Bulan lalu, kami berbicara tentang hubungan antara pelanggan dan kontraktor. Kami melanjutkan diskusi kami tentang pengarahan, komponen-komponennya, dan tanggung jawab mitra.
Implementasi portal adalah proses individual, tidak ada kuesioner untuk semua kesempatan. Berdasarkan jawaban N untuk pertanyaan-pertanyaan spesifik, tidak mungkin untuk memahami rasa sakit, kebutuhan dan kebutuhan pelanggan. Hanya ada pengalaman, akumulasi pengetahuan dan kemampuan untuk melibatkan diri dalam bisnis klien. Di bawah ini, Maxim Schennikov, direktur komersial agensi interaktif kami, dan Pavel Meldazis, spesialis terkemuka di departemen solusi perusahaan, berdasarkan pengalaman 15 tahun, berbagi pengamatan pribadi, umpan balik, dan perangkap.
Harus diklarifikasi bahwa aspek-aspek utama dan prinsip-prinsip briefing tidak ada hubungannya dengan platform implementasi.
Proses Kenapa ini semua?
Proses dasar ada di semua perusahaan: pelacakan waktu, umpan berita, direktori telepon, karyawan, tentang perusahaan, dokumen, jadwal absen, dan sebagainya. Toolkit portal perusahaan ini berfungsi dan bahkan bantuan kontraktor mungkin tidak diperlukan dalam konfigurasinya. Namun, harus diingat bahwa fungsi portal adalah konsekuensi dari tujuan dan sasaran implementasi. Dengan satu atau lain cara, kami berbicara tentang sasaran dan sasaran dalam artikel pertama - Anda perlu memahami seberapa matang klien untuk implementasi. Jika tidak matang, sebagai aturan, kita mendengar: "Oh, saya ingin alat yang sama!". Dan untuk pertanyaan: "Mengapa? Bagaimana ini akan membuat pekerjaan lebih mudah? Apakah ada kebutuhan? " - jawabannya sulit didapat.
Pelanggan "matang" membaca sesuatu, tahu sesuatu tentang kemampuan, platform, dan muncul dengan pertanyaan-pertanyaan spesifik, dan kadang-kadang bahkan tugas-tugas yang diformalkan: kami ingin mengotomatiskan Penilaian 360 Derajat, inilah peraturannya, di sini adalah struktur survei. Ini adalah kelangkaan besar dan nilai tambah bagi pelaksana.
Cerita yang terpisah adalah proses individu tanpa pernyataan masalah yang diformalkan. Mitra kami, Far East Development Fund, telah datang dengan tugas mengotomatiskan proses peninjauan aplikasi end-to-end. Penting untuk mengubah jalurnya ke sistem TI, dari penyerahan ke mendukung proyek langsung. Anda dapat pergi dalam dua cara: pengarahan yang panjang dan panjang dari masing-masing peserta dalam proses atau permintaan peraturan. Yang pertama melelahkan bagi kedua belah pihak. Yang kedua tidak bisa tidak berada di perusahaan tingkat ini. Bagaimanapun, karyawan entah bagaimana dilatih, menurut parameter tertentu, mereka mengendalikan proses pelaksanaan proyek.
Dalam kasus WFDF, ini adalah kebijakan khusus yang mencerminkan jalur proyek dalam IMF. Kami menganalisisnya secara rinci, mengidentifikasi titik rujukan, mengajukan pertanyaan untuk klarifikasi, mengadakan beberapa pertemuan dengan mereka yang bertanggung jawab untuk berbagai proses. Sebagai hasilnya, kami membentuk solusi untuk proyek tersebut.
Jadi apa yang kita bicarakan dengan klien?
- Proses Apa tugas khusus yang harus dipecahkan portal. Ini adalah langkah yang menentukan dalam briefing, perendaman lebih lanjut dalam bisnis klien dibangun di atasnya. Keinginan untuk membuat proses ini lebih nyaman dan lebih mudah adalah alasan untuk menghubungi agensi.
- Peraturan Bagaimana proses bekerja di sini dan sekarang, sebelum implementasi. Sepanjang jalan, kami meminta register perusahaan, charter, deskripsi apa saja yang perlu diotomatisasi.
- Kekecewaan. Apa yang dalam proses saat ini tidak sesuai. Kami menentukan tonggak dari proses bisnis target (diinginkan) dan perbedaannya dari yang sekarang.
Modul Fungsional Bagaimana seharusnya semuanya bekerja?
Setiap proses bisnis membentuk dasar modul fungsional terpisah yang harus dibuat pengembang.
