Mengelola Biaya Proyek dengan Manajemen Nilai yang Diperoleh

Bagaimana mengukur dan memantau keefektifan implementasi rencana proyek - masalah-masalah seperti itu selalu memusingkan para pemimpin mereka. Ada banyak pendekatan untuk menyelesaikan masalah ini. Pada artikel ini, kami akan mempertimbangkan elemen utama dari teknik Earned Value Management (EVM), yang digunakan di mana-mana di proyek-proyek AS, dan kami hanya mendapatkan popularitas dalam manajemen proyek dengan pembaruan Standar Praktek untuk Manajemen Nilai yang Diperoleh, PMI. (Pada 2012, saya sudah menulis di sebuah majalah yang dikenal di kalangan sempit tentang hal itu.) Anda dapat mengetahui cara menggunakan EVM, dan dalam komentar, mari kita bahas siapa itu dan bagaimana hasilnya dari pengalaman.

Sumber

Poin Kunci Proyek

Setiap manajer menginginkan pemahaman yang jelas tentang status proyeknya dan menjawab pertanyaan apakah proyeknya tertinggal dari rencana implementasi atau di depannya, seberapa efisien sumber daya yang digunakan, jika anggaran dilampaui atau ada penghematan, berapakah biaya dari pekerjaan yang tersisa? Agar suatu proyek berhasil, Anda perlu mengelola setiap komponen dan proses dengan cermat. Manajer proyek membutuhkan umpan balik yang konstan untuk melihat kemungkinan masalah dalam waktu dan menyelesaikannya, untuk melakukan semuanya tepat waktu dan memenuhi anggaran.

Teknologi Earned Value Management membantu mengelola tantangan-tantangan ini. Ini mengintegrasikan analisis seluruh ruang lingkup pekerjaan pada proyek dengan rencana kerja dan biaya pelaksanaannya. Berkat dia, dimungkinkan untuk mengamati metrik utama dari keadaan proyek dan mengevaluasi situasi nyata, membuat penyesuaian manajerial yang diperlukan.

Sumber

Membangun kerja EVM

Anda adalah pemimpin dan memutuskan bahwa Anda akan menggunakan Earned Value Management. Bicarakan tentang langkah-langkah praktis yang perlu Anda ambil. Pertama, perencanaan proyek, kemudian mengukur dan menganalisis waktu kerja dan biaya mereka sebagai pelaksanaan tugas-tugas proyek.

Sedang merencanakan

Kami menentukan ruang lingkup penuh pekerjaan: apa yang harus dikembangkan dan dikirim ke pelanggan. Volume ditunjukkan dalam konten pekerjaan (Pernyataan kerja, SOW), kami memiliki istilah ini memiliki nama biasa - kerangka acuan, persyaratan teknis / fungsional. Berdasarkan itu, rencana implementasi proyek disusun dan biaya dihitung. Awalnya sederhana, semuanya seperti klasik.

Sumber

Setiap pekerjaan dibagi menjadi tugas-tugas komponen, yang memungkinkan kontrol yang lebih baik atas implementasi rencana - pekerjaan diuraikan. Bukan tanpa alasan bahwa "gajah dimakan sebagian."

Struktur kerja hierarkis (ISR, Work breakdown structure, WBS) memungkinkan Anda memperbaiki proyek menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola - elemen-elemen yang mencakup seluruh jumlah pekerjaan. Daun-daun pohon WBS menjadi lebih dan lebih rinci.

Struktur hirarkis dari karya menciptakan produk perangkat lunak

Sekarang kami mendefinisikan kontraktor dan bidang tanggung jawabnya - kami menyiapkan struktur organisasi tim proyek (OS, struktur kerusakan Organisasi, OBS).

Struktur organisasi tim proyek

Setelah itu kami memperkuat kontrol atas proyek, menunjuk titik kontrol. Bagi mereka, kami menentukan jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan, anggaran dan rencana pekerjaan itu sendiri. Di masa depan, ketika melakukan langkah-langkah kontrol, pertama-tama kita akan melihat poin-poin ini untuk analisis volume yang digunakan dan biaya aktual yang dikeluarkan.

