Lihatlah gambar ini. Dalam proses bisnis banyak perusahaan, situasi yang sama adalah banyak solusi yang dapat menyederhanakan tindakan karyawan, tanpa melanggar aturan. Tetapi bagaimana para manajer melihat kenyataan ini di dalam perusahaan?
Cara termudah adalah dengan menghubungi konsultan. Apa yang ditawarkan pasar konsultasi hari ini untuk mengatasi masalah ini? Melakukan wawancara dengan karyawan dan mencari tahu bagaimana mereka melihat proses mereka secara subyektif. Dan mereka bisa melihatnya seperti jalan kiri dalam gambar. Atau mereka bahkan mungkin tidak tahu seperti apa jalan ini seharusnya. Masalah muncul: bagaimana melihat realitas objektif, dan bukan interpretasi dari sudut pandang seseorang? Ini berlaku untuk semua proses bisnis - pengadaan, penjualan, logistik, dll.
Di lini produk SAP, ada solusi SAP Process Mining yang terpisah yang memungkinkan Anda melihat "langkah digital" karyawan perusahaan. Bahkan, Anda dapat melihat proses apa pun dari sistem informasi apa pun, melacak kepatuhan tindakan karyawan dengan kebijakan dan standar perusahaan, dan berbagai model referensi. Skala perusahaan tidak menjadi masalah di sini - yang terpenting adalah prosesnya sendiri didigitalkan dan tidak terluka di atas kertas.
Misalnya, pada gambar di atas, pengguna memulai transaksi dalam proses membuat pesanan penjualan. Dia membuat pesanan pembelian, mengambil kiriman dari gudang, kemudian mengirimkannya ke klien, memberinya faktur, menerima pembayaran. Harap dicatat bahwa pada saat ketika pengguna melakukan transaksi dalam sistem, log transaksi muncul di dalamnya. Ini menunjukkan bahwa pengguna tertentu pada titik waktu tertentu membuat Nomor pemesanan, mengubah harga dan alamat pengiriman, mengubah dokumen ini dan itu, dll.
Dan log tersebut dapat dikumpulkan dari sistem apa pun, termasuk yang ditulis sendiri, hingga file teks dan unggul. Solusi SAP Process Mining memiliki algoritma internal sendiri yang dapat mengumpulkan log dan mengubahnya menjadi grafik. Ini adalah gambar visual (lihat Gambar 3), yang menunjukkan bagaimana prosesnya benar-benar terlihat tanpa interpretasi siapa pun.
Fig. 3
Hasilnya, Anda dapat melihat kemacetan di setiap proyek. Misalnya, pesanan terakumulasi di suatu tempat. Manajer tidak dapat memprosesnya dengan cepat. Pertanyaannya adalah - mengapa? Entah tidak ada sumber daya yang cukup, atau proses itu sendiri terstruktur secara metodologis sehingga Anda harus menghabiskan banyak waktu.
Pada Gambar 4, kita melihat grafik proses “Memproses aplikasi pinjaman”. Setiap bola merah adalah aplikasi pinjaman. Ukuran bola ditentukan oleh nilai aplikasi pinjaman (berapa jumlah klaim pemohon). Melihat grafik, kita melihat bahwa antara beberapa kegiatan antrian bola terbentuk - garis merah. Ini menunjukkan bahwa pada titik waktu tertentu, aplikasi terakumulasi di antara tahapan atau membutuhkan waktu lama untuk diproses. Alasannya bisa berbeda: kurangnya sumber daya, personel, kekhususan proses regulasi, kualifikasi karyawan dan alasan lainnya.
Fig. 4
Omong-omong, kemacetan diilustrasikan dengan sempurna dalam pengadaan. Terutama dalam holding multi-cabang, di mana proses ini mungkin berbeda di setiap divisi. Proses seperti itu terbentuk secara historis - mungkin ada sistem informasi yang berbeda, proses dilakukan sesuai dengan berbagai metodologi. Dalam situasi seperti itu, cepat atau lambat, perusahaan induk akan ingin membawa mereka ke satu templat sehingga lebih mudah dikendalikan. Tujuan dari Proses Penambangan adalah untuk menunjukkan perbedaan antara proses cabang dan patokan, serta apa yang perlu dilakukan untuk membawa proses di cabang ke standar tunggal. Gambar 5 menunjukkan contoh perbandingan dua cabang: di sebelah kanan - referensi, di sebelah kiri - membutuhkan perubahan.
Gbr.5
Proses Penambangan berlaku untuk tugas robot. Dengan menggunakan metode kontrol proses ini, Anda dapat melihat di mana ada banyak tugas rutin dan memikirkan bagaimana mereka dapat di-robot.
Misalnya, perusahaan sering menyesuaikan harga untuk pesanan dari pemasok tertentu dan untuk kelompok bahan tertentu. Dan berapa banyak waktu yang dihabiskan karyawan untuk menyesuaikan harga untuk 145 ribu pesanan per tahun, yang masing-masing membutuhkan waktu 40 menit? Berapa banyak waktu dan sumber daya yang bisa dihemat jika jumlah pekerjaan ini berkurang setidaknya 30%? Berapa lama siklus pengadaan akan dikurangi jika proses ini adalah robot? Akibatnya, orang akan bebas untuk menyelesaikan tugas analitis dan manajerial. Gambar 6 menunjukkan tabel dengan daftar pemasok yang banyak penyesuaian manualnya terjadi.
Gbr.6
Proses Penambangan memungkinkan Anda untuk "menangkap" dan skenario dengan penipuan (fraud). Misalkan, di perusahaan, setiap manajer memiliki wilayah penjualan tertentu dengan toko tempat menjual barang. Pada tingkat sistem NSI, koneksi ini diperbaiki dan kemudian dikirim ke sistem CRM dan sistem pelaporan.
Apa yang terjadi pada akhir tahun? Penjual memasuki sistem ini dan melepaskan beberapa toko di mana ia tidak dapat menjual barang. Dan ternyata rencana penjualannya sekarang diselesaikan bukan pada 80%, tetapi pada 100%. Dia dibayar bonus, karena dia membuat rencananya. Waktu berlalu, tahun baru dimulai, dan dia menambahkan kembali dirinya sendiri dua toko ini. Setelah melakukan penyelidikan internal menggunakan Proses Penambangan, ternyata manajer dan rekan mereka memiliki hak akses ke sistem, kemampuan untuk mengubah data dan membuat penyesuaian. Contoh laporan manajemen hak dan otoritas ditunjukkan pada gambar di bawah ini.
Gbr. 7
Dalam artikel berikut tentang Penambangan Proses, kami akan berbicara tentang skenario penjualan dan piutang, kami akan menganalisis contoh aplikasi dalam proses pengadaan dan pembayaran, dan kami akan melakukan tinjauan terperinci tentang integrasi data dan mengunggah dengan salah satu mitra kami.
Para penulis artikel: Ekaterina Tyuleneva, Arsitek Solusi Bisnis SAP, dan Fedor Pavlov, Pakar Solusi Platform SAP.