Dalam blok pertanyaan ini, kontraktor membantu klien untuk memahami secara terperinci dan terperinci seperti apa proses bisnis target di dalam portal - fungsi apa dan bagaimana ia akan melakukannya.
Sayangnya atau riang, tidak semua proses yang terjadi hidup juga terjadi di TI. Dewan kehormatan dalam bentuk apa pun - foto di pintu masuk, surat bulanan - mudah ditransfer ke IT, modul memiliki bentuk yang sama.
Alur kerja dan kertas elektronik - prinsip-prinsipnya tampak sama, tetapi dalam praktiknya berbeda. Kami dihadapkan dengan kenyataan bahwa pelanggan membayangkan bagian tertentu dari proses dan tidak melihatnya sepenuhnya. Misalnya, prosedur persetujuan perjanjian.
Proses ini sangat berbeda untuk semua orang pada awalnya. Rantai persetujuan dalam ruang hampa: perjanjian harus disepakati dengan para ekonom dan pengacara untuk mengirim kepala ia menempatkan visa.
Namun, kontrak tidak diselesaikan dalam ruang hampa dan kesulitan muncul:
- Seseorang tidak mengajukan visa, pada tahap apa kontrak kembali? Mula-mula atau tetap pada saat ini?
- Bagaimana interaksi dengan orang dengan siapa kontrak diselesaikan? Siapa yang berkomunikasi dengannya? Harus ada registri.
- Pemberitahuan dikirim secara langsung atau otomatis?
- Dibutuhkan diskusi internal, apakah ada batasan (sementara, tender, pengadaan)?
- Apakah diperlukan versi dokumen?
- Apakah rekonsiliasi paralel?
- Apakah mungkin untuk mendelegasikan kepada karyawan apa yang telah didelegasikan? Apakah ini proses otomatis atau haruskah karyawan dengan suhu 40 masuk ke portal dan centang kotak, apa yang mentransfer tugas? Atau apakah itu tanggung jawab administrator?
Untuk memperjelas semua nuansa, perlu mempelajari peraturan yang ditentukan dan praktik nyata.
Dalam banyak proses semacam itu, ada banyak trik yang membuat pelanggan pingsan. Tugas agensi adalah untuk segera mengajukan pertanyaan dan berbicara tentang kemungkinan kesulitan.
Tentu saja, kontraktor, bahkan dengan sejuta proyek di belakangnya, tidak dapat mengetahui berbagai variasi proses yang sama, belum lagi otomatisasi khusus. Agensi TI bukan guru metalurgi, konstruksi, atau investasi.
Analisis pendahuluan yang terperinci tentang fungsi-fungsi individu yang paling penting akan membantu untuk memahami apakah Anda berbicara bahasa yang sama dan seberapa banyak pelanggan tertarik pada proyek, apakah dia siap untuk melibatkan diri dalam pengembangan, mendukungnya dan mempopulerkan proyek di perusahaan. Kami berbicara tentang aspek-aspek ini dalam artikel sebelumnya .
Pavel Meldazis, Spesialis Utama, Departemen Solusi Perusahaan
Apa yang kita bahas dalam percakapan tentang fitur?
- Sebenarnya modul fungsional. Alat apa yang harus menyelesaikan masalah. Perangkat dan kompleksitas modul fungsional secara langsung mempengaruhi biaya, durasi dan kompleksitas pengembangan.
- Perangkap. Kami menunjukkan opsi untuk menyelesaikan masalah, menjelaskan potensi kerumitan berbagai opsi untuk implementasi fungsi, jika dapat diperkirakan. Bagian dan implementasi yang tidak rumit dapat ditambahkan ke komposisi begitu saja, tanpa perhatian yang tepat. Tugas agensi bukanlah untuk mengajar, tetapi untuk memperhatikan kemacetan.
- Dan lagi bahannya. Kami menemukan Deskripsi proses, instruksi, materi apa saja yang ada (dan hanya!) Yang ada dan akan membantu memahami kompleksitas otomatisasi imajiner atau yang jelas.
Hak akses. Apakah semuanya standar?
SDM saat pengarahan bertanya: "Dan bagaimana orang muncul di portal?" Ini adalah salah satu masalah yang benar-benar dangkal, tetapi sering dan penting.
Di sebagian besar proyek, masalah diselesaikan dengan integrasi dengan klien AD.