Tanggung jawab untuk poin-poin ini, peran para peserta ditunjukkan dalam matriks penugasan Tanggung Jawab (RAM) - kami memotong WBS (lingkup pekerjaan, menjawab pertanyaan "Apa yang harus dilakukan?") Dan OBS (peserta proyek, menjawab pertanyaan "Siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas? "), dengan demikian mengidentifikasi mereka yang bertanggung jawab untuk poin kontrol. Satu orang yang bertanggung jawab mungkin bertanggung jawab atas beberapa titik kontrol, tetapi titik kontrol tidak dapat dikendalikan oleh beberapa orang yang bertanggung jawab.

Pada gambar ini, titik kontrol disorot dengan warna kuning.

Mendefinisikan Breakpoints

Kami membuat rencana implementasi proyek utama (jadwal induk terintegrasi, IMS). Dalam rencana tersebut, kami membagi semua tugas ke dalam tahapan pelaksanaan tugas (ke level terendah WBS) dengan indikasi durasi dan koneksi logisnya. Kemudian tandai anggaran untuk setiap tugas.

Rencana Induk Proyek

Kami membuat anggaran

Untuk menggunakan Earned Value Management, rencana kerja harus diintegrasikan dengan biaya proyek yang direncanakan. Di akhir perencanaan IMS (saya sangat merekomendasikannya), Anda perlu mengembangkan anggaran. Anggaran harus secara jelas dikaitkan dengan interval waktu untuk menyelesaikan tugas untuk memahami kapan dan berapa banyak anggaran akan dihabiskan.

Sumber

Anggaran proyek adalah salah satu elemen utama dari Earned Value Management. Itu diperhitungkan:

• dalam total biaya yang direncanakan (Anggaran saat penyelesaian, BAC), ini tidak termasuk cadangan manajemen;
• dalam nilai yang direncanakan - volume yang direncanakan (Nilai yang direncanakan, PV, atau biaya yang direncanakan untuk pekerjaan yang direncanakan, biaya pekerjaan yang dianggarkan dijadwalkan, BCWS);
• dalam nilai "dikuasai" - volume yang dikuasai (Nilai yang diperoleh, EV) - refleksi dari biaya yang direncanakan dari pekerjaan yang benar-benar selesai untuk periode waktu tertentu; kadang-kadang juga disebut biaya pekerjaan yang dianggarkan (BCWP);
• dalam istilah aktual, biaya aktual pekerjaan yang dilakukan (Biaya aktual, AC, atau biaya aktual pekerjaan yang dilakukan, ACWP).

Opsi pengembangan proyek. Contoh tampilan EV, PV dan AC

Dari contoh di atas, saya dapat melihat situasi pada proyek - unit kerja analitis dilakukan sebelumnya, tetapi sejak persyaratan disetujui, penyimpangan dari rencana dimulai, termasuk dalam pengembangan ...

Jumlah semua anggaran tonggak dan anggaran yang tidak dialokasikan adalah tingkat dasar pengukuran kinerja (PMB). Berguna bagi kita untuk membandingkan biaya dalam implementasi rencana kerja.

Anda dapat mengukur sumber daya yang digunakan dalam unit ukuran apa pun yang sesuai untuk ini (misalnya, dalam jam kerja, dalam kesetaraan moneter dari sumber daya yang digunakan, yang menyusun anggaran, dll.).

Pertimbangkan prinsip dasar teknik EVM:

• dalam hal tugas selesai, volume yang dicairkan sama dengan anggaran tugas ini,
• jika tugas belum dimulai, volume yang dicairkan adalah nol,
• jika tugas berlanjut, volume yang dikuasai sama dengan anggarannya dikalikan persentase penyelesaiannya.

Ukur kemajuan

Sumber

Ada beberapa pendekatan dasar untuk menentukan kemajuan suatu tugas.

Rumus tetap
Nyaman untuk tugas-tugas kecil. Contoh dari pendekatan ini adalah metode 50/50, ketika 50% penyelesaian tugas ditunjukkan pada awal pelaksanaannya, dan sisanya 50% setelah penyelesaian. Formula alternatif 25/75 dan 0/100 dapat digunakan. Rasio favorit saya - 10/70/20 (pekerjaan awal, penyelesaian tugas yang signifikan, dan penyelesaiannya) - memungkinkan saya menjalani proses evaluasi tiga tahap 0% → 10% → 80% → 100%.

Poin Kontrol Tertimbang dan
Efektif untuk tugas yang lama ketika ada hasil antara. Tugas ini dibagi menjadi beberapa bagian. Akhir dari setiap bagian adalah tonggak sejarah. Setelah mencapai setiap tonggak, tugas diberikan persentase yang sesuai untuk penyelesaiannya.

