Materi ini adalah bagian kecil
dari kursus manajemen proyek digital , dan akan berguna terutama untuk manajer proyek, manajer akun, dan manajer agensi.
Kami memutuskan untuk membagikan pengalaman kami dengan alasan yang bagus: kasus-kasus yang tidak menyenangkan dari rekan-rekan industri dan benjolan yang diisi sendiri menunjukkan bahwa topik ini adalah titik pahit bagi banyak orang (dan tidak hanya di bidang TI). Bacalah materi struktur kontrak yang harus dipilih ketika mengerjakan SCRUM (dan mengapa), dan yang paling penting, bagaimana mempertahankannya dengan pengacara klien. Peretasan kehidupan ketika disetujui, 5 aturan pencegahan, beberapa kisah nyata, serta proses alur kerja di studio Sibirix dari dalam - sini.
Beberapa menulis kontrak untuk setiap klien dari awal. Hampir setiap perusahaan memiliki semacam template, paling sering diambil dari Internet dan diedit. Kami memulai hampir sama. Ketika bekerja pada model air terjun dengan alur kerja, itu sederhana: pekerjaan itu segera dievaluasi dan dicatat dalam kontrak pada tahap penjualan.
Sekitar 8 tahun yang lalu kami mulai mengerjakan SCRUM - yang pertama dalam pengembangan web (pos terpisah dengan holivar sudah ada di arsip karena alasan ini;). Itu sangat keren, tetapi templat kontrak kami yang akrab dan nyaman tidak cocok dengan proses baru.
Gagasan utamanya adalah membuat perjanjian kerangka kerja plus aplikasi untuknya pada setiap tahap pengembangan.
Perjanjian semacam itu menentukan urutan umum dan kondisi kerja, sementara kami dan klien menanggung risiko hanya dalam kerangka kerja Aplikasi saat ini - dengan kata lain, dalam satu tahap kerja.
Dalam templat ini, kami secara bertahap melakukan perubahan dan penambahan, berdasarkan semua tonjolan yang kami isi. Berangsur-angsur tumbuh, menjadi sulit dibaca dan dipahami. Itu mulai tidak senonoh banyak waktu untuk memeriksa, mengubah, mengoordinasikan. Muncul pertanyaan: "Apakah kita membutuhkan pengacara?"
Kami sangat memahami bahwa kami tidak ingin memiliki pengacara di negara bagian (ia tidak menghasilkan apa-apa, yang berarti ia akan membuat marah direktur). Manajer itu tidak punya banyak waktu untuk bekerja dengan dokumen. Pada saat yang sama, kami benar-benar ingin membuat alur kerja aman. Oleh karena itu, kami refactored template
dengan bantuan pengacara Runetlex , dan memperkenalkan peraturan khusus yang sangat mengurangi kompleksitas dan kemungkinan kesalahan.
Sebagai contoh:
- Kontrak baru harus selalu disiapkan dari templat, dan bukan dari kontrak dari pelanggan sebelumnya. Meminta maaf atas nama orang lain dalam dokumen sudah tidak menyenangkan, tetapi masih ada yang berhasil di NDA ....
- Tempat-tempat di mana data dapat berubah disorot dalam warna: ini benar-benar menghemat 20 persen waktu saat menyiapkan dokumen dari templat.
- Sebelum mengirim kontrak kepada pelanggan, bagaimanapun, itu harus diperiksa lagi. Dan sangat diinginkan - orang yang berbeda. Masalahnya adalah orang seperti itu biasanya sendirian di perusahaan. Dan mungkin ada banyak dokumen (misalnya, kami memiliki lebih dari 400 tahun).
- Dan tidak hanya - peraturannya sebenarnya agak besar.
Yang paling tidak menyenangkan, tetapi tak terhindarkan - ini adalah koreksi dari pengacara Pelanggan. Dan mereka juga perlu diperiksa dan dievaluasi untuk risiko potensial. Solusinya adalah memiliki templat kontrak yang terbukti untuk setiap jenis layanan dan daftar periksa untuk bekerja dengan keberatan (kami membagikan templat kami di
sini ). Maka, negosiasi tidak membutuhkan banyak waktu dan akal sehat.