Tampaknya menjadi prosedur standar. Ada gateway standar. Namun, seperti biasa, kesulitan muncul dalam proses implementasi. Kemudahan integrasi yang jelas membingungkan pelanggan. Penting untuk mengklarifikasi di mana kesulitan mungkin timbul dan bagaimana cara menghindarinya. Sebagai contoh:
- Hak akses terkait langsung dengan hierarki. Dalam AD, itu tidak selalu benar - tidak ada dua bawahan. Terkadang struktur diturunkan dari 1C: ZUP. Sebagai akibatnya, dari tugas yang pada dasarnya kecil untuk mengatur akses di portal, dua integrasi mengikuti: kredensial dari AD, struktur dari 1C: ZUP.
- Data tertutup. AD menyimpan informasi karyawan yang lengkap. Aturan keamanan tidak memungkinkan Anda untuk membuka informasi di Internet. Terkadang Anda perlu datang ke kantor klien, duduk di jaringan lokal dan mengedit struktur.
- Peraturan hak akses. Di dalam portal, pengguna tingkat tertentu diberi daftar fungsi dan dokumen yang tersedia. Matriks peran lahir dalam perdebatan besar. Ada situasi ketika seorang karyawan tidak dapat diakses, tetapi ia terlibat dalam blok ini pada tahap tertentu dalam peran kecil dan seharusnya hanya melihat sebagian. Proses pengaturan akses adalah non-sepele.
Kutipan dari matriks peran untuk salah satu proyek kami .
Apa lagi yang kita bicarakan?
- Kelompok pengguna yang mendaftar akses yang sesuai. Yang menambah, mengganti nama, di mana mengubah hak.
- Sistem yang mengakumulasi akun karyawan. Di mana hierarki ditampilkan dengan lebih baik, dan di mana data pribadi, yang dengannya diperlukan untuk melakukan integrasi.
- Urutan dalam struktur AD. Untuk kebutuhan perusahaan, pengguna teknis diciptakan: printer, sekretaris bersyarat. Mereka seharusnya tidak ada di portal. Jadi strukturnya harus diluruskan. Siapa yang akan melakukan ini? Pelanggan, misalnya, kode tangan atau kontraktor.
- Transfer data. Apakah klien siap untuk mentransfer informasi pribadi melalui umpan web yang aman.
Lingkungan TI. Dengan apa lagi untuk diintegrasikan?
Dalam hal hak akses, kami mengangkat masalah memperkenalkan portal ke infrastruktur TI umum perusahaan. Namun, infrastruktur tidak hanya AD, bisa SAP, berbagai konfigurasi 1C, LMS, kalkulator untuk barang / jasa, sistem yang ditulis sendiri dan sebagainya, dan sebagainya. Integrasi dengan masing-masing dari mereka adalah topik pembicaraan yang terpisah selama pengarahan dengan spesialis khusus di sisi klien.
Apa yang kita ketahui?
- Ketersediaan sistem yang dapat dipengaruhi oleh implementasi portal. Ini mungkin merupakan sistem yang mentransfer bagian dari fungsinya. Misalnya, konduktor OS yang mengakses disk lokal ditransformasikan menjadi "penyimpanan file" disk dengan kemampuan untuk mengirim tautan rekan dan mitra yang durasinya terbatas dan dilindungi kata sandi.
- Apakah ada sesuatu yang tidak sesuai dengan sistem saat ini? Apa yang ingin Anda ubah ke bahu portal? Sebagai contoh, sebuah forum pada mesin yang sudah usang (ya, mereka masih hidup) akan pindah ke "kelompok kerja".
- Terlepas adalah kemampuan untuk berintegrasi dengan telepon. Di sini Anda perlu berbicara tentang berbagai skenario penggunaan, mulai dari CRM hingga komunikasi internal dan mengganti PBX saat ini.
- Memberikan akses ke sistem terintegrasi. Pelanggan siap menyediakannya, atau spesialisnya mengatur pembongkaran parameter yang diperlukan untuk mendapatkan data dari sistem pelanggan.
- Apakah klien memiliki spesialis yang siap untuk melakukan pekerjaan di sisi sistem yang terlibat dalam integrasi, atau setidaknya memberi nasihat tentang operasi saat ini dari sistem ini?
- Haruskah portal berada di dalam jaringan lokal atau dapat mengakses berada di luar (untuk menggunakan tugas, grup, aplikasi seluler, dll.)? Apa batasan dari bagian keamanan informasi?
- Apakah spesialis klien siap untuk mengatur infrastruktur server sesuai dengan persyaratan pengembang? Apakah mereka dapat mengatur DMZ jika perlu?
Sebagian kecil infrastruktur TI dari akun pribadi badan hukum salah satu klien kami, yang menampilkan semua elemen sinkronisasi untuk operasi yang benar dengan sistem eksternal.