Persentase Eksekusi
Ini adalah pendekatan yang sederhana namun subyektif di mana orang yang bertanggung jawab atas tugas tersebut mengevaluasi persentase penyelesaian pekerjaan yang direncanakan untuk periode tersebut. Penilaian semacam itu tidak selalu efektif dan masuk akal, tetapi pendekatan semacam itu juga terjadi.

Jika ada indikator kuantitatif, maka persentasenya dapat dihitung berdasarkan mereka. Misalnya, 65.356 elemen dari 110.320 yang dimigrasi, mis. 59%

Beban kerja terdistribusi
Jika tugas dikaitkan dengan tugas lain yang memiliki EV sendiri, nilai untuk tugas dependen dapat ditentukan berdasarkan tugas utama. Ini mungkin tugas yang sinkron.

Tingkat upaya (LOE)
Jika hasil tugas tidak berwujud dan pendekatan lain yang tercantum tidak dapat diterapkan, maka kami menggunakan pendekatan ini. Misalnya, untuk tugas-tugas seperti manajemen proyek atau dukungan teknis untuk pengguna, mereka yang bertanggung jawab untuk tugas sibuk untuk% waktu tetap. Dengan demikian, cukup sederhana untuk menghitung kemajuan apa yang akan terjadi jika mereka yang bertanggung jawab terlibat dalam tugas-tugas ini.

Analisis penyimpangan

Manajemen Nilai yang Diperoleh memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi kemungkinan penyimpangan dari rencana dengan menganalisis elemen utamanya - volume yang dikuasai, rencana kerja, dan biaya aktual. Berdasarkan pada mereka, Anda dapat menentukan:

• deviasi dalam biaya (varians biaya, CV), ditunjukkan dalam nilai absolut dan menunjukkan pembengkakan biaya atau penghematan pada proyek;
• penyimpangan dalam hal waktu (varians jadwal, SV), ditunjukkan dalam nilai absolut dan menunjukkan keterlambatan atau memajukan jadwal kerja;
• indeks kinerja biaya (CPI), menunjukkan seberapa efisien tim proyek menggunakan sumber daya;
• Indeks kinerja jadwal (SPI) menunjukkan seberapa efisien tim proyek menggunakan waktunya.

Bagaimana cara menghitungnya? Rumus perhitungannya sederhana. Inilah mereka:

$$$CV = EV-AC$; $$$SV = EV-PV$; $$$CPI = EV / AC$; $$$SPI = EV / PV$

Jika dua indikator pertama negatif, beri perhatian khusus pada hal ini, penyimpangan Anda dalam proyek tidak menjadi lebih baik.

Jika dua indeks terakhir lebih besar dari atau sama dengan 1, proyek ini dalam kondisi sangat baik. Sebaliknya, jika kurang dari 1, ini berarti ada masalah dalam waktu atau biaya proyek.

Status proyek tergantung pada indikator

Memprediksi

Ada elemen berguna lainnya dalam EVM untuk analisis proyek yang memungkinkan Anda untuk menjawab pertanyaan tentang berapa banyak pekerjaan yang tersisa untuk dilakukan, berapa banyak uang yang tersisa untuk dibelanjakan, dan perkiraan yang konsisten dengan kemajuan pekerjaan saat ini. Saya akan memberikan elemen-elemen ini di bawah ini.

Perkiraan penyelesaian proyek (Perkiraan saat penyelesaian, EAC)
Memungkinkan Anda menentukan kapan proyek akan berakhir dan berapa banyak uang yang akhirnya akan dihabiskan untuk itu, dengan mempertimbangkan tren saat ini.

Varians saat selesai (VAC)
Menginformasikan tentang penghematan atau kelebihan biaya di akhir proyek secara absolut atau relatif untuk periode tersebut.

Untuk menyelesaikan indeks kinerja (TCPI)
Ini menunjukkan efisiensi yang diperlukan untuk menggunakan sumber daya yang tersisa oleh tim, sehingga pada akhirnya biaya sesuai dengan nilai BAC (atau EAC, jika dihitung dengan metode ahli). Setelah menentukan indeks, Anda perlu menentukan tindakan apa yang harus diambil untuk mengubah CPI ke arah nilai baru yang sama dengan TCPI.

