Segera tahun baru, dan, seperti tahun lalu, salah satu pertanyaan paling mendesak bagi keluarga mana pun adalah pertanyaan "ke mana uang itu pergi?". Kita semua secara berkala mengajukan pertanyaan ini kepada diri sendiri, dan jelas bahwa untuk solusinya kita perlu pelaporan keuangan intra-keluarga (seperti untuk organisasi mana pun). Saya mencoba menggunakan perangkat lunak akuntansi desktop, serta aplikasi seluler, tetapi masih tidak dapat menemukan solusi yang cocok. Ada program gratis yang bagus, tetapi biasanya tidak memiliki fungsi berbagi, dan program berbayar memerlukan lisensi untuk setiap pengguna. Rangkaian kriteria lengkap yang telah saya kembangkan, dan yang ingin saya lihat dalam program untuk melakukan akuntansi keluarga:
- harus memungkinkan banyak pengguna untuk memasukkan data biaya
- harus memiliki serangkaian kategori pengeluaran yang fleksibel (dan, secara umum, fleksibel)
- harus memungkinkan untuk memantau jumlah total pengeluaran berdasarkan periode dan kategori
- harus gratis
- harus memiliki antarmuka yang sederhana
Untuk pembentukan kriteria saya memilih pengeluaran, karena, sebagai aturan, sumber pendapatan keluarga ditetapkan dan diketahui sebelumnya (terutama gaji), jadi tidak masuk akal untuk memantau kategori anggaran ini, tetapi jika diinginkan, segala sesuatu yang benar untuk pengeluaran berlaku untuk pendapatan (jika ada keinginan memperhitungkan bonus kartu akun, program diskon, cashback, dll.).
Tidak menemukan solusi yang memenuhi kriteria di atas di antara aplikasi yang ada, saya mulai berpikir tentang saya sendiri, tetapi memikirkan topik ini, saya menyadari bahwa tidak ada gunanya dalam aplikasi akuntansi lain, ketika semua yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah adalah tabel tabel. Melihat sekilas melalui Google Sheets API, saya menemukan fungsi SUMIFS, yang sepenuhnya memuaskan permintaan akuntansi saya. Tetapi hal pertama yang pertama.
Langkah 1. Persiapan
1. Buat Google Sheets baru dan konfigurasikan dengan hak akses yang diperlukan untuk semua peserta.
2. Kami membuat markup untuk mempertahankan item pengeluaran (pendapatan). Anda harus mendapatkan sesuatu seperti ini:
Atau, Anda dapat menambahkan kolom Orang untuk menunjukkan siapa yang membuat entri.
Langkah ke-2. Kreatif
Setelah langkah pertama, kami memiliki meja bersama di mana Anda dapat memasukkan semua informasi yang diperlukan. Tentu saja, ada nuansa bahwa, secara teori, nama-nama kategori pengeluaran harus disepakati di antara semua peserta, sehingga pelaporan lebih ketat, tetapi seperti yang ditunjukkan oleh praktik, jika terjadi ketidakakuratan, semuanya dengan cepat diselesaikan oleh fungsi Find & Replace (bonus tambahan, ternyata jika Anda tidak dapat menemukan nama yang memadai, untuk kategori pengeluaran, maka kemungkinan besar ini adalah sesuatu yang tidak Anda butuhkan). Sekarang Anda dapat menggunakan fungsi SUM dan SUMIFS untuk membuat "pengamat" untuk kategori pengeluaran yang diinginkan. Saya menyelesaikan jumlah total, jumlah untuk periode itu, jumlah untuk bulan itu dan jumlah yang sama untuk kategori “tiang tembok” (biaya yang disebabkan oleh pelupa, kehilangan dokumen, dll., Dengan cara yang sama). Jika diinginkan, Anda dapat menambahkan pelacakan untuk kategori apa pun, penghitungan bunga relatif terhadap jumlah total dan fungsi lainnya. Terlepas dari kenyataan bahwa Google Sheets adalah editor spreadsheet yang relatif sederhana, ia memiliki seperangkat alat yang kuat (setidaknya untuk sebagian besar tugas umum), yang dapat dibaca di
sini .
Untuk opsi tata letak yang disajikan, saya mendapat serangkaian fungsi berikut
#
=SUM($E$2:$E$100000)
# , J2, K2
=SUMIFS($E$2:$E$100000,$A$2:$A$100000,">="&J2,$A$2:$A$100000,"<="&K2)
# 30
=SUMIFS($E$2:$E$100000,$A$2:$A$100000,">="&(today()-30))
# J5
=SUMIFS($E$2:$E$100000,$B$2:$B$100000,"="&J5)
# J6, K6 L6
=SUMIFS($E$2:$E$100000,$B$2:$B$100000,"="&J6,$A$2:$A$100000,">="&K6,$A$2:$A$100000,"<="&L6)
# J7, 30
=SUMIFS($E$2:$E$100000,$B$2:$B$100000,"="&J7,$A$2:$A$100000,">="&(today()-30))
Penjumlahannya lebih dari 100.000 baris pertama dari tabel (yang seharusnya cukup, setidaknya selama satu tahun).
Jadi hasilnya terlihat di tabel akhir:
Ternyata menjadi fitur yang bagus bahwa dalam kondisi fungsi SUMIFS Anda dapat menentukan tidak hanya sel, tetapi juga ekspresi seperti "> =" & (hari ini () - 30) (Saya hanya ingin fokus pada ini).
Langkah 3 dan yang paling sulit. Iklan
Sekarang semuanya sudah siap, Anda perlu meyakinkan kerabat dari semua manfaat dan kemungkinan manfaat dari melakukan pembukuan rumah dan pelaporan keuangan yang ketat. Di sini Anda mungkin perlu selotip, untuk koran dinding yang menggambarkan semua manfaat dari keputusan seperti itu, mengunyah permen karet sebagai hadiah pertama dan cara hukum lainnya yang Anda mampu.
Kesimpulan
Google Sheets adalah platform yang nyaman untuk menerapkan pembukuan keluarga (dan tugas serupa lainnya), keunggulan utamanya adalah aksesibilitas, kemudahan penggunaan, berbagi, penggunaan gratis, serta fleksibilitas dan ekstensibilitas yang luar biasa.
PS
Saya ingin segera mengatakan bahwa dalam dirinya sendiri, pelaporan keuangan secara umum mendisiplinkan dan mengarah pada biaya yang lebih rendah (hingga 10% atau lebih) dengan mengurangi pengeluaran untuk kategori-kategori "nama buruk", "sekolah" dan manifestasi entropi lain dalam kehidupan dan karakter kita. Bonus tambahan adalah kenyataan bahwa melihat pelacak sebagai jumlah pengeluaran bulanan mendekati tanda X, Anda dapat kembali dan mencari tahu situasinya. Dan akhirnya, selalu ada jawaban untuk pertanyaan "di mana uangnya Zin?", Yang tidak bisa tidak bersuka cita, terutama di masa keuangan kita yang sulit.
→
Tautan ke templat tabel