Sebagai contoh, mari kita lihat kemacetan integrasi yang paling umum dan "sederhana".
Sinkronisasi dengan MS Exchange
Ada Outlook - mail, kalender bersama, kontak, perencana pertemuan, alat yang sangat diperlukan di perusahaan besar. Exchange - server tempat akun karyawan disimpan, dan, karenanya, semua data dari Outlook.
Mencangkokkan karyawan dari Outlook ke kalender pribadi dan mengirimkannya melalui portal adalah ide yang buruk.
Argumen pertama. Outlook sudah biasa. Program ini menutup semua tugas, dan duplikasi fungsi di portal - waktu tambahan, usaha dan uang.
Argumen kedua. Kemungkinan sinkronisasi yang tidak menyakitkan dan berhasil dengan server Exchange adalah pertanyaan tentang versinya. Integrasi dengan versi 13 dan 16 pada prinsipnya tidak didukung. Kami secara terbuka mengatakan bahwa alat ini di portal tidak berfungsi, tidak ada jadwal sinkronisasi yang jelas dan mapan.
Apa yang kita bicarakan?
- Versi pertukaran. Apakah mungkin untuk berintegrasi sama sekali?
- Rasionalitas sinkronisasi. Sinkronisasi dengan kalender pribadi karyawan dari Exchange menjadikan portal sebagai agregator global alat kerja. Tetapi integrasi ini seringkali tidak dapat dibenarkan karena kompleksitas dan ketidak untungnya bagi klien.
- Sarankan alternatif. Beberapa tugas Outlook menutup fungsi standar - modul reservasi negosiasi Bitrix, korespondensi dalam kelompok kerja, tugas tertentu, seperti analog komunikasi email yang kelebihan beban.
Integrasi dengan 1C
1C adalah alat yang fleksibel dan dipersonalisasi yang menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Tidak mungkin untuk memenuhi program yang disetel sama, tidak ada yang menggunakan konfigurasi standar.
Situasi muncul: untuk integrasi 1C dengan portal perusahaan, ada modul standar, tetapi 1C bukan lagi modul standar dan modul tidak berfungsi. Integrasi masih dimungkinkan, tetapi menjadi jauh lebih sulit.
Sifat terbatas dari layanan 1C juga membingungkan. Integrasi dilakukan baik di sisi portal dan di sisi 1C. Untuk berfungsinya 1C, sebagai aturan, perusahaan pihak ketiga, karyawan internal, karyawan outsourcing bertanggung jawab. Itu selalu akses ke informasi komersial. Perubahan 1C dilakukan dengan satu tangan. Untuk agen TI, ini adalah taman yang aneh dan salah untuk naik ke sana, bahkan jika agen di negara bagian memiliki odnosnik yang sangat baik.
Oleh karena itu, pekerjaan di sisi 1C harus dilakukan oleh pelanggan sendiri, yang menambahkan langkah interaksi ekstra, mempersulit proses, dan waktu integrasi meningkat.
Dan di sini klien harus berpikir apakah perlu atau tidak. Apakah akan ada duplikasi yang tidak berarti dari sistem. Seringkali diperlukan integrasi untuk mengoordinasikan akun, kontrak, dan pelaporan. Jika proses yang terkait dengan interaksi instan dengan 1C tidak termasuk dalam portal, maka Anda tidak boleh melipatgandakan entitas tanpa perlu.
Jika kami bekerja berdasarkan 1C-Biriks, Pelanggan mungkin keberatan: "1C dan 1C-Bitrix adalah salah satu bidang perusahaan, tidak akan ada kesulitan di antara mereka." Bahkan, tidak ada kesamaan dari sudut pandang teknis, tidak ada produk. Ini benar-benar solusi pihak ketiga dengan serangkaian modul yang berbeda.
Apa yang kita bicarakan?
- Kebutuhan akan integrasi. Jika portal adalah alat untuk koordinasi, pengesahan akun, kontrak, maka prosedur integrasi masuk akal. Ini adalah tugas yang jelas untuk toko online, tetapi kontroversial untuk intranet, yang tidak selalu penting untuk berinteraksi dengan data keuangan.
- Unggah data. Apakah klien siap untuk memberikan akses apa pun ke 1C, atau akankah dia sendiri membongkar bidang yang diperlukan dari program.
- Pengembangan tambahan. Untuk memperingatkan bahwa gateway standar untuk transfer data tidak berlaku di sebagian besar proyek, penyesuaiannya diperlukan.
Antarmuka Akankah kita membawa kecantikan?