Ada tiga jenis pengeditan yang kami gunakan algoritma berbeda untuk bekerja dengan:
- Proses penyempurnaan. Paling sering datang dari manajer proyek di sisi pelanggan. Biasanya cukup untuk sekali lagi memberi tahu Anda mengapa pekerjaan akan dibangun dengan cara ini dan bukan sebaliknya dan apa manfaatnya bagi klien.
- "Knock out" kondisi yang lebih menguntungkan. Lebih banyak pengeditan pengeditan, jadwal yang lebih sedikit, harga yang lebih rendah. Apa yang harus dilakukan Hubungkan akal sehat, tunjukkan bahwa biaya dan waktu secara langsung tergantung pada kompleksitas. Kami membutuhkan lebih banyak pengeditan pengeditan - ok, tetapi akan membutuhkan lebih banyak uang dan hari. Seharusnya lebih murah - kami mengurangi ruang lingkup pekerjaan: Anda selalu dapat membuang beberapa fungsi dari anggaran. Kerja bebas adalah dosa.
- Referensi dari pengacara pelanggan. Ada banyak, lebih tepatnya, BANYAK, terutama dalam kasus-kasus ketika pengacara berusaha untuk tidak memecahkan beberapa masalah nyata, tetapi untuk menciptakan penampilan kerja. Pengeditan mungkin tidak terlalu rasional dan mudah dimengerti. Mari kita lihat bagaimana bekerja dengan ini untuk mengoordinasikan dokumen dengan kerugian minimal.
Langkah pertama adalah menetapkan pra-klausul dalam kontrak yang secara khusus dirancang agar fleksibel dan beradaptasi dengan pelanggan tertentu. Ini mungkin ketentuan yang menduplikasi norma hukum, atau mengatur nuansa pekerjaan yang nyaman bagi Anda, tetapi tidak mendasar. Barang-barang itu adalah apa yang Anda rela menyerah. Ketidakhadiran mereka tidak akan mempengaruhi kompleksitas, waktu, biaya, proses atau risiko. Jadi, jika pengacara klien akan sangat bertanya, Anda dapat dengan aman mengecualikan mereka, yang sebelumnya melindungi.
Dalam templat kami, item-item tersebut disorot, dan manajer dapat mengambil keputusan untuk itu secara independen.Sayangnya, di samping poin-poin yang tidak benar-benar Anda inginkan sebelumnya, ada yang lain dalam dokumen. Bagi Anda, mereka tidak hanya penting, tetapi mendasar. Ketika pengacara klien mengirimkan koreksi padanya, Anda harus setuju. Tidak ada, dan tidak ada algoritma tunggal, itu selalu merupakan proses negosiasi.
Pada poin-poin seperti itu, pertama-tama, perlu mengusulkan kata-kata alternatif. Bahkan jika versi yang lain hanya berisi konsesi kecil atau klarifikasi, dan secara umum hampir tidak berbeda dari yang sebelumnya, mereka akan sering melewatkannya.
Bandingkan - pengacara tidak menyetujui kata-kata ini:
Pelanggan memberikan kepada Kontraktor hak untuk menggunakan namanya (nama), logo, merek dagang, penunjukan komersial dalam portofolio dan materi informasi dari Kontraktor. Pelanggan memberi Kontraktor hak
untuk mengumumkan hasil semua pekerjaan berdasarkan Perjanjian.
Dan yang ini terlewatkan:
Pelanggan memberikan kepada Kontraktor hak untuk menggunakan nama dan logonya dalam portofolio dan materi informasi Kontraktor, serta mengumumkan hasil dari semua pekerjaan berdasarkan Perjanjian, tunduk pada persetujuan awal dari teks pengumuman dengan Pelanggan, dengan mengirimkan e-mail kepada penanggung jawab Pelanggan selambat-lambatnya 2 hari kerja sebelum publikasi yang diusulkan.
Bahkan lebih baik untuk membuat daftar poin di mana perselisihan sering muncul dan menyiapkan alternatif di muka. Bonus dari daftar ini adalah memungkinkan Anda untuk mendelegasikan sebagian diskusi hasil edit ke manajer akun dan manajer proyek.