Prakiraan sampai selesai (Perkirakan hingga selesai, DLL)
Menunjukkan biaya yang diharapkan dari pekerjaan yang tersisa pada proyek. Ini dapat dihitung secara ahli dan menggunakan perhitungan matematis berdasarkan kinerja pekerjaan yang ditentukan oleh CPI.

Berdasarkan hasil peramalan implementasi rencana proyek, saya merekomendasikan untuk memperbaiki hasil peramalan dan melakukan prosedur pengukuran dalam grafik / tabel ringkasan, ini akan membantu untuk melihat tren dan kehidupan proyek, sejarahnya. Jangan lupa untuk menerapkan tindakan manajemen korektif untuk mempertahankan keberhasilan implementasi proyek, karena bukan tanpa alasan manajemen perubahan adalah salah satu kompetensi utama manajer proyek di dunia TI.

Untuk memahami bagaimana elemen-elemen EVM saling terkait, di bawah ini saya akan menggambar grafik ketergantungan elemen-elemen tersebut.


Perhitungan semua elemen EVM diberikan dalam peta intelek di bawah ini dalam format yang nyaman untuk dicetak (pertimbangkan - lembar contekan).

Elemen EVM dan rumus kalkulasinya

SV dan SPI dianggap berdasarkan kerja dari pekerjaan yang telah selesai dan yang direncanakan. Oleh karena itu, ada kemungkinan bahwa pekerjaan akan selesai lebih lambat dari yang direncanakan, tetapi pada saat yang sama, indikator akan menunjukkan keadaan ideal proyek - SV = 0 dan SPI = 1. Dalam hal ini, metode pengukuran produktivitas tugas digunakan ketika waktu digunakan sebagai indikator utama - alih-alih PV dan EV, perlu menggunakan waktu yang direncanakan (PT) dan waktu aktual yang dihabiskan (AT). Jadi, ketika melakukan seluruh jumlah pekerjaan dan adanya penundaan dalam pelaksanaan, akan dimungkinkan untuk menghitung nilai-nilai alternatif SV dan SPI, dengan fokus pada hal itu. Perhitungan untuk jumlah ini ada dalam diagram di atas.

Untuk analisis titik kontrol, saya sarankan menggunakan nilai ambang, mengaturnya untuk menentukan penyimpangan di luar nilai yang diizinkan. Ambang batas akan membantu untuk fokus pada penyimpangan dan hanya menganalisis penyimpangan yang signifikan dan tren proyek.

Laporan analisis penyimpangan kualitas berisi:

• Deskripsi masalah
• alasan penyimpangan
• langkah-langkah untuk mengurangi dampak penyimpangan pada proyek.

Beberapa ambang batas harus ditetapkan lebih ketat untuk pelaporan internal daripada pelaporan eksternal. Ini membantu untuk fokus pada produktivitas dan identifikasi kemungkinan penyimpangan sebelum menjadi masalah bagi pelanggan.

Sumber

Gunakan dalam praktek

Earned Value Management di seluruh dunia telah memantapkan dirinya sebagai alat yang berguna untuk memantau kinerja dan mendapatkan umpan balik tentang status proyek selama pengelolaannya. Di luar negeri, EVM secara aktif digunakan oleh perusahaan seperti IBM, Jacobs, Toshiba, SAP, Boeing. Di Rusia, tidak banyak perusahaan yang secara resmi mengenalinya, misalnya, Lukoil dan Renaissance Capital.

Sudahkah Anda menemui EVM dalam pekerjaan Anda? Apakah pendekatan Anda bermanfaat? Saya mengusulkan untuk berbicara dalam komentar.

Kata penutup

PMI mengembangkan ide ESM (manajemen jadwal yang diperoleh) - manajemen jadwal yang dikuasai, menggunakan pendekatan EVM. Sudah, ada konsep yang digunakan oleh mekanik untuk tujuan ESM yang memungkinkan kontrol bertarget dari jalur kritis dan rantai kritis. Tetapi ini adalah kisah yang sangat berbeda yang dapat saya ceritakan, atau tentang yang dapat Anda baca dalam Standar Praktek untuk Manajemen Nilai yang Diperoleh, edisi ke-2 (2011), aplikasi PMBOK gratis untuk anggota PMI.

Sementara itu, Anda merenungkan apa yang Anda baca, memecahkan masalah kecil, menulis jawaban di komentar.


Menjawab dengan benar, selamat datang di wawancara .