Pengalaman saya di kantor proyek menunjukkan bahwa kombinasi metode memberikan hasil terbaik untuk meningkatkan keterampilan manajer proyek.
Menambahkan beberapa teknik ke sistem ini memberikan peningkatan beberapa hasil.Perusahaan konsultan besar tempat saya bekerja saat itu sedang memikirkan bagaimana cara meningkatkan keberhasilan proyek, artinya dengan peningkatan profitabilitas dan penyelesaian proyek tepat waktu.
Jelas, keberhasilan suatu proyek sangat tergantung pada pekerjaan manajer proyek. Oleh karena itu, diputuskan untuk meningkatkan keterampilan mereka dan mengatur pekerjaan mereka melalui prosedur dan teknik wajib. Sesuatu bekerja dengan baik, sesuatu pada tingkat lebih rendah. Saya tidak akan menggambarkan keseluruhan cerita, saya hanya akan fokus pada poin-poin penting.
1. Monitor Proyek
Pertama, kami meluncurkan prosedur pemantauan proyek.
Setiap minggu, manajer proyek mengisi "monitor kesehatan" online dari proyek tersebut. Untuk melakukan ini, ia mengevaluasi proyek dalam delapan cara:
- waktu - sejauh mana jadwal proyek aman?
- anggaran - apakah perkiraan biaya proyek sesuai dengan rencana?
- ruang lingkup proyek - apakah perubahan dalam lingkup pekerjaan menjadi tidak terkendali?
- produk - apakah pelanggan puas dengan hasil kegiatan saat ini?
- sumber daya - apakah tim proyek memiliki staf yang cukup?
- Kewajiban Pelanggan - Apakah Pelanggan memenuhi bagian pekerjaannya?
- hubungan dengan Pelanggan - apakah ada konflik, apakah hubungan vasimotor konstruktif?
- interaksi dengan pihak ketiga - apakah semuanya baik-baik saja dengan subkontraktor?
Peringkat tersebut dalam bentuk lampu lalu lintas: "Hijau", "Kuning", "Merah". Ditambah komentar yang diperlukan untuk peringkat merah, opsional untuk orang lain.
Ini memungkinkan untuk mengontrol gambaran keseluruhan proyek dan menarik perhatian manajer terhadap apa yang ada di zona tertinggal. Untuk proyek-proyek di zona merah, serta untuk semua proyek utama, tinjauan rutin dilakukan dengan direktur departemen.
2. Pelatihan untuk manajer proyek
Kantor proyek mengembangkan kursus dan memberikan pelatihan RP reguler. Pertama-tama, pelatihan tentang bekerja dengan jadwal, risiko, dan anggaran proyek. Melakukan round table tentang pertukaran pengalaman. Kami merekam video dan kursus online.
Tidak ada yang secara fundamental baru dalam hal ini, keteraturan dan suasana peluang baru yang diciptakan oleh pelatih adalah penting. Kami mencoba membuat kursus yang sangat ringkas dan praktis yang menyampaikan pengalaman dari pemimpin terbaik ke yang kurang berpengalaman.
3. Audit dan dukungan proyek
Apa yang benar-benar baru adalah partisipasi staf kantor proyek paling berpengalaman dalam proyek yang sedang berlangsung.
Partisipasi diekspresikan dalam dua hal.
Yang pertama adalah audit proyek. Kami menyelidiki status manajemen proyek, menurut dokumen, menurut wawancara dengan manajer proyek dan membuat rekomendasi yang perlu disesuaikan.
Yang kedua, lebih padat karya, adalah dukungan proyek. Jika seseorang dari Republik Polandia membutuhkan bantuan, karyawan kantor proyek menjadi "pelatih bermain" dan membantu memperbaiki situasi.
Sebagai contoh, kami, bersama dengan RP saat ini, duduk dan bersama-sama menyelesaikan rencana proyek baik dari sudut pandang substantif maupun dari sudut pandang aturan untuk persiapannya. Atau membahas prioritas tugas saat ini. Atau mereka mencoba mencari opsi untuk menyelesaikan masalah pada tim proyek.
Terkadang perlu berbicara dengan pelanggan. Kami menyajikan ini sebagai audit internal yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas manajemen proyek. Kenyataan tentang penampilan orang baru yang mendengarkan dengan penuh perhatian, meredakan ketegangan dan memberi waktu ekstra dan kemungkinan reboot.
Perbedaan utama antara interaksi ini dan pelatihan reguler adalah RP belajar menggunakan alat manajemen proyek dalam situasi pertempuran, setelah mengisi beberapa gundukan. Efektivitas pekerjaan semacam itu jauh lebih tinggi. Para manajer tempat kami bekerja dengan cara ini merekrut kualifikasi dengan urutan besarnya lebih cepat.
Dalam kombinasi metode, pendidikan berkelanjutan memainkan peran khusus dalam perjalanan kerja praktek. Ini dapat dilakukan oleh kepala praktik atau RP berpengalaman lainnya. Metode pelatihan dan umpan balik yang berkualitas sangat menakjubkan, melengkapi pelatihan dan peraturan formal.