Kontak pengguna pertama dengan portal
Halaman utama adalah kesan pertama yang akan diterima pengguna dari portal. Jika mereka tidak mengerti, sulit, tidak nyaman, maka pekerjaan implementasi portal bisa dilakukan dengan sia-sia.
Alat perusahaan tidak akan terbang, itu akan ditinggalkan dan tidak akan dipahami, karena cara kuno lebih mudah dimengerti dan lebih cepat. Tentu saja, antarmuka yang ramah pengguna hanya sebagian kecil dari proses implementasi dalam budaya perusahaan, tetapi dengan perannya sendiri yang terpisah.
Pembentukan halaman utama tidak hanya masalah pengalaman pengguna, kegunaan dan navigasi, tetapi juga tugas pelanggan bisnis:
- Mengapa suatu blok perlu atau tidak perlu?
- Seberapa dalam haruskah ini atau instrumen lainnya disembunyikan?
- Pemberitahuan apa yang diprioritaskan?
Di sini Anda dapat membangun kebutuhan klien. Kami membutuhkan pelacak tugas - kami menyimpulkan bahwa Anda tidak memerlukan apa pun selain berita dan direktori telepon - kami mengikuti pola yang sama.
Apa yang kita bicarakan?
- Alat Prioritas. Stakeholder harus terbiasa dengan pekerjaan rutin bawahan mereka, yang akan menjadi lebih mudah karena struktur kompeten halaman utama.
- Hipotesis. Apa yang seharusnya menjadi kebiasaan pengguna? Banyak elemen yang disembunyikan agar tidak menekan dan menyederhanakan antarmuka - ini normal. Mengubah intranet menjadi 1C, tempat Anda tersesat dan tidak mengerti apa yang harus dilakukan, tidak praktis. Dengan menggunakan Word, Anda memahami dengan baik bahwa tiga garis putus-putus di kiri-kiri, dan tiga di kanan-kanan. Pengguna bekerja di sistem setiap hari dan terbiasa dengan solusi baru dengan cepat.
Branding
Bekerja setiap hari di ruang yang mencerminkan identitas perusahaan perusahaan - menjaga semangat perusahaan, budaya, dan sedikit kebanggaan. Pelanggan dan kontraktor melihat identitas perusahaan dalam berbagai cara. Sebenarnya:
- Ubah font, latar belakang, tambahkan logo adalah cerita sederhana. Itu tidak memerlukan biaya tambahan. Tingkat dasar
- Memindahkan, menghapus, menambahkan blok, widget, mengubah kisi modular adalah cerita lain dan juga tentang desain. Tingkat mahir.
Kami benar-benar dapat memodifikasi templat desain dari halaman otorisasi ke tombol "ok" saat membuat tugas. Tetapi Anda selalu membutuhkan jawaban untuk pertanyaan: "Mengapa?".
Salah satu halaman portal perusahaan First Freight Company. Untuk proyek ini, tidak hanya antarmuka individu telah diubah, tetapi juga sistem desainnya sendiri didukung.
Apa yang kita bicarakan?
- Pentingnya dan kebutuhan. Bagi sebagian besar pelanggan, mendesain ulang adalah tugas opsional. Menjadi penting bagi perusahaan yang sangat besar, di mana masalah kepatuhan dengan identitas perusahaan dijabarkan dan ditetapkan.
- Buku Merek, pedoman, sistem desain. Apakah pelanggan memiliki setidaknya sesuatu? Jika tidak ada logo, slogan, simbolisme, atau warna korporat, kami kembali ke item pertama atau kami sarankan untuk menghubungi agen pemasaran branding.
- Kerangka kerja untuk perubahan visual standar. Tentukan apa yang termasuk dalam level dasar portal perubahan visual.
- Kehalusan dan kompleksitas desain ulang yang mendalam.
Pendekatan kolaborasi dan implementasi
: , , - , — . , , , , -, .
. , . , , , .
?
- - . ? , -? ?
- . ? - KPI?
- - . , - , -?
- . , , . , - .
- , . , , ? ?
, . - , . . - . — - , « ». , () . , , , .
- . ? ?
- . . , ?
IT- -, , .
.
—
, . ( ) :
-, - .
—
, , - ( ), , . , .
?
, , . :
- . .
- : , , , , .
- , .
, . , , . - , - , - ( ).
, — , , , , . , - , .
,
, , , :
- , .
- , IT-. , .
- - , , .. — .
- . , , .
- , . , , . — .
Apa selanjutnya
. :
- , . . .
- , ( , , , ).
- , — , - , , , , , , , .. .
***
, , . . — .
, , , .
, -, , .