Pada suatu waktu, dan itu sekitar 7 tahun yang lalu, saya dihadapkan dengan masalah penerapan Sistem Informasi
DMS di jaringan dealer besar (170 dealer). Sebelumnya, saya sudah memiliki pengalaman dalam mengotomatisasi jaringan dealer berdasarkan berbagai solusi TI. Tetapi spesifik dari implementasi ini adalah bahwa jaringan terdiri dari pemain bisnis independen yang omset tahunannya, kadang-kadang, secara signifikan melebihi omset organisasi kami.
Sebelum memulai proyek, kami, bersama tim saya, mengalami pertanyaan-pertanyaan yang tidak sepele:
- Bagaimana cara memilih solusi?
- Tahap apa yang harus terdiri dari implementasi?
- Bagaimana cara membangun komunikasi?
- Bagaimana cara menciptakan suatu produk, kesetiaan yang memungkinkan kita untuk mengatasi hambatan dari mitra yang sudah memiliki sistem dan proses TI yang dikembangkan sendiri?
Dll
Di mana untuk memulai pada akhirnya ?!
Hal pertama yang saya lakukan adalah beralih ke pengalaman perusahaan dan pengalaman perusahaan lain, dengan harapan menemukan jawaban untuk pertanyaan yang kompleks ini. Dan, sayangnya, saya tidak menemukan APA SAJA!
Bukan karena pengalaman ini menawari kami apa pun. Tidak berarti, segera setelah kami mengumumkan tahap persiapan proyek, kami benar-benar dibombardir dengan tawaran untuk otomatisasi: Perusahaan IT datang kepada kami dengan presale sistem mereka, mengadakan presentasi yang penuh warna dan "meyakinkan", memberi tahu kami tentang masa depan tanpa awan yang menunggu kami jika kami akan memilih solusi mereka. Tetapi dengan semua vendor ada sejumlah masalah:
- mereka berkomitmen pada anggaran proyek, tetapi tidak pada hasilnya;
- biaya keputusan mereka kadang-kadang melebihi anggaran TI tahunan di perusahaan mitra;
- pemahaman yang buruk tentang spesifik bisnis;
- tingkat penyesuaian solusi yang rendah
Dan kemudian kami memutuskan untuk mengambil semuanya ke tangan kami sendiri!
Dalam seri artikel ini saya ingin menggambarkan jalan kesalahan dan kesuksesan yang telah kami lewati. Dan dia berduri! Saya ingin menjawab pertanyaan yang pernah berdiri di depan kita. Dan saya dengan tulus percaya bahwa materi ini akan membantu mempersingkat jalan menuju hasil bagi rekan-rekan dan perusahaan saya yang akan pernah menghadapi tantangan dalam mengimplementasikan DMS dalam jaringan dengan komposisi, pengalaman, dan volume bisnis yang beragam. Mungkin tugas yang paling sulit dan ambisius yang dapat dihadapi oleh bisnis dengan jaringan afiliasi multi-level.
Jadi ayo pergi!
PASAL 1 Atau “Mengapa?”
Untuk memulainya, mari kita melihat ke depan dan memahami apa yang harus kita lakukan? Dan di sini kita tidak akan berbicara tentang perimeter pekerjaan yang perlu dilakukan oleh tim proyek, tetapi tentang mengapa semua ini diperlukan untuk perusahaan besar dan mitra mereka (dealer).
Tugas perusahaan jaringan komersial adalah pengembangan bisnis. Tidak bisa dipungkiri! Dalam lingkungan kompetitif yang kompleks, tugas ini dapat dirumuskan ulang sebagai berikut: memajukan pesaing untuk membawa produk dan layanan baru yang efektif ke pasar melebihi harapan pelanggan. Dan, seperti yang kita pahami, setiap produk dan layanan seperti itu selalu disertai dengan strategi pemasaran yang tidak hanya didasarkan pada kerja pemasaran yang sangat besar, tetapi juga pada kerja para ahli metodologi yang sama seriusnya. Metodologi kerja yang terdefinisi dengan baik adalah fondasi bisnis. Tetapi, kadang-kadang, metodologi ini sangat kompleks dan multi-tahap sehingga tanpa sarana untuk segera mengimplementasikannya di jaringan dealer, itu bisa menjadi beban yang tak tertahankan, dan kadang-kadang bahkan menjadi beban pada bisnis.
Oleh karena itu,
tesis pertama untuk implementasi sistem DMS adalah untuk
mendukung implementasi cepat metodologi tunggal (standar) untuk peluncuran cepat produk dan layanan perusahaan di pasar dan implementasinya .
