Manajemen risiko - mengapa prosedur sangat jarang?

Kesederhanaan yang tampak

Dalam buku pelajaran apa pun, termasuk PMBOK, prosedur manajemen risiko dijelaskan dalam istilah yang jelas dan dapat dipahami.

Risiko diperlukan:

• untuk mengungkapkan
• tunduk pada analisis kualitatif dan kuantitatif
• letakkan di bagian yang sesuai dari matriks risiko
• membuat keputusan untuk bekerja dengannya
• melacak sampai timbulnya atau hilangnya relevansi.

Namun, dalam kehidupan nyata tidak begitu sering bahwa Anda dapat melihat dengan rapi mengikuti prosedur ini, dan bahkan lebih jarang, manfaatnya.

Di balik kesederhanaan yang tampak terletak pekerjaan sehari-hari manajer proyek, yang membutuhkan disiplin, kreativitas, dan upaya intelektual. Dan karena risiko adalah peristiwa yang mungkin terjadi di masa depan yang mungkin tidak terjadi, sekarang saya tidak ingin melakukannya sekarang - ada tugas yang lebih mendesak.

Misalkan manajer proyek memahami bahwa manajemen risiko diperlukan. Untuk meyakinkannya tentang hal ini tidak perlu. Tetapi bagaimana cara melakukannya dengan cara yang paling efisien? Teknik dan alat apa yang harus digunakan untuk benar-benar mengurangi kerugian dari awal risiko dengan investasi waktu minimum?

Alat risiko

Ada satu set alat wajib, yang keberadaannya, serta kualitas konten, sudah menunjukkan bahwa manajer proyek sedang mencoba untuk mengelola risiko. Itu

• Daftar risiko
• Kartu Risiko Penting
• Penugasan dan tugas risiko

Namun, kehadiran mereka sendiri tidak memberikan hasil.

Pertama, Anda perlu mengidentifikasi risiko dengan benar. Sebagai aturan, rangkaian peristiwa mengarah pada konsekuensi yang merugikan. Apa itu risiko? Konsekuensi atau salah satu peristiwa yang menyebabkannya?

Mari kita lihat contoh sederhana.

Angka tersebut menunjukkan rantai yang sama, tetapi penekanannya adalah pada tautan yang berbeda.



Anda dapat mencoba untuk tidak pernah terlambat bekerja. Misalnya, untuk menghindari terlambat, keluarlah setengah jam sebelumnya. Dan ini adalah pilihan yang baik jika Anda seorang burung, dan setengah jam tidur di pagi hari tidak bernilai bagi Anda.

Dan Anda dapat mengalihkan telepon darat ke ponsel, dan Anda mungkin dapat menghindari panggilan tidak terjawab, meskipun terlambat.

Biaya berurusan dengan kemungkinan risiko dalam dua kasus berbeda. Tidur setengah jam atau pengalihan yang tidak berharga ke ponsel. Bergantung pada definisi apa yang kita perjuangkan, biaya pencegahan dapat bervariasi secara dramatis.

Peristiwa berisiko adalah sesuatu yang akan kita lawan, yang akan kita coba cegah.
Kriteria berikut dapat digunakan sebagai petunjuk praktis untuk menentukan peristiwa risiko:

• Suatu peristiwa berada di bawah kendali langsung - bisa dikenali, bisa dipengaruhi.
• Acara dijamin akan memicu timbulnya konsekuensi.
• Ada cara standar untuk menyelesaikan masalah dan metode ini biasanya tidak mahal.

Mengidentifikasi risiko adalah proses yang berkelanjutan. Mereka dapat dirumuskan berdasarkan pengalaman sebelumnya, analisis situasi saat ini, mereka dapat dilaporkan oleh siapa saja, dan dalam bentuk apa pun. Jika Anda tetap membuka mata, informasi risiko akan selalu ada.
Pertanyaannya adalah, apa yang layak masuk ke dalam registri dari ini?

Entri dalam daftar risiko harus spesifik:

• Jika terjadi ...
• Konsekuensinya akan datang ...
• Kita bisa melakukan yang berikut tentang ini ..

Untuk setiap risiko, orang yang bertanggung jawab dan tanggal kontrol ditugaskan.