Jika Anda tidak dapat menyetujui poin apa pun, Anda dapat mencoba untuk memindahkan negosiasi ke tingkat yang lebih tinggi. Cukup sering untuk mengatakan bahwa Anda tidak memiliki wewenang yang cukup, dan Anda dapat menyelesaikan masalah hanya melalui CEO. Eskalasi selalu membutuhkan banyak sumber daya untuk kedua belah pihak, oleh karena itu, pada titik-titik non-kritis, masalah kemungkinan besar akan diselesaikan tanpa itu.
Jika pelanggan meminta untuk menambahkan sanksi pada kontrak - misalnya, untuk pekerjaan yang terlambat - pikirkan apakah ia sendiri dapat menunda dengan cara yang sama persis. Jika ya - tambahkan dua item cermin: untuk diri sendiri dan untuknya. Kami tidak bertentangan dengan tanggung jawab atas parameter-parameter yang sepenuhnya berada dalam kekuasaan kami. Tetapi tanggung jawab adalah hal yang bermata dua. Dan ini adalah kesempatan sekali lagi untuk melebih-lebihkan risiko dan, mungkin, untuk meninggalkan sanksi secara umum.
File kasus arbitrase memiliki riwayat hukum pelanggan. Banyak tuntutan hukum terhadap pemasok? Ya, mungkin dia benar-benar sial sepanjang waktu, tetapi, departemen hukumnya menguntungkan dan menghasilkan uang melalui celah dalam dokumen. Ingatlah hal ini ketika menilai risiko dan profitabilitas suatu proyek, dan ketika menyetujui revisi. Sebagai contoh, ini adalah argumen penting ketika menyetujui titik yurisdiksi.
Selain skrip untuk mengoordinasikan koreksi, dalam peraturan kami ada sejumlah aturan pencegahan yang akan berguna dalam industri apa pun:
Aturan 1. Tidak ada dokumen di Word. Kami memberikan dokumen kepada pelanggan dalam mode pengeditan di Google, atau (jika pengacara pelanggan membutuhkan file) file pdf. Lebih mudah untuk mentransfer poin dari protokol ketidaksepakatan ke Google.Docs daripada memeriksa sepenuhnya teks dari Word untuk adanya perubahan yang tidak diketahui.
Aturan 2. Verifikasi dokumen. Itu terjadi bahwa pelanggan menambahkan 2-3 suntingan dalam mode pengeditan, dan sisanya membuat diam-diam, dengan harapan tidak ada yang akan memperhatikan. Kami memiliki dua kasus seperti itu: persyaratan, jumlah, dan proses berubah.
Aturan 3. Periksa versi asli dari pelanggan. Mereka mungkin tiba-tiba berbeda dari dokumen yang disepakati. Sayangnya, dalam praktik kami, opsi semacam itu telah dipenuhi beberapa kali.
Aturan 4. Menuntut surat kuasa jika kontrak tidak ditandatangani oleh direktur umum. Dan periksa apakah itu tidak kadaluarsa. Kalau tidak, di pengadilan, kontrak dapat dinyatakan tidak valid, dan tidak peduli seberapa baik Anda melakukan pekerjaan Anda, Anda harus mengembalikan uang itu. Kasus ini bukan fiksi (rekan dibagikan).
Aturan 5. Verifikasi tanda tangan. Tanda tangan pada dokumen tertentu harus bertepatan dengan model tanda tangan dalam perjanjian kerangka kerja (dan dalam dokumen konstituen perusahaan, Anda meminta salinan rekan-rekan mereka, kan?) Dan memiliki sesuatu yang sama dengan nama penandatangan. Karena tanda tangan yang meragukan, dokumen juga mungkin tidak valid.
Kami percaya bahwa perjanjian harus mencerminkan perjanjian dan aturan permainan yang sebenarnya secara akurat. Seharusnya tidak mengganggu pekerjaan. Jika terjadi perselisihan, melambaikan kertas di depan hidung Anda adalah ide yang lemah dan meragukan. Tetapi urutan dalam dokumen harus. Kalau tidak, cukup dibimbing oleh akal sehat dan intuisi.
Template kontrak master dan lampirannya dapat diunduh di sini .