Titik sentrifugal dari bisnis apa pun, baik bisnis B2B atau B2C, adalah Klien. Dan ini berarti - Perjalanan Pelanggan (selanjutnya disebut CJ) atau Jalur Pelanggan, yang ia buat secara siklis dari tahap pemilihan produk hingga transisi ke produk baru. Setiap CJ disertai oleh MOT (Moment Of True) - titik referensi di mana klien siap untuk dampak bisnis tertentu padanya, tanpa curiga susp
Dengan demikian,
tesis kedua yang ingin saya hubungkan dengan implementasi sistem DMS adalah
otomatisasi CJ dan MOT untuk secara mulus mentransfer Klien dari tahap pemanasan minatnya pada produk ke penjualan dan layanan .
Momen penting berikutnya dalam proses interaksi antara kantor perwakilan dan jaringan dealer adalah aliran besar informasi yang beredar di antara mereka. Memang, untuk memastikan bisnis jaringan yang tidak terputus, mitra perlu segera memiliki semua informasi komersial tentang keadaan gudang, tarif, lini produk, rencana penjualan, kepatuhan pada KPI, basis pelanggan yang dinormalisasi, operasi pelanggan khusus, operasi teknis khusus, promosi komersial, dll. Omong-omong, dalam proyek kami ada lebih dari 40 proses seperti itu!
Dan kebutuhan ini mau tidak mau membawa kita ke
tesis ketiga :
sistem DMS harus menyediakan jaringan afiliasi dengan semua informasi yang diperlukan secara maksimal dan meminimalkan kesalahan dalam pengiriman informasi ini, dengan tingkat keamanan yang tinggi .
Dalam keyakinan mendalam saya, sistem informasi apa pun untuk bisnis tidak boleh hanya mengotomatiskan kegiatan, tetapi melakukan transformasi digital dari semua proses (Digital Transformation). Dan ini berarti - melalui penerapan praktik terbaik di bidang solusi informasi (Praktik Terbaik) untuk memastikan efisiensi dan profitabilitas perusahaan yang maksimal.
Oleh karena itu, kami merumuskan
tesis keempat untuk implementasi DMS sebagai berikut:
DMS harus memastikan profitabilitas perusahaan dengan menstandarisasi proses jaringan berdasarkan solusi terbaik di bidang otomasi bisnis .
Dan, akhirnya, masalah terakhir, tetapi tidak sedikit, yang dihadapi jaringan dealer mana pun adalah profesionalisme staf yang menghubungi pelanggan, produk, dan layanan. Dan, memang, sebagai aturan, manajemen akar rumput, penjual, tenaga pelayanan, dll. sangat rentan terhadap fluiditas. Kantor perwakilan dan mitra menginvestasikan anggaran besar dalam pelatihan staf, beberapa di antaranya terbuang sia-sia setelah bekerja dalam bisnis selama beberapa waktu, setelah memperoleh kekuatan, setelah bangkit, staf berusaha untuk menjual diri mereka sendiri dan kompetensi mereka lebih dari nilai mereka saat ini, terbaik, ke mitra lain, dan paling buruk kepada pesaing. Dengan demikian, personel shift yang baru tiba, seringkali masih belum "dikupas" di ladang, melakukan kesalahan. Terkadang tidak bisa diperbaiki. Akibatnya, mitra dan kantor perwakilan menderita kerugian besar.
Dengan demikian, salah satu
poin paling penting dalam penerapan DMS adalah
pengenalan produk yang mengandung proses terstruktur ketat yang secara maksimal menyederhanakan integrasi staf baru dan secara metodologis menemaninya di semua tahapan, pelatihan dalam bekerja dengan produk dan layanan! Produk yang memberikan pertumbuhan kompetensi staf yang cepat dan stabil dan dukungannya .
Singkatnya, untuk meringkas.
Sebelum memperkenalkan produk terintegrasi seperti DMS, kantor perwakilan harus merumuskan tujuan implementasi yang jelas dan dapat dipahami untuk dirinya dan mitra, yaitu:
- Implementasi cepat dari metodologi terpadu (standar) untuk peluncuran cepat produk dan layanan perusahaan di pasar dan implementasinya ;
- Otomasi Jalur Klien dan MOT untuk transfer Klien yang mulus dari tahap pemanasan minatnya pada produk ke penjualan dan layanan ;
- Memberikan jaringan afiliasi dengan semua informasi yang diperlukan dan meminimalkan kesalahan dalam transmisi informasi ini, dengan tingkat keamanan yang tinggi dan;
- Memastikan profitabilitas perusahaan mitra dengan membakukan proses jaringan berdasarkan solusi terbaik di bidang otomasi bisnis ;
- Penyederhanaan integrasi staf baru mitra dan dukungan metodologis di semua tahap kerja dengan produk dan layanan
Dalam artikel berikut tentang topik ini, saya akan menjelaskan bagaimana, setelah deklarasi tujuan penerapan DMS, perlu dirumuskan kriteria untuk memilih sistem, strategi untuk implementasi, uji coba dan dukungan.
Saya akan dengan senang hati membantu dan mendapatkan umpan balik. Dan semoga kekuatan datang bersamamu!