Saya merekomendasikan struktur daftar risiko berikut, yang, bagaimanapun, dapat diubah atau ditambah sesuai dengan kondisi dan preferensi tertentu:

1. Tidak. - Kode risiko unik
2. Judul - sebutan risiko yang singkat
3. Deskripsi - deskripsi peristiwa risiko dan konsekuensinya
4. Buka - Tanggal pendaftaran risiko
5. Inisiator - nama lengkap inisiator
6. Pengendalian risiko - nama lengkap orang yang bertanggung jawab atas pengendalian risiko secara teratur
7. Prioritas - Tinggi / Sedang / Rendah
8. Diperlukan Tanggal Keputusan - Kapan Menentukan Tindakan Risiko atau Masalah
9. Konsekuensi dari timbulnya risiko (waktu dan biaya) - Apa yang akan timbulnya risiko, secara numerik.
10. Tindakan Risiko - Apa yang harus dilakukan dengan risiko
11. Bertanggung jawab atas tindakan - Siapa yang harus melakukan tindakan ini
12. Tanggal tindakan yang direncanakan - Kapan mengambil tindakan
13. Tindakan berisiko - Apa yang harus dilakukan jika risiko terjadi
14. Tanggal Status - Tanggal Pembaruan Status
15. Status - Buka / Analisis selesai / Dipecahkan / Ditutup

Peta risiko
Risiko paling penting adalah layak untuk membuat dokumen terpisah tentang mereka - peta risiko.

Dalam peta risiko kita menulis:

• deskripsi terperinci tentang apa yang mungkin terjadi
• apa konsekuensinya, lebih disukai dinyatakan dalam uang
• probabilitas terjadinya
• opsi untuk tindakan (tidak melakukan apa-apa, melakukan sesuatu, melakukan sesuatu yang lain)
• Keputusan dan rencana tindakan

Peta risiko sangat mudah untuk eskalasi. Jika tindakan tergantung pada orang lain yang tidak dalam kekuasaan manajer proyek, maka eskalasi diperlukan.

3. Penerapan rencana manajemen risiko

Anda dapat mengidentifikasi risiko, menyimpan daftar, menyusun kartu. Tetapi jika tidak ada tindakan risiko, maka semua langkah sebelumnya tidak berguna.

Strategi manajemen risiko berikut dan contoh penerapannya dimungkinkan:

• Evade - jangan membuat proyek; menolak untuk menggunakan teknologi yang tidak dikenal.
• Menahan - mengambil tindakan apa pun untuk mengurangi kemungkinan atau tingkat dampak konsekuensi: untuk menarik subkontraktor dengan pengalaman yang relevan; memindahkan tugas berisiko ke awal proyek; melakukan pengujian tambahan.
• Terima - buat cadangan untuk timbulnya risiko (buffer sementara, stok dalam anggaran)
• Transfer - menugaskan seseorang (pelanggan, kontraktor, perusahaan asuransi) tanggung jawab untuk pelaksanaan tugas yang berisiko, atau konsekuensinya.

Setelah Anda memutuskan strategi mana yang harus dipilih, tindakan terencana, penting untuk memastikan implementasinya.

Di salah satu proyek, saya menggunakan latihan berikut. Dia menunjuk pertemuan tentang risiko dengan Wakil Direktur Jenderal pelanggan dan datang dengan beberapa kartu risiko. Dia meminta untuk membaca, jika perlu, menjelaskan sesuatu, meminta untuk memilih salah satu opsi atau merumuskan solusi lain. Setelah itu - tanda tangan di atas kertas. Ini sangat merangsang tindakan orang-orang dalam subordinasi pemimpin ini.

Namun, skema semacam itu tidak selalu berlaku jika tidak sesuai dengan budaya perusahaan atau manajer memiliki taktik untuk menghindari keputusan. Manipulasi adalah urusan kreatif.

Pada proyek lain, kami menyiapkan peta risiko pada portal proyek (lihat Menggunakan JIRA dan Confluence dalam Manajemen Proyek ), yang kemudian secara otomatis dikumpulkan dalam registri. Opsi ini lebih nyaman daripada mencoba mengakomodasi semua informasi dalam spreadsheet Excel. Selain itu, karena koneksi dengan sistem manajemen tugas, mudah untuk merencanakan dan mengendalikan tindakan risiko.

Pernyataan ini tidak mengklaim sebagai syarat dan kelengkapan topik yang ketat. Sebaliknya, saya mencoba membagikan apa yang benar-benar berfungsi.

Jika Anda menyadari pentingnya manajemen risiko, menggunakan alat secara sistematis dan melakukan pendekatan dalam praktik ini, Anda dapat menghindari banyak komplikasi dan kerja ekstra yang disebabkannya.