruhan dalam proyek. Namun, idealnya, Anda harus dapat melihat setiap karyawan tingkat aktivitasnya dalam sistem, yang, pada akhirnya, terkait dengan minatnya.
Misalnya, YouGile memiliki alat terpisah untuk ini - kemampuan untuk melihat aktivitas tindakan apa pun pada grup pengguna apa pun untuk periode waktu apa pun. Hasilnya dapat ditampilkan baik dalam bentuk tabel atau dalam bentuk grafik.
Berikut adalah aktivitas dari tindakan tim pengembangan jarak jauh kami selama 2 minggu terakhir:
Sangat mengejutkan bahwa komunikasi jauh lebih dari tindakan lain.
Ketika sebuah tim baru saja mulai bekerja dalam suatu proyek, jadwalnya terlihat seperti ini:
Sebagian besar dari semua tugas baru. Setelah beberapa saat, gambar akan berubah.
Contoh lain dari kegiatan pemantauan di departemen desain. Board of lay out file, di mana aktivitas penyediaan tata letak terlihat:
Tentu saja, seseorang tidak dapat mempertimbangkan efisiensi dalam jumlah file yang diunggah, serta pengembangan dalam barisan kode tertulis. Tetapi jika tidak ada banjir selama seminggu, maka ada beberapa kesulitan. Jika proyek selama beberapa hari secara tajam gagal dalam jadwal dengan komunikasi, kemungkinan besar tidak ada tugas yang mendesak atau seseorang sedang berlibur.
7. Letakkan semua versi desktop dengan autorun
Ini adalah metode termudah untuk memberikan hasil instan. Segera menggandakan aktivitas menggunakan alat manajemen proyek. Hanya dengan meletakkan aplikasi desktop dari sistem manajemen untuk semua orang, akan segera ada dua kali lebih banyak tugas yang dibuat, komentar yang tersisa dan hanya tampilan informasi.
Keterlibatan tim adalah proses spasmodik. Pada awalnya ada penghalang dan perlu untuk bekerja sehingga tim mulai tertarik pada gambaran umum di perusahaan, mengajukan pertanyaan pada detail kecil. Tetapi pada titik tertentu ada lompatan yang tajam dan prosesnya berjalan tanpa usaha ekstra. Selain itu, tim mulai melindungi dan mendukung apa yang sebelumnya harus dilaksanakan dengan upaya.
Jika Anda percaya bahwa implementasi proses membutuhkan mengatasi penghalang pada tahap awal, maka ide sederhana tentang cara menempatkan versi desktop harus bekerja dengan baik. Setiap peserta di pagi hari akan melihat papan saat ini dengan tugas dan melihat perubahan baru di kartu mereka berlangganan. Kebiasaan akan terbentuk lebih cepat.
8. Ajukan banyak pertanyaan
Ajukan seratus pertanyaan di bulan berikutnya dalam kartu tugas. Tim dijamin terlibat. Terlepas dari peran dalam tim, beri tahu saya berapa banyak pernyataan di perusahaan Anda yang Anda katakan, dan berapa banyak yang mengajukan pertanyaan? Jika sebagian besar komunikasi melewati sistem kontrol, maka menjadi mungkin untuk mengikuti diskusi dan menganalisisnya.
Beberapa contoh komentar tentang tugas, yang masing-masing memiliki efek berbeda pada keterlibatan karyawan dalam suatu proyek:
- "Lena, tata letak dilakukan dengan buruk, tanpa jiwa, ulangi."
"Lena, berapa banyak yang bisa kau hajar?" Ulangi semuanya! ”
"Lena, mungkin tata letak harus diulang?" Apakah ini opsi yang sepertinya tidak berfungsi? ”
"Lena, bagaimana kamu menyukai hasilnya?" Haruskah saya mengulanginya? "
"Bagaimana kamu menyukai hasilnya?" Apakah kami akan memberikannya kepada klien? "
“Aku tidak mengerti mengapa aku tidak menyukainya. Bisakah sesuatu diperbaiki? "
"Jika kamu menghabiskan dua jam lagi, apakah akan lebih baik?"
Bahkan jika besok Anda secara khusus menjadi pertanyaan manusia, tingkat manajemen di perusahaan akan meningkat.
, , , .
9.
: “ — , — , — , — ”.
- , , . ,
.
“ ”. , . , : “, , “”, “, ”.
10.
. , 10 , 10 , 100 , 100 .
, , , - , .
!
, , .